财务共享中心票据传递规范.docx

票据传递流程及相关审核规范版本A/0实施日期第 1 页 共 5页编制人更 改 记 录修订版处 数更 改 依 据更 改 人更 改 日 期审核人批准人1. 总则 根据集团财务共享中心建设指导意见，按照 业务模块划分，为确保项目经营活动及时、高效的进行，对所属公司的财务票据传递及相关审核进行规范。2. 适用 （以下简称“中心”）票据传递及相关审核业务。3. 注释 “票据收集人”是指由项目公司选定、经财务部门培训，承担项目公司“付款、报销单据及相关财务资料”统一收集传递，并能完成少量与财务相关工作的财务对接人。 “财务负责人”是指财务共享体系下，各项目公司指定的分管财务负责人，对票据收集人的单据进行审核，手续不完善、资料不齐全或者有误的予以退回的人员。 “财务资金岗”是指分管项目公司资金收付的资金专员。 “财务核算岗”是指票据的最终接收人，负责接收票据进行账务处理。华中区域事业部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZQECX/CW002-2015版本A/0实施日期2015年 月 日第 5 页 共 5页 “预审”由票据收集人（亦是财务工作对接人）完成，审核内容包括但不限于：内容填写是否完整、大小写金额是否一致、发票是否盖章、 发票金额是否与入库单等附件金额一致、 签字手续是否完成等。（预审能力与票据收集人的财务专业知识掌握程度有关，增加票据收集人的预审工作要求，是为了降低后期审核退票的概率。 ）4. 内容4.1 票据异地传递及审核流程图及流程说明。4.1.1 项目公司票据传递及4.1.1流程一示例图单据报销人（按照规范填写报销单）票据收集人（预审报销单） - 由报销人交由收集人 预审通过 审核不 报销款支付单据报销人 统一时间 通过，予 邮寄 以退回 审核签字，审核不 审批不通过 通过予以退回。 予以退回。 部门领导（审核签字）财务负责人（审核票据） 审核通过 核查资料有误， 款项结算 退回财务负责人。 审核签字。 财务资金岗（根据单据付款)公司领导（审核签字） 资料不齐全、有误。 退回至财务负责人，由其 联系收集人补齐。结算成功 账务处理 财务核算岗(票据入账、整理、装订、归档） 4.1.1.1 审核传递流程说明：报销人按照相关要求，认真填写报销单据，规范贴票，经部门领导、公司领导审核无误，及时交由票据收集人。项目公司票据传递采用两种方式：人工或邮寄。邮寄方式选择顺丰快递以保证财务资料的安全及快捷。采用人工传递方式若传递人非单据收集人，单据收集人和传递人、财务负责人应分别在财务凭证签收单（模板详见附件）上签字确认，以便分清责任。不论哪种方式传递，第一接收人均为项目公司分管财务负责人（预算岗），财务负责人收到票据封包后应清点数量，并在财务凭证传递单上登记及签收，如果票据数量与财务凭证传递单不符， 财务负责人按实际签收，差异在签收当日或次日反馈给项目公司票据收集人。（ 关于 “传递频率” ： 通过财务集中后实施后的经验数据说明， 最佳传递频率是每月两次，时间分别为月初和月中。）项目财务负责人对票据进行审核及整理，并将审核结果及整理情况在财务凭证传递单上注明。凡审核通过的票据，项目财务负责人根据项目公司资金及预算控制情况，确定是否即时付款亦或暂缓付款；凡审核未通过的票据，项目财务负责人可根据业务情况确定是否办理票据退回；凡有异议未通过审核、亦未办理退回的票据，由项目财务负责人与项目公司联系进行补救，使其满足审核要求。 需要办理退回的票据，由项目财务负责人清点封包。以邮寄方式退票的，由财务负责人或指定人员办理邮寄；以非邮寄方式退票的， 由项目财务负责人自行办理。退回时候应填写财务凭证退回单，退票收件人必须为对应项目公司票据收集人。财务资金岗发现单据有误或者资料不齐的，财务资金岗将凭证退回项目公司财务对接人，由项目公司财务对接人联系票据收据人补齐资料或者重新填写报销单。对于已经付款，财务核算岗发现单据有误或者资料不齐的，财务核算岗应及时告知项目公司财务对接人，由项目公司财务对接人联系票据收据人补齐资料或者重新填写报销单。对于不予配合的票据收集人，财务负责人有权从下次报销款中予以扣除。（关于“ 票据收集人的职责及工作内容 ”的解释：票据收集人是项目公司根据财务管理模式变更而选定的财务工作对接人，该对接人主要对项目公司负责，但涉及财务相关业务需要财务部门负责培训。