绿城房产综合管理系统体检专题报告.doc

综合管理系统“体检”专题汇报

综合管理系统作为企业管理体系重要构成部分，是企业各项管理工作中枢和结合点，对企业平常经营管理运作起着举足轻重保障作用。综观企业综管系统现实状况，通过十数年发展，已积累了一定经验可供推广，但也存在着不少问题需要改善。我们只有不间断全面、深入检查综管系统各项工作，真实掌握目前综管系统管理现实状况，及时纠正工作中存在问题，加强自我反省意识，深入提高工作品质、提高管理效能，才能到达工作中完美品质规定，真正体现绿城集团“真诚、善意、精致、完美”企业文化理念。
本次系统体检工作中，参与“体检”下属企业有23家，提交各企业自查汇报23份，体检案例近350例。各企业都以生动文字描叙了平常工作中发生种种问题，从这些问题中研究、探讨原因所在，并根据各企业实际状况提出切实可行处理方案，指导平常工作，力争到达工作中完美品质。
一、制度建设
没有规矩不成方圆，制度建设是企业管理主线，对于绿城来说更是十年发展文化精髓浓缩及体现，各企业制度建设工作在严格遵照集团制度基础上结合当地实际状况进行局部调整，获得了某些经验，但在平常管理和制度执行过程中也发现许多问题，亟待改善。
（一）、有关制度可操作性
案例一、制度内容不停完善
[案例描述]：
3月下旬，企业一名员工在办理离职手续时，提出自己遗失了一只40G移动硬盘，但愿企业领导考虑赔偿较少金额或不赔偿。由于企业《固定资产管理规定》中对低值易耗品损坏和遗失赔偿原则没有明确界定，综管部和财务部通过沟通并征得企业领导同意做出如下规定：企业制度中虽然没有明确赔偿规定，不过该移动硬盘是企业资产，在使用了两年状况下，酌情考虑按照原价1400元价格赔偿50%金额，即赔偿700元。虽然员工离职时按照此项规定执行了赔偿，不过也提出异议：既然制度中没有明确规定赔偿原则，企业就不应当规定其赔偿。
[案例分析]：
由于企业《固定资产管理规定》对固定资产损坏状况规定责令赔偿或承担维修费用，不过对元如下资产没有明确规定，因此员工觉得让他赔偿有些不合理。
[改善措施]：
针对这种状况，企业考虑将固定资产和低值易耗品损坏和遗失赔偿原则明确到制度中，计划于年度制度集中修改时一并调整完善，以此加强资产物品管理工作，提高员工对企业资产爱惜和管理意识，减少企业损失和挥霍。
案例二：
[案例描述]：
员工因工外出办公，无法在正常用餐时间内返回企业，只能在外用餐，但用餐费用原则没有在制度中明确，员工只能个人承担。
[案例分析]：
员工因工外出后误餐问题，在制度中没有明确规定，制度只明确了员工在企业用餐原则，不过遗漏了外出公干员工在外用餐原则，从企业人性化管理角度，应当制定对应原则，并形成文字规定。
[改善措施]：
员工因工外出，无法在企业正常用餐（仅限于午餐），且需个人在外就餐（由外单位接待用餐状况除外）时，可由员工所在部门填写《因公误餐记录单》，每月25日前交综合管理部汇总记录，并在员工工资中支付误餐补助，误餐补助原则：10元/人·餐。
案例三：制度内容合理嫁接
[案例描述]：
集团企业已建立了较为完整制度体系，该体系几乎覆盖了项目企业所有工作。项目企业在自己制度建设中，往往习惯“拿来主义”，不管三七二十一，直接把集团企业制度当作自己企业制度来执行，或者只是改头换面，照抄照搬。
[案例分析]：
项目企业参照集团制度执行，工作思绪是对，不过项目企业尤其是外地企业，不仅与集团企业管理职能不一样，还存在地区差异，因此并非集团每一项制度每一条款都合用我司；照抄照搬，使制度缺乏可操作性。
[改善措施]：
最佳措施是，对集团下发制度，明确属于合用范围内，则应及时行文转发，并不折不扣地执行；制度规定下属单位遵照执行，则应根据集团企业制度规定，制定我司对应实行细则，规定不违反原则，不突破原则；若制度规定下属单位参照执行，则可由各单位自主把握原则，对应制定切合我司实际制度。只有把“拿来”东西变成自己东西，逐渐建立适合我司管理制度体系，这样制度才具可操作性，而不是一种摆设。
（二）、制度培训：
案例一：制度竞答　
[案例描述]：
5月，某项目企业举行“制度竞答活动”对企业制度体系学习进行效果验证。活动分必答题、抢答题两类，员工构成红、黄、蓝三队，企业领导担任评委进行。场面火爆、气氛热烈，寓学于乐，效果明显。
[案例分析]：
