会议管理和常见的会务礼仪.pptx

第十二讲第十二讲商务会务礼仪商务会务礼仪会议管理和常见的会务礼仪第1页会议，又称集会或聚会。在当代社会里，它是人们从事会议，又称集会或聚会。在当代社会里，它是人们从事各类有组织活动一个主要方式。简单地说，三个人以上、聚各类有组织活动一个主要方式。简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或一些议题进行讨论或处理，就是会议。合在一起、就某个或一些议题进行讨论或处理，就是会议。会议管理和常见的会务礼仪第2页第一节第一节会议类型和作用会议类型和作用一、会议类型：一、会议类型：其一，其一，行政型会议行政型会议。它是商界各个单位所召开工作性、执。它是商界各个单位所召开工作性、执行性会议。比如，行政会、董事会，等等。行性会议。比如，行政会、董事会，等等。其二，其二，业务型会议业务型会议。它是商界相关单位所召开专业性、技。它是商界相关单位所召开专业性、技术性会议。比如，展览会、供货会，等等。术性会议。比如，展览会、供货会，等等。其三，其三，群体型会议群体型会议。它是商界各单位内部群众团体或群众。它是商界各单位内部群众团体或群众组织所召开非行政性、非业务性会议，意在争取群体权利，组织所召开非行政性、非业务性会议，意在争取群体权利，反应群体意愿。比如，职代会、团代会，等等。反应群体意愿。比如，职代会、团代会，等等。其四，其四，社交型会议社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位交际面。它是商界各单位以扩大本单位交际面为目标而举行会议。比如，茶话会、联欢会，等等。为目标而举行会议。比如，茶话会、联欢会，等等。会议管理和常见的会务礼仪第3页v联席会议联席会议vv会议管理和常见的会务礼仪第4页v学术会议学术会议v会议管理和常见的会务礼仪第5页汇报会汇报会会议管理和常见的会务礼仪第6页二二.会议作用会议作用v在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其主要作用：主要作用：v它是实现决议民主化、科学化必要伎俩；它是实现决议民主化、科学化必要伎俩；v它是实施有效领导、有效管理、有效经营主要它是实施有效领导、有效管理、有效经营主要工具；工具；v它是落实决议、下达任务、沟通信息、协调行它是落实决议、下达任务、沟通信息、协调行动有效方法；动有效方法；v它是保持接触、建立联络、结交朋友基本路径。它是保持接触、建立联络、结交朋友基本路径。会议管理和常见的会务礼仪第7页第二节第二节会务组织礼仪会务组织礼仪一、会议时间选择要适当一、会议时间选择要适当。会议时间选择应避开企业会议时间选择应避开企业 业务繁忙期或重大节假业务繁忙期或重大节假日。过冷或过热天气，风雨交加天气也不适合举行日。过冷或过热天气，风雨交加天气也不适合举行会务活动。尤其是室外会议活动。即使室内举行会会务活动。尤其是室外会议活动。即使室内举行会务活动，天气太冷太热太闷也都不利于会议顺利召开。务活动，天气太冷太热太闷也都不利于会议顺利召开。二、会议场所选择要恰当二、会议场所选择要恰当v交通要便利。交通要便利。v大小要适中。大小要适中。v设施要齐全。设施要齐全。v要符合主题。如洽谈会、公布会等，应尽可能避开闹市要符合主题。如洽谈会、公布会等，应尽可能避开闹市区，确保会场不受外界干扰。区，确保会场不受外界干扰。v要方便停车。要方便停车。v费用要合理。费用要合理。会议管理和常见的会务礼仪第8页v会议管理和常见的会务礼仪第9页说说以下会议应该放在哪开比较适当说说以下会议应该放在哪开比较适当v国际妇女代表大会国际妇女代表大会v亚洲各国首脑会议亚洲各国首脑会议v世界博览会议世界博览会议v全国汽车工业会议全国汽车工业会议v全国棉花种植会议全国棉花种植会议v全国钢铁生产全国钢铁生产v寿山石雕艺术寿山石雕艺术研讨研讨会议会议会议管理和常见的会务礼仪第10页三、确定嘉宾名单要慎重三、确定嘉宾名单要慎重与会嘉宾身份高低，往往决定了会议活动与会嘉宾身份高低，往往决定了会议活动规格高低。