合同管理信息系统.docx

合同管理信息系统(CMIS)131.合同管理功能简介11.1系统目标11.2总体业务流程22.系统功能22.1合同准备32.1.1一般合同订立准备32.1.2重大合同订立准备32.1.3签约依据维护42.1.4项目信息维护42.2合同订立52.2.1合同订立审查审批52.2.2合同打印52.2.3合同签署62.2.4合同盖章备案62.3合同履行62.3.1履行选择62.3.2合同付款申请72.3.3合同变更申请72.3.4合同转让申请82.3.5合同终止82.3.6合同临时归档92.3.7合同中止92.3.8合同履行完毕92.3.9履行审查审批92.3.10合同变更备案102.3.11合同转让备案102.3.12发送付款申请102.3.13合同付款录入102.3.14预警设置102.4合同终结112.4.1合同终结112.4.2合同终结查询112.4.3履行回转122.4.4合同终结审查审批122.4.5电子归档122.4.6临时归档122.4.7纸质归档132.4.8发案管理132.5合同授权142.6查询统计142.6.1基础查询142.6.2高级查询142.6.3合同报表152.6.4统计分析152.7相对人管理151. 合同管理功能简介合同管理是企业经营管理基础工作的重要内容，通过加强管理，规范企业合同的签订和履行，能够有效的防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。1.1 系统目标合同管理由传统手工方式向现代信息化方式转变，有效地提高工作效率，实现合同管理工作规范化。合同信息实现网络化和动态管理，为全面收集企业的合同信息数据，实现合同信息规范管理奠定基础。通过网上合同审批，缩短地区企业及其下属单位的合同管理办理周期，提高工作效率。通过对合同订立准备、审批、签订、履行和归档等环节的管理，加强对地区企业经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险。利用合同查询、统计和分析，及时、准确了解企业合同信息及其状况，为企业经营管理服务。1.2 总体业务流程图1.1合同管理系统总体业务流程2. 系统功能合同管理系统包含了合同准备，合同订立，合同履行，合同终结四个模块，实现了对合同全生命周期的管理，相对人管理、合同授权管理，方便快捷的为系统提供了必要的支持，同时系统提供了个人工作助理以及查询统计功能，方便企业对合同进行分析与统计，生成各种报表。2.1 合同准备合同准备是合同系统中合同发起的唯一入口，合同主办部门经办人经过与合同相对方就合同相关条款等信息协商达成一致后，需要与对方签订纸质合同前登陆系统发起合同。合同准备包括：一般合同订立准备、重大合同订立准备、签约依据、项目信息。2.1.1 一般合同订立准备合同主办部门根据计划、预算或签报等签约依据起草合同。2.1.2 重大合同订立准备公司总部机关各职能部门主办或委托企业办理，以公司名义订立的投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类等合同为重大合同。重大合同包括：1. 有较强法律约束力的战略合作协议；2. 长期股权投资、境内外合资合作合同；3. 资本运作合同；4. 长期贷款合同、担保合同（由财务公司办理的、公司系统内企业之间的借贷或担保合同除外）；5. 涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密等知识产权引进、许可、转让、合资等合同；6. 不动产买卖、土地使用权取得及处置合同；7. 根据公司内控制度权限指引，需由公司主管领导审批，并由公司总部机关部门主办的其他合同。重大合同订立准备与一般合同区别在于新录入的重大合同需要上传尽职调查报告，对于后期的业务流程也可通过工作流设定实现。2.1.3 签约依据维护由签约依据维护人员或者合同经办人在签约依据模块对签约依据进行新增、删除、修改、查询等操作2.1.4 项目信息维护由项目信息维护人员在项目信息模块将领导关注程度较高的、投资额较大的重点或其他热点项目在此维护，可以对项目进行新增、删除、修改、查询等操作完成对项目信息的管理工作。2.2 合同订立合同准备结束之后，合同进入订立阶段。合同订立主要包括订立发起、合同审查审批、合同打印、合同签署、合同盖章备案。l 订立发起订立发起提供了生成/修改合同文本，设置履行提示信息，上传合同附件及送审功能。2.2.1 合同订立审查审批在订立发起环节，送审之后，合同进入审查审批环节。审查审批主要是对文本的审查。文本审查包括定量审查和定性审查。定性审查指合同会签审核（经济、技术、法律）部门，根据职责对合同文本的合法性、严密性、完整性作出定性审核意见的一种审核方式。