提升事业单位文书档案管理效率的几点思考_郑玮.pdf

2272023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE提升事业单位文书档案管理效率的几点思考郑玮 （黑河市口岸服务中心，黑龙江 黑河 164300）摘要：随着互联网技术的发展，文书档案要对自身的管理工作进行创新，才能更好地提升档案管理工作的质量与效率。基于此，要结合现阶段中影响事业单位档案管理效率的因素制定科学合理的文书档案管理制度，创新文书档案管理的手段与方式，从而更好地提升文书档案的管理效率，推动事业单位更好地服务于社会。关键词：事业单位；文书档案；管理效率；提升路径文书档案是事业单位各项工作开展的重要基础，也是事业单位顺利展开各项工作的依据之一。文书档案管理兼具技术性、政治性及服务性，是记录各个事业单位重要资料与社会发展相关信息的关键岗位。高效的文书档案工作能直接影响事业单位的管理水平，为事业单位的发展提供科学合理且正确的决策，对事业单位发展有着积极作用。在互联网技术的发展下，文书档案工作管理环境发生了极大的变化，传统的管理手段与管理理念已经无法满足新时代发展的要求。因此，文书档案管理工作要学会顺应时代发展的要求，创新档案管理模式，促使档案管理朝着高效化的方向发展，推动事业单位持续发展。一、事业单位文书档案管理的重要性文书档案包含的内容十分广泛，如事业单位中日常的请示信、决议书、日常公告、下发的通知等。而事业单位文书档案管理工作的内容是将单位中所产生的相关文字信息，通过科学收集与整理将其记录在册，并结合事业单位中的规定与顺序，系统地对相关事件实施排序，并将其存放在文书档案管理室方便人员查看。（一）为事业单位提供服务信息文书档案能对事业单位中的所有基础性工作及历史信息实现记录的作用，在事业单位各项工作的开展中为其提供良好的信息服务。例如，在事业单位中为任务进度、开发、项目等各项细节提供相应的服务，有效缩短了查找文书档案的时间，能为事业单位的发展出谋划策。（二）为事业单位提供法律效力凭证文书档案记载着工作最原始的内容，具有真实性与可靠性，有着较高的法律效力。一旦遇到无法抵抗的意外时，文书档案记录能成为事业单位重要的佐证。例如，在事业单位出现贪腐等情况时，文书档案详细记录的公章用途、时间及使用人情况能为核实事件提供重要的凭证，使文书档案管理工作更有意义。二、提升事业单位文书档案管理效率的有效路径（一）提高文书档案管理的重视程度1.提高对事业单位文书档案重要性认识。通过积极地转变事业单位领导的观念，将文书档案工作放在事业单位的首位，让事业单位相关领导能及时改变自身的认识误区，进一步认识到文书档案管理的重要性，从而将文书档案管理工作的开展作为事业单位顺利发展的基础与前提，有效提高文书档案的工作质量与水平。事业单位领导人员要采取一系列措施提升文书档案管理人员的工作积极性，通过明确责任与采用奖惩制度来激发文书档案管理人员的积极性。例如，可以通过实施激励制度，对在文书档案工作中表现比较优异的人员给予一定的物质奖励，以此来更好地激发文书档案管理人员的积极性。同时，要建立起相应的容错机制，为文书档案管理工作中积极干事实的档案管理人员创造良好工作氛围，使其全身心地投入到档案工作中，为事业单位持续发展奠定基础。2.建立科学领导机制。针对文书档案的管理形式，建立科学有效的领导机制，把握好事业单位文书档案的工作方向，确保各项措施能顺利落实。例如，事业单位相关领导与部门要提高自身政治站位，树立大局意识，形成领导统一与文书档案管理部门2282023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE齐抓共管的良好领导工作机制，使事业单位全体人员能重视文书档案管理工作，更好地提升文书档案的地位。3.实施责任到人制度。目前，事业单位的文书档案管理信息出现记录不清晰的现象，对档案管理工作的开展和档案资料的使用有着严重影响，直接阻碍了文书档案管理的发展与建设。