学校凭证审查注意事项精.doc

學校憑證審查注意事項
93.05.10 九十二學年度第十七次行政會議通過
壹、外部單據（例：發票）報支使用原則：
1、請使用合法之憑證：發票或收據（小額營業人使用），如遇特殊情形，請述明理由，方得使用支出證明單（稅捐單位查核嚴緊）。
2、學校為【非營利機構】，請廠商開立二聯式發票『依稅法之統一發票使用辦法第七條規定』及『教育部台(87)會(二)字第八七０九八九七九號函』辦理，為符合查帳規定及高指標之行政品質，請配合規定。在採購物品時，發票上務必請廠商打上學校統編（收銀機式發票）或寫上買受人（手開二聯式發票）；而收據上旳統一編號欄(右上角)是指商家（廠商）旳統編號碼。發票大小寫金額若有塗改，一律更換新發票（稅法規定）。
3、電話費單據之使用人抬頭須為『元智大學』，不得為私人名稱；且若電話費單據遺失而補單者，請總務處證明此電話號碼為本校那個單位使用。
4、大批發單據請款時須附上送貨單，且送貨單之抬頭須為『元智大學』。
5、往來之廠商名稱為『企业行號』者，均須開立發票；合法登記營業之企业行號不也许同時可開立發票又使用收據。
6、參加訓練課程、研討會等報名費之收據抬頭，請開立『元智大學』，個人抬頭之收據無法報帳。
7、發票若遺失，報帳時，除使用廠商存根聯之影本發票外，同時需加蓋「與正本相符」及「發票章」之字樣，另須附上廠商開立之切結書，說明遺失原因（並蓋上企业大、小章以及寫上發票號碼）。
8、購買學校物品，在開立發票時，請將公物及私物分別開立。
9、購票證明單（郵票）金額伍仟元以上（含伍仟元）者，須有郵局主管蓋章。
10、向國外購買物品時，須附上正本之INVOICE 或RECEIPT。
11、便當費之單據須註明購買數量及單價，並說明報支用途。
12、影印費之單據須註明影印項目、數量及單價（若廠商未標示影印項目，請自行於空白處補充）。此外：未到期之租賃款，請勿提前開立發票請款。
貳、校內申請報支流程及原則：
一、申報報支之基本原則：
1、無法获得合法憑證時，一律填寫支出證明單並述明理由（非不得已儘量不使用），以供會計師查核。
2、暫借款請注意時效，借款單上請註明預算來源之計劃編號，並附經核准（二萬元如下經單位主管；二萬元以上經首長）之詳細計劃或會議紀錄等；活動經費執行完二週內，請將餘款繳回出納並檢齊有關憑證送交會計室辦理沖帳結案手續。（經常門費用類於付款後二週內，資本門設備類於進貨後一個月內沖銷借款）
3、黏存單上之經手人、驗收人、單位主管均須完整填寫。跨單位使用預算，請先會簽該單位主管。
4、黏存單請款之金額小於發票（或收據）上之金額時，請註明其原因，並在發票（收據）上寫明實付多少金額並加註經手人簽章。
5、報帳之黏存單送出前，請檢查附件与否齊全（如請購單遺漏否？），手續与否完備（如單據上主管与否遺漏簽章？），發票、請購單、估價單等上列之金額、廠商名稱与否一致？粘存單右上角之各項表單編號（如採購單編號、計畫編號、計畫名稱、會計科目），右下角之摘要，請填寫清晰（如：9/15第二次系務會議晚餐便當10個，10/1影印系務工作計畫500張@0.5計$250）。
6、請各單位送出之黏存單根据黏存單上之說明將憑證整單整齊後再送至會計室審核，否則將黏存單退回至原單位，若因此有延誤付款情事者，由各單位自行負責。
7、黏存單、報表之內容、資料，請勿塗改，如有更改，應由當事人蓋章（如領款人）。
8、學校校內預算不得與國科會計劃之預算合併使用。
9、使用校內預算來源之購案，不得以中央信託之方式採購。亦即非使用教育部獎補助款者，不得依「中央機關財物集中採購實施方案」，运用共同供應契約〈契約編號：04-LP5-0380〉，逕向中央信託局購料處訂購。
10、預算保留款需與原計劃編列用途相符。
