新《档案法》背景下高校财会档案管理信息化建设探析_龚舒.pdf

第 107 页2023/6 （下）总第413期新档案法背景下高校财会档案管理信息化建设探析文/仲恺农业工程学院龚舒陈志强（通讯作者）新修订的中华人民共和国档案法（以下简称“新档案法”）的颁布实施，意味着我国档案管理工作步入了新的阶段，为更好地顺应信息时代的高速发展，档案管理工作也将迎来新的要求和挑战。此次修订的最大亮点是对“档案信息化建设”专门新增一章七条，体现了新时期国家电子政务的发展需求，其中涉及政府责任、电子档案管理及法律效力、推进传统档案数字化等多方面内容，从法律层面对档案信息化建设提出要求，强调“电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规”，这也为“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用”提供了强有力的法律保障，打通了组织机构数字化“最后一公里”的关键，进一步助力推进电子档案的规范化管理。为顺应数字化信息时代的高速发展，众多高校紧跟时代步伐，加大信息化建设力度，许多服务模式正在发生根本变化，从以前的纸质审批逐渐趋于电子化。随着各种制度的逐步完善，电子签章、网上签批逐步推广，财务报账信息化也是大势所趋。推进电子发票入账，规范电子凭证报销入账和归档流程，促进高校无纸化办公，实现高效运作的重要举措，规范其中的过程和细节是财务管理部门和档案管理部门亟待解决的难题。一、高校财会档案信息化建设的重要意义2018年，我国第一张区块链电子发票在深圳开出，这意味着纸质发票将逐渐淡出历史舞台，随着电子发票的大量普及和电子凭证数量的与日俱增，财会档案的载体发生了较大的变化，但纸质发票又没有被完全取代。在这种“纸电共存”的时期，仅靠传统档案管理方式已经无法满足当下的需求，为将纸质发票与电子发票审批及归档流程合理合规化，更好地加快财会档案电子化进程，建立既符合当下实情，又能够适应长期发展的电子财务档案管理系统，规范电子凭证使用，要求财会档案管理紧跟信息化建设脚步，并将其信息化建设纳入高校财务信息化发展的规划，加快推进“互联网+财会档案管理”模式。新档案法第三十七条和三十九条明确指出电子档案应遵循的三大要求：来源可靠、程序规范、要素合规。看似简单的12个字包含了对电子档案管理流程的环环严把，在一定程度上消除了高校财会档案在信息化建设中的局限性，提高了其利用效率和信息化管理水平。二、高校财会档案信息化建设现状虽然新档案法的颁布实施为档案信息化建设提供了相应的法律法规支持，但档案信息化建设推进易受诸多因素的影响，如：政策、资金、人才、资源、可行性等。因此，找准问题根本，具体分析，提出改进策略，各个击破，才能将档案的资源效益不断增加，稳步推进档案信息化建设。（一）对财会档案管理信息化建设认识不足，重视不够，缺乏统一信息化建设标准。在信息化建设高速发展的背景下，众多高校步入“智慧校园”建设的新时代。虽然国家在法律层面对档案信息化建设做出规划和要求，但多数高校尚未意识到档案信息化建设的重要性，未形成“统一领导，分级管理”的档案管理工作体制，工作计划浮于表面，未制定具体实施方案和建设目标，导致信息化建设无法深入开展。且由于种种自身条件限制，学校会将更多的重心倾斜在教学和科研任务上，档案信息化建设被边缘化，缺乏政策和资金的支持，现代化设施购建无法顺利进行，这都将直接影响高校档案信息化建设工作的深入实施。此外，部分财务管理人员和档案管理人员从事本岗位已久，对传统管理方式熟悉，未认识到“新财务档案管理理念”的重要性和必要性，因此档案信息化管理理念未能“深入人心”。缺乏顶层设计和各部门、各环节的通力配合，使得财会档案管理信息化工作进展举步维艰。（二）管理人员思想观念滞后，业务水平亟待提升。高校财会档案管理需要财务管理人员和档案管理人员具备扎实的专业技能以及丰富的计算机知识储备，但【摘要】本文针对当前高校财会档案信息化管理存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施，以期推动高校财会档案信息化建设进程，提高信息化管理水平。【关键词】档案法；高校；财会档案；信息化建设信息工作information work第 108 页2023/6 （下）总第413期在现实工作中，同时具有专业素质和高水平计算机能力的工作人员少之又少，学校也未给财会部门和档案管理部门配备专业的信息化工作人员。目前的高校财会档案管理工作人员虽工作负责，但思维固守，缺乏信息化建设的专业知识和实践技能，以及与时俱进的精神，没能根据相关政策及时调整工作思路和模式，同时缺少专业信息化管理人员的指导，导致财会档案管理信息化的发展进程缓慢。