招标代理的组织与实施方案.docx

招标代理的组织与实施方案

招标代理的组织与实施方案
勘查、设计、施工、监理等各阶段招标服务方案
1、勘查、设计、施工、监理等各阶段招标、评标工作及服务方案编制依据
招标、评标工作以及服务方案编制根据<中华人民共和国招标投标法>(主席令第 21 号, 年 1 月 1 日施行)、<建设工程设计招标投标管理办法> (建设部 82 号令, 年 10 月 18 日施行) 、<评标委员会和评标方法暂行规定> (国家计委等 7 部委令第 12 号, 年 7 月 5 日施行)、 <国务院办公厅转发建设部、国家计委、监察部关于健全和规范有形建筑市场若干意见 的通知> (国办发[ ]第 21 号 年 3 月 13 日)、 <评标专家和评标专家库管理办法> (国家计委 29 号令 年 4 月 1 日施行) 、<工程建设项目勘察、设计招标投标办法> (国家发展和改革委员会等 8 部委令第 2 号, 年 8 月 1 日施行)、<北京市建设工程项目招标投标监督管理规定> (北京市政府令第 122 号, 年 6 月 1 日施行)、<北京市建设工程施工综合定量评标办法(试行)>(京建法[ ]第 27号, 年 1 月 1 日施行)、<北京市工程建设项目施工招标资格预审办法>、<北京市工程建设项目施工评标办法>等现行法律、法规。

2、招标、评标实施方案
3.1勘察、设计招标
3.1.1勘察、设计招标程序
在北京市勘察、设计与测绘管理办公室监督下进行
主要分为资格预审和投标两个阶段
1、立项批复及规划意见书到位后准备相关盖章资料1个工作日。
2、资料报送北京市勘察、设计与测绘管理办公室,审核经过后发布资格预审公告 1个工作日。
3、接受投标申请人报名、递交资格预审申请资料8个工作日。
4、组织专家进行资格预审,择优选取前三名进入后续投标阶段1个工作日。
5、整理设计(勘察)任务书,编制招标文件,递交北京市勘察、设计与测绘管理办公室审核备案1个工作日。
6、向入围单位发放招标文件,组织踏勘、答疑等工作,准备开标资料,20个自然日。
7、在北京市勘察、设计与测绘管理办公室开评标专区组织开标、评标工作,确定中标单位,1个工作日。
8、相关开评标资料汇总,报送北京市勘察、设计与测绘管理办公室,待由主任办公会讨论经过后发布中标公告,5个工作日。
9、发放中标通知书,甲乙双方到北京市勘察、设计与测绘管理办公室财务科交费,领取加盖备案章的<北京市勘察、设计招标投标登记表>,勘察、设计招标工作结束,由招标人及勘察、设计单位进入规划许可证及初步设计概算报审阶段,1个工作日。
勘察、设计招标工作全过程为50个自然日
3.1.2勘察、设计工作安排一览表(包括招标代理、招标人、投标人每阶段工作内容以及招标周期)
周期
工作内容
招标人及投标单位需要准备的材料
招标人
投标单位
1个工作日
根据招标人要求编制资格预审文件。
(以便对各投标单位的资质进行审核,择优评选出3家单位进行投标)
相关技术资料及资格要求
无
5个工作日
1、办理入场登记
2、在北京市建设工程信息网发布资格预审公告
3、接受投标申请人报名
4、资格预审文件备案
5、发出资格预审文件
项目立项批复、规划意见书、资金来源证明以及盖章的备案表格
1、持相关资质文件及法人委托书、受托人身份证复印件到招标代理公司报名并购买资格预审文件。
3个工作日
1、 递交资格预审申请文件
2、 资格预审就评审专家抽取
由我公司专家库抽取评审专家
各投标单位单位编制资格预审申请文件,并将资格预审申请文件送达至指定地点。
1个工作日
资格预审评审
委派评审代表参加资格预审评审
无
1个工作日
资格预审结果备案
备案表格盖章
领取<资格预审结果合格通知书>
1个工作日
1、编制招标文件
2、招标文件备案
备案表格盖章,提供设计(勘察)任务书及相关资料
无
周期
工作内容
招标人及投标单位需要准备的材料
招标人
投标单位
20个自然日
1、 发售招标文件
2、 招标文件补充文件备案
3、 评标专家抽取
1、在开标前16天以前安排现场踏勘
2、准备专家抽取相关资料
1、持<资格预审合格通知书>购买招标文件
2、按招标文件要求准备投标文件
3、在规定的时间内参加现场踏勘。
1个工作日
1、开标、评标
派代表参加开、评标
严格按招标文件规定递交投标文件,参加开标。
5个工作日
1、 发布中标公告
2、 中标通知书备案
对评标委员评审结果进行确认。在备案表格及<中标通知书>盖章
无
1个工作日
中标单位持中标通知书与招标人签订设计(勘察)合同。并在北京市勘察、设计与测绘管理办公室办理缴费手续。招标人领取加盖备案章的<北京市勘察、设计招标投标登记表>
与中标人签订合同
与招标人签订合同

3.1.3勘察、设计招标流程图

是否需要招标?

