动产质押监管指导书.doc

动产质押监管指导书质押融资项目的监管流程，便于监管人员的操作，更好的控制项目风险。适用范围：质押监管中心、各监管点。职责：1项目经理负责质押业务操作指导书的制定和修改。2监管点负责质押业务操作指导书的实施。3质押监管中心负责质押业务操作指导书的监督检查。4该项目实行分级负责制，各级人员对各自工作负责。惠州市金泽国际物流有限公司编制2009年1月目 录第一部分 公司简介一、公司简介二、组织架构第二部分 监管业务简介一、动产质押监管二、项目接管三、监管机构设置第三部分 监管操作流程一、操作模式二、监管业务流程三、日常巡查流程第四部分 管理制度一、 休假管理办法二、定期轮换制度三、责任承担制度四、监管员工作细则五、监管员绩效考核六、监管员工作纪律第五部分 风险控制一、项目风险处理措施第一部分 公司简介一、公司简介惠州市金泽国际物流有限公司原名惠州市金泽国际物流园区管理有限公司，成立于2005年9月，是金泽集团属下子公司，主要从事物流园区管理、货运代理、仓储、质押监管、供应链管理等物流业务，竭诚为广大客户提供综合性全程物流服务。2008年4月,公司开始与商业银行合作开展动产质押贷款业务,获B级监管资质。二、组织架构惠州市金泽国际物流有限公司物流园区管理中心质押监管中心货运服务中心园区管理部综合经营部业务发展部操作管理部业务督查部业务部客服部运营部客户服务组保安队市场推广组经营业务组物业管理组第二部分 监管业务简介一、监管业务常识动产质押业务：企业以其动产（质押物）质押给银行，银行根据被质押物的价值给企业贷款，双方委托第三方（监管人）对质押物进行监管。质权人：享有质押物处置权的一方，即提供贷款的银行。出质人：把物质押给银行的企业，即向银行借款的企业。监管人：对质押物进行监管的公司，一般都是象我们这样的物流公司。因此，动产质押业务也被称为物流金融业务。质押物：简称质物，押给银行的货物。监管业务：监管人受银行委托对出质人的质押物进行监护，并向质权人和出质人收取一定的服务费用。二、项目接管1）监管员培训银行的操作通知一般需提前7天通知我方，以方便我方进行现场准备工作。借此机会对监管员进行培训，测试合格取得上岗证。2）监管员进驻每个监管点根据实际情况配置相应数量的人员，人员数量至少两名；每个监管点至少有一名与公司正式签约的监管员；监管员实行轮岗制度，监管员在一个监管点的驻点时间一般为3-6个月。3）质物盘点我方为出质人出具质物清单，并建立监管区域标示牌（如下）。XXX银行质押物资 惠州市金泽国际物流有限公司 第（）号仓库仓库地址：厂区平面图（监管区域用红线勾出） 三、监管操作管理机构1、组织架构2、岗位责任1）质押监管中心设经理一名，统管质押监管业务。2）质押业务部 质押业务部主要负责业务的开发、开展和维护。3）质押管理部质押管理部是整个质押监管业务的风险控制中心。 业务管理：A、合同管理，包括合同的制定、下发、使用、审核、签章、保存。B、质押业务手续的办理，包括办理质解押手续、传递数据报表。C、项目管理，包括项目的审批、上报、出质人相关材料的收集存档。D、现场管理，包括监管员的考核、调配、现场布置等。 业务巡查：主要是根据公司的各种管理制度，监管流程检查监管点的制度实施情况。发现问题签发整改通知书及时整改。 业务核算：主要核算各监管项目的收入和相关费用。 后勤保障：主要是对各监管项目提供工作和生活保障，包括各种办公用品和生活用品的配备、补充和及时更换，各种硬件设施的安装、维护及故障的解决。