此外，档案管理工作人员配备不足，人员队伍调整频率高，在岗工作人员年龄偏大，专业知识不扎实，信息技术掌握不全面，受固有思维束缚，观念陈旧，缺乏创新意识，对电子档案处理不熟练，且档案信息网络安全意识薄弱，都制约着财会档案信息化工作的顺利开展。（三）管理制度不够健全，缺乏统一的信息化建设标准。2006年颁布的全国档案事业发展“十一五”规划和新档案法中都提及“档案信息化建设”，但尚未出台统一的信息化建设标准，学校方面在实施过程缺乏具体执行标准和相应的制度支持，亦无成功案例提供切实参考，易陷入“无章可循”“无法可依”的窘境，最后流于形式。虽然有部分高校档案管理部门制订了一定的信息化管理制度，但制度与实践并不完全相符，且执行力度不够，使得档案信息化管理过程诸多问题凸显，进程缓慢。（四）财会档案信息化管理过程安全性不足。由于电子发票的逐步普及，目前的财会档案较其他类型的档案有特殊性和矛盾性。首先，新档案法指出“电子档案与传统档案载体具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。”但在报销过程中，实物票据影像可取代实物票据，发挥原始凭证的作用，但影像文件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，不能仅以电子副本文件报销入账归档。所以，实物票据仍需归档，归档后与电子会计档案建立检索对照关系，为档案的使用创造条件。因此，“纸电共存”局面会维持一定时间。在此过程中，就有可能存在发票涂改、伪造、二次报销等问题，严重损害了学校和国家的经济利益。其次，电子档案在形成和归档过程中，由于财务管理部门和档案管理部门对信息化认识程度有限，若未充分全面考虑和建设安全防护，没做好档案加密管理，也未及时修复系统漏洞，一旦档案信息化管理系统遭到异常入侵，将导致档案信息被非法窃取，增加了档案信息化管理的安全风险。三、推进高校财会档案信息化建设的对策（一）全方位提升档案信息化重视程度。高校档案信息化建设想顺利开展，必须做好如下几步：首先，要从学校决策层入手，高层领导班子的认可和支持有助于带动信息化工作发展建设的节奏，并且其对信息化建设的态度往往能够影响全体师生的“主流”思想，确保档案工作上下“一盘棋”。其次，财务档案管理信息化建设的顺利推进离不开全体师生和各部门的鼎力配合与协调，因此领导干部应带头主动顺应时代发展，与时俱进，从明确建设目标、基本内容、人员配备、资金支持、实施过程监管等多方面着手，将标准规范的档案信息化建设工作纳入学校整体发展规划，从顶层设计，协调档案信息化建设工作与其他工作的相互衔接，同步发展，为档案信息化建设提供强有力的保障。（二）建立档案信息化规章制度体系。档案信息化建设是一项系统工程，涉及人员多、范围广，信息化建设工作的保障，从制度上给予保障是前提。从信息系统的建设到维护、电子档案的形成到归档、数据资源的传输交换到储存封装等方面，都应制订相关的标准和要求，切实指导整个实施过程。新档案法的出台为新时期档案信息化工作提供了强有力的法律保障和行动指南，在此框架下，每个学校应结合自身实际，对现有法律法规进行梳理和修订，明确档案信息化管理的技术、要求、流程、责任等，从信息安全、建设流程、岗位职责、场地、设备、数据、监督机制、利用制度等多个管理方面逐步完善符合本校实情的长效制度规范体系，明确档案信息化建设的相关标准及要求，做到“有规可依”“有迹可循”。并将档案管理工作人员专业技能、管理能力以及安全教育做到常态化，切实增强档案信息化工作人员的信息安全意识。（三）提升财务管理系统和档案管理系统的安全性和兼容性。随着档案信息化工作的逐步推进，以电子形式存储的档案信息数量激增，这就对档案信息化安全管理提出了更为严苛的要求。新档案法第三十九条对电子档案的安全问题、“四性检测”、异地备份等方面进行强调，其中安全问题是财会档案管理工作的根基。高校财会档案包含了与学校相关的众多高价值信息，信息泄露可能会给学校带来不可挽回的重大经济损失。因此，财会档案信息化建设应始终以安全问题为首，在保障其利用价值的同时，还应进行保密处理，定期备份，设置相应的监控体系，巧妙利用内外网隔离、区块链技术、智能合约技术等进行保密数据保护。此外，新档案法第三十五条、第三十六条分别对信息化建设的安全性以及系统间的兼容性提出要求，因此在众多高校“智慧校园”建设过程中，档案管理系统不仅与财会档案管理系统对接，还需要同时与OA办公系统、招投标管理系第 109 页2023/6 （下）总第413期统、教务管理系统、人事管理系统等相互衔接，这就要求各系统在建设过程中应考虑具备兼容扩展性，便于共享系统的数据衔接和安全监测。