因此，要想促进事业单位文书档案工作效率的质量，就要建立文书档案管理责任制度。例如，可以通过明确事业单位文书档案管理部门人员的职责，实施责任到个人的形式，让每个文书档案管理人员都清楚地认识到自身所要负责的工作内容与流程，确保文书档案管理中的每个都有专人负责，一旦出现问题能及时解决与处理问题。（二）加大文书档案信息化建设随着文书档案管理工作的地位提高，人们开始高度关注文书档案工作，希望寻求其所具有的服务价值。在信息化技术的应用下，将文书档案管理工作划分成前期档案信息化建设、后期文书档案信息化管理等过程，能更好地利用信息化档案管理系统对事业单位文书档案中的相关信息实施分类整合，实现快速查阅服务等工作。而实现文书档案信息化管理是促进事业单位文书档案管理走向制度化、规范化及科学化的必经途径。采用信息化管理方式能有效拓宽文书档案材料收集归档范围、方法，更好地提高档案的查阅效率，促进文书档案工作效率与服务水平的提升，确保档案的安全性。例如，通过采取文书档案信息化管理，能在查阅信息时极大地提高文书档案管理部门的工作效率，并能有效杜绝纸质档案在出入库过程中被篡改、遗失的情况，更好地保护原始的文书档案材料。因此，事业单位要正确地认识到文书档案管理工作的重要性与必要性，将文书档案管理纳入到事业单位的发展规划和重点工作中，为文书档案管理制定良好的发展目标，在各项人员保障、物资保障及财力保障上做好计划，促进文书档案管理工作朝着信息化建设的方向顺利实施。此外，文书档案管理部门还要与其他相关技术部门实施合力，正确认识到事业单位文书档案管理工作并不是孤立存在的，而是要与其他部门相互沟通合作，才能更好地提升文书档案管理效率，共同完成文书档案信息化建设工作。例如，事业单位文书档案管理部门要学会听取其他部门工作人员的意见与建议，对文书档案管理中不合理的地方实施改正。还要积极地借鉴其他事业单位的先进管理工作经验与做法，将优秀的经验应用到文书档案管理中，以此来确保文书档案在管理中少走弯路，为文书档案资源的开发与利用奠定基础。（三）加大基础设施建设需要在文书档案管理库房硬件、软件等设备上下功夫，科学合理地对档案室面积与位置实施合理规划。配置统一的硬件设备，如计算机、扫描仪等必需设备。确保事业单位中的文书档案管理工具健全，更好地实施档案信息化建设与管理，促进档案管理效率的有效提高。（四）建立标准规范的信息化系统为了能更好地确保文书档案管理的标准化，要建立技术标准统一的档案信息管理系统，为文书档案管理信息化建设提供强有力支撑。例如，事业单位文书档案管理部门要采用统一的系统软件、信息采集标准、数据格式等，以此来更好地统一规范文书档案管理信息录入标准，制定明确数字技术规范，对文书档案的储存格式、编码序号、图像转换等清晰规定。通过文书档案信息数据标准化的制定，减少数据结构混乱现象，实现内部资源的有序共享，让信息化硬件设施更好地发挥出服务性能，促进文书档案规范化管理水平有效提升。（五）确保文书档案信息数据的安全采用信息化档案存储方式虽然能有效提高文书档案的管理效率，但是也给文书档案的管理带来诸多安全隐患。究其缘由是因为网络具有开放性的特征，致使文书档案面临着被攻击、破坏等问题，严重危害了文书档案的安全。鉴于此，文书档案管理人员要正确认识到保护文书档案信息安全的重要性，要具备较高的档案安全意识，并能借助信息技术保护文书档案的安全。例如，事业单位文书档案可以安装防护软件、安全密匙等提升文书档案的安全等级，帮助事业单位能更好地规避文书档案中的安全隐患。并对事业单位中不同部门、不同工作中的文书档案实施监测与分析，形成数字化的文书档案监测分析系统，助力文书档案管理人员能及时地对录入的文书档案数据进行全方位的分析，为文书档案管理的安全打下良好基础。除此之外，事业单位还要增强对文书档案管理信息化工作平台、工作环节及安全管理技术等实施定期评估与审定，确保文书2292023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案管理的工作标准与安全技术符合信息化安全管理的需求，从而为事业单位加强文书档案的安全管理提供强有力支持。