小企业财务报销制度.docx

小企业财务报销制度小企业财务报销制度一为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定,现结合公司的具体情况，特制定本制度.一、费用报销程序1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹,除伙食费(购菜、米、面）以外的原始单据必须加盖有销售方的章，凭合法的原始单据将票据粘贴好，用中性笔填写经费支出报销单.费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字、产品及消耗品入库类单据要有各店库管(收银兼）确认签字；报销费用时要将不同店的费用分开填具经费支出单。2、将付款凭单传递给财务会计,由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。5、特殊事件急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。6、各店、员工发生的费用必须在发生费用一周内报销，不得拖延时限。二、费用报销规定1、市内交通费报销:要凭正规发票（公交车票、车租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续(在报销单上注明打车原因）。2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进行报销；餐饮费按公司规定按日定额给予报销。公司员工出差借款,应填写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的,财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支付。3、业务招待费的报销：各店业务招待费的报销对象为店长，店长发生招待事项前应向总经理请示，经同意后方可进行限额接待.报销时凭正规餐饮业服务发票、若有在外购的酒水，会同酒水发票或收据，填制经费报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。4、伙食费的报销：各店伙食费按公司在定额( 元/日/人)范围内给予报销，员工就餐应设立签字簿，不得代签.报销时要把伙食费购买单据和就餐签字表一起粘贴到费用支出单据上。伙食费暂按每周报销二次（周 、周 ），由财务到各店进行单据审批报销手续。5、加班用餐费的报销:各店因加班用餐报销费用,需要有加班人员的签字方可履行报销手续。6、水电费的报销:各门店水电费用由店长（或财务）负责向出纳借款支付和报销，做好抄表记录;报销时要附上交费单；报销时要将营业用水电和办公用水电分开记录，员工宿舍用水电由员工住宿人员分摊，公司不给予报销.7、各店办公及营业设施的维修。需要发生维修费用时，由店长向总经理提出申请，经同意后进行维修，维修购买材料及支付人工费均需要取得原始凭证，按规定填写经费支出单进行报销手续。8、店内需要发生的其他支出及购置，应由店长向总经理请示后方可支出。(店长是否有 元以下零星支出的权限)三、备用金的管理各店由公司总部给予备用金( 元)。由财务开具支出单,经收银员签字收款后由其管理,财务记入收银员应收款名下.备用金主要用于顾客找零、店内小额零星支出(视店长是否有 元以下零星支出权限而定）,不得移做他用，更不得将备用金借于他人使用,各店长及员工不得向收银员借公款使用。财务在盘点收银员现金时备用金也要一起盘点。收银员用备用金发生零星小额支出后，应取得完整的报销凭据(见第一条单据注意事项）并在一周内填写费用支出单进行报销手续。（见收银员管理办法)四、电话费的管理公司给各店配备公用电话，并给予费用限额( 店 元)，超支部分由各店自行承担，公司不予报销。五、办公费的管理办公用品的采购由公司财务集中采购，各店在月末20日向财务上报次月办公用品需求，由财务实行登记造册管理，各店在领用时履行签字手续.六、各店领用内部单据的管理内部单据及用品的购置由公司统一进行，各店领用时参照办公费的管理规定，履行各项签字调拨手续.七、员工借款的管理员工因生活困难向公司借款,应向总经理请示,经同意后办理借款手续，员工借款金额不应超过月平均工资的三分之一，财务在次月发放工资时应将借款扣回；员工因工作借款应向总经理请示，经同意后办理借款手续，并在费用发生后一周内办理报销手续，前次借款没有清理，不能出现再次借款的现象。如遇次月发放工资，需要将未报销的借款办理完报销手续后财务再给予发放工资。八、促销礼品的管理各店做促销活动购买礼品，需由店长向总经理书面出具活动方案、礼品购买计划，由总经理批准后安排购买,礼品分发到各店需由库管（收银兼）签字确认收货，一并纳入系统视同库存商品管理,礼品的发放在营业流水单上注明并视同销售在系统内做销单处理(如不能纳入系统管理,需要把礼品做好签收表,每月末交财务核实销）。相关业务办理人员根据店内库管签收的单据办理报销手续。九、公司固定资产、低值易耗品的管理财务设财产（固定资产、低值易耗品)账,对这些资产按部门管理，于9月进行一次清查建账,由各店长签字确认后，由其对资产的安全性进行管理。各店之间资产调拨，调拨方要开具出库单经调入方签字确认，并将确认单据传递给财务进行转账处理，年底财务核实一次各店财产。各店长遇轮岗换岗,财产账同样需要办理签字移交手续。小企业财务报销制度二第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条 本制度适用公司全体员工.第二部分 借支管理规定及借支流程第四条 借款管理规定(一） 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（二) 其他临时借款，如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。（四） 借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐；（2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。(五） 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回.第一条 借款流程(一) 借款人按规定填写借款单,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。(二） 审批流程：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批.(三） 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三部分 日常费用报销制度及流程第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第三条 费用报销的一般规定（一） 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名.（二） 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改）；简述费用内容或事由。（三) 按规定的审批程序报批.（三） 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第四条 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销.第五条 差旅费报销制度及流程。（一） 费用标准：职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用一般员工 火车硬卧 120元/天 30元/天 30元/天部门负责人 火车硬卧 150元/天 40元/天 40元/天总经理助理 飞机 200元/天 50元/天 50元/天总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销（二）费用标准的补充说明：1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。2。 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。3。 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20、午餐或晚餐40)扣减出差人当天的伙食补贴。5。 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。