确定与会嘉宾名单要周全考虑、仔规格高低。确定与会嘉宾名单要周全考虑、仔细斟酌，切不可掉以轻心、随意确定。细斟酌，切不可掉以轻心、随意确定。普通而言，商务会议嘉宾应包含以下人员：普通而言，商务会议嘉宾应包含以下人员：上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、广告企业、主要客户和项目工作相关本单位负广告企业、主要客户和项目工作相关本单位负人、技术人员。人、技术人员。会议管理和常见的会务礼仪第11页四、适时发出会议通知。四、适时发出会议通知。v拟发会议通知应包含以下六项：一是标题，它重点拟发会议通知应包含以下六项：一是标题，它重点v交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨v介绍。三是会期，应明确会议起止时间。四是介绍。三是会期，应明确会议起止时间。四是v报到时间与地点，对交通路线，尤其要交待清报到时间与地点，对交通路线，尤其要交待清v楚。五是会议出席对象，如对象可选派，则应规楚。五是会议出席对象，如对象可选派，则应规v定详细条件。六是会议要求，它指是与会者材料定详细条件。六是会议要求，它指是与会者材料v准备与生活用具准备，以及差旅费报销和其它准备与生活用具准备，以及差旅费报销和其它v费用问题。费用问题。v普通应提前普通应提前1-21-2周发出通知。周发出通知。v对尤其邀请嘉宾请柬，应派专员登门呈送，以对尤其邀请嘉宾请柬，应派专员登门呈送，以v表示诚恳和尊重。表示诚恳和尊重。会议管理和常见的会务礼仪第12页五、依礼排定席位次序五、依礼排定席位次序。v“以前为尊以前为尊”、“中间高于两侧中间高于两侧”、“以以右为尊右为尊”v我国当前通例是：前排高于后排，中央高于我国当前通例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属主要会议，在主两侧，左座高于右座。凡属主要会议，在主席台上每位就座者身前桌子上，应先摆放好席台上每位就座者身前桌子上，应先摆放好写有其本人姓名桌签。排列听众席座次，当写有其本人姓名桌签。排列听众席座次，当前主要有两种方法。一是按指定区域统一就前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。座。二是自由就座。会议管理和常见的会务礼仪第13页六、布置会务活动环境六、布置会务活动环境v1、会场布置要素、会场布置要素v主席台、会标、横幅、色调、会场周围口号、口号、主席台、会标、横幅、色调、会场周围口号、口号、台口花卉摆放、美术装饰、会场形状、音响效果、台口花卉摆放、美术装饰、会场形状、音响效果、照明设备、座次排列等。照明设备、座次排列等。v2、会场气氛布置、会场气氛布置v铁树、棕榈铁树、棕榈代表庄重；万年青、君子兰代表庄重；万年青、君子兰情情谊长存、万事如意谊长存、万事如意v菊花菊花高洁；月季、玫瑰高洁；月季、玫瑰喜庆喜庆；牡丹；牡丹富富贵贵会议管理和常见的会务礼仪第14页v3 3、会场主题性布置、会场主题性布置 v包含设置会标、会徽、台幕、口号、主席台、与会包含设置会标、会徽、台幕、口号、主席台、与会人员坐席摆放及桌签等。人员坐席摆放及桌签等。v（1 1）会标制作）会标制作v公式：会标每个字规格公式：会标每个字规格=（台口宽度（台口宽度间隔）间隔）（字数（字数+2+2）v计算：计算：v主席台台口宽度主席台台口宽度12M12M，会议名称，会议名称1010个字，字间距个字，字间距0.1M0.1M，求每个字宽度。，求每个字宽度。v(2)(2)桌签制作：标明桌号和就坐人身份，多用于座桌签制作：标明桌号和就坐人身份，多用于座谈会、茶话会。谈会、茶话会。v形式：一个是用阿拉伯数字标明桌号；另一个是标形式：一个是用阿拉伯数字标明桌号；另一个是标明就坐人身份，如记者席、演员席等。明就坐人身份，如记者席、演员席等。