行政工作指引.doc

行政事务指引本指引旨在让公司每一位员工尽快找到行政事务处理的方法及熟知相关途径。1. 办公用品申购流程22. 办公设备申购流程33. 电脑软硬件申请44. 公共设施/办公设备维修（借出）流程55. 请 假 流 程66. 出 差 流 程77. 车辆使用流程88. 宣传片播放流程99. 名片印制流程1010. 公司信件交寄及收取流程1111. 报刊杂志订阅、发放流程1212. 增加电话分机/直线电话/网络接口申请流程1313. 如何使用分机电话1414. 会议室的预订及使用须知1515. 多方通话设备/视频设备/投影仪的借用1616. 办公室安全须知171. 办公用品申购流程相关表单： 办公用品月度申领计划表 具体流程： 填写办公用品月度申领计划表不批准部门经理审核批准每月15日前交行政文员在当月20-25日间按通知时间统一到行政部领用注：1、办公用品指文具类办公用品；2、如非特殊情况，不接受临时采购申请，各部门文员及同事做好相应采购计划；3、新同事入职，行政部将配备一套常用文具（铅笔一支、中性笔一支、软皮抄一本、橡皮擦一个、钮扣文件袋一个）即时发放。2. 办公设备申购流程相关表格： 办公设备申购表 具体流程：1、申请部门填写办公设备申购表；2、交上级审批。流程：部门经理分管副总；3、核准后交行政文员（分机8000）汇总、采购；4、行政部在收到审批后两个工作日内下单采购，货到后通知部门领用。注：办公设备指：办公仪器、办公家具、办公器材、打印机、复印机、传真机等。3. 电脑软硬件申请相关表格：电脑及软件申请表，资产调配单具体流程：一、新员工入职 或 新购电脑/硬件或软件1、申请部门填写电脑及软件申请表；2、交上级审批，流程：部门经理行政部经理总经理；3、行政部在收到审批后两个工作日内寻找供应商，核实价格并下单采购，货到即通知部门领用。注：申请部门需要至少提前3天申请电脑主机设备，尽早提单，尽快解决。二、电脑硬件的调配1、申请部门填写电脑及软件申请表，交部门主管审批；2、交行政部，由行政部通知技术部进行硬件鉴定；3、行政部据反馈意见进行审批，确定是否需实施调换。并回馈申请部门。三、调换电脑整机或显示器1、调换前需先征得行政部同意；2、由技术人员进行实施调换；3、申请人员填写资产调配单一式两份，分别交行政部及财务部存档注：硬件维修无须通过行政部，可直接向技术部内部支持人员报障。4. 公共设施/办公设备维修（借出）流程具体流程： 1、 办公设备使用过程中出现异常，请通知行政部相关人员（分机8000）；2、 发现公共设施有损坏，请通知行政部相关人员（分机8000）；3、 行政部将在1天内响应，并尽快派人检查维修。4、 因工作需要将办公设备借离办公区域，需事先到行政文员（分机8000）处办理借出登记手续。注：1、公共设施指：灯管、天花、地板、地毯、墙、窗、玻璃、洗手间等公共场地的所有相关设施。 2、办公设备指：办公仪器、办公家具（桌、椅、柜）、办公器材、打印机、复印机、传真机等。5. 请 假 流 程 相关表格：员工请假卡、产检请假卡具体流程：请假：1、 员工提前一天到公司前台文员处填写员工请假卡；2、 交上级审批，1) 请假3天以内，由部门经理审批；2) 请假5天以上，由分管副总审批；3、 批准后将表交还给行政部前台，以备月底结算。产检假：1、女职工怀孕16周以后，需要按医嘱进行产检者，公司每次给予半天带薪假。2、员工到前台文员处填写产检请假卡，直属上司审批即可。注：1、根据员工手册：请假需提前一天填写书面申请；2、病假须出具市、区级医院证明，无医院证明按事假处理；3、婚假须出具结婚证；4、丧假仅适用于直系亲属。6. 