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会议管理办法

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17

目 录
修改与审批记录 3
第一章 总则 4
第二章 组织职责 4
第三章 会议组织原则 5
第四章 会议召开程序 5
第五章 会议纪律 8
第六章 会议室管理 9
第七章 附则 10
附件： 10
附件1.《会议通知单》 11
附件2.《会议决定事项、交办任务催办单》 12
附件3.《会议室使用申请单》 13
附件4.《业务和管理流程分层控制明细表》 14
附件5.《风险辨识评价和控制清单》 16
附件6.《会议决定事项、交办任务办结单》 18

第一章 总则
第一条 为规范xx银行（以下简称“本行”）日常会议管理工作，确保提高会议决策的民主化、科学化和办事效率，特制定本办法。
第二条 本办法本办法适应于对本行会议的召开、组织与管理等过程的控制。
第三条 本行会议分为党委会、股东大会、董事会会议、监事会会议、行长办公会（行长办公扩大会议）、行务会议、全行工作会议、经营分析会、工作点评会、委员会会议、专业汇报会等会议。

第二章 组织职责
第四条 人力资源部负责党委会的组织工作。
第五条 董事会办公室负责董事长办公会的组织工作，并按照《xx银行股东大会议事规则》、《xx银行董事会议事规则》的规定做好股东大会、董事会会议的组织工作。
第六条 监事会办公室负责按照《xx银行监事会议事规则》的规定做好监事会会议的组织工作。
第七条 各委员会职能部室负责按照本行相应《XXX委员会工作细则》的规定做好各对应委员会的会议组织工作。
第八条 总行办公室负责行长办公会议（行长办公扩大会议）、工作例会、行务会议、全行工作会议、专业汇报会等会议的组织工作，以及会议室和会场布置的统一管理工作。
第九条 行政管理部负责会议交通、食宿安排工作，并协助办公室做好会场布置工作。
第十条 经营分析会、工作点评会、委员会会议、部室工作会或部室协调会由牵头部室负责组织，必要时可由办公室负责组织。
第十一条 会议召集部门负责拟定会议方案、准备会议材料、协助办公室布置会场，做好会议签到、会议材料的分发及会议记录等工作。

第三章 会议组织原则
第十二条 本行实行“先横后直”的工作规则，凡主管行领导、部室、分行、支行职权范围内能够自行处理的问题或主管行领导、部室之间能够协调解决的问题，不再专一提交会议研究。其中对某一事项需要几个部室、分行、支行共同商议或执行的，可由行长或分管领导、总行办公室召开协调会，明确各部室责任、任务和工作协调关系。
第十三条 会务工作主要由总行办公室主办，其他部室主办的会议，总行办公室应予以协助。总行办公室应严格控制未预见的临时性会议。
第十四条 行政管理部应加强对会议开支费用的审核，减少不合理费用，并确保合理经费的及时到位。

