XX企业印鉴管理制度.doc

公司印鉴管理制度印鉴是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为确保印鉴使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。行政管理部负责公司印鉴管理工作，发放、回收印鉴，监督印鉴的保管和使用。一、印鉴的种类：1、公司印鉴：公司在工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。包括：公司法定名称章、公司合同专用章、财务专用章、发票专用章。2、领导私印：刻有董事长、总经理姓名的印章。3、部门印鉴：刻有公司部门名称的印章。包括：行政人事部专用章、质量管理部专用章、仓库专用章4、专项印章：公司技术管理专项用的印章：包括QA专管的文件受控章、检验报告专用章二、印章的刻制、启用： 1、 公司各部门需刻制印章时，按要求填写印章刻制申请表，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政管理部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。2、 部门根据工作需要方可申请刻制该部门印章。3、 各种印鉴颁发时应留下印模并在档案管理员处登记备案。4、 专人领取印鉴时，需在印鉴备案表上签字。三、印鉴保管1、专人负责：公司印章、合同专用章、财务专用章、领导私印：李玉华处保管；发票专用章：财务部负责人保管；部门印章：由各部门负责人保管；专项印章：可由专门技术人员保管；部门负责人监督管理并对用印情况负责；2、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容，如员工持有规定类别的印章，须办理归还手续后方可办理离职手续。四、印鉴的使用：1、使用范围1）公司印章：以公司名义对外、对内行文；上报的材料、报表；开展工作时所需的介绍信、证明材料等使用公司印章等；如有要求还需使用相应的领导私印。2）业务专用印章：以公司名义所开展的各种业务，使用相应的业务专用章(如财务专用章、合同专用章)；3）部门印鉴：以各部门名义开展工作时使用。部门印鉴不能代表公司对外使用，只在公司内有效。 4）专项印章：以专项工作名义开展工作时使用；部门负责人监督管理，与印章管理人共同对用印情况负责； 2、用印1）公司印章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权。2）公司员工因私一般不予用印（公司章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写用印登记表，经总经理签字审批，印鉴管理人员方可用印。重要合同及公司级（对内、对外）文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可用印，事后补办手续。3）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用发票专用章。4）公司印章不得携带外出使用；特殊情况必须外出用印时，应填写借用公司印章审批单，由部门经理批准，经总经理审批后，由印章管理人员携章一起外出监印；跨地域借用印章，印章管理人员无法随行时，也需由经办人办理借用手续，经总经理批准后方可携带外出，用印完毕需尽快将印章交回公司，对用印情况进行汇报，同时在借用公司印章审批单上以文字补充备注。5）不可在空白凭证、介绍信、协议或合同等上盖公司印鉴，特殊情况需经总经理批准；6) 印鉴管理人员对未经签发的文件、不符合用印规定程序的，不得擅自用印； 五、印鉴的停用1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用；2、公司因名称变更、部门撤消、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发关于停止印章使用的通知3、印章管理人（李玉华）将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。