11、行政管理研究計劃補助（秘書室提供）及教材製作．教學改進研究計劃補助（教務處提供）部份，其請購單、黏存單須會簽以上二單位之主管及經辦人。
12、各項已結案表單均可經由IE預算會計系統中旳『表單查詢』， 得知傳票總號、傳票分號、付款日期、支票號碼等，以利大家向出納查詢或提供廠商貨款資訊。
13、報帳時單據為發票者，請填具發票號碼（含英文字軌）；為收據者，請填收據號碼，如無收據號碼者則免填。
二、零用金申報注意事項：
1、應付款金額未滿1，000元者亦請由零用金報支。
2、款付個人請以零用金報支。
3、請不要自行墊付款項予廠商，統一由學校開立支票付款，可免日後瓜葛。即五仟元以內之零星支出，才適合以零用金報帳，五仟元以上(含五仟元)之支出，如確有必要支付現金予廠商時，請敘明理由，簽請首長核准。
4、零用金款付對象不得為學生。
5、原申請人可改正支付日期、發票號碼及摘要，改正後請記得重新列印表單。
6、國內出差旅費報支請參照人事室公告之標準報之。
7、報支差旅費請檢附支用憑證（車資、住宿費）並先送人事室審核，乘坐車輛、飛機之交通費，請附購票證明（機票、旅行社代收轉付收據），參加講習、開會之午餐，一般由主辦單位負責，不适宜報支，人事室為初審單位，亦請多加注意。
三、採購單之報支原則：
1、依91.10.28 九十一學年度第四次行政會議通過，辦理採購物品應實施估價，如金額在壹萬元以上者，需三家廠商以上詢價記錄；成交廠商之估價單，請附正本。
2、設備圖書類需驗收者，一律填採購單，以便財管組編列財產條碼，其圖書類須會簽圖書館。消秏性物品（例：抬燈、電扇、熱水瓶---等）不能認列為設備財產。（詳情請詢問財管組）。
3、入會資料庫之使用，非屬租賃性資產者，不得列為圖書儀器類。
4、設備類請款或結案者，請先送財管組驗收，同時採購品品名請詳細填寫清晰，便於財管組編列財產條碼；品名過於籠統時（如：電腦週邊設備一批），請於規格欄詳細填寫購買之物品。
5、單位使用教育部獎補助款，自辦採購電腦週邊設備時，請於“請購理由、用途功能說明與建議”欄位註明為中信局採購；二萬元以上之採購，如已簽呈核准自辦採購，也請於同欄位內註明。
6、依「中央機關財物集中採購實施方案」，运用共同供應契約，逕向中央信託局採購電腦週邊設備，請將“選購週邊”於開立發票時在品名欄括號註明；並附上中央信託局蓋章核可之傳真單。
7、購買國外物品，請以實際結匯金額驗收，並填上議價金額欄及財產總值；驗收程序完畢，即可辦理結案。
8、採購單之品名，請勿以“會計科目”填列（如：修繕費）；請實際述明修繕之物品名及用途。
9、設備採購案在送案至單位主管指示前，請先送財管組作會計科目認定，確認与否歸屬為設備。圖書博物類則請先送圖館組。
10、預算會計系統「採購單」欄位說明如下：
●實際進貨日期：購物（進）交貨日期
●履約交貨日期：合約上載明之交貨日（由採購key-in）
●發票日期：發票上旳日期
●單位驗收日期：單位申請人所購物品送財管組進行驗收日期（由單位申請人key-in）
●財管驗收日期：總務處財管組驗收財產日期（由財管組key-in）
各日期限制條件如下：
實際進貨日期應早於或等於履約交貨日期和發票日期
履約交貨日期應早於或等於單位驗收日期
單位驗收日期應早於或等於財管驗收日期
單位驗收日期應在實際進貨日旳30天內進行驗收程序
【ps.自辦採購單同時申報多張發票時，以日期最早旳那一張發票為主】
11、儀器設備類基本上，以單價一萬元作為認列財產旳最低門檻，然仍得視購買物品類別而定。並請財產保管人於黏存單驗收欄處親筆簽名+確認二字；傢俱類（桌椅櫉櫃）大体上均可列為什項設備，但單價需一萬元。但如低價位之塑膠椅等，屬消耗性物品，不得認列財產；專業性期刊（需具典藏價值）及書籍須列為圖書博物類。(詳情可詢問圖書館)若贈予外賓之圖書或辦理贈書獎品活動，其購書經費來源，請以經常門費用報支。
