浅议信息网络环境下电力营销信息系统内部控制.pdf

务l 蘧 匐 化 浅议信息网络环境下 电力营销信息系统内部控制 Br i ef di s cu s si on on I n t er n al cont r ol of el ec t ric p ower m ar k et i n g i n f G I r m at i o n s ys t em und er i nf or m at i on n et w or k en vi r onm en t 马立芝 MA L i z h i ( 安新供电有限责任公司，保定 0 7 1 6 0 0 ) 摘要 ：如何保证营销信息系统处理流程规范 ，系统数据安全完整准确 ，内控制度落到实处，本文 从电力营销内部控制及信息网络环境下营销信息系统的开发建设、运行维护等几个方面论 述了加强网络环境下电力营销内控制度建设防范安全风险是非常必要的。 关键词 ：信息网络环境 ；信息系统；电力营销内部控制 中图分类号 ：T P 3 1 5 文献标识码：A 文章编号：1 0 0 9 -0 1 3 4 ( 2 0 1 1 ) 1 (I- ) - o l 9 3 - 0 3 D o i ： 1 0 3 9 6 9 J is s n 1 0 0 9 - 0 1 3 4 2 0 1 1 1 (七) 6 1 0 引言 随着供 电企业各项生产营销系统的建立 与使 用，各类信息系统 的内部控制是否健全、风险是 否得到 有效控 制 已成为 大家关 注 的重要 课题 。 近年来供电企业 营销管理上线 运行的重要信 息系统有计量管理 系统 、抄表系统、电费 回收 系 统、9 5 5 9 8呼叫系统等。这些信息系统的建立与运 用能解决人工难以及时处理大量信息数据、难 以 及时进行复杂运算分析的难题，利用信息 系统可 以将人工处理 的程序、模型预先设 计好 ，帮助企 业高效率地管理营运过程，帮助企业及时获取并 提炼重要 的信息。但 这些系统是否安全 、是否符 合内控要求 ，信 息数据是否 完整准确 ，却 是企 业 一 直 忽 视 的 问题 。 因此 ，加 强 网 络 环境 下 电力 营 销内部控制是非常必 要的，通过 内部控制可 以获 悉 系统的安全风险，堵塞系统漏 洞，切实发挥信 息系统在企业发展决策方面的支撑作用。 1 电力营销信息系统及内部控制概述 电力营销信息 系统是企业整体 内部控制的有 机组成 部分 ，是企 业经营成果 的体现。营销系统 是现代企业重要职能部门，其职能是反映企 业一 定时点业务状况和一定时期经营成果 的体现 ，并 保证企业各项营销业务信 息准确 、及时。营销 系 统提供的营销数据信息是企业高层管理人 员把握 企业经营风险的主要途径 ，没有营销 系统提供 的 信息，企业经营风险控制将无从下手。因此，营 销信 息系统是企业整体 内部控制必不 可缺的组成 部分。 2 网络环境下营销信 息系统 内部控 制的改变 2 1 历史核算监督控制转化为适时内部营销控制 电力营销活动将电能产品作 为生活必需 品提 供给全社会，解决 电能的生产与消费之 间存在 的 各种矛盾。企业也把对电量电费的核算做为焦点 ， 进行监督控制。新形势下 ，电力营销信息 系统 内 部控制应当关 注观念革新 ，即要 把企 业的核算过 程 监控 作为切入 点，建立和完善核算制度，以企 业最终 经营成果作为 内部控制的依据。新的营销 信息 系统 内部控制观念中最关键 的是要规避传统 经济模式下企业核算制度的缺陷，真正建立 客观 真实地反映企业在新经济模式下的核算指标体 系。 在传统经济模式下 多为单纯 的抄收数据 ，而对影 响核算指标的业扩、计量等相关数据反映 的很不 充分；但在新经济模式下 ，影 响电力企业经营绩 效 的不 只是抄核收 ，还要严格 控制计量信息的准 确率和业务流程的及时传递。 2 _ 2 营销信息流作为重要的营销信息系统 内部控 制内容 营销信息为企业内部控制机 制提供 了直接 的 收稿日期：2 0 1 0 一 l 1 -1 9 作者简介：马立芝 ( 1 9 7 2 )，女，河北安新人，助理工程师，研究方向为电力营销系统规划设计与研究。 第3 3 卷第1 期2 0 1 1 1 ( 上) 1 9 3 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m l lI 化 输入变量 ，它的每一个环节都是一个控制的过程。 