出 差 流 程相关表格：差旅申请表填写差旅申请表具体流程： 部门经理审核不批准退回申请人 批准行政文员填写住宿安排项 行政部前台文员(订购机票）总裁审批不批准批准行政部将机票(及住宿)详情告知当事人退回申请部门注：1、因公出差所需的机票及住宿，统一由行政部安排。行政部接到申请单后在24小时内回复情况。2、如有不需行政部订机票及安排住宿的（如：客户负责机票及住宿费用），仍需填写差旅申请表递上级主管，审批后交行政部，行政部留存作为考勤凭据。7. 车辆使用流程相关表格： 用车申请变具体流程：1、 因公需用车的，请各部门申请人提前两天提出申请并填写用车申请表交至行政部，行政部审核后安排出车。2、 驾驶员凭用车单出车。用车人、驾驶员需按要求协调用车单。任务结束后，将用车登记单交由办公室行政部。并将车辆停放在公司指定区域，并将车钥匙交至公司行政部。3、 员工因公需用车，但车辆都已有安排，不能满足用车需求的，可凭用车申请表中行政部会注明无车可用，并签名），采取如下措施：一般情况下，员工可使用交通工具（如公交车、地铁等）到达目的地。员工需保留相关发票，事后至财务部报销。如遇紧急事件，需立即处理的，可向部门主管申请乘坐出租车，部门主管审批，经公司副总及以上级别人员批准后，可乘坐出租车。员工需保留相关发票，事后至财务部报销。 8. 宣传片管理流程1、 在使用企业宣传片过程中，使用人一定要注意保护宣传片不受损害。2、 宣传片放置于专用袋内，要注意防潮、防尘、防震。3、 前台负责播放企业宣传片时，须根据行政人事部同意安排和排片要求，按时播放，并在播放过程中注意影像、声音清晰度，如有 问题及时反应报修。4、 前台不得随意播放电视内容，按照要求播放公司宣传片时，适时做好宣传工作和客人的接待工作。5、 公司员工在其他媒介上播放公司宣传片时，涉及保密性的招投标演示，注意保密和备份；公司对外的宣传片播放，及时做好宣传和广告作用。6、 原则上我司播放宣传片时上午一次，下午一至二次，如有特殊情况请根据排片表需求操作。9. 名片印制流程相关表格：名片印制申请表 具体流程：填写名片印制申请表 不批准部门经理审批退给申请人批准交给行政文员（分机8000）下周二领取注：1、 常规名片印制每周一次，具体时间安排为：本周五接受申请表，下周二领取名片； 2、 除有销售性质的同事外，原则上处于试用期的同事，暂不印制名片。10. 公司信件交寄及收取流程具体流程：邮件包裹交寄：1、 信件包裹填写完毕交前台文员；2、 交递快件，到前台处领取文件袋，填写快递单，连同需交寄物品一起交给前台文员。邮件收取：1、 EMS物件，前台文员即时知会当事人领取。2、 其他信件，前台文员代收、登记，当日知会当事人领取、签收；3、需本人亲自领取的物品，由前台通知，即时领取。注：1、 所有对公邮件交寄均由行政部前台文员统一办理。2、 为便于管理，公司每天下午五点前统一交寄物品。如超过时间，须延至下个工作日发出。3、 办理个人快递或信件寄出服务的，请自行付费。4、 行政部每月底汇总交寄的清单，并交由相应部门经理审核。5、 快递及需本人亲自领取的物品，由前台文员即时知会当事人领取，为确保物件安全，不得由前台文员代为领取。6、 其他信件，由前台代收，当日知会当事人领取。11. 报刊杂志订阅、发放流程具体流程：不批准批准每年11月行政部下发订阅通知各部门申报订阅计划行政部汇总、订购部门经理审批退回申请人 领取流程：到前台文员处领取前台文员收到报刊杂志知会各部门接口人 注：1、如临时增订报刊杂志，需另行申请，经部门经理审批后，报主管副总审批，批准后交行政文员（分机8000）办理订阅手续。2、在接到前台文员知会当日，须及时将杂志报刊领走。12. 增加电话分机/直线电话/网络接口申请流程相关表格： 增加线路申请表 具体流程：到前台处填写增加线路申请表 部门经理审批不批准 退给申请人批准行政文员汇总退回原部门，并说明理由行政经理审批不批准批准行政部执行注：1、 增加直线电话时，请注明是否需要开通长途，如需要，请列明原因。