定量审查指合同会签审核（经济、技术、法律）部门根据专业分工审核与其职责相关的合同条款，并提出审核意见的合同文本审查方式。以便相关部门在审查审批时可以快速定位到相应的合同条款。2.2.2 合同打印合同审查审批结束，进入合同打印环节。合同打印环节，主要有打印合同文本、廉洁从业责任书、安全协议、会签审查审批表功能。内部合同支持电子盖章，经过电子盖章的合同，只能在线打印。2.2.3 合同签署合同打印结束后，合同进入签署环节。合同签署是对合同线下签订的信息作以记录。2.2.4 合同盖章备案合同签订环节，终结之前可以进行合同盖章备案。合同盖章备案，是在系统中记录合同线下的用章情况。2.3 合同履行合同履行模块跟踪记录合同执行情况。合同生效后，合同主办部门可根据合同具体履行情况办理“收款”、“付款”、“变更”、“转让”、“终止”、“临时归档”、“中止”、“履行完毕”、“合同变更备案”、“合同转让备案”、“发送付款申请”、“付款录入”、“预警设置”等业务。系统提供合同付款、变更、转让、终止等业务的申报及审查审批功能。2.3.1 履行选择履行选择是指在履行阶段可以进行的操作。履行选择的操作有合同收款申请、合同付款申请、合同变更申请、合同转让申请、合同终止申请、临时归档、合同中止申请、履行完毕合同收款录入。合同收款录入是指经办人将资金收入类合同的相关收款信息录入系统。2.3.2 合同付款申请资金支出类合同，在达到付款条件后（何时到达付款条件由合同经办人自行判断），经办人填写履行结算申请表（履行结算反馈表），包括验收情况分析及验收人意见或附验收报告、本次付款金额、付款类型等信息，提交相关业务部门审查、领导审批。审查审批通过后，财务部门根据审查结果办理付款（此业务可在各单位选用）。一份合同在履行阶段同一时间点上，只能办理一个业务。例如，一份合同如果正在办理合同付款业务，处于付款审查审批环节，则无法办理其它履行业务，只有该合同完成付款审查审批流程，合同重新回到“履行选择”状态时，方可办理其它业务。2.3.3 合同变更申请合同未约定或约定条款不准确，需进行变更或补充约定的，由经办人填写合同变更审批单，确认申请变更方，如：我方原因、对方原因、双方原因或其它原因，必要时进行详细说明；选择变更事项，包括合同主体名称的变更、合同标的金额变更、履行期限的变更和其他变更。经办人选择变更事项，填写相应的变更信息，并上传合同变更协议，依据合同变更审查审批流程，进行会签和审批，完成合同变更协议的打印，双方签字盖章后备案，进入合同履行状态。工程类合同因设计变更、或合同相对方要求签订合同变更协议的，办理合同变更。由于原工作量估算不准，办理变更签证的，可不签订合同变更协议。一份合同可以进行多次变更，合同变更协议作为原合同的一部分，在合同编号中加以区分，并与原合同进行关联。在查询统计中，作为单独的一份合同进行统计。2.3.4 合同转让申请合同在履行期间需要对债权、债务或债权债务进行转让时，由经办人填写合同转让申请单，选择转让类型，包括债权转让、债务转让和债权债务转让；确认申请转让方，如：我方、对方、双方或其它，必要时进行详细说明；填写相应的转让原因，并上传合同转让协议，依据合同审查审批流程，进行会签和审批，完成合同转让协议的打印，双方签字盖章后备案，进入合同履行状态。一份合同可以进行多次转让，合同转让协议作为原合同的一部分，在合同编号中加以区分，并与原合同进行关联。在查询统计中，作为单独的一份合同进行统计。2.3.5 合同终止合同终止包括合同解除（单方、双方）、合同无效和其它（债务相互抵销、债权人免除债务、债权债务归于一人等情形）情况导致的合同不同正常履行，合同经办人发起合同终止申请，根据业务需要提交解除协议，审查审批完成后盖章确定并备案。合同终止后不能办理履行状态下的其它业务，如收付款、变更等，只能由合同经办人办理合同终结程序。2.3.6 合同临时归档录入临时归档信息后，合同进入临时归档状态。临时归档状态的合同不能进行履行期间的业务操作，如果该合同需要继续履行那么需要进行“归档回转”操作。临时归档的合同只能进行合同终结操作。2.3.7 合同中止合同中止即合同履行暂停。合同在执行过程中，由于某种客观原因或双方协商达成一致暂停履行，由合同经办人进行合同中止操作。被中止的合同不能办理履行状态下的其他业务，如变更、终止等，处于冻结状态。被中止的合同可以由经办人激活后重新进入履行环节。2.3.8 合同履行完毕合同履行经办人根据合同实际履行情况，在合同所约定的所有权利和义务履行完毕后，进行履行完毕操作。合同履行完毕后进入合同终结环节。2.3.9 履行审查审批履行审查审批主要功能是指合同履行阶段中付款、变更、中转、终止的合同文本及合同基本信息进行审查。