采购合同评审规程.doc

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采购合同评审规程

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1目的
对生效前的购销合同进行评审，以确保订单（电传真）或购销合同的完善、合理和顺利执行。
2 适用范围
适用于酒店生效前购销合同（以下简称“合同” ）的评审。
3 引用文件
JYCX08 《采购控制程序》
4 职责
4.1采供部负责组织酒店产品物资的合同草拟、评审、修订及管理工作，并对该产品的价格、交货方式、付款条件等进行评审。
4.2相关部门负责对合同关于产品的数量、包装、交货期要求进行评审。
4.3工程部负责对合同中产品的技术要求进行评审。
4.4合同评审结果采购控制小组副组长审核，采购控制小组组长批准。
4.5采购控制小组组长负责对合同评审工作和合同执行情况进行监督领导。
5 规程要求
5.1合同的草拟
5.1.1相关部门通过填写《物资申请采购计划》，报财务部审核，总经理批准后，交采供部。
5.1.2采供部根据《物资申请采购计划》，与生产厂家或供应商洽谈，提出要求，（如物资品种、规格、数量、交货日期、技术要求、质量要求等）并写出洽谈纪要，报采购控制小组组长同意后，与厂家或供应商草拟合同，
合同应详尽说明要求，合同样本上报采购控制小组组长。
5.2合同评审
5.2.1评审人员应由有关部门负责人或具有相关业务知识、工作技能和经验的代表担任。
5.2.2采供部根据合同要求适时组织评审。
5.2.3合同评审的形式及主要内容：
1）合同评审的形式：低值易耗品合同评审由相关部门采用会签形式确认；固定资产的评审则由上述部门采用会议集中评审形式协同进行。
2）合同评审的主要内容：
a.产品的市场调查。
b.产品、物资的库存情况。
c.交货期、资金是否满足合同需要。
d.工程部、相关使用部门对满足合同规定的质量、技术要求进行认可，必要时根据使用要求制定专门标准和质量计划。
e.采供部对合同其它要求如价格、交货方式、保质期、结算方式、运输方式、违约责任等进行认可。
5.2.4采供部将评审情况作好记录，并将上述评审内容与对方联络、协商，对做了调整和修改的内容要重点提醒，确保得到双方的认可。
5.3合同的审批和签订
合同的评审结果由采购控制小组组长审核，总经理批准后，方可与对方签订正式合同。
5.4 合同的修订及再评审
5.4.1合同执行中相关部门提出调整要求或对方提出调整要求时，采供部应与对方协商，达成修订意向。如价格变动，则报总经理批准后执行；质量要求有所变动，则应重新执行本程序4.2条款;如因其它原因影响该合同的执行,则由双方协商解决或终止合同。合同的修改应做好《采购合同修改记录》。
5.4.2合同修订后，采供部应填制《采购合同修订通知单》一式三份交相关部门（工程部、财务部各一份），并将修订的合同予以知照。
5.5 评审记录与合同的管理
5.5.1采供部对合同的评审、修订情况作好记录后，应将评审内容填入《采购合同评审表》，参加评审的人员应在相应栏目签署评审意见和姓名。《采购合同评审表》由采供部分类归档保存。
5.5.2采供部建立《采购合同登记表》，对签订的合同进行编号、分类、报送、归档保存。
5.6合同的执行及控制
5.6.1合同正式签订后，采供部应随时监督产品、物资的生产、运输、交货情况，发现和掌握合同执行中存在的问题，并与厂商建立联络渠道，反馈各种信息，确保对存在的各种问题达成共识。
6 记录
记录名称
记录编号
保存部门
保存期限
存档索引
采购合同评审表
JY20-B-03
财务采供部
2年
时间
采购合同修改记录
JY20-B-02
财务采供部
2年
时间
采购合同登记表
JY20-B-01
财务采供部
2年
时间
采购合同修订通知单
JY20-B-04
财务采供部
2年
时间

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