数据处理与分析课件全书电子教案课件.pptx

Excel数据处理与分析数据处理与分析第01章 数据处理基础近年来，智慧城市、“互联网+”和大数据等新名词频繁出现在大众视野，被各国政府和民众所熟知，究其根本都离不开数据处理和分析。数据处理与分析对现实生产和工作有着重要意义，发挥着举足轻重的作用，已成为社会进步发展的新引擎。本章将详细讲解数据处理基础，介绍Excel数据类型、有效性约束，以及数据录入和编辑等相关知识。第01章 数据处理基础 知识目标了解数据处理的意义和实际案例；理解Excel与数据处理之间的关系和课程定位；理解各种数据类型的含义；理解数据有效性约束的含义和作用；理解数据查找、替换、定位和更正的含义和作用。能力目标掌握各种数据类型数据的录入方法；掌握数据有效性约束和删除重复值的操作方法；掌握数据查找、替换、定位和更正的操作方法；掌握表格格式设置的操作方法。1.1 数据处理概述1.1.1数据处理的意义数据处理对现实生活有着重要的应用和指导意义，如气象预报相关的灾难预警、企业进销存信息提示、消费数据分析、智能化物流系统、企业财务管理等，都是在数据处理分析的基础上来完成的。当下数据处理与分析发挥着越来越重要的作用，带动了各项事业的智能、高效、环保和精确发展，推动了社会进步和发展。杭州智慧城市建设菜鸟智能仓储高德地图导航1.1 数据处理概述1.1.2Excel与数据处理Excel可以让用户摆脱乏味、重复、复杂的数据处理和统计，从而使用户有更多的精力处理工作事务。Excel不仅可以高效地完成各种数据表和数据图的设计，进行数据处理和分析，而且它还保持了Office一贯的工作界面和操作方法，易学易用。在数据处理方面，Excel具有以下几个方面的优势。（1）强大的计算能力（2）便捷的数据统计和分析（3）智能分类计算1.1 数据处理概述1.1.3常见数据类型Excel支持多种数据类型数据，如字符型、日期时间型、数值型、逻辑性等。一般情况下，Excel会根据用户录入的数据内容自动判断。（1）字符型字符型也称为文本型，由汉字、英文字母、空格等字符组成，是Excel常见数据类型。生活中由纯数字组成的字符时（如电话号码、学号、银行账户等），为了避免Excel把其识别为数值型数据，用户在录入这类数据时，可以先输入一个英文的单引号，再输入数据。同时，用户也可以通过设置单元格格式为文本来实现。1.1 数据处理概述（2）数值型数值型是指所有代表数量的数据形式，通常由数字09、正号（+）、负号（-）、小数点（.）、百分号（%）、千分分隔符（，）、货币符号（￥、$）、指数符号（E或e）、分数符号（/）等组成，有效数字为15位。数值型数据可以进行加、减、乘、除等数学运算。科学记数按照“e”或者“E”格式输入，默认录入分数会显示为日期，如“1/6”显示为“1月6日”，而确实要输入分数“1/6”时，则需要先输入零和空格，然后在输入分数1/6。1.1 数据处理概述（3）日期时间型日期时间型数据是一种特殊的数值，存储时日期存储为数字，时间存储为小数。默认情况下，1900年1月1日为序号1。日期型数据是可以进行数学减运算的，两个日期相减得到两个日期之间相差的天数。日期时间型数据录入时，日期中的年月日之间要用“/”或者“-”隔开，时间上的时分秒之间用“：”隔开（如“13:20:26”），日期和时间之间要用空格隔开（如“2018-3-20 13:20:26”）。1.1 数据处理概述（4）逻辑型在Excel中，逻辑型数据是用于表示逻辑关系的是否成立，包含逻辑真True和逻辑假False。使用逻辑型数据时，用户可以直接输入True或False，也可以利用公式计算的结果来获取。如在单元格内输入“=38”，计算结果为False。在Excel中涉及到数值型数据和逻辑型数据进行运算时，数值型数据0被识别为逻辑假False，非0的数值型数据都被识别为True，进而参与逻辑型数据运算。如“And（100,0）”结果为False，“And（100,1）”结果为True。1.2 数据录入1.2.1基础数据录入对于一般的数据录入，用户完全可以参照常规数据录入的方法来完成。Excel也会根据用户录入的内容，判断数据类型，按照默认的格式进行显示。（1）常规录入用户在选中单元格后，直接就可以录入相应的内容，然后按Enter键来完成。若当前单元格已保存有数据时，用户可以双击单元格，将光标定位到单元格内进行编辑。同时，用户也可以在选中单元格后，通过编辑栏进行编辑。