会议管理和常见的会务礼仪第15页(3)(3)坐签制作坐签制作 ：标明桌号和就坐人身份标签。：标明桌号和就坐人身份标签。主要用于较高级别领导人及各种宴会、招待会。主要用于较高级别领导人及各种宴会、招待会。形式：三棱柱体；卡片纸。形式：三棱柱体；卡片纸。(4)(4)会徽：会徽普通挂设在台幕上。会徽：会徽普通挂设在台幕上。(5)(5)台幕：主席台台幕普通用紫红色或深蓝色面料台幕：主席台台幕普通用紫红色或深蓝色面料做成，以单色为主，红色热烈喜庆，适合用于重大做成，以单色为主，红色热烈喜庆，适合用于重大集会；蓝色柔和宁静，适合用于各类工作会议。集会；蓝色柔和宁静，适合用于各类工作会议。（6 6）主席台：布置规则：一是对称）主席台：布置规则：一是对称 ；二要简化；二要简化 ；三是台口和台深设计要适当。台深：主席台前三是台口和台深设计要适当。台深：主席台前沿到底幕距离。台口是制作会标和安排主席台坐沿到底幕距离。台口是制作会标和安排主席台坐席依据。席依据。会议管理和常见的会务礼仪第16页会议管理和常见的会务礼仪第17页会议管理和常见的会务礼仪第18页会议成本预算会议成本预算v“显性成本显性成本”，即会议显著花费，如会场租借费、，即会议显著花费，如会场租借费、文件材料费、与会者交通费、食宿费、活动费以及文件材料费、与会者交通费、食宿费、活动费以及服务人员工资等。服务人员工资等。v“隐性成本隐性成本”，即与会者因参加会议而损失劳动价，即与会者因参加会议而损失劳动价值，普通不大为人们所注意成本。值，普通不大为人们所注意成本。v 会议成本会议成本=X=X十十2J X N X T2J X N X Tv 其中，其中，X X表示显性成本总和；表示显性成本总和；J J代表与会人员每小代表与会人员每小时平均工资时平均工资3 3倍；倍；N N表示人数；表示人数；T T代表时间（小时）。代表时间（小时）。会议管理和常见的会务礼仪第19页七、会议文件准备七、会议文件准备v会议所用各项文件材料，均应于会前准备完会议所用各项文件材料，均应于会前准备完成。其中主要材料，还应做到与会者人手一成。其中主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备会议文件材料，最主要当份。需要认真准备会议文件材料，最主要当数开幕词、闭幕词和主题汇报。要安排好与数开幕词、闭幕词和主题汇报。要安排好与会者招待工作。会者招待工作。会议管理和常见的会务礼仪第20页。v1 1开幕词：包含三方面：开幕词：包含三方面：v对宾客和与会人员表示欢迎；对宾客和与会人员表示欢迎；v对会议内容、任务、目标作简明介绍；对会议内容、任务、目标作简明介绍；v预祝会议成功。预祝会议成功。v 2 2工作汇报：会议讨论中心议题。工作汇报：会议讨论中心议题。v3 3讲话稿：不要面面俱到，而是有所侧重讲话稿：不要面面俱到，而是有所侧重 v4.4.其它会议文书：如：会议通知、会议议程表、日其它会议文书：如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。辆调度表等等。v 5.5.会议文件准备程序：会议文件准备程序：领导授意一秘书起草一领导审阅一秘书修改一领导签领导授意一秘书起草一领导审阅一秘书修改一领导签发一打印制作发一打印制作会议管理和常见的会务礼仪第21页第三节第三节几个常见商务会务礼仪几个常见商务会务礼仪v一、洽谈会会务礼仪一、洽谈会会务礼仪洽谈。在社会交往中，存在着某种关系相关各洽谈。在社会交往中，存在着某种关系相关各方，为了保持接触、建立联络、进行合作、达成交方，为了保持接触、建立联络、进行合作、达成交易、确定协议、签署协议、要求索赔，或是为了处易、确定协议、签署协议、要求索赔，或是为了处理争端、消除分岐，而坐在一起进行面对面讨论理争端、消除分岐，而坐在一起进行面对面讨论与协商，以求达成某种程度上妥协。与协商，以求达成某种程度上妥协。（一）商务洽谈基本程序：（一）商务洽谈基本程序：迎接迎接入坐入坐寒暄寒暄会谈会谈送客送客（二）礼仪要求：（二）礼仪要求：1 1、仪表庄重：符合着装礼仪。