2、 行政部收到审批的申请后，24小时内响应，并尽快安排实施。13. 如何使用分机电话1、私人电话应控制在最低限度。2、电话在使用过程中，发现异常请及时知会行政部（分机8000）。3、分机转接电话：1）分机互相转接方法：快速短按叉簧+ 转接分机号码2）拨分机方法：提机+分机号码3）代接来电： 4、分机拨打 市话 9 +上海市内的电话号码 14. 会议室的预订及使用须知具体流程：咨询前台文员会议室闲置取消/改其他时间段否 是向前台文员预订在预订时间前领取钥匙注：1、使用投影仪的会议室需提前预订，并遵守所预订的使用时间，以保证下一部门的顺利使用。2、会议室使用完毕须知：1）将座椅归位，收拾用过的纸杯及杂物，保持会议室的整洁和卫生；2）关好门窗、开关及空调；3）将网线及电话线放回原位；4）及时将钥匙归还给前台文员。15. 多方通话设备/视频设备/投影仪的借用具体流程：咨询行政文员 设备闲置取消/改其他时间段否是预订、登记、借用用毕归还注：1、 多方通话设备/视频设备/投影仪的借用采取预订原则；2、 使用完毕后须及时归还给行政文员；3、 如造成仪器丢失或者人为损坏，由登记借用人负责赔偿。办公室安全须知为了保障公司人员以及有形或无形的财产的安全，公司制定了以下程序，目的是为各部门的工作提供一个通用的指引，以确保安全。我们的安全方案的基本项目包括： 阻止未经许可进入公司 对敏感资料的全面保护 保护公司和个人的有形财产1进入公司内部/佩带员工卡所有员工上班时均应佩带员工卡，行政部对周围任何不认识或没带合适的员工卡的人可以询问，并要求员工佩带员工卡。2清理办公桌每天工作结束时或当办公桌有一段时间没有人照看时，应将办公桌上的文件或资料等（特别是那些带有保密信息的文件）清理保存好。3敏感资料的废弃处理保密和不宜外传的内部资料，不再使用时应用碎纸机进行粉碎，所有与敏感资料有关的图表、表格、无用的复印件、速记本、微缩胶卷等也应以同样方式处理。特别是在下班时应将所有文字处理设备包括磁盘等锁好。4复印设备敏感性材料不要留在复印机上，或未经粉碎就丢弃这类资料。5电脑每位员工对自己电脑里所存储的信息负责，要求每位员工设定密码来保护自己电脑上储存的信息，并将设定的密码告知部门主管备案。每位员工在下班时要关闭计算机，因工作需要24小时开机的，可以例外。6公司财产任何人不得私自拿取公司财产或产品。盗窃公司的财产或产品一经发现立即开除，公司有权追究其刑事责任。7保护个人财产个人负责保护自己在办公室里或在执行任务时所带的个人物品，公司不保障这些物件的安全，也不对个人物品包括现金的丢失负任何责任。若您在公司以内遭遇到个人财产的丢失或是损坏，您应立即向行政部汇报。8吸烟公司不允许在办公区域内吸烟，杜绝火灾隐患。9安全事件的汇报发现下述情况，应立即通知行政部：1）公司钱款的不正常使用或失踪2）恶意损坏或破坏公物3）涉嫌/证实擅自泄露敏感信息4）针对公司/或公司人员的威胁恐吓5）侵犯公司财产6）将非法资产混入公司财产中7)有无法判断的少量烟雾来源、塑料烧焦的味道及幼小火苗的出现10疏散程序当发生火警时，您应采取以下的步骤：1） 停止使用电话；2） 关掉所有电器的电源，灯光除外；3） 不要使用电梯，通过最近的楼梯下到楼下；4） 稳步走，不要慌跑；5） 不要携带大于手袋或公文包的物件；6） 保持冷静，考虑周全，避免惊慌；7） 听从楼层管理人员，消防人员等指挥；9）尽快向当地消防队报告，听候指示； 10）当发生火灾时，未经消防人员许可，不要回到办公室；11）若火灾发生突然并迅速蔓延，应迅速撤离到安全的地方；12）如遇浓烟，应用毛巾，口罩蒙住口鼻，匍匐撤离。第 19 页 共 19 页