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XXX商业保理有限公司合同管理办法

XX国际商业保理有限公司
合同管理办法

目 录
第一章 总则
第二章 合同管理部门及职责
第三章　合同管理流程
第四章　合同的履行与监督
第五章　合同归档
第六章 检查与处罚
第七章 附　则

第一章 总　则
第一条 【目的和依据】　
为加强公司合同管理，预防和减少合同争议，防范与化解合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及《XX集团合同管理办法》，结合公司实际，特制定本办法。

第二条　【适用范围】　
本办法适用于XX国际商业保理有限公司（以下简称“XX保理”）合同管理行为。
本办法所称合同是指XX保理与合同相对人之间设立、变更、终止权利义务关系的协议、备忘录、意向书和承诺书等法律文件。

第三条　【基本原则】　
XX保理的合同管理活动，应遵循以下基本原则：
（一）维护XX保理的合法权益；
（二）风险的防范与控制相结合；
（三）统一管理与专项负责相结合；
（四）各司其职与各负其责相结合。

第二章 合同管理部门及职责
第四条 【合同管理体制】　
法务合规部对以XX保理名义签订和履行的合同进行统一管理，负责公司相关合同或协议的草拟、审查、监督履行及备案工作。

第五条 【法务合规部的职责】　
法务合规部对合同签订及管理的主要职责：
（一）宣传贯彻国家有关合同的法律、法规、规章及XX集团关于合同管理的
规定，组织实施对公司业务人员的合同知识培训；
（二）组织实施本办法，指导、监督本办法在公司的实施；
（三）负责公司格式合同文本的制定和定期修改，并按规定向XX集团法务部逐级上报；
（四）根据实际需要，参与公司合同的立项、论证、谈判、起草与会签等工作；
（五）负责对公司合同的合法合规性进行审核，提出审核意见，并依照《XX集团合同管理规则》的相关规定将重大合同逐级上报XX集团法务部复核；
（六）监督公司合同的履行，协助处理合同履行中的法律事务；
（七）根据需要为合同事项聘请律师并协助和监督其工作；
（八）根据XX集团法务部的要求落实各项合同管理工作，包括但不限于涉及公司的重大合同上报，格式合同文本上报、合同审核清单上报及相关分析等工作。
（九）办理与合同有关的其他法律事务。

第三章　合同的订立与审核
第六条　【合同文本的形式要求】
起草合同文本时，应严格按照国家法律、法规、XX集团及XX保理的有关规定进行。
公司业务经营及其他非业务活动原则上应订立书面合同，因情况紧急或条件限制等原因不能及时签订书面合同而先行履行的，需根据XX集团及XX保理的有关规定获得相应层级领导的审批同意，并事后及时补签合同或协议；非业务合同中，金额较小、期限较短或根据合同性质及对方意见不宜签订书面合同的，经分管领导同意可以不签订书面合同。

第七条　【合同签订的资格】
未经授权，任何个人或部门不得以XX保理的名义对外签订合同或协议；任何部门不得以部门或第三方名义对外签订涉及公司业务的合同。

第八条　【合同相对方的资格】
业务合同的相对方应具备独立法人资格，合同谈判及签订时，应审查合同相对方的主体资格。审查的内容包括但不限于：
（一）合同相对方的企业法人营业执照和经年审的记录；
（二）相关经营资质证书；
（三）合同签字人的身份及授权书证明；
（四）经第三方审计的财务资料；
（五）涉及财产担保的财产证明；
（六）其他需要提供的资料或证明。
前述内容的审查应留存相关复印件，其中一至三项是合同签订所必需具备的文件。

第九条　【合同的起草与谈判】
与日常业务相关的合同，能够使用格式合同的，使用经过批准的相应的格式合同；不能使用格式合同的，由相关业务部门参与，法务合规部负责起草合同。合同签约前，业务部门应充分了解合同相对方的签约主体资格、资信和财务状况，以及履约能力等，并获得必要的资料以便备查。
合同形成前，业务部门可以邀请法务合规部参与与合同相对方的谈判，必要时经公司领导同意也可以委托外部法律专业机构指派专家参与合同的谈判和起草工作。

第十条　【合同的主要条款】
合同的内容应当意思表示清楚，主要条款齐备，除依照法律规定或合同本身的性质要求外，合同条款应包含以下内容：
（一）产品名称和要求；
（二）合同价款；
（三）合同履行期限；
（四）交付方式和地点；
（五）当事人的权利义务；
（六）合同的变更和解除；
（七）违约责任；
（八）保密事项和责任；
（九）争议解决方式；
（十）其他。
法律、法规对某一特定事项有强制性规定的，从其规定。

第十一条　【合同文本的审查】　
合同签订前，由合同相对方提供合同文本的，相关部门应提交法务合规部进行审查和修订，必要时应提交设立合同的背景材料和其他相关资料供合同审核部门参阅。
法务合规部按规定对提交的合同独立进行审查、修订。根据审查情况可以出具法律意见书或建议书，反馈送审部门并呈报公司主管领导。任何在合同审查修订后的重要条款变动应及时反馈至法务合规部复核。
涉及公司重大利益的合同，按照XX集团的规定逐级提交集团法务部审查。
格式合同的审查，按照XX集团的相关规定进行。

第十二条　【合同的审批和签订】
合同审批流程由送审部门主要承办人发起，送审部门负责人签字同意后，提交至法务合规部审查及修订；法务合规部审核修订后提交财务资金部等相关部门负责人会签，并在会签完毕后反馈至送审部门。涉及重大合同的，依据XX集团有关规定逐级报送集团法务部审核。
合同在经会签后涉及主要条款修改的，须由送审部门与合同相对方确认同意相关修改意见后，再提交到法务合规部审核与重新会签确认全部修改并定稿。
送审部门将审核定稿后的合同提交公司分管领导，并由总经理或公司法定代表人签字同意后，发起印鉴审批流程，由综合管理部加盖合同印章提交给合同相对方盖章或由相对方盖章后交与公司签字盖章。
合同条款的变更或补充适用上述流程规定。
盖章合同文本必须与审批通过的最终合同文本完全一致，且有授权签约代表签署的日期。