、仪表庄重：符合着装礼仪。恪守时间，以提前恪守时间，以提前5-105-10分钟到为适宜。分钟到为适宜。会议管理和常见的会务礼仪第22页v3 3、按通例排座、按通例排座v举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门一方为上，应属于客方；背对正门一方为下，应一方为上，应属于客方；背对正门一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门方向为准，属于主方。若桌子竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方主谈人员应在自己一方居中而进行洽谈时，各方主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵照右高左低标准，依照职位坐。其余人员则应遵照右高左低标准，依照职位高低自近而远地分别在主谈人员两侧就坐。高低自近而远地分别在主谈人员两侧就坐。v举行多边洽谈时，为了防止失礼，按照国际通例，举行多边洽谈时，为了防止失礼，按照国际通例，普通均以圆桌为洽谈桌来举行普通均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议圆桌会议”。洽。洽谈第一点方针，是要礼敬对手。即所谓谈第一点方针，是要礼敬对手。即所谓“你敬我你敬我一尺，我敬你一丈一尺，我敬你一丈”。“保持保持”“”“绅士风度绅士风度”或或“淑女风范淑女风范”。会议管理和常见的会务礼仪第23页洽谈会会议管理和常见的会务礼仪第24页v4 4、恪守基本标准：、恪守基本标准：v要依法办事。提倡法律至尊，假若要在洽谈中搞要依法办事。提倡法律至尊，假若要在洽谈中搞“人情公人情公关关”，即对对方吹吹打打，与对方称兄道弟，向对方施之，即对对方吹吹打打，与对方称兄道弟，向对方施之以小恩小惠，则是非常错误。任何有经验谈判人士，都是以小恩小惠，则是非常错误。任何有经验谈判人士，都是不会在洽谈会上让情感战胜理智。不会在洽谈会上让情感战胜理智。v要平等协商。相关各方在合理、正当情况下，进行讨价还要平等协商。相关各方在合理、正当情况下，进行讨价还价。价。v要求同存异。在任何一次正常洽谈中，都没有绝正确胜利要求同存异。在任何一次正常洽谈中，都没有绝正确胜利者和绝正确失败者。在洽谈会上，妥协是经过相关各方相者和绝正确失败者。在洽谈会上，妥协是经过相关各方相互让步来实现。互让步来实现。v要互利互惠。要互利互惠。v要人事分开。商界人士在洽谈会上，应该了解洽谈对手处要人事分开。商界人士在洽谈会上，应该了解洽谈对手处境，不要对对方提出不切实际要求，或是一厢情愿地渴望境，不要对对方提出不切实际要求，或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。对方向自己施舍或回报感情。会议管理和常见的会务礼仪第25页案例：他们为何拒绝毕先生案例：他们为何拒绝毕先生v智明企业要与某企业谈合作事宜，委派年轻智明企业要与某企业谈合作事宜，委派年轻能干毕先生先行商谈，毕先生去了很快，对能干毕先生先行商谈，毕先生去了很快，对方就打电话过来，要求换人，不然将不再合方就打电话过来，要求换人，不然将不再合作。智明企业责任人很诧异，恳请对方解释作。智明企业责任人很诧异，恳请对方解释原因。对方说，毕先生来后，和他们谈话时，原因。对方说，毕先生来后，和他们谈话时，翘着二郎腿，仰靠沙发；当他们谈自己想法翘着二郎腿，仰靠沙发；当他们谈自己想法时，毕先生不是玩自己笔，就是东张西望。时，毕先生不是玩自己笔，就是东张西望。对方说对方说“即使事情不大，不过我们不愿意和即使事情不大，不过我们不愿意和这种人合作。这种人合作。”会议管理和常见的会务礼仪第26页二、新闻公布会会务礼仪二、新闻公布会会务礼仪v新闻公布会，简称公布会，有时亦称记者新闻公布会，简称公布会，有时亦称记者招待会。它是一个主动传输各类相关信息，招待会。