第一章 物业部-写字楼组制度及岗位职责.doc

第一章 物业部－写字楼组制度及岗位职责
一、 部门概况
物业管理部是物业部属下之一分部，主要负责中信广场之办公大楼、商场、地库、外围、广场保洁、广场绿化、及邮件的处理，协助举办商场推广活动，整个广场日本人事务及接待相关单位对本广场之访查。整个部人员虽少，但负责之事务较为繁重，在整个管理处的日常工作中起较为重要之作用，本部工作表现之好坏直接影响整个广场之声誉起到举足轻重之作用。
二、 部门职责简述
1. 物业经理
直属上司：总物业经理
职责范围：
1. 1主持物业部的全面工作，直接分管日常管理部、保安部、公寓楼组、会所的工作，并行使管理、监督、协调的职能。
1. 2积极配合总物业经理所作的决定或工作安排，保证公司的方针、制度的贯彻和落实。
1. 3提交物业部每年之管理预算、工作报告及各类报表。
1. 4检查各部门的管理者的工作表现并定期作出评估。
1. 5定期巡视广场内各项工作，并提出改进意见。
1. 6跟进管理上的各项投诉及处理结果，协调公司内各部门的工作关系达致良好。
1. 7与政府有关部门建立良好的沟通渠道。
1. 8协助总物业经理完成其它工作。
2. 副物业经理
直属上司：物业经理
职责范围：
2.1草拟管理部每年之管理预算/计划及总结。
2.2与会计部保持联系并监察日常之营运开支，督促做好租金及管理费之追收。
2.3与工程部保持联系并协调处理保养事宜。
2.4与保安部加强协调，确保物业范围之安全。
2.5处理有关管理上之投诉。
2.6监管及领导属下员工之培训工作，及定期对属下员工进行评估。
2.7审核每月员工值勤表。
2.8监管及领导属下员工纪律及工作效率。
2.9处理日常管理事项，包括如下几点：
2.9. 1办公楼、商场及停车场之管理。
2.9.2园艺之监管。
2.9.3清洁之监察。
2.9.4政府部门之联系。
2.9.5日常信函及通告之草拟。
2.9.6客户之关系。
3. 物业经理秘书
直属上司：物业经理
职责范围：
3.1电脑打字及存档（包括机密文件）。
3.2将所有事件提出给物业经理注意。
3.3处理外来电话。
3.4替物业经理安排约会及会议。
3.5撰写会议记录。
3.6将物业经理发出之文件传达予适当之部门及同事。
3.7处理外来收发之文件。
3.8任何其他秘书之职责。
4. 物业主任（办公大楼）
直属上司：副物业经理
职责范围：
4.1协助副物业经理处理日常管理事项；
4.2督导及监管物业助理之工作，并定期作出培训。
4.3指导物业助理处理有关客户之投诉，并在重要业户或较重要事件须亲自作出处理；
4.4定期对办公大楼作出总体之巡视工作，确保设施设备正常及注意发现卫生、保安问题，及时跟进，使办公大楼达到最高物业水平；
4.5监管各助理之维修工作单，并与工程部作出协调，完成办公大楼日常之维修工作，及业户之有偿服务工作；
4.6草拟通告、信件等文件；
4.7协助业户解决任何管理上之问题。
4.8每月根据财物报表，跟进业户欠交本处之管理费，对过期欠交管理费之业户作出适当之制约措施。
4.9督促各助理定期更新业户资料，并对相关资料作出审核；
4.10每月对办公大楼之管理作出月度总结，检讨业户投诉卫生保洁等工作；
4.11管理停车场的车位派发及停车场停车证的定期更换。
4.12监督各助理或亲自处理业户单元的交收工作及将业户资料作出相应的改变。
5. 物业主任（商场及外围区域）
直属上司：副物业经理
职责范围：
5.1协助副物业经理处理日常管理事项；
5.2督导及监管物业助理之工作，并定期作出培训；
5.3指导物业助理处理有关客户之投诉，并在重要业户或较重要事件须亲自作出处理；
5.4定期对商场及外围区域作出总体之巡视工作，确保设备设施正常及注意发现卫生、保安问题，及时跟进，使商场及广场外围达到最高物业水平；
5.5审阅各助理之维修工作单，并与工程部作出协调，完成商场及外围区域日常之维修工作，及业户之有偿服务工作；
5.6草拟通告、信件等文件；
5.7协助商户解决任何管理上之问题；