作为新成立项目企业，制度建设是企业正常运行保证，为此项目企业以集团制度体系作依托，结合我司实际状况，在实行过程中进行修订、补充完善，发挥保障作用；同步采用测验、分组竞答等形式增进制度学习和理解，变被动学习为积极理解，获得了良好效果。
案例二、制度学习
[案例描述]：
4月29日，某企业召开全体员工“五一”座谈会，会议中有员工提出不懂得企业某项福利制度，因此也没有享有到企业福利。作为企业制度执行、监督、管理综管部也提出异议，认为企业有关规章制度和工作流程已经印发到各部门负责人处，目就是为了以便员工遵照执行，原因在于部门负责人没有和员工一起组织学习，致使员工在执行制度过程中不清晰详细规定。
[案例分析]：
综管部在全体员工大会上简介过企业四套制度，也将有些制度和工作流程下发到各部门，督促各部门在部门例会或部门培训中组织学习，不过综管部对各部门制度学习贯彻状况没有进行跟踪和做好书面记录。时间久了，员工也轻易淡忘，印象不深刻。针对这种状况，综管部决定除平常工作中随时随地培训外，还应加强对各部门制度培训督办工作，不定期地对各部门进行抽查，以此深入贯彻企业各项规章制度，提高制度执行能力。
案例三、制度培训
[案例描述]：
企业刚刚组建，新员工比较多，对于新制定制度多是采用人员传阅、会上强调做法，除对新员工进行入岗前为期一天制度培训外，对于新增长制度也没有组织十分正式、正规制度培训，这就使许多员工对制度没有一种系统概念，甚至有个别新员工因对企业管理体系理解不够，在一定程度上影响了其对企业承认程度。伴随企业人员扩充，企业各类制度也增多了，组织企业全体人员制度培训显得更为重要。
[案例分析]：
重要是培训方面工作安排不够全面，忽视项目企业制度培训和解释。
[改善措施]：
完善制度，加强制度系统化培训，根据企业员工实际需求，制定出一套合理培训计划。
案例四： 制度培训考核
[案例描述]：
3月，某企业招聘入职了5名新员工，月底开始，企业全体员工紧张忙碌地迎接着5月28日一期房屋交付。为了不影响各部门正常工作开展，综合管理部经分管领导同意，取消了新员工集中培训，由综合管理部准备企业管理制度、企业文化纲要等书面材料由员工运用工作之余时候自学。
4月中旬，综合管理部只是口头告知了新入职工工：根据时间安排，将于4月底进行新员工入职考试，详细内容包括管理制度、企业文化纲要及本岗位工作职能等。最终，因工作忙碌，直至6月中旬，新员工试用期时间将满，也未对新员工进行任何培训与考核。
[案例分析]：
此案例清晰体现了工作原则性失控，以工作忙碌为由忽视了企业制度贯彻贯彻，导致试用期员工未能通过常规途径理解企业管理制度及企业文化，也为企业团体建设导致了不良影响。
[改善措施]：
借此综管系统体检之机，认真检讨各项管理制度监督贯彻不力，重新确定下六个月培训计划，严格按制度执行各项培训计划，并狠抓培训纪律，严格贯彻培训效果调查，形成每季度培训完毕状况汇报。
（三）、制度修订：
案例： 制度关联性
[案例描述]：
企业众多制度对于相似或互相交叉事务在规定上应当是统一，但有时候由于一种制度变化也许会导致与另一种制度相矛盾，这就规定对另一种制度也进行修订，但存在小矛盾也很轻易被忽视。如某企业近来对施工期与冬季停工期公休时间做了调整，这就导致在加班时间计算上与《加班补充规定》相矛盾，没有及时修订《加班补充规定》。虽然短时间内对执行并不会导致问题，但如有新进入企业员工，很也许导致误会、产生疑问。
[案例分析]：
制度修订较零碎，往往轻易在平常事务中忽视将之汇编入册，而只是直接遵照学习执行。此后将重视平常搜集工作，及时汇编入册。
（四）、制度补充完善
案例一： 交通费用报销
[案例描述]：
伴随企业各项工作开展，员工外出办理公务次数也大幅增长，交通费用也大量增涨。而企业既有制度里并没有对交通费报销进行明确，以致在实际操作中无据可依，外出办理公务人员有常常报销打费，甚至连上下班交通费用也在报销，而有人员虽然常常外出公务，但一次都不报销费用。
[改善措施]：
没有原则，就会有失公平。提议对公出交通费制定对应管理制度，对企业员工因加班、办理公务等发生交通费用（不包括出差时发生交通费用）作出规定。如：晚上加班22:00后离开企业（离开前须打卡），可报销加班交通费；同步在本部门《加班乘坐出租车登记表》上做好登记。外出办理公务一般乘坐公交车，急事办理须请示部门负责人方可乘坐出租车，并填写《外出办理公务乘坐出租车登记表》。经部门负责人对照审核后方可凭车票报销有关费用。