它是一个主动传输各类相关信息，寻求新闻界对某一社会组织或某一活动、事寻求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正报道有效沟通方式。件进行客观而公正报道有效沟通方式。会议管理和常见的会务礼仪第27页新闻公布会新闻公布会会议管理和常见的会务礼仪第28页新闻公布会新闻公布会会议管理和常见的会务礼仪第29页v新闻公布会新闻公布会v1 1、主要内容。公布会礼仪最少应该包含会议筹、主要内容。公布会礼仪最少应该包含会议筹备、媒体邀请、现场应酬、善后事宜等四个主要备、媒体邀请、现场应酬、善后事宜等四个主要方面内容。筹备新闻公布会，要做好主题确实定、方面内容。筹备新闻公布会，要做好主题确实定、时空选择、人员安排、材料准备等项详细工作。时空选择、人员安排、材料准备等项详细工作。v2 2、主持人与讲话人注意事项。新闻公布会主持、主持人与讲话人注意事项。新闻公布会主持人大都应该由主办单位公关部部长、办公室主任人大都应该由主办单位公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他基本条件是：仪表堂堂，年富或秘书长担任。他基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默幽力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默幽默，善于把握大局，长于引导提问，而且含有丰默，善于把握大局，长于引导提问，而且含有丰富主持会议经验。富主持会议经验。会议管理和常见的会务礼仪第30页v国台办讲话人范丽青国台办讲话人范丽青v外交部讲话人刘建超外交部讲话人刘建超会议管理和常见的会务礼仪第31页v新闻公布会新闻公布会v3 3、材料准备：、材料准备：其一，讲话提要。其一，讲话提要。其二，问答提要。其二，问答提要。其三，宣传提要。其三，宣传提要。其四，辅助材料。比如，图表、照片、实物、模型、其四，辅助材料。比如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等。沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等。v4 4、善后事宜：、善后事宜：其一，要了解新闻界反应。其一，要了解新闻界反应。其二，要整理保留会议资料。其二，要整理保留会议资料。其三，要酌情采取补救办法。在听取了与会者意见、其三，要酌情采取补救办法。在听取了与会者意见、提议，对于失误、过失或误导，都要主动采取一提议，对于失误、过失或误导，都要主动采取一些必要对策。些必要对策。会议管理和常见的会务礼仪第32页三、赞助会会务礼仪三、赞助会会务礼仪v以赞助为主题会议，即为赞助会，在当前情况下，以赞助为主题会议，即为赞助会，在当前情况下，商界通常所主动赞助项目，大致上共有以下十类；一是商界通常所主动赞助项目，大致上共有以下十类；一是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。另一类则是依据赞助物所划分赞助类型：另一类则是依据赞助物所划分赞助类型：其一，是现金。其二，是实物。其三，是义卖。其四，是义其一，是现金。其二，是实物。其三，是义卖。其四，是义工。举行赞助会会议厅之内，灯光应该亮度适宜。在主席台工。举行赞助会会议厅之内，灯光应该亮度适宜。在主席台正上方，还需悬挂一条大红横幅，在其上面，应以金色正上方，还需悬挂一条大红横幅，在其上面，应以金色或黑色楷书书写着或黑色楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会某某单位赞助某某项目大会”，或者，或者“某某赞助仪式某某赞助仪式”字样。前一个写法是突出赞助单位；后字样。前一个写法是突出赞助单位；后一个写法，则主要是为了强调接收赞助详细项目。一个写法，则主要是为了强调接收赞助详细项目。