XX企业印鉴管理制度.doc

公司印鉴管理制度
印鉴是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为确保印鉴使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。行政管理部负责公司印鉴管理工作，发放、回收印鉴，监督印鉴的保管和使用。
一、印鉴的种类：
1、公司印鉴：公司在工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。包括：公司法定名称章、公司合同专用章、财务专用章、发票专用章。
2、领导私印：刻有董事长、总经理姓名的印章。
3、部门印鉴：刻有公司部门名称的印章。包括：行政人事部专用章、质量管理部专用章、仓库专用章
4、专项印章：公司技术管理专项用的印章：包括QA专管的文件受控章、检验报告专用章
二、印章的刻制、启用：
1、  公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政管理部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。
2、 部门根据工作需要方可申请刻制该部门印章。
3、 各种印鉴颁发时应留下印模并在档案管理员处登记备案。
4、 专人领取印鉴时，需在印鉴备案表上签字。
三、印鉴保管
1、专人负责：
公司印章、合同专用章、财务专用章、领导私印：李玉华处保管；
发票专用章：财务部负责人保管；
部门印章：由各部门负责人保管；
专项印章：可由专门技术人员保管；部门负责人监督管理并对用印情况负责；
2、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容，如员工持有规定类别的印章，须办理归还手续后方可办理离职手续。
四、印鉴的使用：
1、使用范围
1）公司印章：以公司名义对外、对内行文；上报的材料、报表；开展工作时所需的介绍信、证明材料等使用公司印章等；如有要求还需使用相应的领导私印。
2）业务专用印章：以公司名义所开展的各种业务，使用相应的业务专用章(如财务专用章、合同专用章)；
3）部门印鉴：以各部门名义开展工作时使用。部门印鉴不能代表公司对外使用，只在公司内有效。
4）专项印章：以专项工作名义开展工作时使用；部门负责人监督管理，与印章管理人共同对用印情况负责；

2、用印
1）公司印章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权。
2）公司员工因私一般不予用印（公司章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《用印登记表》，经总经理
签字审批，印鉴管理人员方可用印。重要合同及公司级（对内、对外）
文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可用印，事后补办手续。
3）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用发票专用章。
4）公司印章不得携带外出使用；特殊情况必须外出用印时，应填写《借用公司印章审批单》，由部门经理批准，经总经理审批后，由印章管理人员携章一起外出监印；跨地域借用印章，印章管理人员无法随行时，也需由经办人办理借用手续，经总经理批准后方可携带外出，用印完毕需尽快将印章交回公司，对用印情况进行汇报，同时在《借用公司印章审批单》上以文字补充备注。
5）不可在空白凭证、介绍信、协议或合同等上盖公司印鉴，特殊情况需经总经理批准；
6) 印鉴管理人员对未经签发的文件、不符合用印规定程序的，不得擅自用印；
五、印鉴的停用
1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用；
2、公司因名称变更、部门撤消、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止××印章使用的通知》
3、印章管理人（李玉华）将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。

六、附件：1、印章刻制管理内部控制流程图
2、印章使用管理内部控制流程图
3、《印鉴刻制申请表》
4、《印章颁发凭证》
5、印章启用通知
6、《印章明细登记簿》
7、《用印登记表》
8、停止印章使用通知
9、印章明细登记表
10、借用公司印章审批单
11、印章销毁审批表
12、《公司印章保管承诺书》

附件一： 印章刻制管理内部控制流程图
印章审批部门审批
印章变更、注销
印章刻制部门填写
《 印章刻制申请表》
印章管理员填写《印章颁发凭证》中缴销日期一栏
部门负责人审批
旧印章移档案部
印章刻制
档案部进行清点、核对
总经理审批
档案部门审批

行政管理部刻制印章
并颁发
总经理审批

领用部门填写
《印章颁发凭证》
相关部门办理印章的变更、销毁
印章销毁

重新刻制
旧印章办理注销
领取印章

附件二：
印章使用管理内部控制流程图
用印申请人填写用印申请单
部门负责人审批
行政印章
总经理审批
总经理审批

业务部门负责人审批
财务印章
部门印章、专项印章
用印检查
用印登记
用 印
留存用印申请单
汇总印章使用管理情况
符合用印范围和审批规定
不符合用印范围和审批规定
定期汇报
定期汇报
印章管理-档案负责
(李玉华)
不加印