对于北控水务集团下属的项目公司来说，财务共享还是个新事物，由财务共享派生出来的业务还需要一个磨合过程。）4.1.1.2 付款流程说明：财务资金岗按财务凭证传递单标注的内容核实应付款票据数量及总额，并按付款审核要求进行付款前最后的票据核查，确认无误后及时办理付款。该流程必须在接单后当日或次日完成，若遇节假日或结算日，应与项目财务负责人共同协商解决（原则上不得推后），不得影响项目公司资金使用，避免造成业务矛盾。如果票据核查有问题，可将问题票据退回项目财务负责人。单据收集人与报销经办人进行款项结算。对于日常报销的费用，经票据收集人“预审”无误后，按一般付款及报销业务流程办理，从项目公司备用金中支出。在实际操作中遇到特殊业务需要紧急付款的，如：电费、工程款不能用现金垫付必须银行转账的紧急付款业务等，需由票据传递人直接与财务负责人联系，通过扫描、拍照等方式，传递付款单据，之后将原始票据以邮寄或者人工等传递方式补充完整。4.1.2流程二：收款业务票据传递流程（1）凡是由项目公司经办的收费业务，收费附件由项目公司相关经办人提供给票据收集人，票据收集人邮寄或人工传递给项目财务负责人，亦可随付款票据交给票据收集人邮寄（参照流程一） 。（2）如果是财务人员经办的收费业务，收费附件（收费说明文件、发票、银行退票等）由项目财务负责人安排提供。（3）财务资金岗应在每个工作日定期查看银行入账信息，凡是开通网银的银行账户应在每天 12点及 16点30分两次查看银行信息，未开通网银的账户应在每天10 点之前到银行柜台或电话查询。（4）财务资金岗一经查到入账信息，应第一时间将入账详情报给项目财务负责人，资料收集人负责催收相关附件（如发票、收费说明文件等）。4.2 票据交接管理4.2.1 项目公司与“中心”的票据交接管理4.2.1.1 编制与票据传递流程对应的财务凭证传递单用于票据传递。4.2.2.2 该财务凭证传递单 中的原始票据如果没有退回，财务负责人、资金出纳岗、财务核算岗均需签字确认；该财务凭证传递单中的原始票据如果有退回，需由财务负责人签写退回，并注明退回原因。4.2.2.3财务凭证传递单最后交由财务核算岗，由财务核算岗保存，装订成册。4.3 付款及报销票据粘贴4.3.1 粘贴顺序4.3.1.1 凡是原始票据是小发票或票据纸张为薄型（小于 60 克）的，采用粘贴联粘贴，粘贴联可外购亦可自制。4.3.1.2 顺序自下而上，粘贴联-小票据-大票据-付款审批单（或报销单）-银行回单（若现金则无此单） 。4.3.2 粘贴方式4.3.2.1 大票据采用左上角粘贴，小票采用平铺粘贴，粘贴后的付款或报销单中间高度应略低于或等于粘贴角的高度。4.3.2.2 票据背面有复写层的，应将复写层去除后，再粘贴。4.3.2.3 有撕扯边的票据，必须将撕扯边去除后粘贴。4.3.3 粘贴材料水性胶水、固体胶水、浆糊均可。4.3.4 固定工具夹子、回形针、大头针、订书针等，装订前必须将金属固定工具去除。4.4票据传递相关工作4.4.1 项目公司票据收集汇总封装的时候应认真核对数量，避免财务凭证传递单数量与实际报送到“中心”的数量不一致。4.4.2 重要原始票据扫描备查，自制原始票据根据获得的难易程度确定是否扫描；外来票据中，票面金额较大的原材料采购、工程款、设备款等，机打发票、手填发票、原始签收票据等必须扫描，手撕定额发票可以不用扫描，其他票据可以视情况而定。4.4.3 考虑税收稽查的因素，有些票据即使扫描，一旦丢失最好补开发票，确实不能补开发票的，应提前与税务部门沟通协调，做好补救措施。4.4.4 票据保管4.4.4.1 票据未传递时，票据由票据收集人负责保管；票据一经传递，则由各环节票据接收人负责保管。4.4.4.2 项目公司向“中心”传递票据采用人工方式的，财务负责人承担票据保管义务与责任；采用邮寄方式的，票据收集人应在邮寄当天将邮寄单扫描发给项目财务负责人，并跟踪邮寄直至确认项目财务负责人签收。4.4.4.3 票据在传递过程中出现遗失，“中心”安排专人配合项目公司财务负责人查明遗失原因，落实遗失责任，并将调查结果上报 “中心”及区域事业部，由“中心”及区域事业部根据调查结果，视情节轻重，做出相应的处理5.附则5.1 本规范由 负责解释。5.2 本规范自批准之日起执行