可以使用复制（Ctrl+C）、剪切（Ctrl+X）和粘贴（Ctrl+V）等快捷键，并同样支持用鼠标结合Ctrl键，来完成单元格的复制和移动操作。为了更方便的定位光标的位置，默认情况下，按Enter键完成数据录入，并将活动单元格向下移动一个单元格。按Tab键结束当前单元格数据输入，并向右移动一个单元格。1.2 数据录入（1）常规录入按组合键Ctrl+向上方向键，光标移动到活动单元格所在列的最上边。按组合键Ctrl+，光标移动到活动单元格所在列的最下边。按组合键Ctrl+，光标移动到活动单元格所在行的最左边。按组合键Ctrl+，光标移动到活动单元格所在行的最右边。按组合键Ctrl+Home，光标移动到表格的左上第一个单元格。按组合键Ctrl+End，移动到表格的右下最后一个单元格。1.2 数据录入（2）自动填充首先，在目标单元格区域的第一个单元格内录入数据，然后选择该单元格，用鼠标左键在填充柄上按下，沿着目标单元格方向拖拽，并留意观察鼠标右下方的提示标签内容。标签显示内容为当前情况下，松开鼠标单元格要填充的数据。如果该标签内容是想要的结果，就可以松开鼠标左键完成录入。如果标签内容显示的不是预期内容，用户则可以拖拽鼠标的同时按下Ctrl键，再松开鼠标即可。除了可以使用鼠标左键拖拽填充柄完成自动填充数据外，用户还可以使用双击填充柄，或者使用右键拖拽填充柄，然后在松开鼠标时，选择相应的快捷命令来完成。同时，针对列自动填充数据时，当目标列的左右相邻列有数据时，用户可以双击填充柄来完成目标列的数据填充。1.2 数据录入（2）自动填充默认情况下，Excel自动填充产生的是步长为1的等差数列。当用户需要其它步长的数值序列时，可以分别在目标单元格的第一、二个单元格内输入数值，然后选择这两个单元格，拖拽其填充柄来完成非1步长的等差数列填充。Excel除了可以完成已有序列的自动填充外，还支持用户自定义填充序列，进而完成更为特殊的数据序列填充。用户可以通过依次执行“文件”“选项”“高级”“编辑自定义列表”按钮命令，打开“自定义序列”对话框，如图1-4所示。在右侧“输入序列”窗口中，依次输入相应的序列，点击“添加”按钮完成用户自定义序列的添加。1.2 数据录入1.2.2常用操作除了常见的数值单元格复制和移动操作外，Excel中还提供了操作更为灵活的单元格转置、粘贴计算、分列等常用操作。（1）选择性粘贴在Excel中，如果复制的单元格内容是数据常量，而非公式、函数时，到目标单元格粘贴就是源数据。而如果复制的单元格内时公式或函数时，则默认粘贴到目标单元格的是公式或函数，而不再是源单元格的数据。如何才能更好掌握复制、粘贴操作，这时则需要使用选择性粘贴功能。1.2 数据录入（1）选择性粘贴用户完成单元格复制操作以后，然后在选中的目标区域右击，选中快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。在该对话框中，用户可以选择要在目标区域粘贴的结果，如粘贴公式、数值、格式等。运算粘贴是指将复制的源单元格数值，对要进行粘贴的目标单元格区域内的单元格数值进行相应的运算，将运算结果保存到目标单元格区域。转置粘贴是将复制的源区域行列互换，转换为目标区域的单元格。“选择性粘贴”对话框1.2 数据录入（2）删除重复项数据重复项指的是表格中具有完全相同的2行（或多行）记录，容易造成数据重复和数据不一致。将活动单元格定位到数据表格内任一位置，执行“数据”“删除重复项”命令，打开“删除重复项”对话框，用户根据表格情况，选择是否包含标题和相应的列。然后点击“确定”按钮，就可以得到删除重复项后的数据表格。需要注意的是“删除重复项”对话框中的数据列的选择。被选中的表格列标题，表示重复项标准是这些列的内容必须一致，才被视为重复。而未被选中的列标题，表示除了未被选择列的内容可以不同外，只要被选中列的内容一致，就可以视为重复项，从而避免已重复记录因修改而出现的数据不一致的情况。“删除重复项”对话框1.2 数据录入1.2.3数据验证数据验证，又称数据有效性，是用于定义在单元格内允许录入的内容规范，可以有效防止用户输入无效数据。如考试成绩必须为0100之间的整数，性别必须为“男”、“女”等。当用户输入无效数据时，Excel会发出相应的警告，甚至显示相关提示信息，进而引导用户完成正确的数据录入。设置“验证条件”是必须步骤，设置“输入信息”和“出错警告”为可选操作，用户可根据需要自行选择设置。“数据验证”对话框1.3 数据编辑1.3.1数据格式设置数据格式设置包含单元格数据字体格式、对齐方式和数字格式设置三种。