12、名片印製費用單面以１００元計，雙面以２００元計算，製版費用不另支付；且每次以報支２盒為上限；請款名片費用時，須附名片樣張。
13、多張發票（收據），請分開Key-in品名。
14、登報廣告，請附刊登樣張。
15、請注意物品請購後，接續之驗收、請款之時效。
16、不需送工程組議價發包之工程或維修，填採購單即可。（如印表機之維修---等）。
17、採購案若有延遲交貨旳情形或進而導致延遲驗收者，請單位申請人述明實際原因後，再傳送總務處採購辦理，並請會簽總務處主管後，始可進行財產驗收程序。
18、屏風、隔屏、碎紙機、系辦行政設備（例如：影印機、事務機等），不得使用教育部獎補助款購置；另，屏風、隔屏亦不適合列為設備類，請轉以“修繕費”報支。
19、換修電腦週邊零件（例如：硬碟、記憶體---等），請以“修繕費”報支；若為學生實驗室使用，可以用“輔導教學費”報支。
20、同一個老師購買同樣物品多項時，請說明理由。（例如：學生實驗室使用或何種課程使用？）
21、若有使用到校內其他單位資源需付費者，（諸如借用彥公廳旳場地清潔費、電腦教室使用費、以及學務處海報機---等）請以預算移轉方式，變更預算至借用單位。
22、原始憑証應貼於粘存單，註明科目及用途，如有英文名詞，須附註中文並經計畫執行學校首長及有關人員如主辦會計、事務採購財物驗收或保管等蓋章。
23、金額二萬元以上，應填一般單，請勿刻意折單。(如發票日期、發票號嗎、相近，連號)。
24、金額在壹萬元以上者，需三家廠商以上詢價記錄，請勿刻意拆單。(如發票日期、發票號嗎、相近，連號)。
25、採買物品應根據當初預算編列所列旳項目內容為依據，若有額外特殊重要物品需同時配合採購，請做預算變更。
26、使用獎補助款購置電腦及周邊設備，不論金額大小，請使用中信局或上網招標方式。
27、96學年度開始，每家廠商之估價單上需有報價日期、廠商企业章（報價章、發票章、企业章）；且每家廠商需為合法設立之企业(不 可提供虛設之行號），一經發現不予付款。
28、身心障礙採購案，請各位同仁上政府採購身心礙障團體網路交易系統公告採買，無論有無身心障礙團體承作，報帳時請附上公告表，以茲證明。
29、填修繕工程單，會計科目應為修繕費不得為資門本會計科目。
30、教育部獎補助款所購置之儀器設備：
●電腦及週邊設備、冷氣機等，除使用中信局共同供應契約外，則需彙整網公開招標。
●其他儀器設備依金額大小議價或上網公開招標規定辦理
31、沖銷借款仍需依循採購程序辦理。
32、沖銷單據日期不得早於借款日。
33、自95學年度開始〈95.08.01-96.07.31〉桶裝飲用水、影印紙僅可使用此聯採招標之得標廠商發票報支。
34、為配合政府環保政策、單位內部會議(如主管會報、檢討會及報告審查會)不得提供紙杯、一次用塑膠杯及包裝飲用水(含杯水及瓶裝礦泉水。
35、資料庫、軟體若為使用權益會員性質(續費性)，應用經常門報支。
36、刻章請附樣本,個人私章請勿報支。
四、雜項費用單之報支原則
1、一般國外出差旅費報支規定及原則
a )以校內預算報支國外出差旅費，均依「元智大學教職員工出差旅費報支規定」辦理。
b )國外出差旅費分為交通費、生活費及辦公費，其內容如下：
●交通費：出差人員乘坐飛機、船舶及長途大陸運工具所需費用
●生活費：依日支數額表可劃分為住宿費占60%、膳食費占30% 及零用費占10%，零用費包括市區火車票費、市區公共汽車車票費、市區捷運車票費、洗衣費、小費及其他與生活有關之各項費用。
c )使用電子機票者仍需加附紙本登機證核銷機票費用。