项目入场登记

招标资料报送
是否公开招标?

是

否

是

招标公告发布

招标报名

是否采取资格预审?

是
资格预审文件备案

开标室确定
招标文件备案
投标人投标资格登记
资格预审评审专家抽取

否
流程图转下页
流程图接上页

评标专家抽取

开标、评标

北京市勘察设计招标投标登记表备案

是否应公示中标结果?

招标情况书面报告递交

主任办公会批复后进行中标结果公示

交易服务费收取

是
3.1.4勘察、设计招标工作注意事项
1、招标周期较长,应采取措施控制时间。
2、相关表格不可涂改,应填写准确,确保相关备案工作一次性完成。
3、编写资格预审文件及招标文件内容清晰、表述准确、技术要求合理,便于投标人充分理解。
4、与勘察、设计管理办公室充分沟通,确保甲方利益。

3.1.5勘察、设计招标服务保障措施及承诺
1、进度保障
勘察、设计招标是整个项目的首道招标环节,快捷、有效的将勘察、设计招标工作完成能够保障规划许可和初步设计概算的及时申报,进而为项目的整体推进打好基础,保障项目整体实施周期。
我公司会在每一个招标阶段实施前编写完整的招标计划书,将关键时间点及关键内容着重标注,时刻提醒部门负责人及项目经理应重点关注。
招标实施阶段,项目经理以周为单位编写招标进度书,对个人的工作进行小结,同时对下一周的工作内容进行准备。进度书由部门负责人审核后报送甲方,确保甲方掌握实时动态。
2、质量保障
公共建筑勘察、设计投标竞争一般较为激烈,如何在众多报名单位中选择最佳的入围单位及中标单位是甲方关注重点。
我公司在资格预审文件编写阶段会与甲方及时沟通,了解甲方需求后将文件条款逐一核对,自查自纠后报送甲方确认。
资格预审阶段,我公司会组织专业评委同招标人一起进行细致评审,协助评审小组对勘察、设计单位的注册资金、相关业绩、人员职称等硬性指标进行审核,提高评审效率。
招标文件编写的重点是技术需求及评分标准,能够说基本决定了能否选出最优秀的勘察、设计单位。针对这两项内容,我公司会组织至少两位专家对技术指标及招标文件条款等内容进行论证、把关,提出合理化建议。
招标文件发售过程中的项目答疑是比较容易被忽视的环节,而恰恰是这样一个小问题,如果发现不及时、沟通不顺畅,很容易导致最终的流标或中标后的质疑投诉。因此,一旦有投标人对标书提出疑问,要重视起来,研究问题的普遍性和必要性,及时做出补遗工作,不将问题留到开标评标。
3、应急措施
作为招标代理人员,在项目的招标过程中经常遇到各种各样的突发事件和棘手事情,我公司有着较多的处理经验,可在短时间内找出关键环节及最有效的处理方法。
如在评标过程中,遇到评标专家迟到的情况,我公司工作人员会及时与专家库确认未到专家信息,在与专家沟通后先行组织到场专家进行评审,确保评标效率。待未到专家到场后再将评标信息与其它专家共享,避免信息死角。
对于评标过程中的投标文件审核,经常会出现个别单位文件有小疏漏、小差错的情况,这种情况可能会导致有效标不足3家,最后流标。个别评标专家的评标水平和公正性出现偏差时,同样会对评标结果产生不良影响。针对以上情况,我公司会在不违反大原则,不影响中标结果的情况下,积极与评委沟通、协调,确保招标成功率,确保最优质的公司中标。
如个别专家具有个人倾向的评标,丧失公平公正性,我们会及时制止,有必要时将情况反馈至专家库,严肃处理,维护招标人权益。