5.8每月根据财物报表，跟进业户欠交本处之管理费，及业主之租金，对过期欠交管理费及租金之商户作出适当之制约措施；
5.9督促各助理定期更新业户资料，并对相关资料作出审核；
5.10每月对商场及外围区域之管理作出月度总结，检讨业户投诉卫生保洁等工作；
5.11对欠租或违约之商户之诉讼工作，并定期作出汇报；
5.12监督各助理或亲自处理业户单元的交收工作及将业户资料作出相应的改变；
5.13定期对商场巡查，掌握各租户之开业状况，并与售楼部作出沟通，督促租户按照合约执行相关规定；
5.14协助推广小组完成商场之推广活动。
6. 推广主任
直属上司：副物业经理
职责范围：
6.1处理商场之推广活动；
6.2与发展商紧密联系有关商场之推广事宜；
6.3处理有节日之装饰及推广；
6.4计划及推广商场之形象；
6.5对外传媒之联系；
6.6处理客户要求租用灯箱及商场大堂事宜；
6.7与其他部门协调以确保推广活动顺利进行；
6.8跟进及与广告公司协调，定期出版物业通讯刊物；
6.9处理省市政府及有关系单位到要广场之参观申请；
6.10跟进广告公司有偿使用广场外景之拍摄。
7. 联络主任
直属上司：副物业经理
职责范围：
7.1处理外国人（日本人）客户之咨询及投诉；
7.2与工程部联系及跟进对外国（日本人）客户之维修问题；
7.3处理日常管理事宜及副物业经理安排之额外任务；
7.4草拟外文（日文）之通告及外国人（日本人）之来函信件之回复。
8. 物业助理（一）－日常管理
直属上司：物业主任（办公楼/商场）
职责范围：
8.1每月巡逻确保管理区域内设备设施清洁及保安事宜一切正常；
8.2与工程部跟进维修事项，及业户的有偿服务；
8.3听接及处理客户咨询及投诉；
8.4不断更新客户纪录；
8.5协助物业主任处理日常管理事宜；
8.6处理交接班工作，每日书写工作记录簿，将当日管理区域发生事项详细记录；
8.7完成新单元的交收及二次装修的办理手续；
8.8处理办公室内的文件存档，定期检查各项表格并及时进行补充印刷，协助上级打印有关之通告及文件，管理办公室内之锁匙、办理装修工人之出入证件、广场之加时空调；
8.9办理整个广场之电信业务，定期与电信局大客户服务联系，提供有关之电信信息予广场各业户，每月对申购及售出电话线统计并做表格
8.10为业户订造广场水条及门牌，在每月底统计并做表格；
8.11观察广场之绿化生长情况，督促绿化保养公司对绿化之管理。
三、 工作程序
1. 收楼程序
1.1收楼之业主/租户须配备以下条件
1.1. 1能出具由售楼部书面发出之收楼证明书，及有效的身份证正本。如非业主本人收楼，需出具业主签名之委托书方可办理收楼手续。
1.1. 2计算收楼时所需之费用（详阅收楼表格一），填写收费表格并与业主到财务收费处交款。
1.1. 3要求业主/租户填妥联络资料登记表（详阅收楼表格二）
1.1. 4联同业主/租户到收楼单元验收（详阅收楼表格三）
1.1. 5将要收楼之单元门匙如数交给业主，并作签收（详阅收楼表格四）
1.1. 6如有收楼单元需要执漏工程，业主/租户可需托管一条门匙于本部，以方便工程人员执漏（详阅收楼表格五）
1.1. 7填妥其他相关表格（包括：紧急联络人表格、防火负责人登记表等表格）
1. 2文件处理
1.2. 1将已填妥收楼表格（包括收楼表格二、收楼表格四、收楼证明书）抄送财务部。
1.2. 2新收楼单元所有收楼文件存档；
1.2.3更改各相关状态表，以作记录；
1.3. 4将需要报维修项目之表格抄送发展商及管理处工程部。
2. 二次装修程序
2.1接受业户提出装修申请，并按规定收取装修按金及装修管理费；
2.2要求业户购买装修保险及购买灭火器；
2.3填妥有关装修表格资料，及签名确认装修守则；
2.4收取装修图纸，转交工程部审阅（约7－10个工作日）；
2.5待工程部施工许可证批出后，到本部办理装修工人出入证；
2.6装修完毕后，经业户申请后，由本部联同工程部进行装修验收工作；
2.7验收合格后，方可对单元开放用电及空调，允许业户使用；
2.8验收合格后45天，业户可到管理处办理退装修按金。
3.办理装修工人出入证之程序
