XXXXXX学校采购业务内部控制制度.docx

XXXX学校采购业务内部控制制度依据登财购20182号文件关于落实政府采购主体责任严格依法采购工作实施方案的要求，为了加强学校对采购业务的内部控制和管理，规范采购业务中的审批、招标、合同签订、验收、付款、监督等行为，防范采购过程中的差错和舞弊行为，根据相关法律法规，结合学校实际，制定本制度。第一条本制度所称的采购业务，主要是指学校外购商品、工程、服务、付款等行为。第二条采购预算是采购业务的起始环节，按照相关法规的规定，学校的各项招标采购均需纳入学校年度预算，未列预算的项目不得进行采购。若遇紧急情况（如自然灾害、水电气暖抢修等），必须报校领导，并与教育、财政等主管部门沟通协商同意后，依照特事特办的原则，可提前进行采购，但必须写明情况，补办相关手续。第三条学校严格规范采购程序。所进行采购的项目需要经过市教育局、财政局、发改委等相关部门审核批准的，须在完成审批手续后，按相关部门批准的方式进行采购。属定点采购或协议供货单位提供的，应从政府定点采购或协议供货单位处采购。不能化整为零，规避采购。同类项目三个月内不得重复采购。学校自行采购单项5千元（含）以上或批量1万元（含）以上的大宗物品、5千元（含）以上的维修工程或服务项目，需在学校领导组会议进行讨论决定，并对其采购过程及供货单位的确定方式在校务公开栏内进行公示，确保采购公开透明，合规合法。单项5千元以下或批量1万元以下的小额零星物品采购、5千元以下的维修工程或服务项目，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低成本，可以询价采购。第四条学校建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。学校以校级领导为招标采购的领导小组，建立以总务科为主体，以项目科室负责人、相关专家、教职工代表共同参加的招标采购机构履行采购手续。岗位责任如下：1、总务科采购员、采购专管员负责按照相关法规及采购预算报批采购手续确定采购方式，制定采购文件，询价议价，拟定采购合同，整理存档采购手续的相关文件等。2、总务科长组织采购活动。协调相关部门负责审核采购价格、发布采购文件、主持招标活动、组织验收入库，监督合同履约及付款情况等。3、学校聘请法律顾问负责对采购合同、协议等的审核。根据需要学校可聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。4、仓库保管人员负责所购货物的验收与入库，并完善相关记录。资产管理员登记固定资产账。5、财务室负责审核发票真伪，按照采购合同及财务规定支付款项。6、招投标组织成员应认真履行职责，力争做到所招项目物有所值。第五条学校的所有项目在招标、施工、验收等各个环节中，必须全部公开进行，始终自觉接受全校师生的监督，防止各种欺诈、舞弊等行为的发生，以避免造成学校利益受损。所有招标活动的招标公告、中标结果及按要求需公示的其他内容都应在学校外网或按要求在市政府采购官网上公示。第六条学校采购的货物必须经过严格验收合格后，才可办理入库并按规定付款；学校的所有施工项目在施工过程中，需接受全校师生的监督，在施工结束经相关部门严格验收合格后，方可按规定付款。可移动的商品货物都应到保管室办理入库验收，不可移动的商品货物（如粘贴在墙上的宣传广告）或工程都应组织相关人员办理商品货物或工程项目专项验收。第七条学校应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，并根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害单位利益。第八条加强采购业务的记录控制。由档案室负责妥善保管采购业务的相关文件，包括：采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的全过程。第九条对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求，由单位领导班子集体研究决定，并成立由单位内部资产、财会、审计、纪检监察等部门人员组成的采购工作小组，形成各部门相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制。第十条加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目，应当在办公室的监督指导下，严格履行安全保密审查程序，并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。第十一条学校有权按照行政事业单位公务人员相关规定对违反上述规定的人员予以处罚。第十二条本制度经校长办公会议通过后生效，本制度的解释权归校长办公会。XXXXX学校 2018年3月1日