3.2 施工总包、专业分包、监理招标
在北京市发包承包招投标管理办公室监督下进行
入场材料包括不限于以下内容:
1)填写备案用各类表格2)办理入场登记手续3)发布招标公告4)编制并办理资格预审文件备案5)发售资格预审文件6)资格预审评审专家抽取7)组织资格预审评审8)办理资格预审结果备案9)编制并办理招标文件备案10)发售招标文件11)组织现场踏勘及答疑12)评标专家抽取13)组织开评标14)发布中标公告15)办理中标通知书备案以及办理施工16)监理合同备案。我公司保证各阶段在遵守和执行国家及北京市相关法律法规的前提下,严格控制招标进度,保证招投标活动合法、高效的进行。并欢迎招标人领导们的审核和监督。
3.2.1 招标程序
1、办理入场登记
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:改造或新建项目需提供立项批复、资金来源证明;分包项目需提供总包中标通知书、招标人同意进行分包的相关证明资料。(以上材料由招标人准备,需原件及复印件加盖公章)
招标代理营业执照、工程招标资质证书、法定代表人委托书(以上材料由招标代理准备)
<招标人委托招标登记表>、<招标方式登记表>(以上材料由招标代理准备,招标人盖章)
办理时间:审批合格后1个工作日内
2、发布招标公告
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:<招标公告发布单>(以上材料由招标代理准备,招标人盖章)
办理时间:入场登记当天1个工作日
3、投标报名
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:无
办理时间:招标公告发布后5个工作日
4、资格预审文件备案
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:<资格预审文件备案表>、资格预审文件封皮(以上材料由招标代理准备,招标人盖章)
办理时间:招标公告发布后5日内
5、发出资格预审文件
办理地点:北京市京发招标有限公司617室
需要材料:网上报名成功凭条、法定代表人委托书(以上材料由投标人携带)
办理时间:报名结束后5日内且最后1日为工作日。
6、递交资格预审申请文件
办理地点:北京市京发招标有限公司
需要材料:施工投标资格预审申请文件
办理时间:资格预审文件发售截止后3个工作日内。
7、资格预审评审专家抽取
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:<资格预审专家抽取申请登记表>,若招标人拟派评审代表,还应当携带<招标人拟派资格预审评审代表登记表>,同时提供招标人与该代表签订的一年以上劳动人事合同、招标人为该代表缴纳的加盖社保管理机构印章的社会保险证明,以及职称证书的原件及复印件,该代表身份证复印件。
办理时间:递交截止后1个工作日,
8、资格预审评审
办理地点:北京市建设工程专业劳务发包承包交易中心评标区
需要材料:资格预审评审资料,由招标代理准备。招标人若派监察参加监标,需要提供监察部门开具的介绍信。
办理时间:1-2工作日
9、资格预审结果备案
办理地点:北京市建设工程专业劳务发包承包交易中心
需要材料:资格预审评审资料、<资格预审情况书面报告>、<投标人投标资格登记表>
办理时间:1个工作日
10、招标文件备案
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:<招标文件备案表>、招标文件封皮(以上材料由招标代理准备,招标人盖章)
办理时间:资格预审结果备案后5日内
11、招标文件补充文件备案(可选)
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:若在开标前15天以前,投标人对招标文件及工程量清单提出质疑,需要招标人以书面形式答复的,携带招标文件补充文件进行备案(以上材料由招标人盖章)
办理时间:1个工作日内
12、评标专家抽取
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:<评标专家抽取申请登记表>,若招标人拟派评标代表,还应当携带<招标人拟派评标代表登记表>,同时提供招标人与该代表签订的一年以上劳动人事合同、招标人为该代表缴纳的加盖社保管理机构印章的社会保险证明,以及职称证书的原件及复印件,该代表身份证复印件。
办理时间:递交投标文件截止时间前1个工作日,
13、开标
办理地点:北京市建设工程专业劳务发包承包交易中心开评标区
需要材料:招标人代表(非评标代表)携带<法定代表人委托书>到开标现场参加开标。
办理时间:递交投标文件截止时间当天
14、评标
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心开评标区
需要材料:评审资料,由招标代理准备。招标人若派监察参加监标,需要提供监察部门开具的介绍信。
办理时间:递交投标文件截止时间第二天
15、评标结果备案并发布中标公告
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:评审资料,<评标打分招标人复核意见书>
办理时间:招标人确认评标结果后1-2个工作日
16、中标通知书备案
办理地点:北京市建设工程发包承包交易中心
需要材料:<中标通知书>(以上材料由招标代理准备,招标人盖章)
办理时间:招标公告发布后3日