第三部分 监管操作流程一、操作模式动产质押总量控制即在质押期间按照银行的授信额度，融资企业需在监管仓库保有最低库存量，当实际库存量大于最低库存量时融资企业可就超出的库存向监管方申请提货，当实际库存量等于最低库存量时没有银行的书面出库指令融资企业不允许提货。金泽物流监管中心 关于监管库存：该库存与银行授信额度相匹配，由银行设定最低监管库存，处于最低监管库存以上时，企业可直接向监管方申请出入库；处于最低监管库存时，未经银行解押，禁止出库。 关于安全库存：将最低监管库存的120%设为警戒线，在警戒线与最低监管库存之间的库存量称为安全库存。当质物库存量在安全库存时，金泽监管人员及时通知企业补货。在达到安全库存时，仍可允许企业出库。 关于自由库存：安全库存以上为自由库存，企业可直接向金泽物流质押监管中心申请，经金泽方为其办理出库手续。二、监管业务流程1、业务操作总流程金泽 2、操作子流程2、1增加质物流程银行批准企业向银行申请贷款金泽现场监管员根据盘点清单进行盘点企业提供盘点清单核对质押物品数量、品型、外观、重量等是否与质物明细单内容相符合盘点清单,原件给到金泽现场监管员以上项目双方确认无误，通知质押监管控制中心控制中心出具质押物移交清单、质押物移交确认书、授权书，经理审核后盖有效印鉴控制中心将质押物移交清单、质押物移交确认书、授权书传真给现场监管员现场监管核对质押物移交清单、质押物移交确认书、授权书无误后签名回传到控制中心银行收到质押物移交清单、质押物移交确认书、授权书，正式启动监管程序银行出帐给企业控制中心将仓单及仓单附件监管确认书传递到银行建立库存报表、盘点表、值班日记、质物明细账等报表金泽现场监管员将质押物品登记标识将质物清单数据录入金泽仓储管理系统实时更新数据系统2、2出库（解除质押） 银行金泽出质人三、日常巡查流程1、巡查原则1）监管员需对质押物实行24小时不间断监管；2）质押管理部巡查岗每日对监管点进行电话在岗巡查；3）质押业务部对监管现场定期进行驻库式巡查；4）金泽集团相关部门对监管点进行不定期抽查，包括：巡查仓库、抽盘货物、现场各种管理制度的执行情况、监管流程落实情况、各种单据的收集保存情况等；5）当出现可能影响银行利益的情况时（如库存临近警戒线、企业违规操作等），各级增加巡查频度和力度。2、巡查细则 监管员日常巡查1）巡查质物存放区周围是否存在安全漏洞，如防护栏被破坏、保安失职、消防隐患等影响到货物安全；2）监督企业现场操作人员是否按照流程操作，是否存在违规操作；3）察看监管标识是否有歪斜、脱落或字迹不清等情况；4）到质物的入出口处巡查，看质物的入出库是否正常；5）如条件允许，随机抽查一到两个货位，并与早上盘点的数据核对，如有较大出入，查出具体原因；6）察看质物仓储储存状况，发现质物发生变质等情况，及时通知给质押管理部；7）观察出质人工作人员工作情况和工作态度，发现异常及时通知给质押管理部；8）监管员每天都要把的日常巡库记录填写在监管日志中并随台帐一起报给公司质押管理部。 质押管理部巡查岗1）每天要求监管员用现场电话报到进行点名，对监管员进行考勤；2）每天抽查一到两个点的具体情况：主要包括办公室的卫生情况，监管员的精神面貌，表单的填写情况，上墙资料、各种管理制度和合同的备案资料，各种原始单据的收集整理情况等，通过各方面的询问和检查记录来检查监管现场对各总管理制度和操作指导书的落实执行情况；3）巡查岗人员将巡查记录填写在巡查表中，发现问题提出整改要求。 