字体格式可以通过“开始”“字体”组中的相关命令按钮来完成。对齐方式设置方法与之类似，对应“开始”“对齐方式”组中的相关命令。数值型数据是最常用的数据类型，预设了数值、货币、日期、时间、百分比、分数、科学记数等多种数值格式。同时，Excel还支持用户根据个人需要，自定义更为丰富的数字格式。“设置单元格格式”对话框1.3 数据编辑自定义单元格格式，是指用一些格式符号来描述数据的显示格式。如符号“0”，代表数字预留位，当设置单元格自定义格式为“0000-00000000”时，用户输入“3718617060”则显示为“0371-8617060”；符号“#”，代表有意义的数字预留位；符号“，”，代表千分位分隔符。当设置单元格自定义格式为“#,#”时，用户输入“012356”则显示为“12,356。1.3 数据编辑1.3.2查找、替换和定位在Excel中，用户可以使用查找功能，轻松地在大量数据中查找到目标数据。利用替换功能，可以将指定数据完全替换为目标数据，而不需要浪费过多精力和时间，并且能够保证毫无遗漏。（1）查找和替换进行查找和替换操作之前，要确定查找的范围。如果要查找整个工作表，只需要将光标定位到工作表中任一个单元格。如果要在指定一个区域进行查找，则需要选择该相应的单元格区域。然后执行“开始”“编辑”“查找和替换”“查找”命令，从而打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡。在“查找内容”中输入要查找的内容，点击“查找全部”或“查找下一个”按钮即可。1.3 数据编辑替换的操作方法与查找类似，也是先选择查找范围，然后执行“开始”“编辑”“查找和替换”“替换”命令，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，如图1-9所示。分别在“查找内容”和“替换为”输入要被替换的内容和新内容，然后点击“全部替换”按钮来全部替换。或者配合使用“替换”和“查找下一个”两个按钮，来逐个替换。“查找和替换”对话框1.3 数据编辑在Excel中，还支持使用通配符进行模糊查找。Excel提供了“*”和“？”2个通配符，分别代替了任意多个字符和单个字符。如要查找包含“数据处理”的数据，可以使用“*数据处理*”；要查找姓“李”的数据，可以使用“李*”；而如果使用“李？”，则要查找的姓名是由2个字符组成的，姓“李”的数据。如果要查找的数据本身就包含“*”和“？”时，这里它们并不是通配符，则需要在该字符前加“”符号，如查找“*号”，则可以找到包含“*号”的数据记录。而相对的查找“*号”，则可以找到所有包含“号”的数据，查找范围要大很多。1.3 数据编辑（2）定位条件用户可以使用查找和替换功能，完成数据的精确查找和模糊查找。但对于未录入数据的单元格来查找往往显得力不从心，Excel又为用户提供了功能强大的定位条件功能，能够快速的帮用户查找定位到空值单元格、引用单元格、行列内容差异单元格等。定位条件功能中，定位“空值”单元格最为常用。“定位条件”对话框1.3 数据编辑1.3.3数据更正用户在录入数据的过程中，出现录入错误在所难免，用户只需要选中单元格进行修改更正即可。Excel还提供了自动更正功能，它不仅能够识别输入错误，还可以在输入时自动更正错误。它的工作实质，是将查找替换合二为一，并且能够自动执行。用户可以利用该功能作为辅助输入手段，来更加准确、快速地录入数据，提高效率。具体操作方法是执行“文件”“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，点击“校对”选项后，在右侧窗口点击“自动更正选项”按钮，打开“自动更正”对话框。“自动更正”对话框1.4 表格格式设置Excel主要功能在于数据处理，但对表格的外观格式也不容忽视。表格的格式设置不同单元格里的数据格式，它指的是表格的行高、列宽、边框、底纹等外观格式设置。1.4.1行高和列宽调整行高和列宽的调整操作方法类似。用户可以通过拖拽行（或列）之间的分割线，或者右击行（或列）执行“行高”（或“列宽”）快捷命令，或者执行“开始”“单元格”“格式”“行高”（或“列宽”）命令，来完成行高（或列宽）的调整。除了上述操作外，Excel还支持双击行列分割线，让Excel来根据单元格内容自动调整。在众多方法中，拖拽分割线的方法最为直观便捷，通过菜单命令方法最为精确，用户可以根据使用场景自行选择。