（六）加强文书档案管理人才队伍建设1.加强文书档案管理人员综合素质。在文书档案管理信息化建设中，不能忽略对文书档案管理人员的综合素养与专业能力的提升。在新时代事业单位文书档案管理效率提升中，要加强对文书档案管理人员的职业素质培养，尤其是要重视对文书档案管理人员信息化办公能力的培养。打造出一支素质与责任心较强、业务能力过硬的队伍，更好地服务于文书档案管理工作。例如，可以完善人才聘任制度上。通过提高聘用门槛的形式，招聘高素质优秀人才，从源头上解决人员属素质较低的问题，为文书档案管理人才队伍增添活力。2.加大对档案管理人员培训力度。事业单位文书档案管理人员要树立良好的创新服务意识，正确认识到文书档案工作的重点在于服务，充分借助信息化档案管理技术手段与先进的技术理念，探索出适合文书档案管理的服务提升路径。例如，对文书档案管理人员展开服务意识培训，使档案管理人员能在工作中提升自身的工作服务热情，使其能全身心地投入到档案管理工作中。同时，文书档案管理人员还要学会对各类档案资源实施详细审查与归纳，增强自身对文件的收集与整理能力。而在文书档案保管期限上，要针对各类文书档案编制相对应的序号，实施细致考察，依据文书档案的相关资料进行完善，实现对文书档案归档流程与细节的查漏补缺，为档案工作中的入库、归还、销毁等管理步骤提供有力支撑。3.加强对文书档案管理人员的学习与交流。例如，通过引进档案管理方面的专家，到事业单位举办相应的座谈讲座，让文书档案管理人员在座谈讲座中收获更多知识，促使其专业素质与技能的提升，更好地将学习到的知识与技能运用到档案管理信息化建设中，推动档案管理效率的整体提升。还可以通过播放教育片的形式，让文书档案管理人员进一步了解新时代档案管理工作的特点，并认识到文书档案管理工作安全的重要性，提高文书档案管理人员的安全意识与保密技术。此外，针对管理工作较差的人员，实施末位淘汰制度，更好地促进管理工作效率的提升。（七）提高档案管理技术水平1.提升文书档案管理技术水平。首先，传统事业单位中文书档案管理工作形式是以纸质形式开展的，在保存与分类上都十分困难。结合此情况需要不断提高现代化文书档案管理水平，通过采取信息化技术，将文书档案信息数据录入到档案管理中，以此来提升事业单位的工作效率，更好地帮助事业单位信息化水平的提高。例如，积极主动地融入大数据思维，将信息技术运用到文书档案管理中，建立文书档案管理数据库，为事业单位的发展提供多样化的服务信息，更好地满足时代发展的要求。其次，要及时更新文书档案管理的技术，正确认识到当今科技的发展处于日新月异中。事业单位要想确保文书档案工作的实施，就要及时地对事业单位文书档案工作设备与技术更新换代，促使事业档案管理技术的有效提升。此外，还要定期对文书档案管理中的管理设备实施定期的维护与保养。例如，对文书档案管理中的硬件与软件定期进行清理，更好地规避由于外界因素导致计算机设备出现问题，致使档案的丢失，有效提高档案管理设备的耐用性，推动管理效率的提高。2.利用平台实现资源共享。要建立起良好的文书档案信息化管理系统，实现现代化的文书档案信息检索、利用、查阅及更新等。在此基础上，构建档案利用平台，借助档案系统实现信息化网络服务，并设置相应的利用范围与权限，提高文书档案管理服务水平与效率，同时有效维护档案信息的安全。事业单位在实施文书档案管理过程中，要学会结合自身存在的不足及时地更新文书档案管理策略、管理手段、管理理念、管理模式等，才能更好地提升档案管理的效率，为事业单位的持续发展提供强力支撑。参考文献 1 郑慧丽.事业单位文书档案管理效率的提升策略分析J.黑龙江档案,2021(04).2 张阳阳.事业单位文书档案管理效率的提高分析 J.环球市场,2020(12).3 朱乾峰.探析事业单位文书档案管理效率的提高 J.商品与质量,2020(22).4 彭兰.事业单位文书档案管理效率的提升路径 J.公关世界,2021(23).责编：蒋立民