房地产公司档案管理工作指引模版.docx

档案管理工作指引
1、总则
1.1为了加强股份公司项目系统的档案管理，并有效保护和利用项目公司档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《xx商业地产档案管理制度》等法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于项目公司的档案管理。
1.3现明确项目公司行政部负责档案管理工作，在档案管理事务方面受股份公司办公室及项目管理中心的监督和指导。各业务部门对本部门所产生的档案完整性负有直接责任。
1.4项目公司行政部应当根据实际档案管理工作的需要，组织建立档案管理机构（即档案室），配备必要的安全保护措施，确保档案的完成、准确、安全和有效利用。
1.5项目公司行政部应配备专职或兼职的档案专员，并要求档案专员忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
2.、项目系统各公司档案的收集和归档
2.1归档的范围是指公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形的具有保存价值的文件材料。根据股份公司要求，现明确各公司归档的文件清单（不限于）如下：
■ 项目公司行政类
■ 项目前期立项等文件
■ 工程类
■ 规划设计类
■ 成本及招投标类、
■ 监理类
■ 成果文件
■ 营销类
具体小类详见附表1：
各公司应按此清单收集整理档案，并依据此清单进行增删。
2.2 归档的时间： 项目公司的业务部门应依据此归档时间对本部门档案进行整理后移交公司档案室。
■ 管理性文件材料一般应放在办理完毕后的三个工作日内直接归档
■ 工程资料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后一个月内归档完毕，周期长的可分阶段、单项归档；
■ 合同资料在合同签订完毕后的三个工作日内及时归档；
■ 变更洽商资料在结算完毕后及时归档。
■ 公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
■ 财务、会计文件材料在会计年度终了后由财务部门整理归档
■ 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
■ 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的材料应在工作结束后及时归档。
■ 下列文件材料应随时归档：
变更、修改、补充的文件材料；
公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
公司产权变动过程中形成的文件材料；
其他临时活动中形成的文件材料。
2.3 归档要求：
2.3.3 归档的文件资料，应当做到内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。
2.3.4 公司档案室应当按照规定对归档的各种文件材料进行验收，不符合要求的，不予归档，符合归档要求的文件资料，由归档人员将所归档的文件材料核对，并填写档案交接表，双方确认登记。
3. 项目公司档案管理要求
3.1 档案管理要求：
3.1.1 项目公司档案室对归档的文件材料应当及时进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具、
3.1.2 项目公司工程档案应以工程项目为单元建档。
3.1.3 项目公司工程档案的立卷和卷内文件排列，应当按照各地要求的《建筑工程资料管理规程》的规定来进行分类和编目，并根据文件类型建立电子文档目录。此条严格遵照股份公司档案管理制度。
3.1.4 档案室应当掌握档案变化情况，及时补充有关档案材料，保持档案与现状的一致。
3.1.5 档案专员应当严格执行档案管理的有关规定，不得擅自修改档案，确需变更和修改的，应当经公司领导和相关部门负责人批准，按照规定程序执行。
3.1.6 项目公司档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁档案。
3.1.7 档案专员或公司内部人员应调离职岗位发生变动，应当及时办理档案的交接手续。由调离职人员会同档案专员、所属部门主管领导共同对其经办的档案进行清理，并填写《项目公司员工调离职档案移交表》，并三方签字确认，档案移交确认后即可办理调离职手续。
4. 项目公司合同档案及重要档案管理细则
4.1 合同档案管理
4.1.1 合同档案台账建立要求：
■ 公司成本控制部负责建立工程类合同台账，跟踪监督工程类合同的执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料，工程类合同台账按招标采购分类，
■ 公司财务部负责建立非工程类合同台账，跟踪监督非工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料。
■ 工程类合同执行过程中以及完毕后，合同经办部门应依据相关规定进行合同评估。
4.1.2 合同档案归档要求：
■ 合同档案的完整性：包括招标文件、投标文件（中标单位）、中标通知书、合同审批记录、合同原件等，由经办部门负责收集、整理后移交至档案室，档案专员对其完整性给予检查和监督。