1.4 表格格式设置1.4.2边框和填充色设置默认情况下，Excel工作表显示有浅灰色的网格线，但文件打印时并不显示。如果用户要打印表格边框线和表格背景颜色，就需要对表格进行边框和填充色进行设置。选择表格区域后，执行“开始”“字体”“边框线”选项所对应的边框样式命令，对表格边框进行设置。也可以执行“边框线”选项中的“其它边框”命令，打开“设置单元格格式”对话框的“边框”选项卡。另外，Excel还提供了手工绘制边框的功能。“边框”选项卡1.4 表格格式设置对表格底纹的设置方法与上述边框设置方法类似，用户可以在选择表格区域后，执行“开始”“字体”“填充颜色”选项中的颜色命令进行设置。同时，由于表格边框和底纹设置都包含于“设置单元格格式”对话框，用户除了使用上述操作方法外，也可以通过使用组合键Ctrl+1打开“设置单元格格式”对话框，进而切换到“边框”和“填充”选项卡来完成相关操作。1.4 表格格式设置1.4.3表格格式套用为了简化单元格格式设置，Excel提供了一系列的常用表格样式，用户可以将这些预设样式套用到选定表格上，从而高效地完成表格的外观设置。选择要设置的表格区域，选择“开始”“样式”“套用表格格式”下拉列表中的一种表格样式，此时系统会弹出“套用表格式”对话框，用户根据实际需要，选择（或取消）“表包含标题”选项，点击“确定”按钮。表格格式套用完成后，该表格区域也随之转换为列表。为了便于用户理解和使用，将列表转换为普通区域。将活动单元格定位到列表内任一单元格，执行“设计”“工具”“转换为区域”命令，并在弹出的确认对话框中点击“确定。“套用表格式”对话框Excel数据处理与分析数据处理与分析第02章 公式的使用Excel电子表格软件最为强大的功能在于数据计算与分析，而公式和函数是数据计算与分析的基础。这里的数据计算，不单包含了数值型数据的加、减、乘、除运算，还涵盖字符型、日期时间型和逻辑型数据的各类运算，在完成数据计算的基础上，还为后期的数据分析奠定了基础。本章将讲解Excel公式基础、运算符、相对引用、绝对引用和混合引用，以及公式调试等相关知识。第02章 公式的使用 知识目标理解公式的概念和组成结构；理解各种运算符的含义和运算符的优先级；理解相对引用、绝对引用和混合引用的含义和作用；了解公式调试中各种错误提示的含义。能力目标掌握公式的输入和编辑方法；掌握括号运算符的使用方法；掌握相对引用、绝对引用和混合引用的操作方法；掌握公式调试的操作方法。2.1 公式基础在Excel中，公式是数据计算和分析的基础，合理使用公式可以有效减少表格字段，简化数据录入，进而减少由数据录入引起的误操作和数据的不一致，提高工作效率。2.1.1公式的组成公式是以“=”开头，通过各种运算符将数据常量、单元格引用、区域名称和函数等数据对象，按照一定顺序连接而形成的表达式，用于完成各种数据运算。公式中的数据常量，是指由人工录入的固定不变的数据。单元格引用指的是对工作表中某个单元格（或单元格区域）数据的引用。区域名称是由用户为特定单元格（或单元格区域）定义的名称。Excel向用户提供了许多内置函数。在调用这些函数时，用户只需要给出函数名和相应的参数，就可以完成函数运算。运算符是公式中用于连接计算对象的符号，如数值加“+”、数值减“-”、字符串连接“&”等。2.1 公式基础2.1.2运算符在Excel中，数据运算符是公式不可或缺组成部分，主要包括算术运算符、文本运算符和关系运算符。（1）算术运算符算术运算符是用户最为常见的运算符，用于完成各种数学运算，运算结果为数值型数据。如加“+”、减“-”、乘“*”、除“/”、乘方“”和百分比“%”等。（2）文本运算符文本运算符是针对字符型数据进行的运算，运算结果为字符型数据。Excel中仅有一个字符串连接运算符“&”，用于将两个字符型数据首尾相连。2.1 公式基础（3）关系运算符关系运算符是用于实现数据对象逻辑比较的运算，即比较数据对象的大小关系，运算结果为逻辑型数据（True或False）。关系运算符包括大于“”、大于等于“=”、小于“”、小于等于“=”、不等于“”和等于“=”6种。参与关系运算数据对象除了数值型数据外，还可以是字符型数据和逻辑型数据，三种数据类型的大小关系是逻辑型数据大于文本型数据，文本型数据大于数值型数据。2.1 公式基础2.1.3运算优先级当一个公式表达式中存在多个运算符时，表达式要按照一定的先后顺序来计算，这个顺序就是运算优先级。也就是说，运算优先级决定了公式的运算顺序。