关于城建档案盒面-档案盒脊背-案卷封面-案卷封底及案卷目录打印的说明.doc

关于城建档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、
案卷封底及案卷目录打印的说明

为了科学地保管好城建档案，统一城建档案整理的规范化、标准化，我馆对城建档案的档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、案卷封底、卷内目录要进行标准化打印，现对打印的要求如下(字体的设置、内容两者之间的间距是一个基本值，这个基本值可以有一定的误差，不可能是绝对，但不能误差太大)。
一、 档案盒面
打印盒面的纸张（无酸纸）要同档案盒的颜色相一致，盒面内容的右边距要均匀，纸张粘贴在档案盒“城建档案”字样的下面，不得覆盖档案盒的“城建档案”字样；其纸张的边缘刚好贴在档案盒红线框内，不得覆盖红线。
1、一个档案盒内最多只能排放四个案卷；
2、“案卷题名”字样，用宋体二号字，粗黑；
3、案卷题名的内容：宋体，二号字，粗黑，字体缩放50%，字距不得太疏，一个案卷的名称要在一行范围内完成（如果案卷名称文字过多，则适当调整字体缩放的大小），要有下划线，如有多个案卷，其下划线要对齐，从整体看上去要美观；
4、“责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、本项目共有档案、存放地址”等字样，用宋体，小四号字，粗黑；
5、“责任者、编制日期、移交单位、本项目共有档案、本盒共几卷、卷次为第几卷”：宋体，四号字，粗黑，字体要缩放80%，要填写的内容下一定要有下划线，“责任者、编制日期、移交单位”的下划线一定要对齐；
6、“编制日期”要用阿拉伯数字填写，在年月日要用“.”，如果有时间范围，则要用“～”隔开，如“2001.09～2003.05 。
7、“密级、保管期限”的内容由我馆填写；
8、盒面样式（见附录A）。
二、 档案盒脊背
1、打印脊背的纸张要用A4纸（无酸纸），纸张的颜色要跟档案盒的颜色差不多，脊背的高度要同档案盒的高度一样，脊背的内容有档号、案卷题名、存放地点；
2、脊背的内容最多有四个案卷题名，每一竖行打印一个案卷题名，案卷题名的排列一定要按我馆规定的案卷顺序排列，其排列要从脊背的左侧排起；档案盒只有一卷内容时，案卷题名要排在脊背的正中，有多个案卷时，其排列方法依法类推；
3、档号：宋体，四号字，粗黑；
4、案卷题名：宋体，四号字，粗黑；
5、案卷题名的内容：宋体，四号字，粗黑，字间距不能太疏，如内容太长，字体可适当缩放（例如字体缩小90%）；
6、存放地点：宋体，四号字，粗黑；
7、其中“档号、存放地点”的内容由我馆填写。
8、脊背样式（见附录B）。
三、 案卷封面(16开、8开)
1、案卷封面样式由我馆提供，其样式要与我馆印刷的样式封面一样；
2、不需要填写的内容（由我馆填写），“档号，档案馆代号”；
① 档号：宋体，三号字，粗黑，字体缩放90%；
② 档案馆代号：宋体，三号字，粗黑，字体缩放90%；
3、需要填写的内容：
①、案卷题名：宋体，一号字，粗黑，字体缩放50%，缩放字间距不能太疏，案卷题名如果在一行范围内不能完全打印，可分二行打印；
②、其它内容：宋体，四号字，粗黑，字体缩放90%；
③、“编制日期”要用阿拉伯数字填写，在年月日要用“.”，如果有时间范围，则要用“～”隔开，如“1997.03～2003.11”。
四、 案卷封底(16开纸、A4纸)
1、案卷封面样式由我馆提供，其样式要与我馆印刷的样式封面一样；
2、要填写的档案材料、文字材料、图样材料的页数以及照片的张数：用宋体，小四号字，粗黑；
3、立卷人、审核人、技术审核人、档案接收人、日期：用宋体，小四号字，粗黑；
4、日期要用阿拉伯数字填写；
5、立卷单位对案卷完整准确情况的说明、接收单位的审核说明要填写的内容：宋体，四号字。
五、 卷内目录(16开纸)
1、纸张上面最边缘离表格的首行的距离为35毫米，在此范围内要填
写“卷内目录”，把“卷内目录”排在正中，“卷内目录”设置为：黑体，二号字；
2、表格首行的内容：宋体，四号；
3、表格首行的高度为20毫米；
4、表格的左边距为26毫米,右边距为10毫米。
5、表格一定有15行空白行表格，可以在表格内填写内容，每一行表
格的高度为13毫米左右，填写的内容设置为：宋体，五号字（除序号的填写的内容为宋体，四号字外）。
6、卷内目录（16开纸）样式：（见附表C）。
六、 卷内目录(A4纸)
1、纸张上面最边缘离表格的首行的距离为35毫米，在此范围内要填写“卷内目录”，把“卷内目录”排在正中，“卷内目录”设置为：黑体，二号字；
2、表格首行的内容：宋体，四号；
3、表格首行的高度为20毫米；
4、表格的左边距为26毫米,右边距为10毫米。
5、表格一定有15行空白行表格，可以在表格内填写内容，每一行表
格的高度为14毫米左右，填写的内容设置为：宋体，小四号字（除序号的填写的内容为宋体，四号字外）。
6、卷内目录（A4纸）样式：（见附表D）

附录A 档案盒面式样
档案盒边框

档案盒的“城建档案”字样

案卷题名

责 任 者

编制日期

移交单位

密 级 保管期限

本项目共有档案 卷 本盒共 卷 卷次为第 卷 10

存放地址

23

11
11

10

32

37

96
10
10
23
45
7
28
28
28
7
28
7
28
7
28
11

11

11

备注：尺寸单位统一为：mm(毫米)，其标明的两者距离大约误差1mm左右，并且要保持整体美观性。

附录B 档案盒脊背式样

档 号

14

25

案卷题名

15

270

185

16
存放地点

15

D

尺寸单位统一为：mm （D=20、30、40mm）
附录C 卷内目录(16开纸)样式

35
卷 内 目 录
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
20
备
注
25
10
20

20

60

20

15

15

2

3

4

5

6

7

15行×15
270

8

9

10

11

12

13

14

15

195

尺寸单位统一为：mm

附录D 卷内目录（A4纸）式样

35
卷 内 目 录
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
20
备
注
25
10
20

20

70

20

15

15

2

3

4

5

6

7

8

297
15行×15

9

10

11

12

13

14

15

210

尺寸单位统一为：mm
8