第四章 会议召开程序
第十五条 具体程序如下：
（一） 会议通知
1． 会议召集人应在会前明确会议主题、出席及列席人员；
2． 会议主办部室应及时将会议名称、内容、时间、地点、需提交会议事项通知参会人员；
3． 通知可采用拟定《会议通知单》（附件1.）、电话等合理方式，对重要会议需发出多轮通知的，应做好每轮间的衔接、安排工作；
4． 出席会议的人员，应通过电话等合理方式确认是否如期出席，并做出相应安排。
（二） 会议议题的提交
1． 本行相关会议组成人员向会议汇报的问题以及提交讨论的事项，应在与召集人充分沟通后，通知会议组织部室。会议组织部室在汇总后报经召集人同意，列入“会议议程”安排审议；
2． 各部室、各分行、各支行及其他组织需要向会议汇报的问题以及提交讨论的事项，在报经主管行领导同意后，提交会议组织部室。会议组织部室在汇总后报经召集人同意，列入“会议议程”安排审议；
3． 各部室、各分行、各支行或其他组织因工作需要提交本行会议，而主管行领导或部室不明确的议题，可直接提交总行办公室。总行办公室在与相关领导和部室协调后，报经召集人同意，列入“会议议程”安排审议；
4． 提交本行经营管理会议研究的事项，事先必须经过充分的准备和调查研究，提出明确意见或解决方案，并尽量形成书面材料。对没有提出明确意见或解决方案的事项，一般不安排研究。会议议题一般应由组织者至少提前两天通知参会人员；
5． 会议议题内容涉及多个部室的，会议主办部室要事前征求有关部室意见，形成统一意见后上会，如经协商意见仍不一致的，应将分歧意见如实汇报，列明各方意见和理据，并提出办理建议。会议组织部室负责对提交会议讨论的议题和材料审核把关；
6． 为保证决策正确，会议原则上不讨论临时事项，待方案准备充分后，再提请有关会议或领导决策；
7． 提出议题的主管行领导因故不能到会的，除委托专人到会外，其议题原则上不安排讨论。
（三） 会议材料的准备及会议记录
1． 会议主办部室应及时准备会议文件或材料，必要时协助办公室做好会场布置工作；
2． 会议主办部室应在会议进行中做好“会议记录”。记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保管记录材料。
（四） 会议的决策程序
1． 会议召开时，主持召集人员应首先阐明会议主要目的和需要决议的事项，参会人员对议题陈述意见。与会人员要围绕议题积极发表意见，不得跑题、离题；
2． 主持人要充分发扬民主，在集体讨论的基础上集中正确意见，做出决策。必要时，可采取举手或记名、不记名投票的方式进行表决。表决时，列席人员没有表决权；
3． 在决策过程中，如遇意见分歧较大、情况不甚明确、问题较为复杂、决策无把握，时间能够允许时，可暂缓决策。会议上虽有分歧，但时间紧迫不容再议时，为有利工作，主持人应集中正确意见，及时做出决策；
4． 会议组成人员因故不能到会的，除提出明确书面意见外，不影响会议决策效力。
（五） 会议相关决议的落实
1． 会上形成相关决议的，原则上会议主办部门应在会后形成相关的“会议纪要”，落实具体解决的部门和完成期限，经分管领导审定后印发；
2． 各落实部门应严格按会议纪要的要求完成，并由会议主办部门负责在适当的时候进行验证；
3． 对于在执行过程发现问题，会议主办部门应及时分析原因，采取纠正措施整改；
4． 会议如有需催办或抄告事项，由会议主办部门填写《会议决定事项、交办任务催办单》（附件2.）后送总行督查办公室，由总行督察办公室统一督办；
5． 各分行、各支行会议由各分行、支行负责组织，其组织办法可参照本办法办法实施，但各分行、支行会议涉及到外部单位的，应事前报办公室备案。

第五章 会议纪律
第十六条 所有参会人员应准时到会，在“会议签到表”（会议主办单位根据会议实际要求自行设计打印）上签字，不得无故迟到、早退、缺席。确因特殊原因不能与会的，需要提前向会议主办单位或会议召集人请假。对无故缺席人员应在会议上通报并给予相应经济处罚，迟到人员设迟到席。
第十七条 会议期间不得看书报、交头接耳，不得大声喧哗；不得处理与会议无关的事情。不得在会场接打电话，应将电话关闭或调为振动状态。
第十八条 参加会议人员，对涉及人事、机密问题以及会议未议定的问题，不得自行传播和扩散，会议材料应注意保管，会后需收回的文件及材料要及时收回，严格按照《xx银行保密管理办法》的相关规定执行。
第十九条 会议做出的决定，应以会议纪要或正式文件为准，并按规定的范围及时送达。

第六章 会议室管理
第二十条 会议室由办公室负责统一管理，部室级会议使用会议室必须填写《会议室使用申请单》（附件3.），征得办公室同意。
第二十一条 本行内部召开的会议及接待活动服从于外单位来行召开的会议和接待活动；本行各部门召开的会议服从本行领导召开的会议；后预约的会议服从于先预约的会议。
第二十二条 会议室只限本行相关职能部室使用，各部室无权将会议室借给外单位使用。
第二十三条 使用会议室的部室，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。
第二十四条 任何部室或个人未经办公室同意，不得将办公室的各种设施拿出会议室或转做它用。
第二十五条 会议室的卫生由办公室负责，每周至少清洁一次。遇有会议时，要一次一清洁。
第二十六条 每次会议之前，会议室管理人员应进行电源检查，饮水机配备检查，水果（必要时）摆放等工作。
第二十七条 会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护，做到会散、人走、电源关、门上锁。