Excel中运算符优先级，由高到低依次为：乘方“”负号“-”百分比“%”乘“*”、除“/”加“+”、减“-”文本连接“&”比较运算符“、=、=、=”。运算优先级相同的多个运算符，按照自左向右的顺序依次运算。Excel公式支持使用圆括号，用户可以将先计算的部分放到圆括号内。同时，考虑到使用括号编写公式表达式，更有利于用户理解和阅读，建议合理使用。2.2 单元格引用为了提高公式录入效率，用户可以在录入公式时采用键盘和鼠标协同操作。如录入公式“=A1+B1”时，可以用键盘在单元格（或编辑栏）里输入“=”，然后用鼠标点击A1单元格，将“A1”输入到“=”后，再次使用键盘输入“+”，然后再用鼠标点击B1单元格，将“B1”输入到“+”后，最后按Enter键完成公式录入。为了达到引用单元格数据变化，公式计算结果动态变化的目的，在公式使用过程中，时常会用到单元格（或单元格区域）的引用。引用的作用相当于链接，指明了公式中数据的引用位置。在Excel中有相对引用、绝对引用和混合引用3种引用形式。2.2.1相对引用相对引用指的是公式所在单元格与被引用单元格之间的相对位置关系，当对公式单元格复制，到目标单元格粘贴时，单元格中的公式地址会随之发生相对的改变。相对引用采用的是“列名+行数字”的形式，如单元格B3。2.2 单元格引用举例说明相对引用的使用方法，首先对存储有公式“=A1+B1”的单元格C1复制，然后到单元格C2 粘贴，则公式会发生相应改变。此时，单元格C2中的公式为“=A2+B2”。如果将该公式复制到单元格D3时，公式会变化为“=B3+C3”。2.2.2绝对引用绝对引用是引用单元格（或数据区域）地址是绝对地址，即被引用的单元格（或数据区域）和引用单元格之间的关系是绝对的。当绝对引用的公式复制到其它单元格时，绝对地址的位置不发生任何改变，即行和列位置都保持不变。绝对引用在列名和行数字前分别添加“$”符号，如“$B$3”表示对单元格B3的绝对地址引用。举例说明绝对引用的使用方法，首先对存储有公式“=$A$1+$B$1”的单元格C1复制，然后到单元格C2 粘贴，此时单元格C2中的公式保持不变，继续为“=$A$1+$B$1”。2.2 单元格引用2.2.3混合引用需要用到单元格引用部分保持不变，而部分随之变化的情况，这就是相对引用和绝对引用的混合，称之为混合引用。混合引用在列名或行数字两者中的一个前的添加“$”符号。如混合引用“$B3”，表示公式所在的单元格位置发生列位置变化时，公式引用保持不变，而发生行位置变化时，公式随之变化。而混合引用“B$3”恰巧相反，表示公式所在的单元格位置发生列位置变化时，公式引用随之变化，而发生行位置变化时，公式保持不变。2.2 单元格引用2.2.4外部引用通常情况下，我们对工作表的操作都是在一个工作表内完成的，但有时也需要跨工作表，甚至跨工作簿来完成操作，这就是Excel的外部引用。（1）跨工作表引用跨工作表引用指的是在同一个工作簿里的不同工作表间的引用，使用方法是在引用单元格前加上对应工作表引用（即工作表的名称），并使用符号“！”进行隔开。格式为：“工作表名称!单元格地址“。通常情况下，对跨工作表的引用一般都采用绝对地址引用，这样即使该公式移动到其它位置，所引用的单元格地址也不会发生改变。2.2 单元格引用（2）跨工作簿引用跨工作簿引用是指引用其它工作簿的单元格，引用格式为工作簿名称工作表名称！单元格引用。一般情况下，跨工作簿引用时需要将引用的工作簿打开。如果没有打开该工作簿时，需要在单元格引用的工作簿名称前标注出该文件的存放路径，并用单引号括起来。（3）三维引用当要引用多个工作表中的相同单元格位置时，可以使用三维引用。其格式为“工作表名称1:工作表名称N!单元格引用”。2.3 公式调试在Excel中，公式作为重要的数据计算手段，使用频率很高，加上部分计算公式十分复杂，公式出现错误在所难免。当发生错误时，该如何读懂系统错误提示？利用公式审核工具来追踪引用单元格和从属单元格，找出错误原因显得至关重要。2.3.1常见公式错误提示出错信息，是Excel公式审核的基本功能之一。在使用公式和函数进行计算的过程中，如果使用不正确，Excel会在相应的单元格里提示错误信息。了解错误提示信息的含义，将有助于用户发现和改正错误。在公式使用过程中，常见的出错提示信息，归纳起来主要有以下几种。#：当列宽不足，或使用了负值的日期或时间时，产生该错误提示；DIV/0：当除数是0时，产生该错误提示；#N/A：公式或函数中没有可用的数值时，产生该错误提示；2.3 公式调试#NAME？