四象限工作法.doc

时间管理的四象限工作法
远离“救火”

在这个自主承担责任而又以业绩说话的时代，你是否常常觉得时间不够用？常常把“时光如流水”，“时间就是金钱”挂在嘴边，等到真正体会到而又充满紧迫感时，又不知道如何去管理、利用时间，常常忙忙碌碌却是碌碌而为的结局，常常玩乐闲逛似乎又并没有多开心，留下地只是空虚，这是因为我们不懂得合理管理时间 ！大家都知道，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”……世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。条件基本相同的两个人同时面对相同的工作量，有的焦头烂额，而有的轻松自如，问题出在哪里呢？就是分清工作的轻重缓急！在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。
　　一、传统时间管理法的核心：以“急”为重
　　低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套，天天处理“急事”，天天救火，在焦头烂额的同时，内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”！从而也就深陷其中而不能自拔，把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事，加上“成就感”作怪，员工是救火队员，干部是救火队长，整个组织就变为救火大队。
　　大家可以仔细想想，救火队能够让财产升值吗？所以，忙是瞎忙。
　　二、高效时间管理法的核心：先轻重，后缓急
　　在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”，也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：

1、第一象限是重要又急迫的事。
　　举例：诸如应付难缠的客户或客户严厉地投诉、危机紧迫的问题事件、上司要求准时完成工作、住院开刀等。
很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。
2、第二象限是重要但不紧急的事。
　　举例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议；改善沟通能力，照顾自己的身心健康，人脉拓展与管理，收纳管理，培训手下，练习授权，理财投资规划，对身心有益的休闲减压。
是否重要，是依据能不能带领你更加靠近你的事业与人生目标来决定。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。
　　这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把主要精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。
3、第三象限是紧急但不重要的事。
　　举例：电话、会议、突来访客、吸引注意力的活动，不好意思拒绝的要求。
许多不重要的事情，因为它的紧急性，容易让你误以为很重要，其实与你的目标没有什么关联，如果你立即去做，就等于你宝贵的时间被人抢了，你要练习拒绝它们来打断你正在执行的重要事项。
4、第四象限属于不紧急也不重要的事。
　　举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
　　简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
安东尼·罗宾斯在《The Time Of Your Life》培训当中的“Time Targets”，更加贴切地阐述了这个观点。我依据这些顶尖大师的理论，发现在实际工作与生活当中，这样一个“高效优先序靶”更能够表达出优先序与重要性的关系：

　  这个“高效优先序靶”的目的，就是要你化被动为主动，时时专注在靶心A区，一步一步地开始掌控你的生命。
    依据在ABCD各区花费时间的百分比，可以判断一个人的特性：
A区
重要，不紧急
B区
重要，紧急
C区
不重要，紧急
D区
不重要，不紧急

0%
0%
40%
60%
完全迷失型
5%
25%
30%
40%
漫无目标型
5%
50%
25%
20%
忙碌大众型
10%
80%
10%
0%
工作狂型
40%
40%
10%
10%
高效人士型
50%
40%
5%
5%
高效冠军型

阅读心得
通常时间管理，大家都会知道排priority，事情有轻重缓急，就会出现四个象限，X轴跟Y轴分别是，“重要”跟“紧急”程度区分。
大家都知道，要优先处理“重要且紧急的事”，但是，再来呢？“重要但是不急”跟“不重要但是很急”这两者如何取舍？ 上次看了网路上的一篇投影片，我觉得那样的说法还蛮能让我接受的。
通常，会觉得事情处理不完，是因为“重要且紧急”的事情太多，需要花很大的时间跟精力去处理这一块，等“重要且紧急”的事情处理完了，原本“重要而不紧急”的事情，也演变成“重要且紧急”的程度了。 所以，时间永远不够。
想要有效率的做事，需要让“重要且紧急”的事情能在掌握之内，不会脱钩酿成巨祸，收敛稳定。 而大部分的时间跟精神，应该拿来处理“重要而不紧急”的事，最好在还没变成“紧急”之前，就把问题解决掉，才会有更多的时间，处理“未来重要且不紧急”的事。
拿大部分时间来做“重要而不紧急”的事，那“不重要但紧急”的事情怎么办，不是应该先处理急的嘛？
我之前自己的priority也是这样思考， 我一直以为应该是“重要紧急”→“不重要紧急” →“重要不紧急” →“不重要也不急”，那是因为，我们把处理问题的对象，只限定在自己身上。 以工作来说，我们通常是团队工作，这是个很好的思考角度， 那个老师提出的角度就是，“不重要但是紧急“的事情，应该”授权“！！授权这两个字，整个就像在茫茫大海上的灯塔一样，让我整个通了。
重要的事情，可能得要亲力亲为，不重要的事情，应该让其他人「学着」学习处理，权力、问题下放，或是请求别人帮助， 解燃眉之急，那问题通常就会解决掉，因为“紧急”会随着时间流逝而改变程度，“重要”通常是问题的品质，比较不会受到时间的影响。
而处理问题的人，应该不要只有限定在自己身上，站在巨人的肩膀上，发挥团队工作的精神，学习授权与带领团队的工作方式，才能有效的提升整个团队能力跟效率。
最后，“不重要且不紧急”的事情该怎么处理？有三种解法，请依序解决，
1.不重要且不紧急？ 那有必要做吗？要从do right thing的角度去思考，有没必要多花时间气力去作？
2.有没有别人有时间想帮忙作？或想学经验？有的话就请他们帮忙。
3.上述两种方式都不可行的时候，请用自己“零碎”的时间去处理“不重要且不紧急”的事情。
以上，是上次看到针对四个象限，很棒的一个思维角度跟心得。