质押业务部巡查1）包括监管员日常巡查内容；2）将质押管理部巡查岗的网上巡查工作内容落实到现场巡查；3）培训、询问监管员对各种单据、合同的理解；5）培训、询问监管员对各种管理制度的理解和执行情况；6）通过各种询问或现场查阅表单的填写情况来检查监管员对操作流程的执行情况；7）巡查业务员将巡查结果填写在巡查表中，如发现问题提出整改要求并负责落实解决。3、盘点细则每天两小盘：1）每天间隔12小时抽检库存货物一次（早晚各一次），对昨晚及当天进出仓货物进行盘点；2）盘点要求：核对货物的进出情况与记录的一致性，复核货物的品名、代码、批号、数量、库位。每月一大盘：1）质押管理部必须在每月底制订下月盘点计划，仓管员根据盘点计划对责任仓库储存的货物进行盘点；2）盘点要求：仓管员对仓库货物进行复核，并全面复核货物的品名、规格、批号、代码、数量、库排位是否相符；3）质押管理部必须对每次盘点过程中发现的单、货、系统不符、混批、短少、残损等人为责任事故进行分析、处理，及时整改。第四部分 管理制度一、休假管理办法1、年度带薪假期：1）监管员工作满一年享有七天带薪假期，休假需提前一周报质押管理部审批同意后方可休假。2）原则上本省人员分两次休完，外省人员可以一次休完。3）年度带薪假不累计，须当年休完。2、轮休假期：1）监管员每月享有3天假期。2）当月假期当月休完，不能保存，每次只允许休一天。原则上不能连休，遇特殊情况要连休（二天以上三天以内，含二天）需提前一周报质押管理部同意后方可连休。3）每次只能一名监管员休假。3、事假申请办法：1）两小时以内向直属上司口头请假，经质押管理部同意并登记备案后可以请假。2）两个小时以上一天以内，应填写请假单并将假条传真回质押管理部，经同意后可以请假。3）请假时间在一天以上，需提前二天填写请假单并将假条传真回质押管理部，审批同意后方可休假，并扣发累计天数的工资数。4）连续请假、病假超过十五天的，扣发当年年终奖金。4、婚假：监管员本人结婚可填请假单直接向质押管理部请婚假。在公司任职满一年且转正的员工可享受一次婚假。本省的可请婚假5天，外省人员可请婚假8天，婚假在结婚登记日后一年内休完并一次性休完。超出可请婚假天数的，超出部分以旷工论（注：婚后返回上班需带结婚证复印件交质押管理部核假）。凡有弄虚作假者作开除处理，并扣发当月工资。5、丧假：在公司任职满一年且转正的监管员的亲属（包括：父母，岳父母，继父母，养父母，子女，兄弟姐妹，祖父母，外祖父母）身故可请丧假。本省的可请丧假4天，外省人员可请丧假7天。超出可请丧假天数的，超出部分旷工论。凡有弄虚作假者作开除处理，并扣发当月工资。二、定期轮换制度1、轮换方式。不同监管点间的人员进行调换，一个监管点的所有监管员不得在同一时间内全部调走；一个监管点的不得同时接收来自同一个监管点的两名以上的监管员。2、轮换时间。每三至六个月进行一次。3、为了控制风险，确定责任归属，每次轮换时都要对库存进行盘点，并填写交接记录表。三、责任承担制度1、监管人员对自己的违规操作行为承担全部责任。2、监管人员对未按照或未完全按照规定操作的行为承担全部责任。3、由于监管不利，造成相关影响和损失的，监管人员承担全部责任。4、对现场问题漏报、瞒报、虚报的情况，根据实际情况确定监管人的责任比例。5、由于对现场问题处理不当，造成相关影响或损失的，经公司查明原因后，确定责任承担比例。6、监管人员的责任承担不仅仅是承担经济损失，情节严重的要给予撤职、开除直至按照法律程序承担相应的民事、刑事责任。