：公式或函数中使用了不能识别的名称时，产生该错误提示；#NULL！：当指定两个并不相交的区域交叉点时，产生该错误提示；#NUM！：公式或函数中使用了无效的数值时，产生该错误提示；#REF！：公式中引用了无效的单元格时，产生该错误提示；VALUE！：使用了错误的参数或运算对象类型时，产生该错误提示。2.3.2引用追踪当工作表使用的公式非常复杂的时候，往往很难搞清楚公式与值之间的引用关系。如某一单元格的公式引用了其它多个单元格，而该单元格又被别的单元格公式所引用。针对这一问题，Excel提供了引用追踪功能，该功能分为追踪引用单元格和追踪从属单元格两类。2.3 公式调试（1）追踪引用单元格选定的单元格中包含了一个公式或函数，在公式或函数中包含了其它单元格，这些被包含的单元格称为引用单元格。使用单元格追踪功能，可以在选定要审核的单元格（含引用单元格公式的单元格）后，执行“公式”“公式审核”“追踪引用单元格”命令。如果想取消该追踪箭头，可以执行“公式审核”“移去箭头”命令。（2）追踪从属单元格追踪从属单元格强调该单元格被哪一个单元格所引用。使用追踪从属单元格功能，可以在选定要审核的单元格（被引用单元格）后，执行“公式”“公式审核”“追踪从属单元格”命令。2.3 公式调试2.3.3公式求值除了上述引用追踪功能外，Excel还提供了公式求值功能。使用该功能，可以通过查看公式的计算过程，以及每一步的计算结果。用户在选定要审核的单元格（含引用单元格公式的单元格）后，执行“公式”“公式审核”“公式求值”命令，打开“公式求值”对话框。通过重复点击该对话框中的“求值”按钮，并观察右侧的“求值”栏，可以看到公式计算的全部过程。直到公式计算出现结果，此时“求值”按钮会变为“重新启动”按钮，再次点击该按钮，可以重复演示。“公式求值”对话框Excel数据处理与分析数据处理与分析第03章 函数的使用函数是除公式之外，Excel强大数据处理功能又一有力支撑。通过函数功能，可以实现复杂的数据计算和数据分析，简化公式录入，提高工作效率。本章将详细介绍函数的基础知识、函数分类和函数的使用，以及其它相关知识内容。第03章 函数的使用 知识目标了解函数结构和函数类型；理解函数结构中参数的含义和函数嵌套相关知识；理解定义名称的意义和作用。能力目标掌握函数的使用方法；掌握函数编辑和函数嵌套的操作方法；掌握名称的定义和使用方法。3.1 函数基础函数是Excel数据计算与分析的基础，是对常用数据计算的有效集成，它简化了公式录入的难度，提高了数据计算的效率。Excel内置了多种函数，如数学和三角函数、统计函数、文本函数、日期和时间函数、逻辑函数、查询和引用函数、数据库函数、工程函数、财务函数、信息函数，以及用户自定义函数等。3.1.1函数结构函数是由Excel预先定义的，并按照一定的格式结构和计算顺序对数据进行计算和分析的功能，它是公式的抽象化和高度凝练。对于函数的使用，用户可以根据函数结构，按照函数参数设定来调用。由于函数是公式的特殊化，所以在单元格输入函数公式时也需要用“=”开头，且函数名称不区分字母大小写。3.1 函数基础每一个函数都具有类似的函数结构，即函数名（参数1，参数2，.）。其中，函数名为函数的唯一标识，它决定了函数的功能和作用。函数的各个参数位于括号内，各参数间用逗号隔开。参数为函数的输入值，是参与函数计算的数据，可以是数值、文本、日期时间、逻辑值、表达式、区域名称、单元格引用和其它函数（函数嵌套）。如“=Average(A1:A10)”表示计算数据区域A1:A10的数据平均值，“=Sum(A1:A10)”表示计算A1:A10的数据和，“=Max(A1:A10)”表示计算A1:A10的最大值，“=Min(A1:A10)”表示计算A1:A10的最小值，“=Count(A1:A10)”表示统计A1:A10的数值个数。Excel中也有一些函数没有参数，如系统日期函数Today()、系统时间函数Now()、行数函数Row()和列数函数Column()等。使用这部分函数时，直接调用函数即可。如“=Today()”，即可获取当前系统日期。所谓的函数嵌套，就是当处理复杂计算时，用户可以在函数中调用其它函数作为参数来使用，即在函数中嵌套使用其它函数。3.1 函数基础3.1.2 函数类型根据应用领域和操作的数据类型不同，可以将函数分为数字和三角函数、文本函数、日期和时间函数、逻辑函数、查找和引用函数、财务分析函数、信息函数、工程函数、数据库函数等多种函数类型。