传统 的内部营销内容针对不同职能建立 了独立的 子系统 ，有业扩报 装控制 、计量管理控制、核算 控制。面对新经济环境 ，作为重要信息集成系统 的营销信 息系统有着独一无二 的重要地位，为 了 适应信息社会特有的管理组织模式 ，营销 内部控 制应打破 各职能部 门的界限，以营销信息为核心 来设计 整合模式 ，融合 各子 系统的信息孤 岛，最 后形成以营销信息控制系统为核心的企业级内部 控制系统。 2 3 网络环境下对营销信息系统的内部控制架构 1 ) 营销内部控制方式有所改变。 工业经济时代 ，营销内部控制方式是高层控 制低层，一层控制一层。而在新经济时代 ，由于 网络可以及时传递各种信息，而许多知识和重要 信息主要分散在企业的基层。因此 ，企业 内部 由 最 基 层建 立起 的营 销 控 制 小组 ，将 是 实行 自我 控 制最佳的控制方式。 2 ) 营销内部控制的范围有所扩展。 传统工业经济时代 的营销内部控制侧重于 内 部管理。随着 电子信息技术的发展 ，营销业务可 以和客户或其他行业进行资源共享。过去的过界 现象逐渐消失，营销内部控制 的范 围不再局限于 内部 ，完全可 以通过互联 网进入其它合作伙伴 的 信息系统，实现内部控制的宏观化和一体化。 3 ) 营销内部控制程序由顺序化向并行化发展。 在新经济时代，由于 网络和普遍采用的视窗 工作方式 ，这样 内部控制可以 由顺序化 向并行化 发 展 。通 过 这 种 方 式可 以使 营 销 业 扩 、计 量 、 核 算、抄表、收费人员并肩工作，共 同控制营 销各 节点。 4 )营销内部控制关 系由命令与控制向集中与 协调转 变 。 在 工业经 济时代 ，企业 内部等级 非常 明显 ， 工作先按过程分解 ，然 后通过命令和控制再将其 进行连接，指令往往 来 自企业上层。在新经济时 代 ，企业通过网络可以很方便地使内部人 员之间 及与外部人员之间平等，动态地进行协作和沟通。 企业 中每一个人都是 网络 中的知识贡献者 ，都可 以成为企业控制 网络上的决策点或节点 ，都可 以 尽可能地做出自己最大的贡献。 1 1 9 4 1 第3 3 卷第1 期2 0 1 1 1 ( 上) 3 网络环境下营销信息 系统 内部控 制的重建 3 1 重新调整内部控制中的内在关系 网络技术突破了信息传递和信息处理的瓶颈， 管理 的幅度增大，层次减少，金字塔型的组织结 构逐渐趋于扁平 ，隐藏在这一表征后面的实质是 从根本上对组织 的人员和职能之 间的关 系的重新 界定 。网络使得 内、外部人 员平等地进行动 态协 调和 沟通 ，企业 中的每一个人都可 以成为网络上 控制 的一个决策点或节点 ，内部控制 由命令 与控 制 向集中与协调 转变 。它需要营销信息系统能为 网络结点上的企 业信息使用人员平等提供他们所 需的营销信息，通过建立 “ 层次顺序” 流畅的 “ 意 见沟通”管理 ，有效 的 “ 协调 ”与 “ 合作 ”体 系， 提 供 良好 的规 划 、执 行 、控制 和 监督 活动 的框 架 ， 使企业 员工能及时掌握企业的营运状况 ，实时进 行业务过 程 控制和 经营决 策工 作 。 3 2 建立健全的营销组织结构 按照公司要求对营销组织机构进行适当的调 整，以适应网络 环境 的要求 ，营销管理分为客户 档案管理、业扩报装管理、计量管理、电量电费 管理、抄表管理 等。组织结构的设置必须适合企 业的实际规模 ，符合企业总体经营 目标，并且按 精简、合理的原则对组 织机构 的设置，并进行成 本效 益分析 。 3 。 3建立新型的风险控制体系 为了规避 风险，企业的生产经营活动需要相 应的 内部控制制度创新作保证。因此借助于 网络 信息技术 ，利用信息资源 ，及时的将业扩、计量、 核算各节点信息进行收集和整理 ，通过计算机的 多模型模拟 ，进行 筛选 、汇总、分析。及时调控 经营风险 ，完善运营决策，是一个越来越被重视 的领域。建立营销信息的内部控制 ，不能不考虑 其 赖以生存 的环境 及企业 内外部 各种 风险 因素。 在信 息高速发展的网络 时代 ，信息的传递、处理 和反馈 的速度都大大加快 了，由此导致企业会常 常同时改变业务和信息过程 。在这个改变过程中， 不能再 盲 目地采用传统的控制政策和程序，而必 须重新评价它，以适应新业务发展的需要。 