公司费用报销管理规定.doc

公司费用报销管理规定
1. 目的
为规范公司日常运营费用开支及报销程序，提高费用报销效率，特制订本规定。
2. 适用范围
本规定适用于公司除地办（不含昆明）外所有部门；本规定不含固定资产购置、差旅、公关费用报销。
3. 职责
3.1 报销人：负责提供完整的报销凭证，对拟报销费用的真实性承担责任。
3.2 部门经理：负责本部门所发生费用的真实、必要、合理性的审核。
3.3 财务部会计：负责审核费用报销手续是否完备，票据是否合法、合规、合乎逻辑和完整有效。
3.4 财务部经理：
3.4.1 负责公司有明确费用标准的报销审批。
3.4.2 负责事先有签呈报告且报销金额在报告范围内的报销审批。
3.4.3 负责其他费用报销的审核。
3.5 分管副总：经总经理授权，负责公司日常经营所发生费用报销的审批。
3.6 总经理：负责副总经理所发生费用报销的审批。
4. 内容
4.1 审批原则
4.1.1 严格执行逐级审批，超出审批权限时自动转入上一级领导审批。
4.1.2 各级人员做出审批后，如审批事项违反公司制度、或有可能严重伤害公司利益，财务部有权拒绝执行，但应及时告知对方并向总经理汇报。
4.1.3 所有与费用有关的签批单交财务存档，以备审核。
4.1.4 特殊情况可先报总经理（或其授权人）同意后先行支出，核销时补充审批手续后方可办理。
4.1.5审批流程：经报人贴单---所在部门经理审核---财务部审核---总经理或副总签字核准---出纳付款。
4.2 单据要求
4.2.1 粘贴规范
4.2.1.1 报销人须按财务部要求，把发票、车票、验收单等按从左到右的顺序整齐、均匀粘贴在“粘贴薄”上并在右上角注明附件张数及金额，不得杂乱；其中发票的奖票部分应剪除、不规则的票据应剪齐，不能将发票代码、号码剪掉或粘贴时遮盖。
4.2.1.2 单据粘贴须逐张顺序粘贴（大一点的单据从右到左，小点的单据从下到上）单据间距离至少参差5mm，以便清点张数，加总金额；同类性质的单据尽量在一起，单据应粘贴整齐，以不超出费用报销单为准。
4.2.2 票据规范
4.2.2.1 内容完整：车票、住宿票、运费、餐费、印刷费及物品费用等，必须凭符合税务规定的合法票据，过期或假发票一经查出界定为无效发票将不给予报销。单据要有名称、编号；填制日期；接受单位名称（如“抬头”）；经济业务的内容；经济业务的实物数量；单价和金额；填制单位名称和经办人签字等要素。
4.2.2.2 手续齐全，合规合法：发票必须符合财税部门规定（要有税务局监制章或行政事业收据）；一式多联的发票，只能以“报销联”办理报销；金额计算必须正确，大小写金额必须相符；发票大、小写金额涂改、错误，视同废票。
4.2.2.3 真实有效：报销所提供的原始单据必须真实，与开支内容相符。车票及住宿票，必须按批准的最短的出差线路，凭起止地或当地的有效票据报销。如出现用甲地发票报乙地住宿，或发票时间与报销单不吻合等现象，均视同废票。
4.3 报销时限
4.3.1 各项费用发生后，报销人应在7个工作日内完成报销手续；当月内无正当理由而未报销的，按应报总额的1%·天罚款。
4.3.2 行政部日常备用金，应在每月10号前核销、备充。
4.3.3 凡发生借支但费用尚未核销的人员，不得再次借支。
4.4 替票管理
4.4.1 除购买食品、零星物品外，白条、收据不能作为报账依据，确实无发票，经总经理批准后可用其他有效票据填报。
4.4.2 确因遗忘开具发票、发票遗失、零散采购无法开具发票等情况，可填具《替票说明》（附件1），经上级签字证明后按报销程序办理。
4.4.3 定额费用（如车辆补助费、规定差旅费或凭票领取的费用），须提供税务认可的有效票据，否则财务部不予审核支付。
4.5 费用细则
4.5.1 办公费：指日常工作消耗的文具用品、纸张、色带、墨盒、办公用单据等费用。
4.5.1.1 综合部应在充分比价的基础上，尽量选择1-2家固定供应商，公司以转账等方式支付。
4.5.1.2各部门应在每月10日前，填报《办公用品需求表》（附件2），由综合部汇总，实行月度集中采购。
4.5.2 福利费:指公司员工本人结婚、近亲丧事（详见公司《福利管理规定》），本人因病住院等公司给予的慰问金。
4.5.3 业务招待费：指因业务需要而发生的交通、住宿、餐饮、娱乐、礼品等费用（详见公司相关管理规定）。
4.5.3.1 总经理直接下级需要业务招待费支出时，应事先向总经理报告；其余部门或人员应事先向分管副总报告。