六、附件：1、印章刻制管理内部控制流程图2、印章使用管理内部控制流程图3、印鉴刻制申请表 4、印章颁发凭证 5、印章启用通知6、印章明细登记簿 7、用印登记表 8、停止印章使用通知 9、印章明细登记表 10、借用公司印章审批单 11、印章销毁审批表12、公司印章保管承诺书附件一： 印章刻制管理内部控制流程图 印章审批部门审批 印章变更、注销印章刻制部门填写 印章刻制申请表印章管理员填写印章颁发凭证中缴销日期一栏部门负责人审批旧印章移档案部印章刻制档案部进行清点、核对总经理审批档案部门审批行政管理部刻制印章并颁发总经理审批领用部门填写印章颁发凭证相关部门办理印章的变更、销毁印章销毁重新刻制旧印章办理注销领取印章附件二：印章使用管理内部控制流程图 用印申请人填写用印申请单部门负责人审批行政印章总经理审批总经理审批业务部门负责人审批财务印章部门印章、专项印章用印检查用印登记用 印留存用印申请单汇总印章使用管理情况符合用印范围和审批规定不符合用印范围和审批规定定期汇报定期汇报印章管理-档案负责(李玉华)不加印附件三： 印章颁发凭证 字第 号 印 模章名及编号图章：质料：刻铸日期： 年 月 日保管使用部门：颁发日期： 年 月 日领用人签字：主管人签字：缴销日期： 年 月 日收章人签字：主管人签字：印章颁发凭证 字第 号印 模章名及编号图章：质料：刻铸日期： 年 月 日保管使用部门：颁发日期： 年 月 日领用人签字：主管人签字：缴销日期： 年 月 日收章人签字：主管人签字：管用人姓名职别接用日期 管人签字 年 年 年 月 月 月 日 日 日证明人 签 字移出日期 原管用人签字 年 年 年 月 月 月 日 日 日证明人 签 字附件四： 印章明细登记簿印章名称 印 模保管部门印章编号保管人领用时间启用时间 交 接 记 录时间交接人时间交接人时间交接人印章名称 印 模保管部门印章编号保管人领用时间启用时间 交 接 记 录时间交接人时间交接人时间交接人印章名称 印 模保管部门印章编号保管人领用时间启用时间 交 接 记 录时间交接人时间交接人时间交接人印章名称 印 模保管部门印章编号保管人领用时间启用时间 交 接 记 录时间交接人时间交接人时间交接人附件五： 借用公司印章审批单借印部门经办人借印事由借印名称用印次数借印部门审核总经理审批借印起/止时间 年 月 日 时 分起领用 印章保管人确认：计划 年 月 日 时 分止实际 年 月 日 时 分止 印章保管人确认：跨区域经办人独立用章后补充备注： 经办人：附件六： 印章销毁审批表机构名称印模销毁印章名称经办人负责人 备 注机构名称印模销毁印章名称经办人负责人 备 注机构名称印模销毁印章名称经办人 负责人 备 注机构名称印模销毁印章名称经办人负责人 备 注登记人： 校核人： 领导签字: 登记日期： 销毁人： 监销人： 销毁日期： 附件七:印鉴刻制申请表经办人：年月日申请部门印鉴类别印鉴刻版内容部门负责人意见行政部经理 主管副总意见总经理意见附件八:关于启用印章的通知公司各部门、各分厂：经公司*管字（）第号文件批准成立公司部，印章从即日起启用。（或）因原因现决定启用章。印模： 盖在 内 （盖兰色印） （公章） 年月日附件九:关于停止印章使用的通知公司各部门、各分厂：因原因，现决定于年月日停止印章使用暨启用印章。作废章印模： 启用新章印模：作废章盖在 内 新章盖在 内 （盖红色印） （盖兰色印） （公章） 年月日附件十：用 印 登 记 表印鉴名称：用印时间用 途份数经办人审批用印人公司印章保管承诺书本人现就保管公司印章做如下承诺：一、本人将在公司印鉴管理制度的要求下，保证印章使用的安全化、合理化，保障公司的利益不受到损害并提高工作效率，杜绝违法违规行为的发生。二、保管印章数量： 枚。三、保管印章种类：公司法定名称章 财务专用章 发票专用章 合同专用章 董事长、总经理姓名的印章。四、领取印章日期： 五、保管期限： 年 月 日起至 年 月 日止。六、保管范围：日常印章使用、管理、保存等工作。七、保证做到对印章进行安全保管的，合法使用，并不私自委托他人代管。八、在保管期间，保证忠于职守、在使用印章时仔细阅读用印内容、核实用印数量。用印规范，印章端正、清晰、美观。如有违反将承担相应法律责任及将可能导致的经济损失。九、保证不在在空白纸张或任何未经批准的资料上盖章，同时严格禁止他人有以上行为。不将印章外借，不自行或将印章交予他人带离办公区域或工作场所。十、本人保管印章期间，只将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。十一、本人保管印章期间，保证不利用职务未经批准私自使用印章，如有违反，本人愿意接受公司处罚，发生此种情况，本人接受公司予以辞退。给公司造成经济损失的本人愿意予以赔偿，造成重大损失或严重后果的，本人承担法律责任。十二、如因印章保管故意或疏忽造成印章损毁或遗失等情况，立即向上级领导汇报并采取应急措施。公司追究印章保管不利的行政、经济责任时，本人愿意接受处分，并赔偿所发生的一切费用及损失。承诺人： 日期：