私募基金公司客户记录保存制度.docx

客户记录保存制度

第一章 总则
第一条 为妥善保存公司客户身份资料、业务合同、交易记录和财务数据等相关数据档案，确保能足以重现每项交易，以提供识别客户身份、监测分析交易情况、调查可疑交易活动所需的信息，特制订本制度

第二章 记录保存的主要内容
第二条 公司在与客户签订业务合同时，核对客户的有效身份证件或者其他身份证明文件，登记客户身份基本信息，并留存有效身份证件或者其他身份证明文件的复印件或者影印件。
第三条 在与客户的业务关系存续期间，公司采取持续的客户身份识别措施，关注客户及其日常经营活动、金融交易情况，及时提示客户更新资料信息。
客户先前提交的身份证件或者身份证明文件已过有效期的，应当要求客户进行更新，客户没有在合理期限内更新且没有提出合理理由的，公司认为必要时，可以中止为客户办理业务。
第四条 出现以下情况时，公司应当重新识别客户：
（一）客户要求变更姓名或者名称、身份证件或者身份证明文件种类、身份证件号码、注册资本、经营范围、法定代表人或者负责人的；
（二）客户行为或者交易情况出现异常的；
（三）公司获得的客户信息与先前已经掌握的相关信息存在不一致或者相互矛盾的；
（四）先前获得的客户身份资料的真实性、有效性、完整性存在疑点的；
（五）客户姓名或者名称与国家有关部门依法要求协查或者关注的犯罪嫌疑人的姓名或者名称相同的；
（六）公司认为应重新识别客户身份的其他情形。
第五条 公司除核对有效身份证件或者其他身份证明文件外，可以采取以下的一种或者几种措施，识别或者重新识别客户身份：
（一）要求客户补充其他身份资料或者身份证明文件；
（二）回访客户；
（三）实地查访；
（四）向公安、工商行政管理等部门核实；
（五）其他可依法采取的措施。
第六条 公司委托公司以外的第三方识别客户身份的，应当符合下列要求：
（一）能够证明第三方按相关法律、行政法规的要求，采取了客户身份识别和身份资料保存的必要措施；
（二）第三方为本公司提供客户信息，不存在法律制度、技术等方面的障碍；
（三）本公司在办理业务时，能立即获得第三方提供的客户信息，还可在必要时从第三方获得客户的有效身份证件、身份证明文件的原件、复印件或者影印件。
第七条 公司保存的客户身份资料包括：记载客户身份信息、资料以及反映公司开展客户身份识别工作情况的各种记录和资料。
公司保存的业务合同包括：反映交易真实情况的业务合同、业务凭证、业务函件、业务单据和其它资料。
公司保存的交易记录包括：关于每笔交易的数据信息、纸质凭证以及其它资料。
公司保存的财务数据包括：财务凭证、会计账簿和其它资料。
第八条 公司采取必要管理措施和技术措施，防止客户身份资料和相关记录的缺失、损毁，防止泄漏客户身份信息和交易信息。

第三章 记录保存的期限要求
第九条 公司按照下列期限保存客户身份资料和相关记录：
（一）客户身份资料，自业务关系结束当年或者一次性交易记账当年计起至少保存5年；
（二）其它相关记录，自交易记账当年计起至少保存5年。
同一介质上存有不同保存期限客户身份资料或者相关记录的，应当按最长期限保存。同一客户身份资料或者相关记录采用不同介质保存的，至少应当按照上述期限要求保存1种介质的客户身份资料或者相关记录。
法律、行政法规和其他规章对客户身份资料、交易记录和会计账簿等有更长保存期限要求的，遵守其规定。
第十条 对于国家执法部门正在办理中的案件，其客户资料及相关记录的保存不受上述保存期限的限制，在案件结束前，不得予以销毁。
第十一条 公司员工因工作需要查阅、复制上述涉密记录资料的，查阅人需填写《档案查阅审批表》，经资料管理人员、公司负责人签字同意并办理查阅手续后，方能查阅、复制。
第十二条 公司破产或解散时，应当将客户身份资料和相关记录移交监管机关指定的机构。

第四章 附则
第十三条 本制度下列用语的含义如下：
自然人客户的“身份基本信息”包括：客户的姓名、性别、国籍、职业、住所地或者工作单位地址、联系方式，身份证件或者身份证明文件的种类、号码和有效期限。客户的住所地与经常居住地不一致的，登记客户的经常居住地。
法人、其他组织和个体工商户客户的“身份基本信息”包括：客户的名称、住所、经营范围、组织机构代码、税务登记证号码；可证明该客户依法设立或者可依法开展经营、社会活动的执照、证件或者文件的名称、号码和有效期限；控股股东或者实际控制人、法定代表人、负责人和授权办理业务人员的姓名、身份证件或者身份证明文件的种类、号码、有效期限。
第十四条 国家相关法律、法规，行业自律规则发生变化时，本制度中与之相悖条款自行作废。
第十五条 本制度由公司负责解释。
第十六条 本制度自发布之日起施行。