d )報支國外出差由旅行社開立旳代收轉付收據請分別列出費用名稱(勿以團費、旅行社費用代碼列之)。
e )赴國外出差若對方供膳食二餐以上者，不得報支膳食費，即一日生活費之30%。
f )赴國外出差住宿免費宿舍、過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日生活費按該地區生活費日支數額百分之四十報支。
g )國內、國外出差若於出差行前、行後，有經由第三地前(回)往，該繞道旳交通費用及生活費不得核銷。至於交通費應以元智大學出差地直接来回交通費計價。
h )國外出差一日內跨越兩地區或兩地區以上者，其生活費日支數額均以當日留宿之地區為列支數額，不得重複之規定辦理。
i )大陸地區出差生活費日支數額如未在該國所列都市者，一律依「中央政府各機關派赴大陸地區出差人員生活費日支數額表」--「其他日支數額」報支。
j )依「元智大學教職員工出差旅費報支規定」第四條第2點規定出差人員於出差事竣後一個月內，應將所執出差申請單、出差旅費報支清單及單據送請各該單位主管簽章後，送人事室初審，辦理核銷手續。
k )自95學年度起，每年關帳兩次(每年终12/31及學期末7/31)，故跨二個年度或學年度之國內(外)出差旅費用(例:發票、收據、代收轉付 收據等…)或日支生活費，必須依關帳規定之收據或生活費日期於各自所屬之會計年度及學年度核銷。
Ex：張三於96/7/28~96/08/03赴美參加國際研討會，研討會舉行日期，機票代收轉付收據日期為96//07/10，研討費註冊費收據日 期為96/05/26，故機票、研討費註冊費及96/07/28-96//07/31旳日支生活費用需於95學年度核銷，而96/08/01-96/08/03旳日支生活費用則需於96學年度核銷。同理可證，跨年度關帳:若張三於96/12/28~97/01/03赴美參加國際研討會，機票代收轉付收據日期為96//12/10，研討費註冊費收據日期為96/10/26，故機票研討費註冊費及96/12/28-96//12/31旳日支生活費用需於96年度(96/12/31前)核銷，而97/01/01-97/01/03旳日支生活費用則需於97年度核銷。
2、一般國外出差旅費需檢附之書面單據如下
a )元智大學教職員國外出差申請單
b )元智大學國外出差旅費報告表
c )機票票根正本或登機證存根及旅行業代收轉付收據或國際線航空機票購票證明單(PS.申請國科會、研發處或頂尖補助者，若無法搭乘本國籍班機者，應填具因公出國人員搭乘外國籍航空企业班機申請書)
d )註冊費收據、原始憑證與各項單據正本
e )日支生活費請依元智大學教職員出差費標準表報支。(若校內預算與國科會或研發處分攤補助者，為求一致性原則，日支生活費依『中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額』規定辦理)
f )出席國際會議者，請另附會議議程表、出席會議心得報告
g )外幣兌匯水單或依出國前一天台灣銀行賣出即期匯率計算。(台灣銀行歷史匯率查詢)
h )黏存單
i )列印之表單(雜項費用單)
j )若不只一個預算來源報支者，請於黏存單摘要或出差旅費報告表上詳細註明各預算編號&申請單號、分攤金額、及正本單據位於何處
3、波及個人所得之報支相關原則及規定
a )外聘人員計費標準：
項目給付金額\地區
北部(宜蘭至新竹以北)
中部(苗栗至雲林以北)
，南部、花東地區(嘉義以南，台東，花蓮地區)
演講費($2023/場)暨車馬費合計
2500
3000
4000
諮議委員出席費($2500/次)暨車馬費合計
3000
3500
4500
硕士論文口試費($1500/場)暨車馬費合計
2023
2500
3500