3.2.2工作安排一览表(包括招标代理、招标人、投标人每阶段工作内容以及招标周期)

周期
工作内容
招标人及投标单位需要准备的材料
招标人
投标单位
1-2个
工作日
根据甲方要求编制资格预审文件。
(以便对各投标单位的资质进行审核,择优评选出5-7家单位进行投标)
提供工程概况相关资料。
无
8-10个
工作日
1、办理入场登记
2、在北京市建设工程信息网发布资格预审公告
3、接受投标申请人报名
4、资格预审文件备案
5、发出资格预审文件
项目立项批复、资金来源证明以及盖章的备案表格
1、使用IC网上报名
2、报名后持打印的报名凭条、法人委托书、受托人身份证复印件购买资格预审文件。
4个
工作日
1、递交资格预审申请文件
2、资格预审就评审专家抽取
准备招标人拟派资格预审评审专家相关资料,盖章的备案表格
各投标单位单位编制资格预审申请文件,并将资格预审申请文件送达至指定地点。
1-2个
工作日
资格预审评审
委派评审代表及检查部门参加资格预审评审
无
周期
工作内容
招标人及投标单位需要准备的材料
招标人
投标单位
1-2个
工作日
资格预审结果备案
备案表格盖章
领取<资格预审结果合格通知书>
5日
1、编制招标文件
2、招标文件备案
备案表格盖章,提供图纸、工程量清单等资料。
无
20个
自然日
1、发售招标文件
2、招标文件补充文件备案
3、评标专家抽取
1、在开标前16天以前安排现场踏勘
2、准备专家抽取相关资料
1、持<资格预审合格通知书>购买招标文件
2、按招标文件要求准备投标文件
3、在规定的时间内参加现场踏勘。
2个工作日
1、开标、评标
派代表参加开、评标
严格按招标文件规定递交投标文件,参加开标。
3日
1、发布中标公告
2、中标通知书备案
对评标委员评审结果进行确认。在备案表格及<中标通知书>盖章
无
1-3个
工作日
中标单位持中标通知书与甲方签订建设工程施工合同。并在北京市建设工程交易中心办理合同备案,交费等事宜。
与中标人签订合同
与招标人签订合同

3.2.3施工总包、专业分包、监理招标工作流程图

流程图转下页

接上页流程图

3.2.4注意事项
(1)施工总承包有形市场采用电子招标方式进行招标、开标、评标。招标人拟派评标代表若未经过电子评标培训,我公司将与北京市建设工程招标投标管理办公室联系负责对招标人代表进行培训。未经过培训的招标人代表不能参加评标。
(2)施工总承包电子化评标,能够进行电子清单比对。对于超过合理偏差范围的工程量清单进行警示。但清单比对容易增加投标文件无效的几率,从而导致招标失败。我公司能够根据工程量清单的复杂程度及投标报价的差异大小,建议招标人是否选择采用电子清单比对。
(3)专业分包及暂估价的材料设备招标,需根据总承包合同确定招标人。一般来说,专业分包及暂估价的材料设备招标人应当为总承包单位,招标人有权对招标过程进行监督及派遣评标代表。
(4)根据<北京市建设工程分包管理办法>的规定,专业分包与总承包招标方式应当一致。即总承包采用公开招标方式进行的,专业分包也应当采用公开招标方式进行。
(5)暂估价的材料设备招标,只能招设备采购及安装。由于暂估价的材料设备在总承包招标过程中已经包含了人工费、机械费等直接费,因此进行材料设备招标时此部分费用不应当重复计取。

3.2.5质量、进度保障措施
1、质量保障(招标文件编制实施方案)
为保证招标工程能按招标计划顺利实施,我公司将在本项目招标过程中的关键环节指定专人负责,其中拟派编制文件2人(不含编制工程量清单人员)、协调联络工作1人、招标备案工作1人,项目经理1人。
其中,编制文件人员主要负责在对本项目充分了解、认识的基础上编制资格预审文件、招标文件。并在文件发出前,由项目经理进行审核,确保文件质量。特别是类似招标文件等与施工合同履约相关的内容,在必要情况下,由律师审核无误后发出。同时,我公司将在编制文件时,充分了解现行法律法规,最大限度的维护招标人权益,减少施工阶段履约风险。
同时,我公司将派专人负责本项目的协调联络工作,主要工作内容为与招标人进行沟通,将招标多个阶段详细情况进行汇报,并将招标人意见与我公司在招标过程中需要招标人配合的工作第一时间相互传达,保证招标期间双方通信的迅速及时,从而保证招标程序有条不紊进行。同时,双方沟通的清晰、准确和及时,也有利于减少工程施工阶段的风险。
我公司还将派遣一名工作人员,专门负责招标办的备案工作,及时将备案中遇到的问题第一时间反馈给公司及招标人,以保证招标人第一时间做出反馈及决策,保证招标备案工作顺利进行。
2、进度保证措施
在招标过程中,根据招标人要求,我公司将制定招标流程及招标计划,并指定招标各阶段详细招标流程及招标计划。同时随招标进度推进,根据情况的变化,及时对招标计划做出相应改变。