3 4 营销信息系统的开发与建设 为 了规范县供 电企业营销管理信息 系统的业 务和流程，实现系统建设的规范性 、实用性 、先 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m 、 l 造 甸 化 进性等基本功能，按照省市电力公司企业营销管 理信息 系统的开发、建设要求 ，安新供 电公司于 2 0 0 8年 l 2月开始筹备搭建营销系统一体化平台。 实现了营销管理信息系统从业扩报装、电能计量、 客户档案到电费核算的完整的流程化 的闭环管理 ， 对于电费核算也实现 了抄核收完全分离。 1 ) 程序设计必须健全数据核对环节 营销信息系统 能提高企业管理 效率，提升企 业服务水平，提高企业竞争应变 能力，但这一切 是建立在信息系统能提供 完整、真实、准确数据 基 础 上 的 。如 果数 据 经过 信 息 系统 的一 系 列 加 工 处理 ，其 中发生 了部分溢出、丢失或变异 ，那么 信息系统会输 出错误的数据，经营管理者依 靠错 误的数 据肯定不会得 出正确的结论。因此信息系 统的数据 完整准确是首先要保证 的。如何保证数 据准确 呢，一般情况下采用在重要数据输入 前和 处理输 出后进行总量 比对、结构 比对、逻辑验证 等方法验证数据是否完整准确。 2 )系统建设必须考虑数据安全存放 一 般情况下数据是否安全主要考虑两个方面， 一 是数据库是否安全，能否防止非法访问，如果 发生有非法访 问，或是发生恶意修 改、篡改数据 情况 的，系统 是否会 留下记录 ，能否及 时告警 。 另外一方面是数据存放介质是否可靠 ，有无备份 ， 重要数据是否异地存放 ，防止 自然灾害对数据安 全的危害。 3 )系统开发要考虑涉密策略 信 息系统必须建立用户身份的验证机 制，对 信息系统 的访问必须使用用户 名和密码 ，而且每 个用户帐号被授予唯一 的用户。同时要制定严谨 的密码政策，并根据密码政策在系统 固化相应 的 设置 ，以避免用户使用安全级别低的密码 。公司 密码政策具体包括 ： 用户密码长度不得低于 8位， 密码编码规则采用数字 +字母 ( 或其它符号)的方 式，并定期更换 ，防止 口令被盗 ；系统 与其他 的 接 口程序之 问均采用中间表访 问方式 ，重新建立 帐号按需分配权限，超级管理员帐号由公司统一 人员专门保管。 4 系统运维要严格遵守内控规定 4 1 用户账号变更严格履行审批手续 对营销信 息系统 的用户创建 和授权必须通过 信息系统主管部 门负责人审批后 ，方可 由系统管 理 员在系统 中创建用户帐号 ，以避免未经授权帐 号及权限的创建或修 改。在员工工作调动或离职 等工 作职能发生变化时 ，由人 力资源部或用户所 在部门及时正式书面通知 系统维护部门，由系统 管理员更新或删除其相应的访问权限。 4 2重要操作要严格执行复核、审批制度 对营销信息系统 的重要操作如涉及数据增加 、 修 改、变更等要坚持复核、审批制度 ，即一人操 作 、一人复核再 加上主管审批，防止误操作。在 大家都熟悉的核算系统 中电量 电费必须要经过复 核 才能入帐 ，这也是 遵循 内控 规定 的重 要体现。 以业扩报装管理系统 为列，业扩报装必须设置专 人审批流程 ，专人 负责审批过程。客服受理人 员 接受 客户 申请 后，将 信息录入操 作系统并 提交， 经勘查、设计 、施工、验 收、审核归档等各环节 需要层层把关 ，逐级审批，最后转入用电抄核收 工作流程。 4 3 系统操作要有完善的记录 一 般信 息系统本身会具 有记录 的功能 ，将维 护人 员的维护操作全部记录下来，生成专门的维 护 日志 ，供主管定期审阅。但对于在程 序开发时 未提供完善的记录功能的个 别信 息系统 ，在操作 过程 中就必 须要求系统操作 人员作好 手工记录 ， 记录 的 内容 包括操作 员姓 名、操作 指令、依 据、 时间、结果等信息。 参考文献 ： 1 河北省县级供电企业营销管理 信息系统功能规范 2 安新县供电公司农电管理系统 概要设计报告 3 保定供 电公 司农电工作 部关于安 新供 电公 司应用 的生 产营销管理系统的调研分析报告 4 胡方 网络环境下的内部控制【 J 1 经济管理， 2 0 0 2 第3 3 卷第1 期2 0 1 1 - 1 ( 上) 【 1 9 5 】 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m