四、监管员工作细则1、监管员职责1）每日对质押物资盘点与记录，贴监管标识和标签、做好台帐、保证帐物相符；2）对质押物资的品种、规格、质量、价格进行鉴定；3）按照银行的要求将质押物的每日盘点报表、质量及价格信息等各种报表传给公司；4）保证质押物的安全，制止出质人未经许可取走质押物，以及防止质押物被盗或受损；5）根据公司的书面通知监督企业按照规定的数量提取解押物；6）收集质押物变动（进出货）证据，出现异常情况及时向公司汇报；7）全面负责现场的日常管理工作，按照监管流程在现场控制质物的入出，盘点质物的库存，发现异常情况及时汇报给公司；8）负责数据的收集、填报工作，保证数据的准确性和及时性，对有进出库变动的质物随时进行动态盘点，每月将监管的质物进行全面盘点。对散货质物每周进行盘点，并按照各单位质押监管部门的书面指令进行计量和记录；9）配合公司及银行巡查人员的工作；10）负责与出质人的沟通；11）按照质押项目操作指导书进行操作；12）遵守监管员管理规定；13）完成公司交给的其它任务。2、监管员工作内容1）坚持岗位，每天准时上班，每日早上8：00必须利用企业座机电话向质押监管中心考勤。2）对监管质物的入出库数量进行控制和记录，同时每天以早上9：00点为基点对质物进行盘点，并将货物的增加和减少情况记录在公司质押货物货位平面示意图-盘点表上。3）监管员每天盘库之后，根据盘点表填写质物监管明细帐和质物库存日报表，记录质物每天的变动情况，并根据质权人核定的质物价格计算出现有库存质物的总价值和出质人不需向银行申请而直接向公司申请的可提货值，并于当天早上 11：00 点前将质物库存日报表报给公司质押监管中心、出质人、质权人。4）数据填报完毕后，监管人员要对监管厂区进行不少于3次/天的巡查：每天至少早晚二次对质押物资的规格、数量、质量进行盘点、验证；巡查质物存放区周围是否存在安全漏洞，如防护栏被破坏、保安失职、消防隐患等影响到货物安全；监督企业现场操作人员是否按照流程操作，是否存在违规操作；察看监管标识是否有歪斜、脱落或字迹不清等情况；察看质物仓储储存状况，发现质物发生变质等情况；观察出质人工作人员工作情况和工作态度，发现异常及时通知质押监管中心。5）监管员每天把日常巡库记录填写在监管日志中，银行检查时，配合银行做好质物清点、报表的检查工作；每次检查完毕后让银行检查人员签字确认质押物检查情况，证明我司现库存的质押物总价值与质物验收暨移交接管清单相符；同时要在巡查表中提出整改要求并签字确认；监管员在银行人员离开后一小时内将质押物检查情况传真至质押监管中心。6）如果接到银行通知或调价通知书等相关文件，应在半小时内传真至质押监管中心。7）出质人进出货物时，监管员必需在现场；出质人需进出货物时，需先向监管员出具进/出库作业单，监管员以进/出库作业单计算进出库货物价值，保证进库货物为质权人认可的质押物，并保证货物进库后质押物总价值在安全库存之上；保证质物出库后，质押物总价值在安全库存内；质物在安全库存内出库时，未得监管员同意，出质人不得随意提取质物，质物在安全库存之下时，未接到质押监管中心的书面指令，绝对不允许出质人提取解押物资。8）每两周要求出质人提供有关质物的送货单据、购销发票、购销合同和相对应的付款凭证；对进口货物要求出质人提供相关的报关单据，完税证明等资料；对有代加工或代存货和公共仓性质的仓库，密切关注其货权情况。9）监管员每月30日前写好月度工作总结，总结内容包括但不限于以下几点：企业本月的总进出仓情况、企业的库存量和质押量的对比情况（要突出库存紧张时段和紧张原因）、企业的生产经营状况和其它重大事件、银行、公司人员的检查情况、监管工作中存在的问题和解决方案、监管人员的思想动态。10）监管员每月5日前准时将上月的质押物盘点清单、库存报表及出入货清单等数据资料按照时间顺序和类别编号整理、装订一次，并交移公司质押监管中心保管。