3.2.6可能发生的风险(突发事件)及应对措施
1、开标现场合格投标文件不足3家
我公司将在开标前2天对投标人是否确定参加投标进行复核,以确保开标现场递交投标文件单位复核法定投标人数量。如果发生承诺参加投标却并未按规定时间到场的投标人,致使开标现场递交投标文件单位不足3家,我们将第一时间与招标人商议后续工作,并积极配合招标人与北京市建设工程招标投标管理办公室进行沟通解决。需要重新发布招标公告的,以最快时间发布招标公告。
2、评标过程中合格的投标人不足3家
根据<中华人民共和国招标投标法>第四十二条规定,”评标委员会经评审,认为所有投标都不符合招标文件要求的,能够否决所有投标。”因此,当评标过程中合格的投标人不足3家,可是依然有合格的投标人能够满足招标文件要求时,能够继续评审(招标文件另有约定的除外)。我公司将积极配合招标人代表为评标委员会解释此项规定,使评标工作完成。
政府采购各阶段招标服务方案
1、政府采购招标、评标工作及服务方案编制依据
本服务方案根据<中华人民共和国招标投标法>(主席令第 21 号)、<中华人民共和国政府采购法> (主席令第68号) 、<政府采购货物和服务招投标管理办法> (财政部令第18号)、 <政府采购信息公告管理办法> (财政部令第19号)、 <评标专家和评标专家库管理办法> (国家计委 29 号令) 、<政府采购评审专家管理办法> (京财采购 第2091号)、<关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知> (京财采购 第58号)、等北京市及招标人所属行业行业部门现行法律、法规编制。
2、政府采购程序流程
根据<中华人民共和国政府采购法>规定,政府采购方式主要包括公开招标、竞争性谈判、邀请招标、询价采购、单一来源等方式,以下对各类采购方式流程及方案进行说明:
2.1政府采购---公开招标工作程序
公开招标是<政府采购法>规定的较为常见的采购方式之一,适合大多数政府采购项目,其特点是公开和竞争,缺点是时间成本,人力成本都比较高。
1) 签定协议:
根据北京市财政局的立项批复,项目单位(采购人)和招标公司签订招标代理协议。
2) 提交需求:
项目单位(采购人)向招标公司提交招标需求。
货物类招标一般需提供招标货物名称、数量、交货期、货物用途、技术规格及参数要求、供货方案、培训、验收标准及方法、质量保证和售后服务要求等:
工程类招标一般要提供设计图纸或工程详细做法说明等。
3) 需求论证:
货物类招标:招标公司会根据项目的具体情况咨询有关专家或召开技术需求论证会对项目单位(采购人)的技术需求提出修改意见。
工程类招标则召开设计会议,明确招标范围和招标要求,以及投标人资质,工期,材料设备要求,标准等。
以上论证还包括评标办法,招标方式是否合适。是否需要更改招标方式等。
4)编写招标文件:
需求论证完成并定稿后,招标公司负责编写完成全部招标文件。
5) 发布招标公告:
招标公司在指定媒体上发布招标公告。从发布公告日期到投标截止日期不少于20天。
6) 发售招标文件:
投标人在招标公告要求的时间内到招标公司购买招标文件获得投标资格。
7) 询标答疑:
投标人在获得投标文件后如对投标文件有疑问可向招标公司提出,招标公司,项目单位(采购人)也能够根据需要安排投标人现场勘察。
准备答疑文件,进行书面答疑。
8) 开标准备:
开标前一周内,制订评标工作细则。
开标前1天,招标公司和项目单位(采购人)持抽取专家授权书,一同到北京市财政局政府采购办抽取评标专家(对于比较特殊的项目如果预计评标专家库中的专家数量不足应准备备选专家名单)。