案例二、车辆管理
[案例描述]：
某企业在制定《车辆管理规定》过程中，《公务车出车审批单》里缺用车部门负责人签字栏，致使实际操作中存在部属用车未经负责人许可或部门负责人不知部属去向等问题。
[案例分析]：
综合管理部在制度拟稿过程中因考虑不周，只强调调度责任而忽视了部门工作安排统一性、协调性，各部门评审制度时也未提出异议，给实际工作带来不便。
[改善措施]：
发现存在问题后，综合管理部及时向领导汇报，并修改了《公务车出车审批单》，下发各部门遵照执行，同步也汲取教训，反思问题，在此后工作中多想些也许出现问题，保证各个环节都没有遗漏。
案例三：食堂管理
[案例描述]：
在企业平常管理过程中，难免会碰到某些问题在处理时无制度可依状况。如员工食堂管理，每个项目企业员工就餐管理模式均有所不一样，与集团企业用餐方式也不一样。
[改善措施]：
怎样探索出一条适合所在项目企业员工用餐管理道路，切实保障员工用餐质量，需要在充足听取员工意见基础上，并结合实际状况进行管理。如用餐形式确实定、食堂地址选用、食堂内部环境管理、食堂工作人员招聘、食堂后续管理包括餐券管理、菜肴质量管理、采购成本管理、卫生状况管理等等，都要以制度形式进行规范管理，这需要有关人员不仅要善于倾听员工意见，提高自身管理水平，还应有将实践经验付诸文字能力，做到制度化管理。制度建设绝非一朝一夕之事，他有赖于制度建设部门根据实际工作需要和实践经验进行持续补充和完善。
（五）、制度评审
案例一：
[案例描述]：
某企业参照集团综管制度建立企业管理体系，于6月制作企业管理制度汇编，但未经评审小组评审，因此仍存在许多问题，与实际应用出入很大。
[案例分析]：
待评审制度内容较多，需要花费较多时间进行评审，难以召集评审小组齐聚评审。拟灵活采用书面评审方式，搜集评审小组组员修改意见，尽早通过评审。
案例二：
[案例描述]：
某项目企业综管部根据集团企业制度，结合企业实际，制定了一系列规章制度，由总经理签发后便印发了。
[案例分析]：
没有按照《绿城房地产集团有限企业规章制度程序管理规定》，将制度草案报请企业制度评审小组评审。
[改善措施]：
综管部起草制度草案，应报请企业制度评审小组评审，经评审原则通过，尚需作深入修改，由综管部修改后逐层上报，属与董事会职权相对应管理制度，由董事长签发，其他制度由总经理签发。
（六）、制度执行
案例一：
[案例描述]：
企业成立以来相继在集团企业有关制度管理体系基础上，针对项目企业特点和项目进展状况制定了《综合管理制度管理体系》、《人力资源制度管理体系》、《财务制度管理体系》。伴随项目逐渐推进，以及人员陆续到位，各项制度贯彻、督查显得尤为重要。
[案例分析]：
制度虽然建立起来了，但如不去贯彻，制度就成为一种摆设，甚至一堆废纸。作为制度督导部门，应以身作则，规定别部门做到，自己部门首先做到，尽量用行为、习惯去感染身边每一位员工。是制度得以全面贯彻贯彻。
案例二：
[案例描述]：
集团企业联合大检查中，发现某些项目企业在制度执行力上存在问题，如：制度明文规定哪些文献必须报送集团企业以及报送途径，但仍有某些企业该报文献不报，明知故犯，隐瞒交通事故不报；文献由老总直接送集团领导审批，综管部明知不符合程序也不加制止；规定综管部检查工作笔记，居然从未履行过；某企业规定集体宿舍不准养宠物，但面对企业领导中存在这一现象时，制度就执行不下去了；明明规定按集团文献格式，但执行中却又自成一体；制度明文规定领导专车尚有员工宿舍要扣款，但有企业就不了了之；尚有考勤卡上红字频频出现，竟也未加阐明，更未与工资挂钩。
[案例分析]：
内部管理关键问题在于制度执行力制度，而稽核制度是保证执行力提高重要措施，俗话说“重视什么就检查什么”。联合大检查是加强各项目企业贯彻执行力度重要措施。针对集团企业在联合检查中问题，各司目前正在加紧整改。
案例三
[案例描述]：
某企业面临一、二期楼房交付，在工作压力大、任务重状况下，在制度执行过程中，存在不能一直如一将企业各项制度贯彻执行下去现象。例如：电气工程师与土建工程师在工作中配合不好，企业分管工程领导在员工大会上宣布电气工程师待岗一种月决定，而作为人力资源主管部门综管部，却是在其他员工那里得知这一消息。虽然我们得知后积极与企业领导沟通，在其他员工那里理解状况，与其本人谈心，办理了有关待岗手续，但在员工中还是导致了不好影响。