第七章 附则
第二十八条 本办法由xx银行总行负责制定、解释和修改。
第二十九条 本办法自发布之日起施行。

附件：
1.《会议通知单》
2.《会议决定事项、交办任务催办单》
3. 《会议室使用申请单》
4.《业务和管理流程分层控制明细表》
5.《风险辨识评价和控制清单》
6.《会议决定事项、交办任务办结单》

附件1.《会议通知单》

会议通知单

____________：

兹定于_____年__月__日__时在_____地方召开xx银行_______________会议，

其主要内容为_________________________________________________________。

请届时参加。

（会议组织部室名称并签章）

_____年__月__日

附件2.《会议决定事项、交办任务催办单》

会议决定事项、交办任务催办单
会议名称

会议时间

催
办
事
项

催办日期

办结日期

主办部室签字

催办部室

附件3.《会议室使用申请单》

会议室使用申请单
申请部门

使用时间
年 月 日 ～
使用类别
□内部会议 □培训学习 □外部接待 □其他_____
主持人

人数

会议主题

申请人

申请时间

部门负责任人
签字

附件4.《业务和管理流程分层控制明细表》

业务和管理流程分层控制明细表

流程编号：
流程名称
接待管理流程
编号
步骤名称
输入
流程描述
输出
实施部门 或岗位
成功因素
备注
1
接到来访通知
收到视察或来访通知
记录相关内容及具体事项
通知内容记录
办公室
记录完整准确

2
收集相关信息
通知内容记录
确认、收集相关详细信息
视察或来访的完整信息资料
办公室
资料的完备性、可靠性

3
请示接待任务
视察或来访的完整信息资料
向办公室主任传递通知内容

办公室
传递及时

4
拟定VIP接待审批单
VIP接待
向行领导请示接待任务
接待任务请示
办公室主任
传递内容完整

5
布置接待任务
收到接待任务请示
了解相关内容
布置接待任务
行领导
布置接待任务可行、完备

6
拟定一般接待审批单
一般接待
向办公室主任请示接待任务
接待方案
主接待部室
传递内容完整

7
布置接待任务
收到接待任务请示
了解相关内容
布置接待任务
办公室主任
布置接待任务可行、完备

8
安排食宿/交通工具
接待方案
通知行政部做好食宿、交通等方面的安排
食宿、交通等落实
行政部
符合接待方案总体要求

9
布置接待场所
接待方案
在相关部门的配合下布置好接待场所
欢迎条幅、坐签等
办公室
接待场所布置得体

10
组织接待会谈等
接待方案
相关人员参与接待、座谈
执行接待方案
办公室
符合接待方案总体要求

11
记录接待过程及内容
接待方案
据实际需要记录接待过程和内容
接待记录
主接待部室
能够满足接待后续工作的任务需要

12
欢送
接待方案
组织关联人员送站
送站
行政部
符合接待方案总体要求

13
接待征求意见的收集汇总
接待方案
征求接待意见
接待意见反馈表
办公室
按接待规定、方案执行

14
接待流程持续改进
接待资料
分析相关资料，改进接待流程
对外接待管理流程
办公室
严格落实，认真执行

附件5.《风险辨识评价和控制清单》

风险辨识评价和控制清单

业务或管理活动：
对外接待管理流程 流程编号：
序号
作业活动
风险因素
可能导致的风险
风险类型
LEC评价法
是否为不可承受风险
可能性(L)
频繁程度(E)
风险后果(C)
风险级别(D)
ZB0502
收集相关信息
信息收集不全面
接待工作无法正常开展
操作风险
3
1
1
3
否
ZB0503
请示接待任务
未请示
意见不一致
操作风险
1
1
1
1
否
ZB0505
确定方案
总体把握度不够
方案存在不适应性
操作风险
3
1
1
3
否
ZB0511
记录接待过程及内容
记录不全面
不利于事后核查
操作风险
3
1
1
3
否
ZB0513
接待征求意见的收集汇总
未征求意见
不利于接待流程的持续改进
操作风险
3
1
1
3
否
ZB0514
修订接待管理流程
资料分析不准确
脱离实际
操作风险
3
1
1
3
否

附件6.《会议决定事项、交办任务办结单》

ZZB-2-5.5.2/1F-04

NO.
会议决定事项、交办任务办结单
会议名称

会议时间

催办事项：
催办日期

办结日期

主办部室

协办部室

办结说明：
主办部室签字、盖章：
协办部室签字、盖章：
日期：
日期：