9) 投标、开标:
招标公司在规定的时间地点接受投标,并当场开标、公开唱标、记录,请相关人员签署。项目单位(采购人)或其上级机关政府采购监察部门应该派人进行监标。
市本级政府采购项目,政府办实事项目、市财政局代表市属预算单位作为采购人的项目、采购金额在1000万元以上的项目、社会影响较大的项目、单台金额在100万元以上的医疗设备项目及纳入部门集中采购试点的项目。必须请公证处进行监标。
根据京财采购[ ]173号文件规定
如果出现以下情况的应该废标重新组织招标。
(1)某一项目或某一分包投标人不足3家的情况
(2)或出现参加某一项目或某一分包的所有投标人的投标报价都超出财政预算
(3)或出现影响采购公正的违法违规行为。
如果需要改变采购方式的,则应该在采购活动开始前报北京市财政局政府采购办批准。
10) 组织评标:
招标公司组织评标委员会按照即定的评标细则进行评标,出具综合评标意见和评标报告。
11) 评标结果确认:
招标公司在评标工作结束后5个工作日内将评标结果报项目单位(采购人)。
项目单位(采购人)如对评标结果无异议,应在5个工作日内根据评标委员会的评标结果出具评标结果确认函并送招标公司。
12) 发布中标结果公示:
招标公司将中标结果(中标人,中标金额,评标委员会名单等)上网公示,公示期为7个工作日。
13) 发布中标通知书:
发布中标公告的同时,招标公司向中标人发布中标通知书,对未中标人发未中标通知书。
14) 签定合同:
项目单位(采购人)和中标人签订合同并送招标公司两份副本(复印件或原件均可)。
15) 备案
将<北京市政府采购项目委托代理协议><采购结果报告><采购人书面确认函><中标通知书><公告信息><合同>送北京市北京市财政局政府采购办备案。
16) 项目结束
招标公司将项目有关文件正本整理归档并将副本送项目单位(采购人)存档。
2.2政府采购---邀请招标工作程序
政府采购中邀请招标是采用较少的采购方式,因为其操作周期长,手续较繁琐,因此只有特殊的项目,经北京市财政局批复许可后方可采用。
1)1-4步骤 同公开招标。
2) 发布征集供应商公告的时间是7个工作日,供应商报名。
  公告结束日期起三个工作日内,供应商提交资格证明材料。
  成立专家委员会进行评审,评定出符合条件的供应商范围。
  由采购人随机抽取三家以上供应商并向其发出投标邀请。
3) 以后同公开招标
2.3政府采购---竞争性谈判工作程序
竞争性谈判是<政府采购法>规定的较为常见的采购方式之一,它与公开招标、邀请招标等采购方式相比,具有便捷,灵活的特点,适于金额不大,或时间紧急,采购内容繁杂的项目。缺点是由于实际谈判中有很多不确定因素。
1) 签定协议:
根据北京市财政局的立项批复,项目单位(采购人)和招标公司签订采购代理协议。
2) 提交需求:
项目单位(采购人)向招标公司提交采购需求。
由于竞争性谈判的技术指标有一定的不确定性,代理公司能够根据情况掌握,需求尽量详细。
3) 编制<竞争性谈判文件>
<竞争性谈判文件>主要包括项目概况、谈判须知、技术需求、商务条款、报价文件格式等。
4) 发布资格预审报名公告:
在指定媒体上发布竞争性谈判资格预审报名公告,设定一定报名资格条件,规定被邀请供应商的数量(一般3-5名)和被邀请的供应商的选取办法等。报名时间为3个工作日。
5) 确定邀请供应商:
符合资格条件的供应商可到招标公司报名,如果符合条件的供应商多于要求的数量时可根据被邀请供应商的选取办法确定入围的供应商。入围供应商的选取办法可采取专家评审或随机抽签的方式。这里建议一般项目采用抽签方式为好。特殊项目采取专家评审。