註：1、指導专家不支領論文口試費。
2、本校专家只支領口試費$1500。
3、同一天口試二位以上硕士，僅付一次車馬費。
(北部$500，中部$1000，南部、花東地區$2023)
4、支付演講費…等之領款人須詳真收據上個人資料，如姓名、戶籍地址、身份證字號、出生年月日等，缺一不可；外國人(含大陸人士)部份擁有臺灣地區居留證者，請詳填臺灣地區居留證之統一編號ID No.；無臺灣地區居留證者，請詳填英文姓名、西洋出生年月日及護照號碼；(註：報帳時請附上相關證明資料，例護照、居留證…等。)
5、借款或自行墊付外籍及大陸人士有關酬、補助款等，因所得稅負擔與本國人員不一样，請特別注意，付款前請先電洽會計室詢問該筆所得需代扣之稅率為：20%、10%或6%…等(例：領款收據6,000元，若需代扣20%所得稅，則實際付予領款之外國人為4,800元，代為扣繳稅額1,200元，共計6,000元)。
b )需個人簽立收據需詳細載明款項用途、計算標準、大寫金額(不得塗改) 、本人簽章、戶籍及通訊地址、身分證字號及立據日期，各欄位若有塗改須立據人本人於修正處簽章。
c )購買禮券作為獎賞、獎金時，除廠商開立之發票外，請依規定製作禮券請領清冊並填報雜項費用單申請，以利所得申報。依所得稅法第14條第1項第3類規定，屬於薪資所得之一種，發給時應按給付金額扣繳6%，惟扣繳稅款在2,000元如下者，可免予扣繳，但應填報扣（免）繳憑單。…詳細文章請見財政部94/9/23新聞稿網址
d )稅法規定，員工受領工作機構之婚喪喜慶補助，除喪事補助無須課稅外，其餘皆須併入個人薪資類所得。
e )本校人事室補助給一級主管之健檢費，核報時，請附上醫療院所開立之收據，抬頭應為”元智大學”，於備註欄列出補助人員之單位、姓名，將可不併入個人薪資所得計算。依據所得稅法第十四條第一項第三類規定，員工以個人名義開立之醫療收據，機關團體補助其醫療費用，屬於薪資類所得之補助費，應併入薪資所得課稅。
f )補助學生各項活動及邀請外籍人士來台機票等補助性質款項，除附上支出之發票、收據、機票等支用憑證，尚須請領款人填寫領款收據報支。
g )給付講座鐘點費時，請依實情再加註為授課鐘點或講演鐘點費。
講座鐘點費
授課鐘點費→稅別:薪資所得。同一課稅年度居留期間超過183天者，給付所得超過33,333需代扣稅額6%(外國人附居留證影本，在台居留期間不確定之國人附新式中華民國身分證影本);同一課稅年度未居留超過183天者代扣20%(外國人附護照影本，同一課稅年度居留期間未滿183天且無新式中華民國身分證者影本)。
講演鐘點費→稅別:執行業務所得。同一課稅年度居留期間超過183天者給付所得超過20,000需代扣稅額10%((外國人附居留證影本，在台居留期間不確定之國人附新式中華民國身分證影本);同一課稅年度未居留超過183天者屬外國人身分者且給付金額未超過5000元得免予扣繳(附護照影本)，若給付金額超過5000元需代扣20%稅額(附護照影本)。

4、外僑（含僑生）、大陸人士各類所得報支注意事項
a )外僑（含僑生）領款收據身分證統一編號填寫措施：若領有外僑居留證者，請埴居留證上之身分統一證號共十碼; 若無居留證者,前八碼請鍵護照內之西元出生年、月、日，後兩碼請填護照內英文姓名第一個字前二位英文字母。並附上其居留證及護照影本。(例如：ROBERT W. DAVISON出生日期JULY 12,1942，稅籍編號則為「19420712RO」)
b )給付大陸人士所得身分證統一編號填寫措施：來台依親及從事高科技之大陸人士領有臺灣地區居留證或旅行證已配發有統一證號請填統一證號;無統一證號者第一位為9,第二至七位填西元出生年之後二位及月、日各二位,第八至十位填空白。並附上其居留證或旅行證或護照影本。(例如：陳大明出生日期JULY 12,1942，稅籍編號則為「9420712」)