会议管理和常见的会务礼仪第33页四、茶话会会务礼仪四、茶话会会务礼仪v适合举行茶话会场地主要有：主办单位会议厅；宾馆多功能厅；主办单位负责人私家客厅；主办单位负责人私家庭院或露天花园；包场高档营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等地方，不合适举行茶话会。茶点准备茶话会不上主食，不安排品酒，只提供茶点。茶话会是重“说”不重“吃”，没必要在吃方面过多下功夫。对于用来待客茶叶、茶具，务必要精心准备。应尽可能挑选上品，不要滥竽充数。还要注意照顾与会者不一样口味。最好选用陶瓷茶具，而且考究茶杯、茶碗、茶壶成套。除主要供给茶水外，在茶话会上还可认为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意是，在茶话会上向与会者所供给点心、水果或地方风味小吃，品种要适合、数量要充分，并要方便拿，同时还要配上擦手巾。会议管理和常见的会务礼仪第34页v普通来讲，赞助会会场不宜布置得美轮美普通来讲，赞助会会场不宜布置得美轮美奂，过分豪华张扬。不然，极有可能会使奂，过分豪华张扬。不然，极有可能会使赞助单位产生不满，因为它由此可能产生赞助单位产生不满，因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实感觉。赞助受赞助单位不务正业华而不实感觉。赞助会整体格调是庄重而神圣，所以任何与会会整体格调是庄重而神圣，所以任何与会者都不能与之唱反调。依照常规，一次赞者都不能与之唱反调。依照常规，一次赞助会全部时间，不应该长于一个小时。所助会全部时间，不应该长于一个小时。所以赞助会详细会议议程，必须既周密，又以赞助会详细会议议程，必须既周密，又紧凑。紧凑。会议管理和常见的会务礼仪第35页v赞助会详细会议议程，大致上共有以下六项：v第一项，宣告赞助会正式开始。v第二项，奏国歌。v第三项，赞助单位正式实施赞助。v第四项，赞助单位代表讲话。v第五项，受赞助单位代表讲话。v第六项，来宾代表讲话。v在赞助会正式结束后，赞助单位、受赞助单位双方主v要代表以及会议主要来宾，通常应该全景留念。今后，v宾主双方可稍事晤谈，然以后宾即应一一告辞。在一般情v况下，在赞助会结束后，东道主大都不为来宾安排膳食。v如确有必要，则至多略备便餐，而绝不宜设宴待客。会议管理和常见的会务礼仪第36页座次安排座次安排安排茶话会与会者详细座次时候，能够采取安排茶话会与会者详细座次时候，能够采取下面方法：下面方法：一是围绕式。就是不设置主席台，把座椅、沙一是围绕式。就是不设置主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场四面，不明确座次详细发、茶几摆放在会场四面，不明确座次详细尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。这一安尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。这一安排座次方式，与茶话会主题最相符，也最流排座次方式，与茶话会主题最相符，也最流行。行。二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行茶话会。它座椅、沙发、茶几四处自由地组茶话会。它座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者依据个人要求而随意安置。这么就容合，甚至可由与会者依据个人要求而随意安置。这么就容易创造出一个宽松、惬意社交环境。易创造出一个宽松、惬意社交环境。会议管理和常见的会务礼仪第37页座谈会座谈会会议管理和常见的会务礼仪第38页v三是圆桌式。圆桌式排位，指是在会场上摆放三是圆桌式。