[案例分析]：
综管部作为制度督办职能部门，在监督执行中没有很好发挥职能作用，加上个别领导总是以“交付”为理由强调“特事特办”，新员工也较多，对制度学习领悟不够，综管部没有发挥好对应督办职能。
[改善措施]：
加强部门内部人员对制度学习领会，在平常工作中以身作则；积极跟踪掌握企业各项制度贯彻状况；对员工尤其是领导干部进行常常性制度培训。
二、文秘管理
成功经验
在综管部诸多职能中，文秘工作无疑是一项职责较为明确重要工作内容，从公文处理归档，到文献拟稿印发，其工作规范程度直接影响到企业各部门工作有序性，影响到企业对外形象。在这项工作中，纵观集团数年来工作，审阅项目企业发展历程，最明显成绩无过于文秘工作规范程度不停提高。首先表目前文献格式处理上。集团颁布综管制度体系中对公文处理及文献格式做了详细详细规定，既形成了对各企业综管部公文处理工作指导，更象是公文类常识学习资料，从而变化了以往各企业各自为阵，文献格式随意性大问题，在公文上首先统一了企业形象。另一方面表目前有关文秘工作制度完善，综管制度中对公文、文献格式、专职秘书、文印、印信等文秘工作都做了详细规定，使得各企业在有关工作开展中能有据可依，尤其对新企业更是具有直接指导意义。
因此，我们认为，作为集团化规定文秘工作，制度完善是各项工作开展前提，更是工作品质提高关键。
存在问题
俗话说学无止境，要到达工作中完美境界也是需要不停探索和总结，本次综管系统体验工作就是一次很好自我剖析。各企业综管部在对照集团企业制度、工作规定基础上，也对文秘工作中存在问题进行了认真总结分析，归纳起来，重要存在如下问题：
一、公文处理
（一）文献处理效率有待提高
从各企业反应状况看，文献处理效率问题占比重较大。例如：
某企业在传阅处理集团企业11月1日下发“有关印发《“物资采购信息管理系统”软件实行管理制度》告知”时，由于流转程序不顺畅，加之文秘人员催办不及时，直到11月11日，才传阅至详细经办部门（工程部）负责人，以及11月12日才将《物资采购信息管理系统顾客申请表》上报集团企业材料设备部，比集团企业规定晚了两天。
诸如此类文献流转时间长，文献传达不及时状况在各企业可以说都不一样程度存在。有企业由于各部门办公场地较为分散，客观上影响了文献流转有效性，有则由于部门有关领导对文献传阅重视程度不够，加之工作较为繁忙导致了文献滞留，有企业甚至存在一种文献要一周或半个月才能所有传阅完毕状况。但归根结底，综管部文秘人员对文献流转过程不重视，跟踪不力，是导致文献未有效传达重要原因。
（二）、公文处理细致程度不够
集团企业采用无纸化办公后，各类文献均以电子邮件形式下发，各项目企业在处理收到文献时，方式各不相似。例如：有企业对集团企业文献也以电子邮件形式进行转发，并运用邮件答复或电话方式确认与否收到，而不再采用传阅单，无法形成档案记录。在这种状况下，假如文秘人员未及时跟踪各部门文献接受状况，便很也许导致文献传达上疏漏。
文秘工作是繁琐而细致工作，大到工作督办贯彻，小到会议前签到册准备，工作中每一点疏漏都会给领导或其他部门工作带来不便。而通过本次各企业综管部自查，也反应工作细致程度不够是文秘工作中较为普遍问题。例如：
1、5月30日晚，某企业综合管理部根据年度培训计划组织安排《有效沟通技巧》培训。培训告知是5月29日下午用邮件方式向各部门员工转发，由于邮件转发时间间隔较短，5月30日上午也没有及时向员工确认与否收到邮件，导致下午培训前口头召集时，个别员工反应不懂得晚上要培训。
2、某企业综管部员工在电话告知企业员工参与培训学习时，未经确认，便认为某领导己得知晚上要学习，就没做尤其告知，成果产生了误会；而某部门员工C也说：我们不懂得晚上要学习，不告知我们，下次学习我们就不参与了。
以上状况阐明在我们平常工作中还存在着差一点无妨马虎态度。细节决定成败，这是我们挂在嘴边一句话，不过说说轻易做到难。管理就是全身心投入，从微小细节中，往往可以看一种人工作状态和企业整个工作面貌，更能体现工作人员专心和投入程度。因此管理要从小处做起，要用“精致、完美”原则来规定，只有这样，我们工作品质才人不停提高，管理才能走向正规化。
二、文献拟稿和文献格式规范程度有待提高