3.1要求到本部办证之负责人出示由工程部批出的施工许可证副本，及办证时所需之工人照片两张、身份证副本（身份证须与申请办证之工人符合身份）；
3.2填写收款表格，到财务交款，每个出入证规定收取押金人民币30元，工本费人民币10元，共人民币40元/个；
3.3待上述之两点完成后，即可开始办证，首先将工人资料抄写于装修表格（6）内，及将出入证后面之号码一同抄在表格内。在工人之资料抄妥在出入证上，把相片钉于出入证规定之位置上，用本部规定之专用章盖印，此证方可生效使用；
3.4将工人之资料存档；
3.5待装修公司装修完毕后，负责人到本部办理退证手续时，必须出具缴交出入证之发票及相应之出入证数量，若有遗失，按金一律不予以发还；
3.6在退款时，办理退款人必须填妥＜库存现金支出单＞、装修表格16，及发票后要盖上财务专用报销章，签经办人栏，方可呈予批复；
3.7将退证后面之号码与旧有记录对照及删掉，然后将退证存放好。
4.工程维修程序
4.1各同事对日常巡查或接业户报修工程后，必须及时落单，集中放于工作单文件架内；
4.2指定物业助理定时将工程单送到B1工程部签收，并将工程单第四联收回分派给相关之同事。接收回工程单后，请妥善保管并在日常工作中加以检查所报修之工程项目，如已完成自行作记录；
4.3送工程单之同事每日将工程部完成之单签收，并带回到办公室，分派给相关之同事。对已完成之工程进行复查，确认该工程完成后在工程单上签名并附已收回之工程单第四联钉在一起并交回指定物业助理处集中存档，另将工程单第二联抄送于财务部，以作收费记录；
4.4如果三天以上未能完成之工程单，物业助理应交予物业主任与工程部维修主管协商跟办，加因某种原因不能完成之工作单，交由指定物业助理做好存档，由物业主任定期跟进；
4.5对于工程较大而长时间不能完成之工程单，由本部门拟出备忘录知会工程部经理跟进并由指定物业助理做好存档；
4.6指定物业助理将收集已完成之工程单进行定期存档，以备日后有需要时检查。
5.借匙程序
5.1内部借用匙程序
　5.1.1锁匙由部门指定物业助理保管；
　5.1.2本处部门及售楼处向本部借匙时，须填妥借匙记录；
　5.1.3由本部指定物业助理经手借予借匙人；
　5.1.4借匙人还匙时，须交回指定物业助理，由指定物业助理注销借匙记录。
5.2如本广场业主或租户借用公众区（洗手间）锁匙程序
　5.2.1要求业户出示有效之证明或委托书；
　5.2.2本部指定物业助理核实有关证件后，并填写收费表格，要求业户交纳人民币500元押金；
　5.2.3由指定物业助理将锁匙借予业户；
　5.2.4业户归还匙锁后，将锁匙押金交办理手续回予业户。
6.保洁项目－电梯玻璃清洗程序
6.1清洁公司清洁工作严格按所规定之工作表格规定之时间进行，如有变动应提前一天知会本部；
6.2清洗时，须在工作之客梯口摆放围栏及工作告示牌；
6.3清洁过程中，必须确保有工作人员在场，避免有不知情人员进入客梯；
6.4清洗完毕，清洁负责人必须及时通知保安部负责锁好电梯门，在电梯上锁前清洁人员亦必须在场；
6.5确保保安部锁好电梯后，清洁人员须及时清理工作现场之告示牌及清洁工具。
7.过期信报之处理事宜
7.1每日由信差将信报及邮件按规定进行投递；
7.2如届时，信差在投递时，发现之投递之单元无人或信箱塞满，信差则将此信报转交保安室之保安员，并留下留言纸，要求业户到保安室领取；
7.3如业户在限期三日内，仍未到保安室领取其信报及邮件，则由保安部将已过期之信报、邮件，交由公寓楼组同事（如属日本业户，公寓楼组同事须将信报或邮件交与日本人小组处理）通知业户有关领取信报、邮件事项；
7.4如业户之信报存在管理处超过一个月，报纸按废纸处理，信件及其它邮件由信差退回邮局并作好有关记录（信件及邮件在退回邮局时，需作记录并要求邮局签收）；
8.中信广场财物损坏处理程序
中信广场保安员在当值巡查中或接报，如发现本广场内任何财物的损坏（包括自然或人为）都应按下列处理程序作出处理。
8.1立即通知当值主管到现场拍照及展开保护现场的工作。如发现是人为之损坏则要求当事人立即进行调查处理；