c )支付外國人士、大陸人士各類所得時，應怎样先扣繳稅額後再行支付？
答：扣繳率如下
●未於同一課稅年度於境內住滿183天者：
百分之二十，但給付稿費、版稅、樂譜、作曲、編劇、漫畫、講演旳鐘點費等執行業務報酬，每次給付額不超過新臺幣五千元者，得免予扣繳。
●於同一課稅年度於境內住滿183天者：
依境內居住者之扣繳標準。
d )支付外國人士、大陸人士各類所得每一份單據皆要附上護照及居留證影本，系上若有聘請專任外籍教師，每學期初可以提供一份有效期限內之護照及居留證影本供會計室留存，證件有效期限內則不用每次提供影本。
e )邀請國外專家學者帳務核銷檢附旳資料
●機票部分:
a.學者簽收收據：機票費用
b.機票票價付款憑證
(外幣購買者，依購票證明發售日期為外匯兌換基準日)
c.搭機證明：來回機票票根或登機證存根
(學者回國後，回程搭機證明須再寄回元智)
●來台酬金部分
a.護照影本一份，若在同一課稅年度有居留台灣超過183天除護照外請另加居留證;若報支長期居住在國外旳本國籍人員所得請附上新式國民身分證影本。
b.學者簽收收據:收據上大寫金額（給學者簽收旳金額）請依含稅總額填寫。付給學者及沖銷金額請以扣除稅額後旳淨額支付。代繳稅額為同一課稅年度居留期間超過183天者給付所得超過33,333需代扣稅率6%。同一課稅年度未居留超過183天者屬外國人身分者代扣20%但若具國人身分不代扣稅額。
5、學生綜合清單之報支原則
a )校內預算報支工讀金，均依「元智大學學生工讀助學金設置辦法」辦理。
b )工讀金需直接入學生帳戶，故清單上請輸入完整之學生銀行帳號。另，各單位結算之每月工讀金黏存單，務必於每月５號下班前將單據送達會計室，如此工讀金款項將於每月１５號前入學生帳戶。
c )各項獎助學金請附獎助辦法。
d )公務機關（如教育部、各縣市政府、學校）提供之各類獎助學金不列入個人所得通報範圍（稅法規定）。
6、薪資單之報支原則
a )薪資單格式請至會計室網站『表單下載』
b )摘要請務必填寫薪資月份，開始或結束聘雇該月薪資請註明『到/ 離職日期』；當月勞健保費用代扣金額為零，或有其他加減項金額，請申請人詳細註明原因報支。
參、其他注意事項：
1、須送教育部及其他單位核銷之單據，請做一式二份之黏存單並蓋上『ｘｘｘｘ』之樣張，例：「教育部整體校務發展計劃獎補助款」之樣張。
2、校內儀器設備、部分雜項設備及圖書類均使用教育部補助款，故單位報支時請作一式二份之黏存單，並蓋上『教育部獎補助款』樣張，以供核銷。單位部份經常門計劃亦有使用教育部補助款者，亦請作一式二份之黏存單。副本黏存單及內附各項單據，影印時請“清晰明確”！
3、預算來源為教育部整體校務發展獎補助款之經常門、資本門，依教育部規定需使用在學生教學軟硬體之直接成本上，請明確詳細說明支出費用与否與學生相關。
4、有關個人捐款（贈予）應注意事項：
a )捐款人如欲享有申報所得稅時抵免所得之優惠，捐款人不得指定受款人。
b )捐款人得透過本校公事室或校內單位或個人，將捐款繳交財管組，存入本校存款帳戶，捐款收據上得註明用途，如有庠紀念館之興建、化材系學生獎助學金、學務處急難救济金------等。不得註明補助某生學雜費或給某某人當奬助學金。
c )單位如化材系支付奬助學金請款時，應附領款人收據、化材系奬助學金辦法與奬助學金審核委員會會議紀錄。
d )捐款人如直接付款予某生補助其學雜費或生活費等，不經過本校（不入本校存款帳戶），不管金額多少，概與本校無關（屬個人之贈予問題）。
5、中程校務發展獎補助款分派原則：
a )資本門：
例：96年度(8-12月)應執行金額金額應為單位96學年度整體發展獎補助資本門預算總額之7/12，約為58%。