经办人提交合同审查申请后，由主办部门兼职合同管理员审核标准合同文本；合同主办部门负责人完成部门审核；其他相关权限人员进行合同的经济商务审查、专业技术审查、法律审查等。系统支持合同文本修改痕迹保留、审查审批痕迹保留。2.3.10 合同变更备案2.3.11 合同转让备案2.3.12 发送付款申请在合同履行阶段，合同付款申请审查审批完成后，将相关信息通过接口自动传递至财务系统。2.3.13 合同付款录入2.3.14 预警设置2.4 合同终结合同终结是指合同关系建立后，因一定法律事实产生，合同权利义务关系消亡，合同终止后，为实现合同全过程的闭环管理而设置的一道管理程序。系统中合同履行经办人点击“履行完毕”或办理了“合同终止”业务后，进入合同终结环节。合同终结包括合同正常终结和合同异常终结。合同终结包括：合同终结、电子归档、临时归档、纸质归档、发案管理。合同终结2.4.1 合同终结是指合同关系建立后，因一定法律事实产生，合同权利义务关系消亡，合同终止后，为实现合同全过程的闭环管理而设置的一道管理程序。合同终结包括合同正常终结和合同异常终结。合同经办人员需要对履行完毕的合同，以及不能履行或不需要继续履行的合同进行资料归集整理，报专（兼）职合同管理员和相关部门审核确认，完成合同终结程序。合同终结程序完成后，合同为终结状态无法进行其它业务操作。企业可以选择是否开启合同终结审查审批流程。2.4.2 合同终结查询查询已终结合同状态2.4.3 履行回转合同履行结束走到合同终结的阶段，在合同终结的代办里，发现合同需要继续履行，这时可以通过履行回转来实现2.4.4 合同终结审查审批合同终结开启审查审批按钮，合同终结信息提交以后，合同进入审查审批。2.4.5 电子归档合同终结完成以后合同自动进入电子归档，终结的合同都可以在电子归档里进行查询。2.4.6 临时归档合同临时归档是指对于履行期限较长（一般指超过两年以上）的合同，为避免占用系统资源和便于合同电子文档管理，当双方主要权利与义务履行完毕后，可以进行临时归档。一般情况下，建设工程类合同出现质保金全部收/付完毕或合同价款仅剩质保金；长周期设备采购合同收货、付款完成；其他类合同无收/付款项时，达到临时归档条件。合同进行临时归档操作后，进入临时归档状态，临时归档状态下的合同无法进行其它业务。用户需要对临时归档的合同需要进行业务操作时，需要进行归档回转操作将合同置为履行状态以进行业务操作。2.4.7 纸质归档合同纸质文件归档由合同主办部门经办人或专（兼）职合同管理员在线下完成，当完成线下纸质合同文件归档后，合同主办部门经办人或专（兼）职合同管理员将移交清单保存在系统中。对于需多次归档的合同，合同主办部门经办人或专（兼）职合同管理员应该及时上传移交清单，保存至系统中。2.4.8 发案管理发案管理就是合同在履行阶段或终结阶段发生的纠纷。在履行阶段发生的纠纷由经办人做发案操作，在合同终结阶段按各个企业要求可由履行经办人或专职人员负责发案操作。2.5 合同授权合同管理系统实现了合同的“民事授权”功能。原则上所有非“法人/负责人”签署的合同，都必须办理合同授权委托书。系统中为每一个合同自动生成一份合同授权委托书，用户可以根据实际需要生成并打印授权委托书。合同在订立审查审批结束后，即可办理对该合同的授权。合同授权一般由法律部门人员办理，并打印合同授权委托书。2.6 查询统计系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能，包括基础查询、高级查询、合同报表和统计分析，实现了对总部及企业合同的分类查询与统计分析，系统支持按照板块、企业、合同类型、年度、合同状态等关键字进行检索，并提供导出、打印功能。2.6.1 基础查询提供给系统使用的所有人，通过此功能，可以方便各级人员通过多种条件快速查询筛选自己权限范围内的合同，进行统计与分析，生成合同台账信息。2.6.2 高级查询提供给各级领导，通过此功能，可以方便各级领导通过多种条件，选择要查看的显示列，快速查询筛选自己权限范围内的合同，进行统计与分析。2.6.3 合同报表提供给需要对合同进行报表操作的业务人员，可以让业务人员更加简单、直观的通过合同统计报表和合同签订与履行登记台帐对合同的运行情况有一个清晰明确的了解，便于统计。2.6.4 统计分析提供给需要对合同报表进行统计分析操作的业务人员，可以让业务人员通过合同总金额、总份数曲线图、主要合同类型合同份数、金额统计柱状图、涉外（境外）合同金额、份数饼图和发案合同份数比率、发案合同金额比率曲线图对合同进行多种统计分析，根据需要生成统计分析图表。2.7 相对人管理相对人管理模块为用户提供了合同相对人的新建、查询、编辑、删除等功能。实现合同相对人的新建、更新、异常履行记录及评价等信息的查询，确保数据的统一规范化管理。