8.2如损坏物品属人为行为，则由保安当值主管对当事人作出交涉及填写＜中信广场损坏物品确认表＞。如当事人非本广场之业户，则暂收取人民币2000元正作为维修该物（或工程）之费用，日后作出多退少补处理；如属业户，可暂免收人民币2000元维修费，但必须签妥损坏物品确认；
8.3保安主管须立即或事件发生后之第二天把所收款项交予财务部，及将损坏物品确认表交予物业经理审阅；
8.4物业部人员配合工程部人员跟进有关维修被损坏之项目。
9.警铃报警之处理程序
9.1当管理处收到有关警铃警之信息，本部将即刻追报警之区域及原因，如查实为
误报，即电话向该区域之所有业户作解释；
9.2接报之同时，即派物业助理到现场察看，了解具体情况并做好维持秩序工作；
9.3保安部之消防员亦应赶赴现场，协助做好解释及维护工作，并检查有关避难场所，以查看是否有公司职员避难，并做好处理；
9.4事件平息后，物业部以书面形式向所有受影响之公司作解释；
9.5而对于单元之消防验收，应以书面形式预先知会将受影响之业户。
10.指示牌等物品之借用程序
10.1业户向本处要求借用本处之指示牌及其它物品时，必须以书面形式向本处申请，交本处审批；
10.2业户之申请须由物业主任以上职级，才能进行审批；
10.3如业户之申请获批准，则须填妥借用指示牌之表格，并按有关规定交纳租金；
10.4业户凭已付款之单据，由物业助理协同到保安部领取指示牌及所租用之物品，并摆放于本处所批准摆放之位置；
10.5如业户租用之指示牌期满，本部即通知保安部收回指示牌。
11.参观中信广场程序
11.1安排参观中信广场之有关事项直接由物业部负责处理；
11.2申请者必须先填妥参观申请表，交到本部推广小组处；
11.3接到有关申请后，物业部会将其交予总经理作审批及安排有关之参观事宜；
11.4为能有充足时间准备，物业部均要求申请者提前三天通知及填妥申请表格。
12.电信业务办理程序
12.1业户向本处购买电话线程序；
12.1.1业户向本处缴纳电话初装费人民币2400元/条；
12.1.2拨打189向电信局报申电话预受理，以本公司名义向电信局申装电话，同时出单工程部拉电话线至单元；
12.1.3约三天后，电信局通知缴费，携“单元用户新装电话申请卡”去电信局缴电话初装费及工料费人民币1100元/条，约一周后电信局来大厦总机房装机；
12.1.4出工程工作单予工程部为业户跳线试机，经业户验收后签字认可；
12.1.5电话开通约两周后，办理过户手续将电话过户给使用业户。
12.2业户自行申装或迁移电话线程序
　12.2.1业户向本处缴纳人民币1000元/条迁移费（新单元、大单元免费迁移4条，小单元免费迁移2条）；
　12.2.2若属大厦内部迁移，则缴纳内部迁移费人民币500元/条，本处在业户之“新装电话申请卡”或“电话迁移申请卡”盖章确认本处同意；
　12.2.3出工程工作单予工程部，为业户拉线至单元；
　12.2.4电信局来总机房为业户装机后，出工作单予工程部为业户跳线试机并经业户验收签名。
13.绿化检查程序
13.1由负责该区域的物业助理每天对所有绿化植物进行巡视，发现问题及时知会绿化公司负责人；
13.2定期（每星期一次）与绿化公司负责人对所有绿化植物进行检查，包括以下项目：
　13.2.1清除杂草（要求无杂草）；
　13.2.2垃圾清扫（要求无垃圾）；
　13.2.3修剪、造形（有修剪、造形美观）；
　13.2.4病虫防治（无病虫）；
　13.2.5植物常绿，不能有枯枝（要求无枯枝）；
　13.2.6绿化工人精神及仪表代表（制服洁净、精神良好）；
　13.2.7绿化工具之摆放（摆放整齐有序）。
13.3每次检查完毕，并填妥所附之表格。
13.4根据检查情况，每月底对绿化进行总结并呈交物业经理审阅。
14.单元退场处理程序
14.1如有单元搬迁退场，由物业助理查询该业户是否交齐所欠费，如有欠款即要求业户清缴所有费用。
14.2与业户及工程部同事到退场单元查看电表及水表（如有需要）并作记录签名确认。
