合同签订流程及管理办法.doc

合同签约流程：
签订前：本公司或合同相对方提供合同文本，洽谈合同细节，进行合法合规性审查，本公司提供并审查合同相对方以下材料：
1. 企业营业执照
2. 税务登记证
3. 法定代表人身份证明
4. 授权委托书

签订中：合同内容应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和文字准确。原则上双方应同时签章。若需要增加补充条款或修改的，及时处理，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续。

签订后：合同签订后，合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档，如有需要，合同副本复印件交财务部、运作部或营销部门留存使用；

合同签订管理办法

为规范公司合同签订，并最大限度的避免风险，法律事务部起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、 各业务部门负责起草职责范围内合同，参与合同谈判，对合同标的的真实性进行调查，组织会签；
2、 法律事务部负责审核合同的合规性、合法性，根据各业务部门的要求完善合同，提出意见。
3、 财务部负责审核合同的付款（付款的时间、期间、方式、金额）、开票纳税等相关财务有关条款。
4、 总经办最终审核、定稿。
二、 各业务部门负责谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，包括：
1、 合同名称；
2、 合同主体名称及地址，经办人联系电话；
3、 合同主体法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；
4、 合同签订日期；
5、 履约方式、地点、费用的承担；
6、 违约责任（甲乙方权利和义务）；
7、 生效、终止条件；
8、 争议解决的方法；
9、 合同的份数及附件；
10、 保密条款（视合同履行需要）
11、 合同主办部门填写《合同使用申请表》、合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；
三、 各业务部门合同审核的重点如下：
1、 各业务部门对合同的文字结构、通用条款、特殊条款、双方权利义务、履约、担保条款做详细审核。
2、 财务部审核签约公司名称、合同运费支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。
3、 法律事务部分析判断合同风险及与法律相关的内容。
四、 合同签订中应注意的事项：
1、合同签订人为各业务部门负责人，签订时需有两人面签，签章前，两人均核查无误后，方可签章；
2、确认对方的主体合法，（营业执照核对原件，收集复印件，确认法定代表人身份证明书和其他许可文件）；
3、审核、确认合同条款，对主要条款和数字、付款方式与对方再次核准，如主要条款发生变化的，应重新按顺序通过审批流程后再签订，不得擅自签订；
4、原则上，双方应同时签章；
5、合同签订时，合同必须完整，包括附件；
6、签订时，应确认对方是否具有应有权限，如为委托人的，应确认委托权限，必须有具体的委托权限（不能是全权委托）；
7、对空白处进行填写，空白处无内容的，应画上“\”，空白处有填写的，应按手印或盖章；
8、签订时，双方应该在首部和尾部分别签章，如合同为多页的，应每页分别签章或在骑缝处签章；
9、凡是手工填写或签名的部分，应保证字体清晰可辨，避免草书和连写，签约用笔，需为深色签字笔、碳素笔、墨水笔。

五、 合同的签署和盖章
1、 合同按照规定审批顺序全部完成后，由总经办按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；
2、 合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件交行政部、法务部存档，若有需要，合同副本复印件交财务部、运作部或营销部门留存使用；
3、 公司严格杜绝不签字不盖章执行合同的风险；
六、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：
1、 变更合同范围和付款条件，转让合同、解除合同必须以书面形式提交审核；
2、 变更、转让、解除合同后应在一周内完成修改存档和通知相关部门。各业务部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。

签订合同需要审验的文件

合同附件