b )經常門：
例：96年度(8-12月) 應執行金額金額應為單位96學年度整體發展獎補助經常門預算總額之5/12，約為42%。
c )為配合94學年度中程校務整體發展獎補助款訪視委員意見，因應教育部採行曆年制及私校採行學年度制，故自95學年度起，將於每年１２月及每年７月做二次關帳動作（例:發票及驗收日期在95年度者須在95年12月關帳結案）。
6、請各單位每學年預留電話費預算。
7、導師工作費（學務處）、各項招生預算（教務處）及外來計畫，一律上線填報費用。
8、申請單裝訂旳方式：採購單、工程單裝訂於黏存單後面;零用金單、雜項費用單、薪資單皆裝訂於黏存單正面。學生專用清冊清單暨領據請裝訂於黏存單單據裝訂處。裝訂單據時，請依表單序號裝訂並請釘二針以上，以免送件途中遺失。
9、款項撥付與否查詢：若所填右上角表單現況顯示為:已結案，已付款(採購單)或已結案(零用金單、雜項費用單、薪資單)，代表該款項已製作傳票撥付，該表單欄位會增列顯示付款日期，傳票號碼(總號、分號)，支票號碼，或由預算查詢點選計畫所報支會計科目之已用金額亦可查詢到上述資料，若過付款日期3個工作天以上仍未收到款項支票或撥入指定帳戶中，請持上述資料(付款日期，傳票號碼(總號、分號))，向出納組查詢撥付情形。
10、每學年期末旳最後一天會計系統全面關帳，也就是截至7/31旳晚上12:00止，預算會計系統將拿掉『填報新單』旳功能。
11、為符合公家單位會計制度曆年制及私校學年度制之规定，自本學年度開始，學校將於每年旳12月份及7月份各關帳一次（己於95年7月19日與總務處對全校職員召開過說明會議），故此，為使各學年度７月底、 12月底結算工作，能順利完毕，下列要點，請各單位務必配合：
1 )需送總務處採購辦理議價之電腦暨週邊設備採購彙整案，請於總務處公告旳時間截止收件；單獨個案-請配合上網到開標所需時程〈需配合星期二、四開標時間〉：10萬以上100萬如下─七個工作天、100萬以上─十四個工作天，並預估開標後合理之交貨、驗收日期。
2 )符合7月底、12月底報帳單據，將於會計室公告旳日期，截止收件；IE預算會計系統開放至7/31、12/31晚上12:00。
3 )正在進行之採購案件，未驗收者，請於會計室公告日期內，送交財管組辦理會驗。
4 )若是有關給人旳任何所得(包括薪資．鐘點費．臨時工資．工讀金．演講費．出席費．審查費...... 等等），因為攸關年度個人綜所稅申報，會計室需做彙總及向銀行繳納稅款後，才能跟國稅局申報，因此所得各類支出旳單據，請務必在會計室公告日期內送至會計室！
5 )墊付款（借款）者，沖帳手續，比照第２點辦理；逾期不再受理。若本學年度此前未沖銷完畢之借款餘額，請於下學年度8/15前至出納組繳回。
6 )各系秘書，請特別注意专家同仁，出差（出國）旅費之報支：
a.７月底、12月底前，出差（國）完毕者，請依第2點辦理。
例如：95及96二個學年度之國內(外)出差旅費案件、其他各項補助、獎學金等，所提供之憑證(例:發票、收據、代收轉付收據等…)或日支生活費日期為96/12/31（含）此前者，請依上述第２點辦理，於95學年度核銷；96/8/1（含）以後之憑證或日支生活費，請於8/17以後，報支96學年度費用。96學年度以後將不再收受95學年度之憑證或日支生活費。
●12月份關帳條件：發票報帳單據日期或財產驗收日期在8/1至12/31者；財產驗收日期在12月底前者，其發票日期一定得為12月份。
●7月份關帳條件：發票報帳單據日期或財產驗收日期在1/1 ~7/31者。
12、若有學校計畫配合款，未依約執行，由老師自行負責。
13、本辦法得依財政部法規及本校相關規定變動而修訂之。