圆桌式排位，指是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少，仅在会场分下面两种形式：一是适合人数较少，仅在会场中央安放一张大型椭圆形会议桌，而请全体与会中央安放一张大型椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌，请者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。与会者自由组合。四是主席式。在茶话会上，这种排位是指在会四是主席式。在茶话会上，这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，而且按照常规就座。起就坐，而且按照常规就座。会议管理和常见的会务礼仪第39页v1 1、主持人宣告茶话会开始。宣告开始后，主持、主持人宣告茶话会开始。宣告开始后，主持人可对主要与会者略加介绍。人可对主要与会者略加介绍。v2 2、主办单位主要责任人讲话。讲话应以说明、主办单位主要责任人讲话。讲话应以说明这次茶话会主题为中心内容，还能够代表主办单位，这次茶话会主题为中心内容，还能够代表主办单位，对全体与会者表示欢迎和感激。对全体与会者表示欢迎和感激。3 3、与会者讲话。这些讲话在任何情况下都是茶话会、与会者讲话。这些讲话在任何情况下都是茶话会重心。为了确保与会者在讲话中直言不讳，畅所欲言，重心。为了确保与会者在讲话中直言不讳，畅所欲言，通常，主办单位事先不对讲话者进行指定和排序，也不通常，主办单位事先不对讲话者进行指定和排序，也不限制讲话详细时间，而是提倡与会者自由地进行即兴限制讲话详细时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式讲话。一个人还能够屡次讲话，来不停补充、完善式讲话。一个人还能够屡次讲话，来不停补充、完善自己看法、主张。自己看法、主张。会议管理和常见的会务礼仪第40页v4 4、主持人总结。主持人略作总结后，可宣告茶话会结束。、主持人总结。主持人略作总结后，可宣告茶话会结束。现场讲话在茶话会上举足轻重。茶话会假如没有些人现场讲话在茶话会上举足轻重。茶话会假如没有些人踊跃讲话，或者是与会者讲话严重脱题，都会造成踊跃讲话，或者是与会者讲话严重脱题，都会造成茶话会最终失败。茶话会最终失败。茶话会上，主持人更主要作用是在现场上审时度茶话会上，主持人更主要作用是在现场上审时度势，因势利导地引导与会者讲话，而且控制会议全局。大家争势，因势利导地引导与会者讲话，而且控制会议全局。大家争相讲话时，主持人决定先后。没有些人讲话时，主持相讲话时，主持人决定先后。没有些人讲话时，主持人引出新话题；或者恳请某位人士讲话。会场发生争吵人引出新话题；或者恳请某位人士讲话。会场发生争吵时，主持人要出面劝阻。在每位与会者讲话前，主持人能够时，主持人要出面劝阻。在每位与会者讲话前，主持人能够对讲话者略作介绍。讲话前后，主持人要带头鼓掌致意。对讲话者略作介绍。讲话前后，主持人要带头鼓掌致意。茶话会与会者讲话以及表现必须得体。在要求讲话茶话会与会者讲话以及表现必须得体。在要求讲话时，能够举手示意，但也要注意谦让，不要争抢。不论自己时，能够举手示意，但也要注意谦让，不要争抢。不论自己有什么高见，都不要打断他人讲话。必定成绩时，要力戒有什么高见，都不要打断他人讲话。必定成绩时，要力戒阿谀奉承。提出批评时，不能讽刺讽刺。切忌当场表示不阿谀奉承。提出批评时，不能讽刺讽刺。切忌当场表示不满，甚至私下里进行人身攻击。满，甚至私下里进行人身攻击。会议管理和常见的会务礼仪第41页五、展览会会务礼仪五、展览会会务礼仪v展览。集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资展览。集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解形式，所组织宣传性聚会。依据通料供人参观了解形式，所组织宣传性聚会。依据通例，展览会组织者需要重点进行详细工作，主要包例，展览会组织者需要重点进行详细工作，主要包含参展单位确实定、展览内容宣传、展示位置分配、含参展单位确实定、展览内容宣传、展示位置分配、安全保卫事项、辅助服务项目，等等。