6) 发出谈判文件:
招标公司向入围的供应商发出竞争性谈判邀请并向其发出<竞争性谈判文件>。
从谈判文件的发出到供应商递交应答文件截止时间不少于5个工作日。特殊复杂项目相应延长。
7) 答疑:
供应商在获得谈判文件后如有疑问可向招标公司提出。
招标公司,项目单位(采购人)也能够根据需要安排投标人现场勘察。
准备答疑文件,进行书面答疑。
由于竞争性谈判对递交文件时间没有特别的规定,因此对于文件的修改补充能够不更改谈判时间,因此如果文件更改比较大最好征询一下供应商的意见,以便供应商有充分的时间准备。
8) 成立谈判评审小组:
谈判评审小组由采购单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成,其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3,由专家库抽签产生。谈判前1天,招标公司和项目单位(采购人)持抽取专家授权书,一同到北京市财政局政府采购办抽取评标专家(对于比较特殊的项目如果预计评标专家库中的专家数量不足应准备备选专家名单)。
9) 谈判会:
谈判评审小组对递交的应答文件进行审阅,在审阅过程中,对各报价文件中的有关问题予以记录。审阅后,对供应商分别进行谈判。谈判内容包括价格,技术,服务,商务等。报价一般不超过3轮。
经过谈判后,谈判评审小组出具谈判综合评审意见。
推荐成交供应商原则:在符合采购需求、质量和服务相等的前提下,以提出最低报价的供应商作为推荐成交供应商。
10) 结果确认
招标代理公司在谈判会结束后5个工作日内将谈判结果报项目单位(采购人)。
项目单位(采购人)如对谈判结果无异议,应在5个工作日内出具谈判结果确认函并送招标公司。
11) 发布成交结果公示:
招标代理公司将成交结果发布成交公告,公示期为7个工作日。
如投标人对中标结果,招标过程,招标文件有异议则能够在公示期内向招标代理公司提出书面质疑。招标代理公司应该在规定的时间内予以书面答复。
12) 发布成交通知书:
谈判结果公告的同时,招标公司向成交供应商发布成交通知书,对其它供应商发谈判结果通知书。
13) 签定合同:
项目单位(采购人)和中标人签订合同并送招标公司两份副本。
14) 备案
将<北京市政府采购项目委托代理协议><采购结果报告><采购人书面确认函><成交通知书><公告信息><合同>送北京市北京市财政局政府采购办备案。
15)项目结束:
招标代理公司将项目采购过程中的有关文件正本整理归档并将副本送项目单位(采购人)存档。
2.4政府采购---单一来源采购程序
单一来源采购的项目大多很特殊,如内容专业供应商少,或是延续项目为了与前期项目配套等。
要求在程序开始前采购人应该在财政部门指定媒体上进行公示,公示期为5个工作日,即将项目内容,资格要求等公布征求潜在供应商。如公示期内没有合格的供应商,且无其它供应商质疑可申请采用单一来源谈判。
程序基本同竞争性谈判。只是第4和第5步不需要了,第3步以后直接第6步就能够了。
2.5政府采购---询价采购工作程序
询价采购比较适合通用类货物采购,如材料,耗材等,但在实践中很少批复采用询价方式组织政府采购工作。。
询价采购的程序基本同竞争性谈判。不同的是:询价小组为5人以上单数,专家占2/3以上。
询价采购在评审时供应商不能对文件的如配置、价格等实质内容做调整。但对供应商文件中非实质性的不明确能够做澄清。
确定成交原则是:符合采购需求,技术服务相等的原则下最低价的为成交供应商。