11）质押监管业务中所产生的各种单据、表单、原始凭证都按要求放在质押监管中心的档案室中，由专人负责保管，保存期限一般为监管业务结束后三年。五、监管员绩效考核1、建立账簿1）明细账，库存表所列内容是否与实物一致。考评10分。若明细账、库存表内容与实物不一致，第一次5分，第二分扣7分，第三次扣10分。2）栏目、要素是否填写清晰准确，记账方法是否规范。考评2分。结合各监管仓库实际情况，按要求的方法进行记账，如有不执行者且次准确、规范，每次扣2分。3）账簿。账页整洁程度。考评2分。严禁在记账过程中涂改账页，如发出记错，则划一红线标示，并相应在其上方空白处用黑笔填写正确数据（或者是将整行项目划一红线删除，在接下一行重新填写）。若发现涂改且更改方不对，每次扣2分。2、货位图1）是否能快速、准确找到质押物的摆放位置。考评5分。若在抽查中不能快速准备找到质押物摆放位置的，或者当质押物位置变换、产生进出库后不及时更新货位图的。第一次扣3分，第二次扣5分。2）整洁程度。考评2分。货位图要求干净。清晰。不符要求者每次扣2分。3、进出仓登记1）要素填写是否齐全。考评2分。填写进出仓单时，应严格按照格式要求，不能漏签名和排错序号，不符要求者每次扣2分。2）日常记录是否完整。考评2分：妥善保管好企业提供的原始凭证，如企业无法提供原件的，要求复印保存。若发现保管不养善者每次扣2分。3）整洁程度。考评2分。进出仓单要求整洁、清晰，严禁涂改。不符要求者每次扣2分。4、库存日报表1）库存日报表，考评3分。应做到准确及时报回公司，如当日无法传回公司，刚须提前电话告知公司说明原由。报表上必须有复核人、出质人签名，若发现数据出错或有涂改者，每次扣3分。5、盘点记录1）盘点记录（相关工作底稿）是否完整。考评2 分。每次盘点后必须将盘点数据如实记录在盘点表上，记录要保持准确、工整，严禁涂改，并且在场盘点人员都须附上签名，不符要求者每次扣2分。2）全面盘点的周期是否安排合理。考评2分。3）实物盘点数量与本部账面数量的误差是否在允许范围内，考评2分。因卷板，自剪板类质押物相对容易清点，不允许有误差；因注温变化易产生误差，故每个油罐允许正负10吨的误差数，超出此范围可作为进出库处理。不符要求者每次扣2分。6、例会制度、工作总结1）是否及时报回。考评2分。不符不要求者每次扣2分（截止日为每月30日）2）内容是否符合要求。考评4分。工作总结主要写产，销，存三大方面。3）整洁程度。考评2分。总结应书写工整干净，且与每月各项记录一并保存留底。不符要求者每次扣2分。7、值班记录表1）值班记录是否能反映24小时不间断监管，内容是否详实，考评7分。内容包括：24小时工作地点及内容；记录当天进出库情况；和企业相关人员沟通，了解企业生产和销售动态；当天记录必须当日完成，未符合上述要求者，第一次扣3分，第二次扣5分，第三次扣7分。2）整洁程度。考评2分。因为值班记录是直接反映监管员工作状态的一项重要考核指标，故应该做到书写整洁清晰，严禁涂改。不符要求者每次扣2分。8、质物进仓单及清单1）质物清单及质物进仓单所列质物是否符合要求。考评4分。严格按照银行和公司要求填写单据，不得出错。不符规定者每次扣4分。2）完整和整洁程度。考评3分。填写时严禁有涂改现象。书面不整洁者第一次扣2分，第二次扣3分。9、巡库登记表巡库登记表。考评5分。银行、公司管理人员查库时，驻仓人员只须一人积极配合，对银行提出的意见和建议必须及时反馈回公司。10、公司规章制度1）公司规章制度。考评20分。对于公司下发的各项规章制度和管理打倒，要求监管员认真学习，切实执行。