数字和三角函数主要负责数值型数据和数学三角函数的方面的数学计算，如四舍五入函数Round、求余数函数Mod、求正弦值函数Sin等。文本函数主要负责文本数据类型的计算，如字符串截取函数Left、Right和Mid等。日期和时间函数主要负责日期时间数据类型的计算，如求系统日期函数Today、求系统时间函数Now、求日期间隔函数Datedif等。逻辑函数主要负责针对表达式进行真假判断，或者进行复合检验，如条件函数If、求并运算函数And、求或运算函数Or等。查找和引用函数主要负责在工作表中查找特定的数据，或者特定的单元格引用，如定位查找函数Lookup、Vlookup和Hlookup等。3.1 函数基础3.1.3 常用函数介绍Excel提供了多种类型的函数，作为初学者刚开始接触，这里介绍几个常用的函数，以便大家对函数有一个基本认识。名名称称语法法结构构说明明求和函求和函数数SumSum(number1,number2,.)计算指定单元格（或单元格区域）所有数值的和。如Sum(A1,B1,C1)或者Sum(A1:C1)的作用是计算A1、B1和C1单元格数值的和。平均平均值函函数数AverageAverage(number1,number2,.)返回所有参数的算术平均值。如Average(A1,B1,C1)或者Average(A1:C1)的作用是计算A1、B1和C1单元格数值的平均值。计数函数函数数CountCount(value1,value2,.)计算单元格区域中包含数字的单元格个数。如Count(A1,B1,C1)或者Count(A1:C1)返回的是A1、B1和C1单元格中数值的个数。最大最大值函函数数MaxMax(number1,number2,.)返回一组数值中的最大值。如Max(A1,B1,C1)或者Max(A1:C1)返回的是A1、B1和C1单元格中最大的数值。最小最小值函函数数MinMin(number1,number2,.)返回一组数值中的最小值。如Min(A1,B1,C1)或者Min(A1:C1)返回的是A1、B1和C1单元格中最小的数值。3.2 函数使用使用函数可以简化公式编写，增加公式的易读性，并有效地提高工作效率。在Excel中使用函数参与数据计算时，需要掌握函数使用的基本方法。（1）使用求和按钮录入Excel针对常用的求和、求平均值、求最大值、求最小值和计数等函数，集成到了“开始”“编辑”“求和”按钮的下拉选项中。如果满足活动单元格和参与计算的单元格相邻，而且活动单元格位于计算单元格的右侧（或下方）时，用户还可以选择从活动单元格起且包含全部参与计算的单元格区域。完成区域选择后，点击“求和”按钮或按钮右侧的下拉选项的其它命令，也可以完成计算操作。“求和”按钮3.2 函数使用（2）使用“插入函数”对话框录入通过使用“插入函数”对话框的方法来完成。选择活动单元格，执行“公式”“函数库”命令，此处按照函数类别将函数分类，用户可以通过选择相应函数分类右侧的下拉选项选择命令，打开“函数参数”对话框，依次输入相应的参数。同时，为了便于用户理解和使用函数，Excel在“函数参数”对话框中提供了函数每一个参数的说明，以及“有关该函数的帮助”链接，用户可以借助于这些设置更好的理解和使用函数。“插入函数”对话框3.2 函数使用Excel功能设计十分人性化，它会将用户近期使用过的函数，默认显示在“插入函数”对话框的最前面，以便再次使用。在该对话框中，用户还可以通过“搜索函数”或选择函数类别功能来提高函数查找的速度。同时，考虑到插入函数操作的使用频率高，Excel还提供组合键Shift+F3来打开“插入函数”对话框。（3）手工录入对于函数掌握比较熟练的用户来说，除了上述方法外，还有手工录入函数的方法。该方法最大的特点是纯手工键盘录入，录入效率高。用户可以通过在编辑栏里直接录入函数，以及函数中各个参数来完成函数的使用。手工录入的方法，对用户熟练使用函数的能力要求较高，不建议初级用户使用。对于有一定基础的用户来说，手工录入可以提高效率，同时多加练习便可熟能生巧。3.2 函数使用3.2.2 函数编辑在函数的使用过程中，函数录入错误在所难免，对函数的编辑和函数录入基本相同。用户可以通过双击要编辑的单元格，进入公式和函数的编辑状态，或者在选中单元格后，通过在编辑栏编辑来完成操作。函数的录入和编辑过程中，建议用户要深入理解函数和函数参数的含义，充分利用函数的相关提示，如函数功能提示和参数说明提示等。