第十三条　【合同的变更及终止】
合同在签字盖章后或履行过程中，涉及任何重大法律条款的变更、补充协议或终止建议均需要提交法务合规部进行再次审查，经公司业务主管领导同意并报总经理或公司法定代表人审批后方可盖章和实施。

第十四条 【合同的公证或登记】
按照法律、法规规定或以约定必须进行公证或登记方才生效的合同，负责合同签订及履行的部门，在合同各方签字盖章后负责落实办理公证或登记手续。

第四章　合同的履行与监督
第十五条　【合同的履行】
依法成立的合同，对合同各方当事人均具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。
合同履行期间，承办部门应确定专人负责跟踪合同的执行，妥善保管合同履行过程中的重要文件和账务资料，及时发现合同履行过程中的变化。

第十六条　【合同履行异常报告】
合同履行过程中，如发现合同相对方可能发生违约、不能履行、迟延履行、破产等情况，或公司自身情况发生变化导致履行困难的，应当及时形成书面材料提交法务合规部并逐级上报公司领导层，以便采取措施减少或避免损失。
XX保理根据合同履行过程中可能发生的争议或损失的具体情形，依照XX集团的有关规定决定是否向集团上报或请求协助解决。

第十七条　【合同履行的监督】
各部门在合同履行过程中发现可能影响合同正常履行的情势变更，应收集和保全相关证据，配合法务合规部及时采取措施规避风险。
法务合规部有权对各部门履行过程中的合同、履行完毕的合同进行抽查和监督检查。对发现合同未严格履行审批流程、合同执行情况不实或反馈不如实的，法务合规部有权进行调档检查，并出具调查报告上报公司分管领导。

第十八条　【合同争议的处理】
合同在履行过程中发生纠纷，经过协商难以达成解决方案的，业务部门应及时通知法务合规部并上报公司领导，同时应将合同履行情况的书面报告连同所获得的相关资料和信息一并移交至法务合规部。
法务合规部以本规定或应业务部门的邀请，可直接参与合同纠纷谈判和协商工作，并力争在法律规定时效内解决争议。任何解决方案须经由公司领导审批同意后方可实施，协商不成应及时上报公司领导，并采取有效措施防止风险扩大。
法务合规部负责合同争议的司法处理程序，相关部门应当予以配合。

第五章 合同归档
第十九条　【合同档案】
合同档案由以下文件构成：
（一）合同订立、审核阶段的谈判记录、来往函件、电报、传真、电子邮件、图表、声像制品、合同相对人调查资料、合同审核单和法律意见书、法律审核意见反馈资料；
（二）加盖合同印章的合同文本及附件的原件、担保合同的原件及相关资料；
（三）合同履行阶段的履约证据资料、重大情况汇报文件及其法律意见书；
（四）合同变更、补充协议及相关资料；
（五）解决合同争议的法律意见书、纠纷处理协议、违约责任通知单、法律文书等；
（六）其他构成完整合同的必要文件。

第二十条　【合同归档】
合同承办部门应当将合同文本原件与合同订立、履行过程中的全部相关资料进行妥善保存，及时向档案管理部门移交合同档案资料。
法务合规部应对其审核的合同及相关资料备份并归档，负责合同签订及履行的部门在合同各方签字盖章后3日内，应提交一份复印件给法务合规部备案。

第六章 检查与处罚
第二十一条　【合同管理检查】
法务合规部可以定期或不定期检查合同管理情况。检查工作主要包括以下内容：
（一）本规定的落实和执行情况；
（二）合同订立及审核情况；
（三）合同履行及监督情况；
（四）合同备案及归档情况；
（五）格式合同制定及使用情况；
（六）其他应予检查的事项。

第二十二条 【违规处罚】
公司人员均应严格遵守本办法的规定。在合同签订、履行和管理过程中，经检查发现有轻微违规的，法务合规部有权指出错误并要求改正。
有下列情形之一，违反公司制度，造成公司经济损失的，依照XX保理和XX集团有关违规违纪的规定进行处罚，情节严重的移交司法机关处理：
（一）在签订、履行合同时未按照本办法规定履行职责造成经济损失或不良影响的；
（二）未按照本办法的规定履行合同订立和审批程序，擅自签订合同的；
（三）未按照本办法的规定履行合同跟踪和监督职责，造成经济损失或不良影响的；
（四）丢失或擅自销毁合同及其他相关资料的；
（五）其他严重违反本办法的行为。

第七章　附　则
第二十三条 【重大合同的标准】
本办法重大合同条款适用XX集团合同管理办法中关于重大合同的规定。

第二十四条 【其他适用】
本办法未尽事宜，依照相关法律、法规、规章及XX集团合同管理规定执行。

第二十五条 【本办法的解释】
本办法由公司总经理办公会授权法务合规部负责解释。

第二十六条 【本办法的施行】
本办法颁布之日起生效施行。

附件：XX国际商业保理有限公司合同审批单

XX国际商业保理有限公司合同审批单
保密等级：□绝密 □机密 □秘密
紧急程度：□加急 □紧急 □一般 编号：
主题：
合同经办部门：
经办人：
呈报日期：
合同经办部门情况说明：

部门负责人批示：

会签部门： □法务合规部 □财务资金部
副总经理领导批示：
公司总经理批示：

公司董事长批示：
备注：
存档日期：
存档人：

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