综管部是企业公文处理归口管理部门，平常工作也离不开文献拟稿、核稿等详细工作，但尽管承担了公文处理审核职责，由于把关不严或审核人员公文处理能力不过硬，在实际工作中，公文处理不规范现象也时有发生。例如：
（一）文献拟稿
1、文献拟稿经领导审批发文后，在文献归档工作中，文献最终定稿纸未能及时附在拟稿纸背面。
2、文献拟稿按规定需留存领导修改手稿，由于目前均使用电脑打印，往往直接在电脑中修改而疏于留存修改原始稿件。
3、拟稿纸填写不规范，拟稿过程中职责不明确。如综管部负责人填写在会签栏，而分管领导填写核稿栏。
（二）文献格式
1、企业对外发文格式往往通过综管部审核，但企业内部请示汇报类文献往往并不规范，出现文体错误或排版不规范等问题。
2、对文献中主题词、呈报、抄送等项内容把握不精确，将“企业总经理”作为呈报对象，主题词使用不妥等等。
3、文献格式内容把握不精确，如会议纪要落款未写企业名称，日期使用阿拉伯数字。
4、文献格式未按照绿城集团企业综管制度体系中对各类文献格式规定进行排版，例如对正文采用了宋体四号，而对某些内部文献，尤其是临时性告知没有太多留存价值，则对正文采用了宋体小四，有文献甚至出现了一份文献多种字体现象。
三、文印工作
由于综管部人手较为紧张，目前各企业基本不配置专职文印人员，其中文献打印基本由责任部门或拟稿人自行完毕，因此未按规定实行打印登记工作。
在耗材使用上存在清点不及时状况，有时会出现因耗材准备不充份而影响正常文印工作，如临时发现缺纸或缺墨粉，或没有准备足够传真纸，影响文献正常接受。
四、领导行程安排
由于各项目企业总经理很少配置专职秘书，此项工作可以说是文秘管理中较为欠缺一项工作。综管部工作相对比较繁杂，常常无法顾及对领导行程安排。有时就导致访客本与领导约好时间，可来企业后领导又恰好出行，而综合管理部接待人员并不懂得领导何时回来，与否以便打电话联络领导，至使访客等待时间较长，耽误了客人时间。
五、印信管理
1、对印章领用未做登记
各企业对印章使用大多进行了专门记录，但对印章发放领用却缺乏记录，与制度规定不符。
2、采用印章使用登记本不利于审核程序把关，使用用印申请表便于审核把关，但查阅较困难。
制度规定印章使用需进行登记，各企业在执行此项工作过程中，采用了印章使用登记本和用印申请单等不一样形式。从实际状况看，印章使用登记本可以较为集中记录取印状况，但在用印审批程序上较难贯彻，尤其有些企业部门办公场所较为分散，无法让审批领导直接在登记本上签批，久而久之，轻易出现用印把关不严状况。而使用用章审批单可以在文献用印前先完毕审批，保证了审核程序贯彻，但由于审批单相对分散，给后来查找用印记录带来不便。
对策及提议
一、文献处理要兼顾时效性和精确性
文献流转是项目企业及时理解集团企业制度、信息及工作指导性规定有效途径，也是企业各部门间工作交流最重要环节之一，疏忽此项工作也许会影响正常工作开展。因此在文献流转过程中，不能理解为只是简朴收发文献，对于某些有延续性工作要向收件人确认与否收到、与否贯彻，随时跟进并理解文献处理进展状况。文献流转形式可多样化，除邮件发送外，应考虑时效性较强电话、传真等联络方式，保证流转工作及时精确。
文秘人员应加强文献管理，每日清理文献传阅归档状况，及时掌握文献流转进度，并做好催办贯彻。提议对因领导外出，办公场地等原因影响文献正常传阅效率，可以电子邮件形式先发送，事后再在文献传阅单上补签，从而到达既保证了文献传阅及时性，又保证了传阅记录完整性目。对部门间文献传阅，综管部应与各部门做好协调，在传阅部门中贯彻文献督办人员，以便综管部能更精确把握文献动向。
二、综管部应加强公文格式审核
公文写作、行文规范化在一定程度上代表了一种企业文字水平。综管部应纯熟掌握集团有关文献格式规定，加强文秘人员公文写作培训学习，对以企业名义对外行文必须履行审核职能，对部门上行文发现问题后应及时指正，加强对部门文秘工作指导。
三、印信管理提议采用印章使用登记本和用章审批单相结合形式，对通过用章审批文献，由经办人在印章使用登记本上签字即可，用章审批章可由综管部随文献存档或单独留存备查。
四、加强综管部人员工作责任心，工作分解到人。
综管部人员配置较为紧凑，因此更要时刻强调员工工作责任心，对综管部系统工作要分解到人，责任到人。对个人分管工作首先要做到制度熟悉，并认真按章办事。综管工作是非常繁琐工作，但技术难度并不高，只要提高责任心，相信诸多失误和疏漏都能迎刃而解，综管部工作水平也能再上一种台阶。
