1材物料采购管理办法(涉及多个部门-沿用老大纲).doc

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材物料采购管理办法
一 总则

第一条 为加强对材物料采购工作的监督管理，规范材物料采购行为，配合成本预控，确保产品质量，切实保障公司利益。根据国家的有关法规，特制订本办法。
第二条 本办法是指本公司各部门、单位按实际需要采购产品，从采购的决策、申报程序、价格监督、质量验收等全过程的控制。
第三条 本办法适用于公司工程建设、交通运输等所需的各种原材料、构（零）配件、燃料、辅料、设备、固定资产及其他物资的采购管理。

二 采购计划

第四条 下属单位要根据生产经营需要制订年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划必须在每年的十二月上报给经营管理部备案，次年的七月份可对全年的采购计划进行调整，并及时通知各有关部门实施；月度采购计划应根据年度的采购计划（包括调整计划）进行制定并提前一个月上报给公司经营管理部备案。
第五条 采购部门根据采购地区、材料特性及市场需要，分别制订材料采购实施期限。遇有变更时，应及时修正。
第六第 采购管理是成本预控的重要组成部分，也是产品质量保证的前提，公司经营管理部负责全公司采购的监督管理（包括审价、合同和程序等的审核），各下属单位负责采购工作的具体实施和日常管理工作。

三 采购申请

第七条 采购申请的提出：
1、生产性材料：由生产管理部门（工程部、机务部）提出申请，询价员进行询价，采购部门（物供部或采购经办人员）办理采购，由物料管理部门（仓库）进行物料管理或直接送至生产现场。
2、非生产性材料如固定资产、办公用品、劳保用品、招待纪念品等，由使用部门提出申请，交所属办公室统一办理采购。
3、对于重要材料和特殊服务性的单位的采购，各下属单位总经理可指派专人或指定部门协助办理采购业务。
第八条 公司所有的采购活动，均须由申请部门经办人员根据材料库存量、用料计划、服务要求等，填写申请表。申请表中应注明材物料的品名、规格、数量、服务内容、要求、需求日期及注意事项，按申请审批权限经各级审核后交采购部门采购（各部门分别编号），并将申请表送采购部门。
第九条 紧急需要材料，由申请部门在申请表中注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送审核。
第十条 凡国家规定的控购商品，还须国家有关部门办理审批手续。
第十一条 凡具有共性的材料，需以集中计划办理采购的，按申请核准程序核定材料项目后，通知各申请部门按计划提出申请，采购部门定期集中办理采购。凡经常性使用，且使用量大的材料，采购部门应事先选定采购对象，议定长期的供应价格，经核准后通知各申请部门按需要提出申请。
第十二条 采购申请的核准：
一、 下列额度的材物料采购申请，经所在单位审核后，由公司总经理核准：
1、固定资产及控购商品的采购：按公司《财务收支审批制度》有关规定核准；
2、非生产性材料购置，申请总金额在五万元以上（含五万元）的；
3、项目建设所需各种材物料、设备、机械等（指甲供、甲定），申请金额在十万元以上（含十万元）的；
4、其他生产性材物料、机配件、燃油料等，申请金额在三十万元以上（含 三十万元）的。
二、 不属于上述范围的材物料采购申请，均由各单位，按审核程序，由单
位法人代表或法人代表授权人核准。
三、具备招投标条件的须进行招标，招投办法参照《建设工程招投标管理（暂行）规定》。
四、财务开支仍按中昌字（2000）20号文件执行。
第十三条 采购项目的撤销
一、采购项目的撤销应立即由申购部门通知采购部门停止采购，同时，在申请表上加盖红色“撤销”戳记及注明撤销原因。
二、采购部门办妥撤销后，按下列规定办理：
1、采购部门在原申请表加盖“撤销”章后，返回原申请部门；
2、原申请表已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门将原申请表退回原申请部门；
3、原申请表不能撤销时，采购部门应通知原申请部门。