参展单位在安全保卫事项、辅助服务项目，等等。参展单位在正式参加展览会时，必须要求自己全部派出人员齐正式参加展览会时，必须要求自己全部派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。在整心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、讲解技巧等三个主要方面，参体形象、待人礼貌、讲解技巧等三个主要方面，参展单位尤其要给予尤其重视。展单位尤其要给予尤其重视。会议管理和常见的会务礼仪第42页展览会展览会会议管理和常见的会务礼仪第43页v第一，要努力维护整体形象。在普通情况第一，要努力维护整体形象。在普通情况下，要求在展位上工作人员应该统一着装。下，要求在展位上工作人员应该统一着装。在大型展览会上，参展单位若安排专员迎在大型展览会上，参展单位若安排专员迎送宾客时，则最好请其自穿色彩鲜艳单色送宾客时，则最好请其自穿色彩鲜艳单色旗袍，并胸被写有参展单位或其主打展品旗袍，并胸被写有参展单位或其主打展品名称大红色绶带。为了说明各自身份，全名称大红色绶带。为了说明各自身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、职务、姓名胸卡，惟有礼仪小姐能够例外。职务、姓名胸卡，惟有礼仪小姐能够例外。按照通例，工作人员不应佩戴首饰，男士按照通例，工作人员不应佩戴首饰，男士应该剃须，女士则最好化淡妆。应该剃须，女士则最好化淡妆。会议管理和常见的会务礼仪第44页v第二，要时时注意待人礼貌。参展单位工作人员第二，要时时注意待人礼貌。参展单位工作人员都必须真正地意识到观众是自己上帝，为其热情都必须真正地意识到观众是自己上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己天职。展览一旦正式开始，而竭诚地服务则是自己天职。展览一旦正式开始，全体参展单位工作人员即应各就各位，站立迎宾。全体参展单位工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退，无故脱岗、东游西逛，更不不允许迟到、早退，无故脱岗、东游西逛，更不允许在观众到来之时坐、卧不起，怠慢对方。当允许在观众到来之时坐、卧不起，怠慢对方。当观众走近自己展位时，不论对方是否向自己打了观众走近自己展位时，不论对方是否向自己打了招呼，工作人员都要面含微笑，主动地向对方说：招呼，工作人员都要面含微笑，主动地向对方说：“您好！欢迎光临！您好！欢迎光临！”随即，还应面向对方，稍随即，还应面向对方，稍许欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展台，许欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展台，并通知对方并通知对方v：“请您参观请您参观”。当观众离去时，工作人员应该。当观众离去时，工作人员应该真诚地向对方欠身施礼，并道以真诚地向对方欠身施礼，并道以“谢谢光临谢谢光临”，或是或是“再见再见”！会议管理和常见的会务礼仪第45页v第三，要善于利用讲解技巧。在实事求是第三，要善于利用讲解技巧。在实事求是前提下，要注意对其扬长避短，强调前提下，要注意对其扬长避短，强调“人人无我有无我有”之处。在必要时，还可邀请观众之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作，或由工作人员为其进行现亲自动手操作，或由工作人员为其进行现场示范。不过，争抢、尾随观众兜售展品，场示范。不过，争抢、尾随观众兜售展品，弄虚作假，或是强行向观众推介展品，则弄虚作假，或是强行向观众推介展品，则不可取。不可取。会议管理和常见的会务礼仪第46页国际会议国际会议会议管理和常见的会务礼仪第47页签约仪式签约仪式会议管理和常见的会务礼仪第48页