采购流程及管理.doc

采购流程及供应商管理
一、 目的：对采购过程进行规范和控制，在确保采购的产品符合要求的前提下，降低采购成本。
二、 适用范围：适用于公司原材料，辅助材料和其它材料的采购。
三、 部门职责
采购部负责公司所需物资的采购；确保采购物资符合要求以及供货的准时性；根据财务状况合理安排使用资金。
四、采购流程
1.采购申请
　 A．由需求部门提出申请，报总经理审批。交采购部实施采购，一般物资提前三天、大宗物资的采购应至少提前十五天通知采购部。
B．项目现场的零星、急需物资应由需求部门主管提出，采购权限为2000
采购完成后及时将采购清单交采购部门，由采购部对所采购的物品进行核价，差价应不超过10％
2.购买审批权限
A．采购额在　　　万元以内的，采购员自行采购，采购额在 采购经理审批；采购额在　　　　万元以上的由财务部经理审核，总经理审批；
B．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
3.实施采购
A　采购员
a.根据申购物品的要求进行市场调查，进行询价、比质、比价。
b.将收集到的产品信息、供应商信息整理齐全，交由采购部经理审核并提出参考意见。
c.将经过审核后的采购清单交由总经理最终确定；
B采购部主管
a.根据审核后的采购清单与供货商进行采购谈判；
b.审阅采购员拟定的采购合同，报相关负责人审批后签订购货合同。
4.退、换货
A.库管（使用部门）须根据他管验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、数量、质量问题，应拒绝收货；
B.如需退换货的，由库管（使用部门）填定“退货申请”经该部经理同意后交采购部办理退货手续；
C.所有物料验收合格并办妥入库手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部（使用部门）负责处理；
5．物资采购原则上要求货主送货上门；有自行提供物资，由采购部负责提货；
6．采购付款、报销
A．采购报销及付款实行凭申请单、发票和验收入库单、合同等，经部门主管领导审核后报总经理审批，签字，通过后方能报销（付款）；对分批付款合同，加合同管理部门负责审核，签字后付款；
B．如有手续不齐签字不全单据，财务部有权不予报销、付款；
五、 供应商管理
1． 采购控制原则：根据需求部门要求和品质对公司影响的不同，确定不同的控制程度，以确认以最经济简单的方式实现有效的控制。
2． 采购产品供货商的分类：公司对采购产品和供应商实施分类控制，根据采购物资批量大小和对产品质量影响的不同，分为ABC三类：
A类：对产品质量影响程度大、金额大，数量多的物资及供货商；
B类：对产品质量影响程度小，金额数量不大的物资及供货商；
C类：一般的配件、不能固定供货方的次要物资及临时供货商。
3． 供货方的选择和评定
A．选择产品质量达到要求的供方。
B．选择有足够的保证质量的生产能力，提供稳定产品的能力，以满足交货期的供应商。
C．选择售后服务好，能及时配合公司需求的供货商；
C．价格在公司可接受的范围内从优选择，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优胜者，并给予最大采购配套份额。
D． 每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。
4．供应商的评定程序
A．由采购部组织评定，提供供方名单，生产技术部、工程部等相关部门（使用部门）应参与评定。
B．B类物资供货商经评定后，由董事长批准纳入合格供应商名单。
C．C类物资的货货商一般由采购人员根据样品或材料要求参数直接选定，评审过程可以不做记录。
5.评定依据
A．质量数据提供：按产品技术质量要求，按采购产品分类提供相应的合格证据，由质检部对样件进行认可，认可方式为:
A类物质：提供检测报告或在有条件时由公司实施检测，必要时进行现场评定。
B类物质：提供相关产品证明,对已长期供货业绩优良的供方，可由其提供书面报告。
C类物质：由采购人员自行评定其质量
B.综合评定：货期售后服务等：
通过样件的认可和提供相关资料的供方，还应按照供应商评定表中的原则对货期，售后等进行综合评定，综合评定合格的供应商，经总经理批准列入“合格供方名录”做为采购时确定供方的依据，采购时优先考虑合格供方名录中的供方，合格供应商名录应发放至采购生产财务仓库等有关部门，不合格供应商应列入待培养名单中，通知其需进行改进处，以便下次合作
6．供应商的管理办法：
A采购部根据与供方的合作情况，调整控制力度，供货份额。绩优者加份额，绩劣者减少份额，也可根据实际业绩进行经常性调整。
B当合格供方的供货质量出现问题时，采购部应及时通知生产技术部，由采购部及时通知供方改进。防止此类事情的再次发生；
C对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由采购部发现警告限期整改，在整改期间应暂停供货，整改后要重新评定。
D当供方连续五次出现提供不合格品，所供产品质量发生重大质量事故，限期整改仍不合格者、由采购部提出取消其合格供方的资格，管理者代表审批，必要时董事长批准。
六、采购信息的归档
1.每日填写采购流水帐，询价流水帐（表格见附表），每半年做一次采购分析，分析结果存档；
2.采购文件：包括采购计划、请购单、订购单、采购合同等，应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等，必要时应确认样品、质量要求或检验标准，分类编号存档，做记录档案备查。
3.采购计划文件的制定：由采购部按生产计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报主管领导审批。
3．采购文件的批准：原辅材料的采购计划、采购合同、订购单、请购单应由采购部负责人审核批准：价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购，则需总经理审核后交董事长批准。
七、采购监督：财务对采购的单价及付款总额，付款条款等、使用部门对采购回物资的质量、仓库对外观质量及数量进行监督，财务部对非“合格供方名录”的采购，应提出质疑，没有合理解释可拒绝报销；生产技术部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收。