三、 档案管理
档案管理和应用对企业正常运行有着至关重要作用，这方面教训颇多，由此，近年来档案工作也渐渐得到企业各级人员重视，某些企业，如舟山、绿园、德清等企业从检查状况看守理较为规范，但由于集团中大多为新设企业，在人力配置上往往局限性，从事此项工作人员均为兼职人员，大多未通过专业训练，之前也无实际操作经验，因此，目前档案管理状况总体不容乐观。现以案例描述、分析形式就本组“体检”中发现问题和值得推广经验作一汇报。
（一）、值得推广经验
[案例描述]：
某工程完毕，项目企业在综合验收前要把所有工程档案移交城建档案馆。这是一项工作量很大工作，要移交资料包括从项目筹划开始到立项、各职能部门批复、设计方案、扩初、施工图、以及营造过程中与施工单位工作联络单、直到项目各单项验收通过文献等等，这些进城建档案馆资料必须提供原件。
为了提高工作效率，项目企业先根据档案馆提供《工程资料移交目录表》对有关文献做了粗略整顿后，把档案馆工作人员请上门进行现场指导。针对项目分标段建设，每个标段均有不一样许可证状况，档案馆工作人员指导项目企业把项目前期资料单独设文献包，其他建筑单体分标段设文献包，每个标段第一幢单体文献包里放整个标段共性资料。这样一来，文献整顿脉络很清晰，并且资料归类以便，后来查找也便捷，使原本看似工作量庞大一件工作三下五除二就完毕了。
[案例分析]：
进档案馆资料包括了项目从可行性分析开始至工程结束一种全过程，因此工程资料员在平时工作中一定要注意搜集与项目有关一切资料，假如条件容许话，资料要保留原件并备份一份复印件，后来原件进了档案馆，复印件仍然能提供企业内部查阅需要。地区差异，城建档案馆对资料移交规定都会不一样样，因此在做移交工作时，资料员工作思绪一定要清晰，有条件话应积极请教档案馆工作人员，保证移交工作顺利开展。
（二）、存在问题
1、有关归档文献搜集
案例一
[案例描述]：
去年9月份，企业领导规定综管部提供去年上六个月发给某企业销售方面一份重要函件，没有找到，成果综管部人员挨了批评。
[案例分析]：
由于该企业行政事务方面文献基本上是由综管部拟稿并向外发出，业务方面文献则是由业务部或销售部拟稿再以企业名义发出，其他各职能部门档案搜集又被忽视，某些重要业务文献没有存档。
[改善措施]：
（1）虽然业务方面文献不是由综管部拟办，但发文前必然在综管部盖章后发出，综管部平常应注意搜集；
（2）对其他职能部门形成业务档案应督促每年整顿立卷，移交综管部归档；
（3）对重要文献应走发文流程，经核稿、签发并收存。
案例二
[案例描述]：
某企业综合管理部仅管理平常行政文献及某些协议，资金财务部、前期管理部以查询以便为由均自行保管档案，不愿移交给综管部。尤其是前期管理部众多图纸、资料未进行分类放在其部门档案柜中，导致资料查询较为困难。
[案例分析]：
综管部应根据企业规定开展档案搜集工作，档案管理分散，不成系统，势必导致资源挥霍，一是信息资源，二是人力资源，三是档案存储空间资源。伴随项目临近尾声、部门调整，势必又给后来查询运用带来困难。
[改善措施]：
加强档案管理制度和ISO9000宣传和执行力度，充足发挥档案联络员作用，使档案搜集工作顺利进行。
案例三
[案例描述]：
6月初，企业文秘人员在办理总师办与北京某设计企业设计协议书呈报审批手续后，将只有企业总经理批复和我司印章协议书归档了，而没有及时将此份协议书转总师办后交北京设计企业盖章。事后在办理付款手续时，才发现协议单位没有盖章，只能等协议书快递至北京设计企业补齐手续后，方能汇款，延误了协议规定付款时间。
[案例分析]：
文献流转经办人在文献处理过程中，对所需归档文献未经最终检查与确认。
[改善措施]：
在文献处理过程中，必须加强工作细致程度，文献在归档之前一定要再次确认此项工作与否已贯彻和完毕，作为文献流转经办人，必须在保证文献办理完毕后方可归档。
案例四
[案例描述]：
某项目已进入准备打桩阶段，不过工程协议资料搜集工作尚未贯彻，项目前期资料也有部分不完整，导致在资料调阅和运用时导致了不必要麻烦。
[案例分析]：
项目前期和工程类资料搜集整顿不够及时、积极。
[改善措施]：
文档人员除了要熟悉本职工作外，还应不停学习、理解除综管以外其他部门工作职责和有关专业知识。熟悉项目开发流程，理解项目动态状况，积极去搜集文献资料，为项目顺利开展提供服务。
2、档案鉴定
