物流公司货物出入库管理制度模版.docx

货物出入库管理制度一、收货前期准备（一）、目标仓储单位的选择1、业务主办部门在货物到港前同客户或供应商就每项业务签定书面合同，按公司合同管理制度要求，确定委托事项、存货仓库类型、费用等事项，明确合作内容和责任、义务、权利关系。2、业务主办部门将具备相应仓储条件的仓库信息上报公司风控部。信息内容包括：仓库名称、基本条件、联系人、资质文件等。3、若选定的目标仓库为合格仓库，业务主办部门应及时做好货物入库前的各项准备工作，如明确存放场地位置，做好存放场地的清扫等。4、若业务主办部门选定的目标仓库为新增仓库，则应依据外部仓储单位认证办法，申报、审批、合格、签订仓储协议后，再按上述第3条执行。（二）、入库前期货物信息追踪1、要求货物入库前业务人员追踪货物信息，包括船名、数量、粒度、预计到港时间。货量较大时，需要两个以上仓储单位时，要做好分配工作。2、及时将相关通知仓储单位，按仓储协议约定，要求仓库有充分时间做好货物接收准备，保证我方货物存储条件符合要求。二、收货管理1、按照仓储协议约定，与仓储单位一道对货物进行实物验收，取得仓储单位的书面收货确认凭证。收货的凭证包括：货物入仓单、货物的理货单。其中，件杂货应包括具体规格、件数、唛头、配送信息等明细，散杂货需附正本入库磅码单。2、做好业务库存台账记录，及时将货物的入库的数量、品质、包装等情况以书面的形式报告给委托方。3、散杂进口货物在取得港口提货凭证后（如港务局提货黑卡），应制定物流文件和提货凭证的保管制度，专人负责，在保存期内物流文件和凭证的借用应有登记和记录，借用和查阅者不得擅自涂改或销毁存档的文件资料。4、货物到货三日内业务主办部门应向风控部提交仓库收货的凭证，包括：货物入仓单、货物的理货单。其中，件杂货应包括具体规格、件数、唛头、配送信息等明细，散杂货需附正本入库磅码单，由仓库或收受货物方加盖其公章。5、货物到货后，根据公司货物相关管理要求，业务主办部门对新到货物进行标牌操作，再由风控部到现场核实货物信息，进行实物验收确认，检查货物标牌、苫盖、封垛情况、垛位间隔，周边环境，并拍照留档备份。要求业务主办部门绘制详尽初始货位图，定期更新，正本自行保管，副本交风控部备案留档。三、货物放货及出库管理（一）放货管理 放货信息审批1、业务主办部门接到放货信息后，应先结合代理合同内容认真核实放货指令，包括放货专用章和有权签字人签名样式等，并核对货物品种、数量、规格、批次、细节核准无误后，制作公司统一的“出库审批表”及“放货通知书”。“出库审批表”为公司内部审批使用，“放货通知书”作为业务主办部门通知仓库放货使用。2、业务主办部门依据客户的放货指令填写“出库审批表”，逐级经由业务经理、财务部、分管总助领导、风控部、总经理签字。完成出库审核步骤后可向经办室申请加盖公章。3、最后由主办业务部门责任人向仓储保管单位下发已加盖公章的“放货通知书”，并联络现场人员依其内容提货。提货后仓储保管方应对实际提货数量给予确认，填写“放货通知书”中实际提货一项回执我司。业务部门将“出库审批表”、“客户放货指令”、“放货通知书”一并交风控部留档。4、“放货通知书”作为通知仓库方放货的唯一凭据，我方应在仓库处留存规范的“放货通知书”、专人签字及印章样式等。放货流程图示：5、各部审核职责。（1）、风控部关联合同管理，对客户放货指令有效性进行审核，监督审核全程。（2）、各部对放货内容审核，包括货物名称，数量，质量，规格，重量是否正确合规。（3）、“出库审批表”中设置的货物市场价值一栏，由业务主办部门填写，风控部结合市场情况审核。（4）、对于进口货物，无论放货批次、提货数量多少，库存货物的当时市场价值必须能有效抵御市场风险（设置具体 倍），保证我方对抵押、质押、留置货物具有处置权。风控将充分考虑企业外部风险给予衡量、审批意见。（5）、货物清库前，业务部门必须将全部应收账款收回，否则将不予通过审批。（6）、财务审核：对于“货权单位欠款情况”一项应包括财务账面欠款及未开票欠款等所有应收款合计, 主办业务部门必须如实填写，避免漏填、差错，财务部应给予审核意见、收款建议。（二）出库管理要求1、主办业务部门要坚决杜绝凭证丢失和无放货指令提货；放货时应仔细核对提货凭证，防止核销数量不符、错发等错误。2、货物出库时业务部门应严格控制提货数量，即不得超出放货指令中所列明的数量。3、特别重视货物、货权交接步骤风险。4、风控部将派专人，在业务部门放货过程中，不定时进行“提货专项稽查”现场核对提货人信息、货物信息等，相关业务部门应给予相应的配合。如在稽查中发现提货人信息、货物信息存在问题，或其他重大风险，有权现场终止提货。5、发货信息报送货物出库后，业务部门应于一个工作日内向公司风控部提交出库磅单等出库数据。6、库存管理人员记录台账，跟踪出库信息，及时报送上级公司。四、移库管理（暂定）一、移库前期准备1、业务部门接到移库信息后，和客户商谈移出仓库、移入仓库信息，移出数量，货物详情，转移时间等。2、信息核准无误后报送公司风控部，选择货物存储的移入仓库。3、业务部门应向公司风控部，提供具备相应仓储条件的仓库信息。信息内容包括：仓库名称、基本条件、联系人等。4、若选定的移入仓库为合格备案仓库，业务部门应与客户书面确认移库事项，并要求客户方提供盖章确认的移库通知证明，再制作并打印公司“移库通知单”，提交给公司风控部。5、若选定的移入仓储单位为新增仓储单位，则还应由业务部门据新增仓储单位认证办法，申报、审批、签约后，再按上述第3条执行。二、移库1、业务部门在接到客户同意移库的书面确认后，及时通知公司风控部，并执行公司的放货审批程序后方可移库。2、原存货仓库应提供出库磅单或出库凭证，新存货仓库应提供入库磅单或入库凭证。3、移库过程中的出入库操作要求按正常出入库要求办理。