四 询价、议价

第十四条 采购第一责任人责任：
1、 采购经办人员为第一责任人。
2、 采购第一责任人必须对采购对象的选择、询价、比价、议价、采购程序
以及考察报告的真实性和时效性负有主要责任。
第十五条 采购管理领导责任：
单位采购管理的分管领导对采购对象的选择、采购的申请、考察报告以及采购价格负有领导责任。
第十六条 采购经办人员接到申请表后，应根据申购材料的缓急，参考市
场行情，本单位采购记录或厂商、供应商（以下统称采购对象）的资料，对符合要求的采购对象进行询价、议价，必要时进行信息发布。
第十七条 采购经办人员负责对采购对象的各项资料进行全面收集，并会
同申请部门的有关人员进行筛选，提交资料报告。
对采购对象收集的资料主要包括：
1、营业执照、生产许可证、银行出具的资信证明、资质证明、制造厂家的授权书等；
2、产品鉴定证书、产品获得过的国优、部优等的荣誉证书和国家有关部门的推荐证书；
3、产品的说明书、报价单（交货时间、地点、方式等）以及产品组成的材料清单；
4、社会信誉、使用的技术设备情况、技术人员配备情况、企业内部机构设置及管理情况、规模、资产负债情况、生产能力、近三年的年营业额等；
5、产品（服务）使用情况、售后服务情况、保修情况等；
6、最近三年涉及的主要诉讼案件；
7、其他需要收集的资料。
第十八条 采购经办人员在询价时，应向采购对象详细说明所需产品的品名、规格、质量要求、服务内容、交货日期、地点、交货方式、付款办法等。
第十九条 询价可以采用信函、电话、传真、电子邮件（应有书面确认）或直接面谈的方式进行。
第二十条 根据询价情况，采购经办人员精选三家以上的采购对象进行议价。
第二十一条 采购部门在议价时，必须设定议价目标，由预结算、工程技术、采购经办等有关人员（必须二人以上）共同与采购对象进行洽谈，根据采购对象的供应能力、服务内容、质量保证能力、付款办法、价格等内容，选择二家采购对象。
第二十二条 采购对象的报价单中的规格要求与申购材料略有不同或属代用品者，采购经办人员应在“采购询价单”上予以说明。
第二十三条 采购部门接到紧急采购的口头通知后，部门经理应指定经办人员先行询价、议价，待接到“申请表”后，按采购程序优先办理。
第二十四条 对于大宗原燃料的采购、工程建设的主要原材料的采购以及
其他金额较大的采购等，符合招标采购条件的，应尽量实行招标采购。
第二十五条 有条件的企业可有专职或兼职询价员，但不能同时担任采购员、保管员。

五 验证与索赔

第二十六条 由采购经办人员组织申请部门及使用部门等有关人员，对产品进行验证。验证要求：认真检查其品种、规格、型号、服务内容、质量等是否与实际相符，产品的合格证、检测报告、材质证明等是否与要求一致，其他的要求是否与合同条款相符。
第二十七条 对有异疑的产品，须抽样送国家有关检测部门重新检验。
第二十八条 在进行产品进行质量验证或检验时，对可能影响公证检验的部门和单位应予回避。
第二十九条 当发现采购的产品不符合合同要求时，即应由采购部门提供书面依据，通知采购对象，令其限期退货或退换。
第三十条 采购部门在接到收货异常报告（如不合格的“材料检验报告单”、“公正报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”，收集齐全索赔资料，进行索赔。
第三十一条 索赔案件办妥后，“索赔记录单”应按原采购申请批准权限经核准后归档。