■ 合同签订后，经办部门、财务部、档案室必须各留存一份原件。
■ 当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的合同仍作为有效合同进行档案管理。
■ 用地合作或转让协议原件由项目公司档案管理部门保管，各执行部门留存复印件。销售合同（房屋销售合同、商铺销售合同）可由项目营销部或财务部统一保存。
4.2 重要档案归档要求
重要档案包括项目的开发证照以及决策类保密文件
4.2.1 重要证照：项目开发证照（即六证）《国有土地使用权证》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》、《销售许可证》、《房产证》
■ 归档要求：项目公司在实际办理的时候应该注意相关证照的前后时间顺序及规划面积的一致性。
■ 归档时间：重要证照在获取后的两个工作日内由经办部门将其移交至公司档案室。
■ 项目公司档案专员在证照归档后的两个工作日内将原证件缩印成A4复印件后加盖公章并附以目录，以快递的形式上报至项目管理中心计划部；并将原件扫描成电子版经OA审批上报至项目管理中心计划部。
4.2.2 决策类保密文件：是指董事长及丁总裁签批文件、项目决策文件、奖金批复等重要保密文件
■ 股份公司下发的决策类保密文件，需直接发总经理或相关责任人。并予以直接确认。由责任人在文件流转完毕后即时归入档案室备案。文件经手人员对文件负有保密责任，如泄密或无序传播，则按相关保密制度给予处理。
4.2.3 重要档案的安全性：
■ 实体安全：项目公司档案室设立专门的保险柜，确保重要档案的安全性；
■ 利用安全：重要档案的密级程度均定为绝密文件，利用时需按照严格的借阅手续执行。
5、项目系统档案的借阅及利用
5.1 项目公司收录档案主要供公司各级员工工作使用，适当为相关部门提供利用服务。
5.2 档案借阅时限：
■ 一般档案借阅时限不得超过三天，重要证件及证照应当日归还，节假日期间档案应送回档案室妥善保管。因特殊原因需延期使用的，需办理借阅手续。
■ 合同档案最长借阅时限为1个月，可采用长期续借手续，档案室对合同的档案采用每月一次的清查工作，并提示相关人员履行借阅手续。
4.1 档案借阅审批规定：
■ 经办人借阅其所在部门的非密级档案时，在档案管理员监督下填写档案借还登记表，双方确定签字后，档案管理员核对后向其提供档案。
■ 经办人借阅所在部门以外的档案或标有密集的档案资料时，需填写档案借阅审批单，并经只能部门经理，分管副总经理以及总经理签字后，由档案管理员核对，方可借阅。
■ 严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案时，由档案工作人员负责办理，复印人应在档案复印登记表上登记。凡需要摘抄或复制保密档案，未公开档案的，须填写档案复印审批表，经公司职能部门经理，分管副总经理以及总经理批准后，方可复印。
■ 除本项目公司以外的其他xx兄弟公司，需借阅或复印涉密和设计版权保护的档案，由两方公司总经理审批后方可提供档案；
■ 公司外人员要求利用档案者，须持单位介绍信以及相关证件，由公司内部各经办人引领，到档案专业处按照以上手续办理档案借阅或复印手续，否则不可提供档案资料。
6、档案专员职责及库房管理
6.1 项目公司档案专业应热情周到地为员工提供档案利用服务，加强业务指导与监督。严禁擅离职守，严防泄密，失密等事故的发生。
6.2 档案工作人员及档案利用者，要严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重，给予批评教育，罚款直至追究法律责任。
6.3 档案室禁止吸烟，严禁轻易燃易爆物品和私人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。非档案管理人员，未经批准不准进入，档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗，档案柜，切断电源后方可离开。
7、监督抽查与法律责任
7.1 监督抽查
7.1 项目管理中心源专人于每季度对项目公司的档案管理情况予以抽查和监督。
7.1.2 检查重点：
■ 档案的实体保管方式；
■ 档案的内容真实性和完整性；
■ 档案的借阅利用等审批流程；
■ 档案库房的安全性。
7.2 奖励方法
7.2.1 项目管理中心根据检查结果对表现突出的公司给予股份公司范围内通报表扬，对于管理不善的公司给予股份公司范围内通报批评，并将考核结果并入年内公司考评范围内。
7.2.2 而对于有下列行为之一的，由项目管理中心对直接主管人员或者其他直接责任人员依法给予全股份公司范围内严肃通报批评；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
■ 损毁、丢失重要档案的；
■ 擅自提供、抄录、公布、销毁公司档案的；
■ 涂改、伪造公司档案的；
■ 擅自出卖或者转让公司档案的；
■ 档案管理工作人员玩忽职守，造成公司档案损失的。
7.2.3 违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及本办法的规定，造成公司档案损失的，由相关部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。
附 录
本办法由项目管理中心负责解释。