14.3区域物业助理及时将业户退场之情况知会业主（如有需要）并要求业主或租户明确日后该联系人，电话及联系地址。
14.4办理完上述项目，须及时对水松板上之业户资料作出更改，及对紧急事故人电话及联系地址作出更改，并及时知会财务部、保安部及公寓楼组。
14.5更改业户档案上之资料，并对旧租户资料作出处理，另行存档。
14.6即时拆卸该单元之水条。
15.非办公时间办公楼加时空调处理程序
15.1非办公时间加时空调由公寓楼当值物业助理进行处理。
15.2当值助理接到额外加时空调申请电话，应首先向业户解释，并说明加时空调之价目，及申请必须提前24小时进行，尽量说服业户取消该要求。
15.3如业户坚持需要（或该业户为重要业户）时，应先与工程部当值主管协商可行性，然后回复业户。
15.4如果可行，须业户按要求书面填妥申请表格，并即交回管理处，并作书面交班簿，以便补做审批手续及抄送相关部门之手续。
15.5如该司无公章、申请人亦非该司负责人，应及时联系该司之紧急事故人联系确认后，方可同意该要求该人员办理手续，并要求该人员提供其身份证复印件、工作证或名片等可证明其身份之证件，并附于加空调申请表上。
15.6将事件可致电告知日常管理部负责人事知悉。
15.7如果无法提供加时空调服务，应以礼貌说服业户并作出合理解释。
16.非办公时间办公楼发现单元门未锁处理程序
16.1当值巡逻保安发现办公楼公司大门未锁，应及时报告当值主管。
16.2当值主管及时到现场察看后，可暂时对大门上锁并知会公寓楼当值助理。
16.3当值助理接报后，及时联络该司之紧急事故联络人，要求其尽快回公司锁门。
16.4如该联络人回来处理，则由其自行将单元处理。并希其能对该单元作检查并书面确认当时情况。
16.5如果该司无法联络到该联络人，或该联络人拒绝回公司，或要求本处代处理，本处则声明如有损失本处将不负任何责任。并安排保安加锁并留纸条。
16.6翌日，该司要求本处开门时，须要求其携相关证明到本处保安部办理相关手续，后代为开启，并须书面确认当时该单元情况。
16.7保安部及物业部对此作出相应之记录，以备查核。
17.新搬迁进单元之处理程序
17.1当新单元搬迁进本广场，由保安进行监管。
17.2保安部发现公司搬迁进其单元，应要求其到管理处物业部办理物品放行条后，方可放行。
17.3当业户到本处办理放行手续时，物业部应再次与该司负责人沟通，要求其填妥相关资料，包括：紧急事故联络人、防安防火责任人表格、通信地址及该司备案名称等。
17.4如该单元仍未进行有相关之手续办理，物业助理应协助其补办，包括：装修验收、业户手册及资料之领取及大堂水条之申办等。
17.5如完成上述资料后，物业助理协助该填妥物品放行条。
17.6该物业助理根据情况，及时更改水松板上之业户资料，并将业户资料抄送相关部门。
17.7保安部根据物业部主任级以上签署之放行条，给予办公用品之搬迁放行。
18.外景拍摄申请程序
18.1如有单位向本处申请在本广场拍摄外景，该单位须提前三天申请，并填写相关表格提交本处。
18.2本部接申请后，由负责人联系并填写相关内容，然后呈物业经理及总物业经理审批。
18.3待批出申请结果后，由物业部负责人联络申请拍摄单位，通知审批结果及携带申请表于拍摄前，前来本处缴交拍摄费用，及将拍摄申请抄送物业部、保安部、财务部、工程部。
18.4拍摄单位于拍摄时，须出示按金单、拍摄费发票予本处跟进之保安部当值主管核实，方可进行拍摄。
18.5拍摄结束后，由跟进之保安部当值主管签核实际拍摄时间，并将结果副本抄送回物业部负责人。
18.6若超时工作，现场跟进之保安部当值主管应立即通知物业部负责人跟进；获得口头批复后，可以继续拍摄，如拍摄时间超过三小时，须向该单位收取超时费用，方可让该单位人员离场。
18.7超时费用的收，如在办公时间，应到管理处财务部交纳，如属非办公时间，可前往B1停车场收费处缴交。
18.8拍摄后三天内，到本处办理结账等有关手续。
18.9如拍摄当日有任何变化，保安部应及时知会物业部相关负责人。
18.10物业部每月三日前统计上月之拍摄费用作统计，并抄报财务部审核。