[案例描述]：
每年，企业都会从多种渠道收到许多文献，文献处理完毕后根据需要编制成册存档。几年下来，存档文献数量较多，不过文献运用价值并不高，由于有些文献都是其他企业或政府职能部门临时告知类文献，过了时效就没有存档必要。
[案例分析]：
这种现象在档案管理中比较普遍，尤其是没有通过正规培训档案管理人员轻易犯共性问题。根据档案管理规定，类似上述文献在整顿时并不需要存入档案盒。
[改善措施]：
根据企业档案管理有关规定中归档文献范围，对收文在归档前进行鉴定，对不符合归档条件可以暂存或作销毁处理。只要保留收文登记即可。
3、有关归档文献整顿
案例一
[案例描述]：
某项目企业档案搜集、归档、分类都较规范，各类档案卷内目录也都一清二楚，但缺乏总目录和全宗简介。
[案例分析]：
因缺乏总目录和全宗简介，当档案资料增长时，不轻易查找。
[改善措施]：
提议每个单位档案遵照集团档案管理规定规定设置全宗卷，编制全宗简介、总目录等，以便档案资料查找。
案例二
[案例描述]：
某项目企业档案整顿分类目前仅按照告知、请示及批复、汇报、集团收文等类别进行简朴分类归档，同样也便于查阅。
[案例分析]：
企业成立之初，归档文献少，如此分类，虽对查阅影响不大，但分类不科学，未能涵盖所应归档文献范围，不符合规范管理规定，并将对后来档案管理和运用带来较大问题。
[改善措施]：
各项目企业可根据集团《归档文献整顿规则》规定，结合本单位职能状况进行分类，制定详细分类方案。
案例三
[案例描述]：
某企业上报市政部门一份请示，批复直接写在请示文献上。在档案分类时，该份文献归档保留在企业发文类中，后查找时根据经办人印象为一份批复，一直在批复类文献中查找不到。
[案例分析]：
归档文献未按规定整顿装订，不应当将请示与批复文献分开寄存。
[改善措施]：
归档文献装订与排列应注意有机联络，请示与批复应合为同一文献归档，归档时应仔细查对。
案例四
[案例描述]：
档案分类混乱，档案员随心所欲，人员变换后，档案检索困难。
[案例分析]：
档案管理人员变动较多，历史档案分类、归档方式与现行方式不统一。
[改善措施]：
在岗每一位档案员应按照集团有关规定以科学合理方式对档案进行分类，对历史档案在交接时必须规定离岗人员交出全宗卷，详细理出交接清单。
4、档案移交
[案例描述]：
小王新办了项目开发资质证书，与有关资料一并交给了档案员，但不知何故证书找不到了。
[案例分析]：
文献移交过程中，因没有清单，没有登记，又无交接人确认，导致文献资料遗失责任不清。
[改善措施]：
为保证归档文献完好移交，应制作二联文献交接单，双方经办人签字，存根联由档案员留存，另一联由资料移交人留存，并附文献清单，交接双方根据移交清单清点查对。
5、档案调阅和运用
[案例描述]：
某部门因参与招投标向综管部借用营业执照副本，档案员在调阅登记本上进行了登记。过了一段时间后，档案员想使用该执照时才发现营业执照借出尚未收回，但在催要时，对方已记不清与否已偿还，双方各自寻找许久。最终，还是借用人在有关职能机关找到，执照被夹在上报文献中。
[案例分析]：
档案借出虽做了登记，但并非万事大捷，按档案管理规定：“档案借离时间最长不超过５个工作日”，时间久了，记忆自然模糊，加之有时偿还时又未及时在登记本上注销，因此极易遗失；营业执照副本为重要证件，借出时若不套上封套，也很轻易夹入其他材料中，导致遗失。
[改善措施]：
调阅、借离档案时，必须严格履行登记及审批手续，填写用途，规定5日内必须偿还，特殊状况需办理续借手续；营业执照副本不随意出借，借出时要套上封套；档案收回时要及时。注销。
6、特种档案管理
[案例描述]：
企业每次重要活动或是重要场景都安排员工拍摄照片，不过照片散落在摄影者手中，若干年后，人走了，或是保管不善，档案室里却没有留存，等到要使用时，为时已晚。
[案例分析]：
人们对档案认识往往就只是纸质文献，其实声像档案、电子文本同样是具有保留价值原始纪录。由于对特种档案认识局限性，重视程度不够，导致了特种档案严重缺乏现象。
[改善措施]：
强调《特种档案管理规定》，充足认识其重要性；摄影者养成摄影后即行整顿归档习惯；档案员应按规定每年注意声像档案、电子文本搜集。
7、报刊资料管理
案例一：
[案例描述]：