2.6政府采购代理工作质量保障重点分析以及相应措施
1)方案编制
接到技术需求后,经过分析招标项目的需求、目标以及技术特点、经济特性、管理特征等,依据有关法律政策、技术标准和规范,科学设定、合理安排项目招标工作的总体规划。
依据总体规划、招标经验,结合主管、用户老师的意见,多方权衡,进行横向、纵向比较,提出合理化建议,为招标人提供多套分包备选方案。
2)专家论证
北京市京发招标有限公司评标专家库专业设立横跨20多个领域,分为80个子项,专家库人数约3249人。专家专业、领域覆盖面广,资深专家人数多,是我公司强大的技术力量支持后盾,为招标采购项目把好论证关,降低项目实施风险。
政府采购项目,技术需求复杂,为保证招标周期和质量,我公司组织专业性强、熟悉政府采购的专家进行技术需求及招标文件条款论证。有效降低流标、废标以及质疑、投诉的风险。
从 开始,我公司多次组织大型论证会议,专家与用户进行面对面的充分沟通,并当场签字确认。 及 连续两年组织大型政府采购论证会,超过60位项目老师到场与专家沟通,并有针对性的现场修改技术参数,部分未到场老师由我公司项目经理进行了电话沟通。用户老师经过与专家的沟通,不但更准确地把握技术参数编写要领,而且加强了技术交流,均对我公司的论证工作反馈良好。
3)招标文件的编制
1)依法编制招标文件并满足招标人的使用需求
2)合理划分标段和确定工期
3)明确规定具体而详细的使用与技术要求
4)用醒目方式标明实质性要求和条件
5)规定评标标准和评标方法以及除价格以外的所有评标因素
6)规定提交备选方案和对备选方案的处理方法
7)规定编制投标文件的合理时间并载明招标文件最短发售期
8)规定需要踏勘现场的时间和地点
9)明确投标有效期
10)明确投标保证金的数额、有效期以及提交与退还
11)不得以不合理的条件限制和排斥潜在投标人或者投标人
12)明确招标文件的售价
13)充分利用和发挥招标文件标准文本或示范文本的作用
确定招标人招标项目属于北京市政府采购或者中央投资项目后,依据相应招标文件范本编制。在招标文件编制过程中,充分理解并体现<政府采购法>,把政府采购的特殊条款,全面、充分的体现在招标文件中。例如,采购本国货物、工程和服务,强制采购节能产品,优先采购环境标志产品,促进中小企业发展等。
4)项目报名
根据项目特点和招标人意见,确定合适的招标公告发布时间和招标文件发售时间。公告发出后,报名情况随时反馈,并以周为单位填写报名信息表,发送主管部门。便于校方根据报名情况,提前安排下一步的招标工作,提高招标质量,节省招标时间。
5)标书答疑
质疑是比较容易被忽视的环节,但如果发现不及时、沟通不顺畅,容易导致流标或中标后的质疑投诉。
在招标过程中,一旦有供应商对招标文件提出质疑,无论供应商是否是在规定期限内提出,都应高度重视,研究问题的普遍性和必要性。不具普遍性的问题,只针对具体的质疑人做出口头答复,具有普遍性和必要性的问题,需按照招标人的需求以及相关法律法规的规定及时作出补遗工作,尽量避免在评标状况复杂有争议或者中标公告时的质疑投诉。
6)开标组织
开标应当在招标文件中明确的时间、地点公开进行。
开标程序:1)密封情况检查,2)拆封,3)唱标,4)记录并存档。
开标会公开进行,投标人容易对开标过程提出异议。开标过程严格按程序、规范执行,在开标过程中除法定的拒收投标文件的情况,所有不符合招标文件规定的内容,都应记录在册,交由评标委员会处理、决定。
对开标现场有异议的投标人,应该耐心接待,并对其提出的异议,按照法律、法规的规定,给出详细的解释,确保每个招标项目不但让招标人满意,投标人更是心悦诚服。
7)评标
评标委员会按照<评标委员会和评标方法暂行规定>组建。
评标过程中,代理公司协助评标委员会组织评标工作。评标委员就招标文件内容理解有偏差的及时沟通并纠正指出,避免评标工作受阻,从而不能满足用户需求或者造成流标、质疑等不必要的损失。
我公司承诺,经多年的开、评标实战经验,我公司的评分表格,已经做到模板化、电子化,有效避免手工计算的错误,缩短评标时间,精简评标工作任务。让评委有更多的时间、精力,研究招、投标文件,为招标人选出最大限度满足招标文件和用户需求的中标人。
8)资料报送
评标结果公示并通知所有投标人、用户老师,协助中标人与校方联系签订政采合同。接到供货合同,我司将在5个工作日内,将招标全套资料汇编移交招标人归档、留存。
9)内部培训
我公司每年组织项目经理参加北京市政府采购培训以及北京市住建委等行业管理部门组织的招标代理业务培训,并定期分组学习招标采购新政策和相关规定,分组讨论,结合其它招标人的代理工作,总结出共性和特性,加强记忆、深化理解招标采购政策管理精神,吸取采购中经验和教训,确保项目顺利实施。
10)信息沟通
完善项目进度汇报书,每周末将本周的采购情况做详细汇报,包括项目分包、与用户沟通情况、开评标预期等内容。对于招标采购相关政策新精神及时反馈给招标人。
11)预防措施和应急预案
招标过程中会遇到各种紧急情况,对此我公司研究了多套应急方案,以便在事故出现时迅速解决。在评标时会有个别专家针对投标文件中的一些可有可无的小细节提出质疑、抓住不放,导致有效标不足3家而流标。出现这种情况,我们会及时与专家沟通,耐心劝导,严格按照法律法规执行,保障招标人采购质量、采购进度。个别专家具有个人倾向的评标,丧失公平公正性,我们会及时制止,有必要时将情况反馈至专家库,严肃处理,维护招标人权益。

3、政府采购工作流程图
3.1公开招标工作流程图

3.2邀请招标工作流程图

廉政保证措施
1、本公司员工不得以任何理由接受投标单位及其它相关人员的任何宴请、礼物、现金、礼劵、各种有价证券、支付凭证及消费娱乐活动,不