4.5.3.2 业务招待费报销时，须附《业务招待费清单》（附件3）。
4.5.3.3 公司指定签单点发生的业务招待费，应由公司指定签单人签单，其他人签单一律不予报销。
4.5.3.4 业务招待费的发生不得拆分逐次报销,否则，一经发现将对责任人按已报销金额1-3倍处罚。
4.5.4 汽车费：指公司自有车辆的油费、停车费、保险费、修理费、路桥费、停车费，不含违规驾驶等的交通罚款。
4.5.5 水电费：指公司办公及仓储场所的水、电费用。
4.5.6 会务费：指公司因业务需要召开会议所发生的场地/车辆租用费、摄像费、资料费及与会人员的交通、食宿等各项费用。会议主办责任人员应事先申报费用预算签呈，经批准后借款。
4.5.7 租赁费：
4.5.7.1 指公司因业务需要发生的租赁费用，包括仓储、办公地点、员工宿舍的租赁支出。
4.5.7.2 公司为昆明以外员工提供住宿，包括房租、中介、物业费及押金，其余由住宿人承担。
4.5.7.3 经理及以上人员如另外租住，公司除承担中介、物业费外，按1000元/月标准核销房租。
4.5.8 市内交通费：指公司员工因公在市内办事所发生的交通费。
4.5.8.1 员工在市内公干时以公共交通工具为主，按实际票据报销；确因事情紧急需要发生出租车费用，由部门经理向公司分管领导报告，报销时由分管领导签字批准。
4.5.8.2 市内交通费车票如出现连号，报销人应注明实际情况，否则财务部直接按单趟实际发生数审核报销。
4.5.9 其他
4.5.9.1 通讯费：指公司支付的座机话费、宽带费用，及按规定可以报销的员工个人手机话费（详见公司相关管理规定或文件）。
4.5.9.2 运杂费：指公司因送货产生的动输费用，包括各种托运费。
4.5.9.3 修缮费：指公司办公及仓储场所的日常水、电等维修费用。
4.5.9.4 装修费：指公司办公及仓储场所发生的装修支出，包括材料、人工等费用。
4.5.9.5 邮寄费：由销服部归口统一办理、核销。
4.5.9.6 培训费：指公司为提高员工素质、新员工的就业培训或开展业务等需要支出的与培训有关的费用。员工经批准参加外地单位举办的培训活动发生的培训费据实报销，其中住宿费按照培训通知执行，交通费与餐补按出差标准执行（详见公司相关管理规定）。
4.5.9.7 企业文化建设费：指公司报刊图书订阅，组织团队活动等发生的费用。此费用由综合部归口统一办理、核销。
4.5.9.8 宣传广告费：指公司因会议或宣传需要制作字幅、宣传画册（片），及公司各种广告宣传发布费用。此费用由综合部归口统一办理、核销。
4.5.9.9 劳保用品：指员工宿舍内公司应提供的生活用品，及公司日常生活、清洁用品费用。此费用由综合部归口统一办理、核销
4.5.9.10 其他未列费用科目，按公司相关管理规定、文件、通知执行。
5.罚责
5.1 恶意虚报
5.1.1 报销人恶意虚报费用，一经查实，处虚报金额1-5倍罚款并立即开除；根据其性质，公司保留包括追究法律责任在内的权利。
5.1.2 票据不合规、不符逻辑、存在明显缺陷但虚报费用成功，造成公司损失且无法弥补的，由虚报人所在部门经理承担50%，财务部会计及经理各承担30%、20%（附件4《罚款通知单》），直接从工资中扣除。
5.1.3 部门内一年出现2起（含）以上虚报费用事件，除按上述标准处罚外，立即撤销部门经理职务。
5.2 因财务部人员工作疏忽，造成公司损失（如多付）且无法弥补的，由出纳及会计各按80%、20%承担，直接从工资中扣除。
6.附件

附件1 《替票说明》
替 票 情 况 说 明
经办业务

经办人员

证明人

替代票据类型

替代票据金额

替票情况详细说明

公司领导意见

替票入账审核

附件2 《办公用品需求表》
办 公 用 品 需 求 表
申请部门： 年 月 日
序号
品 名
规 格
数 量
备 注

附件3 《业务招待费清单》
业 务 招 待 费 清 单
序号
招 待 原 因
客户名称及人数
地 点
公司人员及人数

金额： 万 千 百 拾 元 角 分
报销： 审核： 审批：

附件4：《罚款通知单》
罚 款 通 知 单
：
你因违反公司《 规定》第 条 款相关内容，经公司决定，处以 元罚款，从工资中直接扣除。特此通知。

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年 月 日