某企业在办公区域内设有阅览室一间，阅览室内陈列有多种报刊、杂志和专业图书资料若干，供员工学习、休闲。按规定，员工借阅报刊书籍应先到图书管理员处登记，方可取走所需书刊。阅读完毕后，也需持借阅书刊在图书管理员处偿还入库。但往往有员工未经登记便自行取走书刊资料，导致图书资料流失，书刊常有缺乏，或者需要查找某本图书时阅览室内没有，登记本上也查找不到，导致种种不便。
[案例分析]：
这是由于报刊资料管理不力导致。虽然规定了报刊书籍借阅需登记，但由于在执行中没有强调，久而久之，就导致员工随意取走阅读，读完后也不一定偿还现象。
[改善措施]：
（1）加强借阅登记管理力度，重申报刊书籍借阅登记制度，让大家对此有充足重视。
（2）定期检查查对书籍资料数目和借阅状况，对长期借阅不还口头和书面提醒，提高员工自身自觉性，让每个人都养成良好习惯，借阅报刊登记并及时偿还。
案例二：
[案例描述]：
工程类杂志基本由项目企业来订阅并摆放在项目企业,工程部员工阅读十分不便。
[案例分析]：
由于工程部办公地点在现场，离项目企业有段距离，平时工程部员工也很少到项目企业，而工程类杂志几乎都摆放在项目企业，工程部员工就很难及时阅读到此类杂志。
[改善措施]：
在工程部摆放一种报刊架，将工程类杂志摆放在工程部。
四、 后勤管理
后勤管理工作是综合管理职能中非常重要一项服务性工作，工作涵盖内容广泛，用餐、住宿、车辆、通讯、办公环境管理、资产管理等等，无一不关系着员工切身利益，因此我们时常有如履薄冰感触。综观企业综管系统后勤管理工作，根据各企业上报自查案例，通过整合、汇总，我们工作还存在着如下问题：
（一）、车辆管理
案例一：无证驾驶，发生车祸
今年5月初，某企业员工甲从综管部借猎豹车一辆外出办事，在回企业途中巧遇员工乙。因员工乙还在学车期间，对开车兴致很高，故向甲借车使用。员工甲不懂得乙没有驾驶证，将车辆借给了员工乙，成果发生了交通事故，给企业导致了一定损失。
这是件不该发生事情，在《车辆管理规定》中第五章第二十七条车辆借用中明确指出：“集团内部各单位借用车辆，对集团企业统一调度外，也需办理有关借用手续；企业配置专车、费用包干车、责任车，使用人不得私自处置，未经企业同意长期借于他人使用。如有发现，企业须收回车辆。”这件事发生反应了两方面问题：一是该两位员工工作责任心不强、对企业资产不加爱惜，对企业制度不熟悉。二是该企业对制度贯彻执行力度不强。
车辆管理是综管部一项重要工作，其直接参与了企业各项工作推进，有力地支持了各个部门平常事务，对企业平常运作起到了不可忽视作用。因此要加强对车辆管理，学习企业下发各类文献制度，认真贯彻制度执行。
案例二：车辆被划伤却找不到负责人
6月一种阴雨天，某企业前期部、工程部因工作需要有三人按规定填写了《车辆使用申请单》，经审批同意使用。第一种人使用前，企业对车辆外观进行了检查，确定完好无损。因三人在使用过程中，互相传递车钥匙，加之天下雨，车辆较脏，晚上较晚才回企业停放，车辆管理员没及时进行检查，待第二天清洗后发现车辆右侧有某些划痕。经问询，三个车辆使用人都表达不懂得。由于事故负责人无法界定，故赔偿责任无法实行。
该件事情发生阐明该企业综合管理部对车辆管理比较松懈，按规定借用者之间不能互相传递车钥匙及办理车辆交接，应由前一人与综合管理部办理车辆交接，综管部检查车辆后再将车钥匙交第二个借用者使用。通过体检，综合管理部及借用者应养成爱惜车辆习惯，在车辆交接时认真检查，以免责任不清，并在制定执行上加大力度。
案例三：新手上路导致交通事故
某企业员工因结婚需要，向企业借用汽车及驾驶员，因该企业项目波及区域范围较大，专职驾驶员有限，故派领证时间在两个月左右新驾驶员进行驾驶并跑长途，成果导致了与其他车辆相撞并有2人遭受外伤交通事故。
虽说这件事件发生属阶段性供需不平衡、实际需求受安全制度限制所导致，但集团企业制度规定三个月内新驾驶员不能单独驾驶，更不能独自跑长途，反应了该企业车辆管理制度贯彻不到位，对安全行车不重视。企业首先应加强对新驾驶员培训，首先可结合实际状况，由专职驾驶员在陪驾过程中评估新手驾驶水平，合格员工合适减少陪驾期；另首先可向其他企业调用驾驶员，应缓冲急时所需。
目前企业车辆配置越来越多，故越发突现安全管理重要性，自去年以来，集团企业也制定了对应管理制度，如安全管理规定、车管员制度等，在遵守制度同步，各企业也可以定期组织安全驾驶等方面培训，加强驾驶员自身素质，防止多种事故发生，企业财产不遭受损失