19.处理装修垃圾之监管及清运程序
装修垃圾清运由保安部负责监管及负责执行。
19.1车场保安员监管所有装修垃圾在弃置前，必须用袋包装封口，并放在垃圾房之指定地点内。
19.2正常情况下，垃圾日产日清，但如当日垃圾量不够一车（5吨左右）可致电运输队取消当日清运。
19.3如当日有大量垃圾，须提前通知运输车队多派车辆，以协助加快清运。
19.4垃圾车队每次装完垃圾，保安部主管或领班进行检查，确保清运垃圾的量是否如实，并在车队之确认单上签名加盖“货物放行章”，以便日后对数。
19.5保安部在每月底将收到之垃圾清运单统一交到物业管理部，再由物业管理部进行核数，然后申请款项付该笔费用。
20.广场卫生监管程序
20.1根据已制定之区域卫生检查，由各区域负责主管负责。
20.2每日由区域主管或主任不定期与清洁公司负责人对所属区域进行检查（检查标准为检查表备注所示）。
20.3在检查过程中发现有不妥之处作出记录，最后签名确认。
20.4将已完成之检查表由各分部经理审批后，每日递交于物业经理审查　，并在每月清洁总结中有所反应检查结果。
20.5该表格之填写须清楚明白及有双方检查职员之签名为准。
21.接获住户投诉处理程序
21.1物业助理收到业户电话或口头投诉事，到现场了解清楚实际情况及作跟进。
21.2填写＜业户投诉及跟进＞本，报告跟进过程交上司审阅或加意见。
21.3再将处理意见反馈至业户。
21.4业户严重投诉或意见将由物业主任或副物业经理亲自处理并报告更上层上司。
22.出启通告程序
22.1根据上司指示，由物业助理或物业主任负责草拟中英文之通告，及时将有关管理方面之信息传递到至各业户。
22.2经副物业经理修阅后上呈上司审批盖印后发出。
22.3通告视乎内容由物业助理摆放于东、西公寓密码门出口处或投入业户信箱内。
23.管理费/租金之催缴追收程序
23.1财务部于月末打印当月欠交管理费（截止至每月25日）/租金（截至月末）业户之欠收报表，并交每月5日前致送物业管理部。
23.2物业管理部收到财务部之欠收报表后，安排专人进行复核，确认无误后，在8日前，以总物业经理名义出第一次追缴信致各欠费业户，限期为10日。所有信函均须签收或挂号投递。
23.3如“第一次追缴信”发出10天仍未收到款项，物业部将继续以总物业经理名义出最后追缴通知书致各欠费业户，期限至当月最后工作日，所有信件亦须签收或挂号投递。
23.4最后追缴信之最后期限内，业户未能清缴欠款，物业管理部将报请总物业经理签发＜执行停电通知书＞送至相关业户，并抄送管理处工程部。
23.5工程部收到总物业经理签发的＜执行停电通知书＞后，在限定时间内采取停电、停水措施。
23.6在限定时间内，欠费业户将所有欠款连同恢复手续之费用人民币200元一并交清。物业管理部须填写＜恢复供电执行通知书＞附上供电手续费发票交物业经理及总经理签署，由管理部送交工程部，工程部收到通知后，要在15分钟内恢复供水供电。
23.7对于欠费业户采取停电，停水措施以后，经协商或调解仍未将欠费交清，由物业管理部将欠费业户的相关资料按要求整理送财务部复核。报送总物业经理批准后（如果欠款为租金，须以总经理名义发信，报请业主确认），经将有关材料交至律师事务所经办律师并配合其送达律师函或向人民法院提起诉讼的有关工作（租金追收款项为按合约计算之总额及滞纳金），并及时跟进开庭审理日期。
24.违例装修处理程序
24.1保安部定期对装修单位进行巡查，发现违例施工及时指出、纠正。
24.2物业部收到业户投诉违例施工，即知会保安当值主管，由保安部派员到现场给予纠正。
24.3如果施工队能及时改正不再重犯，本处将不作扣罚。但如果违反消防之施工，应给予即时处罚。
24.4如果提出口头改正后，仍违例施工，保安部将出书面警告。并要求施工负责人签名确认。
24.5如果书面警告发出后，施工队仍无改进，本处将由物业经理签署＜停电通知书＞予工程部，工程部收到通知书后，及时对该单元停电。
24.6如该施工队经协商签应改正，经物业经理同意后，签署＜开电通知书＞予工程部开电，同时本处须收取人民币200元手续费。