DB14T 2948—2023党政机关办公用房档案管理规范.pdf

ICS 01.140.30 CCS B 01 14 山西省地方标准 DB14/T 29482023 党政机关办公用房档案管理规范 2023-12-26 发布 2024-03-25 实施 山西省市场监督管理局 发 布 DB14/T 29482023 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本要求.1 5 档案类型.2 6 收集.2 7 整理.3 8 归档.3 参考文献.5 DB14/T 29482023 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省机关事务管理局提出、组织实施并监督检查。本文件由山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。本文件由山西省机关运行保障管理标准化技术委员会（SXS/TC 34）归口。本文件起草单位：山西省机关事务管理局、山西省检验检测中心（山西省标准计量技术研究院）。本文件主要起草人：郁鸣钢、赵英俊、张志刚、张庆利、赵红梅、梁凤萍、许日飞、常俊红、靳敏。DB14/T 29482023 1 党政机关办公用房档案管理规范 1 范围 本文件规定了党政机关办公用房档案管理的术语和定义、基本要求、档案类型、收集、整理、归档。本文件适用于山西省行政区域内各级机关事务管理部门对党政机关办公用房集中规范建设项目使用管理过程中的档案管理。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 41568 机关事务管理 术语 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 12 全卷宗规范 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22-2015 归档文件整理规则 3 术语和定义 GB/T 41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件。党政机关 党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位。党政机关办公用房档案 党政机关办公用房使用管理工作中收集、整理形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。反映办公用房规划建设、权属登记、配置使用、维修改造、处置利用等过程和结果，以纸质介质和电子介质保存。4 基本要求 党政机关办公用房档案管理工作应遵循集中管理、分级负责、分类归档、多套分存、真实准确、完整规范、授权使用的原则。由各级机关事务管理部门负责集中规范建设项目档案的统一保管、使用、管理等工作。各办公用房使用单位负责本单位办公用房档案的收集、整理、归档、移交、利用等工作。DB14/T 29482023 2 档案管理人员应具备档案管理和信息管理相关知识背景，定期参加档案业务学习。人员变动时应办理工作交接手续。参与档案形成的单位应接受上级部门和档案管理主管部门的监督、指导和检查。办公用房档案应由专门部门、专职人员负责管理，不具备设立档案管理专门部门和专职人员的，应指定档案工作负责部门和管理人员。5 档案类型 办公用房档案应包括以下类型：a)规划建设档案；b)权属管理档案；c)配置使用档案；d)处置利用档案；e)维修改造档案；f)物业管理档案。6 收集 一般要求 6.1.1 材料收集时，应对材料进行鉴别，各类档案材料原则上应为原件。6.1.2 应保证材料齐全、内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰。6.1.3 发现材料有缺失、不完整、不准确、不规范等问题时，应及时补充和修正。收集内容 6.2.1 规划建设档案（由省级机关事务主管部门负责集中建设的办公用房）包括但不限于以下材料：a)项目立项申报文件和批复；b)项目用地批准文件、建设用地规划许可证；c)规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建筑工程施工许可证；d)年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；e)竣工结（决）算报告；f)竣工图及设备技术说明书、试运行报告；g)工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；h)招投标材料；i)施工材料。6.2.2 权属管理档案包括但不限于以下材料：a)产权单位的统一社会信用代码证书、不动产权证书等；b)房屋拍卖、交换等有关材料，房地产调拨凭证、有关部门房产转移的上级批件或会议纪要等；c)房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；d)其他有关办公用房的权属来源资料。6.2.3 配置使用档案包括但不限于以下材料：DB14/T 29482023 3 a)机构设立批准文件；b)“三定”方案；c)办公用房调配方案；d)办公用房调配申请表；e)办公用房地址、方位、结构、楼层平面等图表和调配面积；f)人员编制（职数）情况；g)使用协议。6.2.4 处置利用档案包括但不限于以下材料：a)机构调整文件；b)城乡规划调整文件；c)房屋安全鉴定报告；d)办公用房处调剂、置换、租用、转换用途、拍卖等处置申请及批文；e)出租出借合同（协议）。6.2.5 维修改造档案包括但不限于以下材料：a)维修改造申请文件及批准文件；b)鉴定报告；c)维修改造工程招标或政府采购文件；d)设计、施工、监理委托合同；e)竣工验收报告；f)设施设备运行、维修、维护、改造等记录。6.2.6 物业管理档案包括但不限于以下材料：a)保洁服务合同（协议）；b)绿化服务合同（协议）；c)安保服务合同（协议）；d)设施设备维修保养合同（协议）；e)设施设备、物资采购合同；f)设施设备运行维护记录。7 整理 整理应符合 DA/T 22-2015 第 4 章的要求。文件排序规则按业务推进程序的先后顺序结合文件形成时间排序。应对各类归档文件编制档号。编制档号应符合 DA/T 13 的要求。保管期限的划定依据本单位档案登记表执行。编目应符合 DA/T 22-2015 5.5 的要求。纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架应符合 DA/T 22-2015 第 6 章的要求。归档电子文件的整理应符合 GB/T 18894 和 DA/T 22-2015 第 7 章的要求。8 归档 归档文件应完整、准确、系统。电子文件归档应符合 GB/T 18894 的要求。纸质文件归档应符合相关档案管理的规定。DB14/T 29482023 4 档案整理完成后，按期向本单位档案管理部门移交档案。移交归档应有相应目录，交接材料由交接双方签字确认后归入档案。DB14/T 29482023 5 参考文献 1 DA/T 1 档案工作基本术语 2 DA/T 12 全卷宗规范 3 DA/T 18 档案著录规则 4 DA/T 25 档案修裱技术规范 5 DA/T 31 纸质档案数字化规范