3.2.3 函数嵌套为了完成复杂的数据计算，用户可以使用函数嵌套的方法，即将函数来做另一个函数的参数。函数嵌套的内部函数返回值，必须符合调用函数对应的参数数据类型。3.2 函数使用公式=If(And(D2=0,D2=0和D260的判断结果是否为True（两个条件同时为True时，And函数的返回结果为True，否则为False），来决定其返回值。“If函数参数”设置“And函数参数”设置3.2 函数使用在上述公式录入过程中，如果出现录入错误，或操作失误将“函数参数”对话框关闭时，用户可以将光标定位到编辑栏相应的函数名称位置，按组合键Shift+F3来打开相应的“函数参数”对话框。3.3 名称使用定义名称虽不是必须的操作项，但却有着重要意义。因为通过定义名称功能，可以将单元格区域、函数、常量或者表格定义为一个名称，在Excel公式录入和编辑过程中，可以大幅度简化操作，使得公式和函数更便于理解和维护。3.3.1 名称定义为单元格区域或其它对象定义名称后，在公式和引用中就可以通过名称来操作相应的单元格区域，从而简化公式录入。在定义名称时，必须遵循以下规则。名称的第一个字符必须是字母、文本或小数点；名称最多包含255个字符，且名称中的字母不区分大小写；名称定义时应该遵守“见名知意”的原则，即看到名称就能够知道该名称的含义，或其代表的意思；名称不能够使用Excel软件预留关键字或函数名。3.3 名称使用一般情况下，定义名称可以通过以下两种方法完成。一种是用户可以在选择单元格区域后，通过在编辑栏最左侧的名称框输入名称，然后按Enter键来完成。另一种是通过执行“公式”“定义的名称”“定义名称”命令，打开“新建名称”对话框。在该对话框中，依次输入“名称”、使用“范围”和“引用位置”（定义名称的单元格区域）等信息，点击“确定”按钮完成名称的定义。“新建名称”对话框3.3 名称使用3.3.2 名称使用名称定义后，用户就可以像使用单元格一样使用名称。在公式中使用上述定义的名称“shuilv”，就可以代替“Sheet1!$E$2”，用户可以录入公式“=E1*shuilv”来代替“=E1*Sheet1!$E$2”。在使用名称时，可以通过手工输入的方法，或者通过执行“公式”“定义的名称”“用于公式”下拉选项命令，在公式中插入名称。对于已有名称，用户可以通过执行“公式”“定义的名称”“名称管理器”命令，打开“名称管理器”对话框。通过使用对话框中的“新建”、“编辑”和“删除”命令按钮，来完成名称的新建、编辑和删除操作。“名称管理器”对话框Excel数据处理与分析数据处理与分析第04章 常用函数常用函数是Excel的重要组成部分，是Excel数据计算的主要手段。相比Excel公式来说，具有函数种类丰富、操作简单和功能强大等诸多优点，能够简化复杂公式的录入，提高数据计算效率。本章将针对日常工作中常用函数进行详细讲解，分别介绍数学与统计函数、文本函数、日期与时间函数、查找与引用函数、逻辑函数等相关知识。第04章 常用函数 知识目标理解数学与统计函数的含义和各个函数结构；理解文本函数的含义和各个函数结构；理解日期与时间函数的含义和各个函数结构；理解查找与引用函数的含义和各个函数结构；理解逻辑函数的含义和各个函数结构。能力目标掌握数学与统计函数中各函数的使用方法；掌握文本函数中各函数的使用方法；掌握日期与时间函数中各函数的使用方法；掌握查找与引用函数中各函数的使用方法；掌握逻辑函数中各函数的使用方法。4.1.1绝对值函数AbsAbs函数是用于计算数值型数据的绝对值，且返回该数值。Abs(number)number：需要计算其绝对值的实数。4.1 数学与统计函数4.1.2平均值函数Average/Averageif/Averageifs（1）Average函数函数是对数值型数据进行求平均值计算，并返回结果数值的函数。Average(number1,number2,.)number1,number2,.：要计算平均值的其他数字、单元格引用或单元格区域，最多可包含255 个。4.1 数学与统计函数4.1.2平均值函数Average/Averageif/Averageifs（2）Averageif函数Averageif函数，用于计算某个区域内满足给定条件的单元格的平均值（算术平均值），且返回该数值。Averageif(range,criteria,average_range)range：要计算平均值的一个或多个单元格；criteria：形式为数字、表达式、单元格引用或文本的条件，用来定义将参