公司文件控制管理办法.doc

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标 题 : 公司文件控制管理办法
TITLE : Method of controlling and managing the company's documents
文件编号Doc. No.:
版本Revision: A/0
生效日期Effective Date:
页码Page: 7 / 7

XXXXXXXXX有限公司
XXXXXXXX. Co, Ltd.

制定部门Issued Dept。：XXXX部
文件编号Doc.No。：XXXXXXXXXX
修订号Revision：A/0
修订日期Issued Date：XXXXXXX
总页数Pages：XX页
生效日期Effective Date：
公司文件控制管理办法
Method of controlling and managing the company’s documents
制作Prepared by：
审核Reviewed by：
批准Approved by：
文件会签表Countersignature
部门
Department
姓名
Name
签名
Signature
日期
Date

文件更改历史记录
Amendment History

版次Rev.
修改日期Change Date
修改概要Description of Changes
修改人Prepared by
批准人Approved by
A/0

1、目的
为规范公司文件及资料的管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

2、 适用范围
本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司及下属所有办事处规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。

3、 定义
3。1 输出：文件履行审批手续后由各部门移交文控中心的过程。
3。2 归档：文件履行审批手续后可以移交文控中心的过程。
3.3 发放：输出的文件由文控中心统一盖受控标识章后分发到所有使用部门的过
程.
3。4 受控文件:被控制版本、使用场所、发放数量的文件。变更时须通知文件使
用部门更换，并于作废时自使用场所回收或由使用场所专人销毁/隔离的文
件.受控文件包括如下：管理体系文件、技术文件。
3。5 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换,也无须回收的文件.
3.6 文件：信息及其载体。
文件按类别分为三大类:管理体系文件、技术文件、外来文件。
文件按控制管理方式分为两大类：受控文件、非受控文件。
3。6。1 管理体系文件：程序文件,操作指导书、企业技术标准、记录表格，由
文控中心统一受控管理.
3。6.2 技术文件
3。6.2.1 产品技术文件：产品图纸、使用说明书、工艺文件及作业指导书，由
文控中心统一受控管理。
3。6.2.2 证书：上级主管部门颁发的型号核准证、产品第三方检测报告、各类
许可证，由文控中心统一归档管理。
3.6.3 外来文件
A)客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定技术要求而提
供的技术规格书、检测标准及相关图纸等。
B）供应商技术资料,包括技术规格书、图纸等。
C)外来标准：国际标准、国家标准、行业标准。
D）国家及行政主管部门颁发的有关法律、法规要求。
外来文件的管理由责任部门填写《文件移交文控中心登记表》，提交文控中心统一受控管理。对有保密要求的需在登记表中注明，文控中心单独存档，并限制使用权限。

4、 职责和权限
4．1由公司行政部成立文控中心负责统一管理。
4．2公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归
档和保护文件、资料的义务。
4．3实行集中与分散管理相结合的体制.由文控中心文档管理员负责主体文件资料
的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
4．4文控中心
4．4.1 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一
受控管理.
4．4.2负责提供在文控中心统一受控管理的文件的查/借阅服务。

5、 工作程序
5．1文件格式及编写要求按公司发布的相关要求编写
5．2文件编号及版本标识
5．2．1文件编号分类依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层
次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同
类中依序分为若干小类和案卷号.
5．2．1．1按照资料保存的时间，永久:Y；长期：C；短期：D
5．2．1．2按照资料的类型分为:制度/规定：S;文件:F;资料:D；文书档案：
A；合同：B。
5．2．1．3部门代号表如下：
部门
名称
总经办
行政部
人事部
研发部
财务部
销售部
生产部
仓库
部门
代号
GM
DA
HR
RD
FA
SA
PM
WD

5．2．1．4受控文件Y表示;非受控文件N表示.
5．2．1．5受控保密级：绝密:AS；机密：CS；秘密：PS；无:OP

5．3文件编号示例：
受控文件：CF/DA-YOP-1801-001，各英文代号见上，编号表示为:
行政部发布于2018年1月份第一份长期并受控不用保密的文件，具体
表示说明如下： 保存时间+资料类型/部门代号 –是否受控 –保密
级别 –年份和月份缩写 –当月第几份文件。

非受控文件：CF/DA-NOP-1801—001，各英文代号见上,编号表示
为：行政部发布于2018年1月份第一份长期并不受控不用保密的文
件，具体表示说明如下: 保存时间+资料类型/部门代号 –是否受控
–保密级别 –年份和月份缩写 –当月第几份文件.