附件三： 印章颁发凭证 字第 号

印 模

章名
及编号
图章：
质料：
刻铸日期：
年 月 日
保管使用部门：

颁发日期：
年 月 日
领用人签字：
主管人签字：
缴销日期：
年 月 日
收章人签字：
主管人签字：

印章颁发凭证 字第 号

印 模

章名
及编号
图章：
质料：
刻铸日期：
年 月 日
保管使用部门：

颁发日期：
年 月 日
领用人签字：
主管人签字：
缴销日期：
年 月 日
收章人签字：
主管人签字：

管
用
人
姓名

职别

接用
日期 管人签字
年

年

年

月

月

月

日

日

日

证明人
签 字

移出
日期
原管用人签字
年

年

年

月
月
月
日
日
日
证明人
签 字

附件四： 印章明细登记簿
印章名称

印 模

保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

印章名称

印 模
保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

印章名称

印 模
保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

印章名称

印 模
保管部门

印章编号

保管人

领用时间

启用时间

交 接 记 录
时间

交接人

时间

交接人

时间

交接人

附件五：
借用公司印章审批单
借印部门

经办人

借印事由

借印名称

用印次数

借印部门审核

总经理审批

借印起/止时间
年 月 日 时 分起领用 印章保管人确认：
计划 年 月 日 时 分止
实际 年 月 日 时 分止 印章保管人确认：
跨区域经办人独立用章后补充备注：

经办人：

附件六：
印章销毁审批表

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

机构名称

印模
销毁印章名称

经办人

负责人

备 注

登记人： 校核人：
领导签字: 登记日期：
销毁人： 监销人： 销毁日期：

附件七:
印鉴刻制申请表
经办人：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日
申请部门

印鉴类别

印鉴刻版内容

部门负责人意见

行政部经理 主管副总意见

总经理意见

附件八:

关于启用××印章的通知

公司各部门、各分厂：
经公司***管字（××××）第×××号文件批准成立××××××××××××公司×××部，××印章从即日起启用。
（或）因×××原因现决定启用××章。
印模：

盖在 内
（盖兰色印）

　　　　　　（公章）
　　　　　　 ×年×月×日

附件九:

关于停止××印章使用的通知

公司各部门、各分厂：
因×××原因，现决定于×年×月×日停止××印章使用暨启用××印章。

作废章印模： 启用新章印模：

作废章盖在 内 新章盖在 内
（盖红色印） （盖兰色印）

　　　　（公章）
　　　　　　　　×年×月×日

附件十：
用 印 登 记 表
印鉴名称：
用印
时间
用 途
份数
经办人
审批
用印人

公司印章保管承诺书

本人现就保管公司印章做如下承诺：
一、本人将在《公司印鉴管理制度》的要求下，保证印章使用的安全化、合理化，保障公司的利益不受到损害并提高工作效率，杜绝违法违规行为的发生。
二、保管印章数量： 枚。
三、保管印章种类：□公司法定名称章 □财务专用章 □发票专用章 □合同专用章 □董事长、总经理姓名的印章。
四、领取印章日期：
五、保管期限： 年 月 日起至 年 月 日止。
六、保管范围：日常印章使用、管理、保存等工作。
七、保证做到对印章进行安全保管的，合法使用，并不私自委托他人代管。
八、在保管期间，保证忠于职守、在使用印章时仔细阅读用印内容、核实用印数量。用印规范，印章端正、清晰、美观。如有违反将承担相应法律责任及将可能导致的经济损失。
九、保证不在在空白纸张或任何未经批准的资料上盖章，同时严格禁止他人有以上行为。不将印章外借，不自行或将印章交予他人带离办公区域或工作场所。
十、本人保管印章期间，只将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
十一、本人保管印章期间，保证不利用职务未经批准私自使用印章，如有违反，本人愿意接受公司处罚，发生此种情况，本人接受公司予以辞退。给公司造成经济损失的本人愿意予以赔偿，造成重大损失或严重后果的，本人承担法律责任。
十二、如因印章保管故意或疏忽造成印章损毁或遗失等情况，立即向上级领导汇报并采取应急措施。公司追究印章保管不利的行政、经济责任时，本人愿意接受处分，并赔偿所发生的一切费用及损失。

承诺人：

日期：