若有违规者，按公司规定条例执行处罚。11、客户合理投诉1）客户合理投诉。考评5分。如客户提出投诉，不论在工作上，生活上或其它方面投诉，一经查实，每次押5分。12、突发事件处理1）突发事件处理，考评5分。13、上级指令任务1）上级指令任务：考评5分。六、监管员工作纪律 1、监管员在工作期间不得擅自离岗，不得酗酒、赌博，现场如有禁烟要求，在监管期间不得吸烟、没有公司领导的允许不得会晤亲戚、朋友。 2、工作时间不允许利用电脑玩游戏、看电影、长时间占用电话及做与工作无关的事情。 3、监管人员必须保证工作区域卫生整洁，办公物品摆放整齐，不乱堆乱放。 4、严格按照工作规程处理日常事务，遇有重大事项或复杂情况及时汇报。 5、监管员具有强烈的责任心，做到认真、细致，与出质人的相关人员保持良好的合作关系。 6、监管员记账要字迹清楚，做到日事日毕，及时准确。 7、监管员轮换时，一定要做好交接记录，并要对现有库存进行盘点。 8、监管员要着装整洁、仪表端庄。9、监管员要持监管员授权书上岗。 第五部分 风险控制一、项目风险处理措施1、企业未征得公司同意强行出货。操作程序：向质押监管中心汇报具体情况，同时向企业负责人通报现场情况。采取记录、摄像、照相等手段做好事情经过的记录。现场监管采取阻挠、上锁等初步措施缓解企业的出货速度。必要情况可拨打110救助电话。质押监管中心汇报银行负责人，第一时间与银行人员共同奔赴现场处理。2、仓库货物被枪、被盗事件。操作程序：立即拨打110电话报警，再向质押监管中心汇报具体情况，同时向企业负责人通报现场情况，并联合企业保安及各方值班人员一起根据现场情况采取适当的措施，降低损失。可以采取记录、摄像、照相等手段做好事情经过的记录，同时注意保护现场痕迹及预留物品。质押监管中心汇报银行负责人，第一时间与银行人员共同奔赴现场处理。3、仓库发生火灾、水灾等灾害。操作程序：立即拨打119电话报警，再向质押监管中心汇报具体情况，同时向企业负责人通报现场情况，并联合企业值班人员一起根据现场情况采取适当的补救措施，降低损失。视灾情破坏程度可以先进行救灾或是集中精力进行质押物的转移工作。质押监管中心汇报银行负责人，第一时间与银行人员共同奔赴现场处理。4、仓库罢工、经营出现异常等情况。操作程序：向企业员工及负责人了解真实情况，再向质押监管中心汇报具体情况，同时质押监管中心汇报银行负责人，第一时间与银行人员共同奔赴现场处理。期间，监管人员做好质押物和监管文件的清点及存放安全，是封闭式存放的质押物此时必须全部上锁，未经得质押监管中心同意，停止企业质押物的进出工作。5、其他不可预测突发事件。操作程序：向质押监管中心汇报具体情况，同时向企业负责人通报现场情况，视情况可以拨打110、119、120等救助电话。质押监管中心汇报银行负责人，第一时间与银行人员共同奔赴现场处理。6、关于质物因调价导致货值低于质押底线操作程序：质押物库存总值临近最低货值时，监管员应向企业作出预警提示，以明确告知企业负责人做好进出货计划，准备补仓或向银行办理提货，必要时应适时签发。发生突发事件监管人员采取应急措施；1、监管员马上通知质押监管中心，报告详细情况。2、质押监管中心马上启动应急方案，并第一时间向银行报告情况。质押监管中心银行主要负责人信息汇总分析采取应急措施填写紧急情况处理记录表应急小组组长7、监管安全工作列入目标责任,作为月度与年度考核的重要内容。对安全意识淡薄、玩忽职守造成重大安全事故者，依法追究行政、刑事责任。8、对不执行制度、管理不善、措施不力、责任心不强而造成监管违规事故发生等事件的，将直接追究责任人的责任。