5．4版本标识
文件的版本控制体现在版本标识、修改状态上.版本标识由A开始按
文件发行次序顺序编排，修改状态由0开始，修改版本超过5后文件要升
级.例：文件如有版本产生,版本记录如:原始版本A0;第一次修改版
本A01；第二次修改版本A02；如此类推。
1）版本、修改状态紧随在文件编号之后，如有文件有履历栏，版本
修改状态可填写在履历栏.
2)部门内部文件不需要版本标识、修改状态。
3)产品设计输出文件、工艺文件只有版本标识,没有修改状态。版
本标识在文件会签栏中。
4）客户提供的文件和资料、外来标准沿用原文件版本，不另行变更

5．5外来文件编号
5．5．1客户提供的文件和资料由文控中心增加文件识别，沿用原文件编号，不另行
编号.
5．5．2供应商技术规格书由各技术部门转换为本公司文件后再编号，并执行审批程
序，才可发布及存档。
5．5．1外来标准和法律、法规沿用原标准编号，不另行编号。

5．6文件的审批
在行政文控中心统一受控管理的文件必须按流程规定履行相关审批手续。
5．6．1文件的审批输出
5．6．1.1 管理体系文件：程序文件，操作指导书、企业技术标准、记录表格的审批
流程。
纸质文件（部门编制人提供) 审核(最高管理层/部门经理） 批准(最高管理者/总经理)；
5．6. 1。2技术文件的审批流程。
纸质文件（编制人提供） 审核(部门主管） 批准（部门经理）;
5．6．1.3如多部门联合下发的文件还要由各相关部门负责人在会签处签字
5．6．1。4执行纸质文件审批输出流程的文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质
文件正本及对应的电子文件同步输出到文控中心.
5．6．1.5各部门输出文件到文控中心，均须填写《文件移交文控中心登记表》,办
理文件输出移交登记手续。

5．7文件归档管理
文件管理以方便查找、明确发放、回收、销毁的途径、受控有效为原则
1）文件分类标识清晰，方便查找。
2)文件修改状态可识别，在使用场所为最新有效版本。
3）文件受控标识清晰，易识别，控制有效。
4）文件作废,若需保留，应进行标识并隔离保管。
5．7．1 纸质文件的归档管理
文控中心管理人员做好文件的分类、上架、标识、保管、保密工作，确
保文件清晰、整齐、完整、有效、安全,避免丢失、损坏。
5．7．2电子文件的归档管理
行政文控中心管理人员做好电子文件的分类，在贮存、传送、复制、管
理电子文件的过程中必须确保电子文件的安全、有效、受控、信息完整，并
定期做好电子文件数据备份.

5．8文件的发放
文控管理员对要发放的文件进行审核，并报分管领导签发，文控管理员将
审批齐全的文件按公司规定要求进行排版、编号、发放及回收。
5．8．1文件发放权责：文控中心负责对公司所有部门发放。
5．8．2文件发放的原则：
5．8．2。1 对公司内的发放，由总经理审批文控中心复核后即可发放；部门文件由部
门经理审批文控中心复核后可发放。
5．8．2.2对外单位的发放必须由总经理审批后方可发放。
5．8．3文件发放部门
1）管理体系文件由编制部门在《文件会签页》上的分发清单栏按文件涉及
的职责部门确定分发部门，由文控中心统一发放。
2)产品订单文件由销售部发放
3)产品订单生产文件由生产部发放
4）产品设计图纸由研发部发放
5）客户提供的文件和资料由文控中心负责人审批指定发放部门。
6）客户技术规格书由文控中心统一控制发放。
7)外来标准及法律法规要求不对外发放，仅供查询、借阅。

5．9文件发放形式
1）管理体系文件以纸质文件的形式发放。并做好《文件发放回收记录》
2)产品设计图纸对工程部及工艺文件发放盖有受控章的纸档。
3）电子文件发放以E-mail或USB拷贝形式进行，以USB形式进行的同时
履行签收手续,以E-mail形式进行的必须回馈信息是否已收到文件。

5．10文件更改
文件更改由原文件编制部门指定人员负责实施，并且重新执行审批、输
出、归档、发放流程.

5．11文件作废及处理
5．11.1 受控文件发生更改或作废时,编制部门需书面通知文控中心。
5．11.2纸质的旧版作废文件由文控中心统一回收、销毁，纸质的旧版技术文件由文
控中心加盖“作废文件”章后移至指定区域隔离存放，同时保存1年。作
废的技术电子文件要移至作废文件夹,同时需要隔离保存一年。

5．12文件的更新
受控文件发生更改或作废时,新的文件由文控中心按文件发放流程进行
发放和公告.旧的文件进行回收。

5．13文件补发
5．13.1 文件补发只对发放有纸质受控文件的部门。
5．13.2 文件因破损不能指导生产使用时，按“以旧换新”的原则予以补发。

5．13文件受控章的标识
文件受控章的标识只对纸质受控文件使用.
“受控文件”-—管理体系文件的受控标识以及产品设计输出文件、工艺文件的
正式输出受控标识。
“试制文件”——产品设计输出文件、工艺文件的试制输出受控标识.
“临时文件"-—产品设计输出文件、工艺文件的一次性使用受控标识。
“作废文件"——所有作废文件受控标识。

6、 记录
6．1《文件移交文控中心登记表》
6．2《文件发放回收记录》
6．3《Word 内部文件模版》