六 采购评审

第三十二条 每年年底对履行完毕的合同，由采购经办人员填报采购评审表，经部门经理审核后，组织由申请和使用部门、所属单位的分管副总等有关人员参加的评审活动，形成评审意见。
第三十三条 采购部门根据评审结果对合格采购对象编制名录，建立采购管理台帐。
第三十四条 对严重违约的采购对象，经总经理批准，可立即从合格采购对象名册中除名，除名后三年内不得介入本公司采购业务。
第三十五条 采购部门应调查主要材料的市场行情和本单位采购实际数
量、价格，建立厂商资料，每月底向公司经营管理部上报，作为公司“内部价格信息”发布的主要依据。
第三十六条 采购部门应对询价、采购、交货这三个阶段进行进度控制。
采购经办人员未按要求完成采购任务时，应填写情况说明及预定完成日期，经部门经理审核，分管副总审签，总经理批准后转送申请部门，再根据申请部门意见制订相应的处理对策。

七 考核

第三十七条 公司将对以下人员按员工奖惩条例进行奖励：
一、降低采购成本贡献突出的采购人员；
二、严格履行职责成绩显著的询价员、质量检验人员；
三、对违反本办法采购行为并经查证属实的举报人员；
四、为降低采购成本作出贡献的其他人员。
第三十八条 对有下列行为之一者，公司将视情对第一责任人处以500~10000元的经济处罚；对相关责任人处以100~5000元的经济处罚并视情节轻重，给予相应的行政处分：
一、谎报、无计划乱报及不符合规定要求进行申报的；
二、在询价、议价时，有意欺骗领导，损害集团公司利益的；
三、选定采购对象时，弄虚作假，假公济私的；
四、在产品验收时，不负责任，敷衍了事，给集团公司造成损失的；
五、各部门在申请、采购时，由于计划失误，采购滞后，给公司造成损失的；
六、违反本办法第十二、二十、二十一、三十三条操作程序的。
第三十九条 对玩忽职守、殉私枉法触犯刑律者，由司法机关依法追究刑事责任。

八 附则
第四十条 采购程序详见附表。
第四十一条 各下属单位应根据行业和单位的实际，制订具体的实施细则，并报经营管理部备案。
第四十五条 本办法由经营管理部负责解释。
第四十六条 本办法自发布之日
起施行。
附表 一 采购程序
二 采购申请表
三 采购询价表
四 采购评审表

五 索赔记录单

采购程序
申请部门经办人员填写采购申请表

政府有关职能部门审批表

按本办法有关规定经各级核准
办公室填写工作请示单

公司总经理核准
采购经办人员询价、议价

采购经办人员填写询价单
所属单位总经理（常务副总）核准
采购额〈
壹万元
办公会议专题讨论通过
采购额〉壹万元

公司总经理确定采购单位

采购经办人员拟订合同

按规定报批后签订合同

退货或退换
送至生产现场交施工单位使用
采购对象提供产品（服务）

不符合要求 合格
采购人员填写采购评审表
质量验证
采购人员填写索赔单
不合格
办公会议专题研究
设立合格供应商名录
合格
物料管理部门登记入库

交档案管理部门归档
向采购对象索赔

不合格供应商三年内不得介入
使用单位填单领用

采购申请表
申请部门： 编号：
采 购
名 称

现有库
存数量

用 料
计 划

型 号

规 格

计划使
用日期

要求供
应日期

要求供
应数量

要求供
应方法

申请理由：

经办人：
年 月 日
采购部门经理意见：

年 月 日
分管副总经理意见：

年 月 日
总经理意见：

年 月 日
公司总经理意见：

年 月 日
备注：
采购评审表
填报单位： 编号：
采 购
对 象

采 购
名 称

型号或产 地

规 格

质量（服务）情 况

资 信
情 况

售 后
服 务

履 行
情 况

合 作
情 况

其他情况说明：

经办人：
年 月 日
申购部门 意 见

使用部门（单位）
意 见

采购部门
意 见

办公会议
意 见

公司总经理 意 见

索赔记录单

填报部门： 编号：
供应商
名 称

采 购
名 称

型 号 或
产 地

申 购
部 门

规 格

标 的 额

采 购
部 门

索赔额

合同交货日期

实际交货日期

索赔原因：

经办人：

年 月 日
部门负责人
意 见

办公会议
意 见

公司总经理
意 见

备 注

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