为提升电子档案存储和使用的安全性，学校应加大资金投入，购置高质量信息化设备，档案管理部门应加强对管理系统设备的更新和维护，定期检查和更替，只有在先进信息技术和完善的硬件设备及软件系统同步支持下，才能构建符合数字信息化时代要求的高校档案信息化管理系统，实现档案信息化管理效率本质上的提升。（四）加速人才队伍建设，提升财会档案管理人员素质。要完成财会档案信息化建设，人才是关键。新时期的财会档案管理人员除了应具备传统相关专业技能外，还需要有云计算、区块链、信息安全等新兴知识储备，但目前许多高校档案管理人员队伍不稳定，没有系统学习档案专业知识，对前端信息技术不熟悉，直接影响了档案信息化建设的进程。因此，学校应从人才引进和培养两方面着手，组建既懂档案又熟悉信息化技术的复合型人才队伍，有针对性地加强专业人才队伍建设，制定合理的培训和学习计划，积极组织开展法律法规解读、业务知识讲座、信息化安全建设等多方面业务学习，组织外校同行交流实际工作经验，提升管理人员业务能力和整体素质，优化管理人员结构，培养复合型、高素质档案管理人才。同时，还可建立完善的科学考核机制，将选拔、绩效考核、奖惩以及职称评审与工作业绩挂钩，充分激发财会档案管理人员的工作积极性。此外，还可打造复合型档案管理小组，广泛吸纳优秀财会档案管理人员，增加专兼职档案员沟通交流机会，择机让专职档案人员到业务部门挂职，熟悉业务部门档案形成机制，与部门之间保持协调和配合，从而为档案工作的开展提供基本的组织保障，全面推进档案信息化进程。（五）优化财会档案信息化建设流程，逐渐将“纸电共存”过渡到电子档案。实现财会档案数字化是财会档案管理信息化的基石。改变传统人工手写、审批、检索、存档工作模式，可大幅度减少或避免人为操作带来的失误。充分利用信息化技术，降低人力成本，提高财务管理人员和档案管理人员工作效率，才能为后续数据库建设以及档案开发利用等创造条件，推动档案服务多元化发展。目前，财会凭证报销多采用纸质凭证报销，即使是电子发票，同样采取打印成纸质文件再走报销流程，这样违背了新档案法第三十七条“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用”的初衷，徒增了财会档案的风险，降低了档案的真实系、完整性、可用性和安全性。电子凭证作为真正的原始凭证，本应在通过“四性检测”后直接归档，打印成纸质凭证其实是复制件，以复制件归档违背了档案归档的原则，并且打印的纸质凭证报销入账归档后，还需和电子凭证一一匹配，增加了财务管理人员和档案管理人员的工作量。虽然电子凭证尚未全部普及，“纸电共存”仍将存在一定时间，我们更应灵活运用先进的信息技术，最大限度将档案数据资源整合，推动存量数字化，增量电子化。引进区块链技术确保电子凭证的“四性”，再利用OCR技术将纸质凭证从线下推向线上审批，让师生逐步适应从纸质单轨制到纸电并存双轨制，再到未来的完全电子的单轨单套制。（六）对财会档案信息化建设进行监管。新档案法新增了第六章“监督检查”专章，提出对“档案信息化建设和信息安全保障情况”进行检查，2020年版国家档案局关于印发的通知对电子文件归档、电子档案管理以及档案信息安全管理提出了详细具体的要求。学校应紧扣法律法规，制定符合校情的监管条例，成立监管工作领导小组，要求领导小组、纪检监察部门、巡视巡察小组定期对财会档案信息化工作进行监督检查。四、结语新档案法的出台，为档案信息化建设工作点亮了一盏指路灯，各高校应紧密结合自身实际，准确把握新的法律法规动态和各项有关要求，深入钻研信息化建设难题，有针对地研定策略，从顶层设计、制度建设、信息平台建设、人员队伍建设等多方面进行把控，加快推进财会档案信息化进程，在新型技术与传统技术的交接阶段，要做好协调，实现由传统管理向优质、高效、便捷的现代化、数字化、智能化财会档案管理方向转变，以相关政策、法规做指导，结合更多技术要素，有效融合，科学管理，最大程度发挥财会档案的利用价值，为师生提供高效、便捷的服务。【参考文献】1杨玲.质的飞跃档案法2020年修订内容解读J.兰台内外,2020(8):8-9.2王军.蒋雅琼.区块链技术在高校财务管理中的应用J.质量与市场,2020(12):13-15.3王平,赵毅.电子发票对高校军工科研经费管理的影响研究J.经济师,2021(07):79-81.4帅振威.电子发票报销的无纸化探讨数字化转型助力解决高校科研经费“报销繁”J.财会通讯,2021(7):148-151.