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会议接待流程(2).doc

上传人:精*** 文档编号:4931337 上传时间:2024-10-20 格式:DOC 页数:4 大小:38KB
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资源描述

1、.会议接待流程(主办方:主办单位;承办方:承办单位;协办方:会务公司)一、会议准备 1. 学习资料(主/承办单位提供) 2. 会议登记表/签到表(主/承办单位提供) 3.会议指南、会议日程(主/承办单位提供) 4. 会议资料(主/承办单位提供) 5. 领导发言稿(主/承办单位提供) 6. 会议用背景墙图片(主/承办单位提供) 7. 横幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供) 8. 会议礼品(主/承办单位按参会人数准备)二、设备及设施准备 1. 电脑 2.投影仪 3.会议室一间(根据参会人数预定) 4.车辆准备(根据要求安排接送站服务) 5. 麦克风根据会议要求提供 6. 订制领导座次牌(根

2、据要求安排) 7. 会议形式:座谈/桌形式/剧院(按要求安排)三、会前准备工作程序1. 根据会务组要求,代表报到前,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按要求落实到位。2. 据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3. 提前检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。4. 提前完成会议所需发放的资料、签到表、就餐卡及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员

3、的准备。5. 与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。6. 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。四、会议其它费用开支预算 1、按实际消费结算(会议用房、餐、会议室、车、发票、会议杂费支出(如课酬、横幅、茶歇等各报销项目)等。)五、会场布置 1. 布场。 2. 按会议规定的要求布置好会场。 3. 设立会务人员发放会议用品及文件,维护会场秩序。六、人员安排(财务人员、房餐、总勤(老师、会议室、车辆) 1. 根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员,票务,考察咨询,督导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)。 2. 会议全程督导

4、人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务。 3. 车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。 4. 生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务。七、发票的开据 在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要求),开据正式发票(会议发票/酒店的住宿发票)。八、会议接站 1.会议报到当天,安排接站。 2.人员及车辆安排 1)接站车辆:根据主办方要求派车 2)领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,有特殊要求

5、的提前安排,保证准确安全接待。九、会议报到 1. 在酒店大堂设“报到处”、“考察咨询处”、“票务处”; 2. 报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等; 3. 提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求; 4. 根据主办方要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品; 5. 代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存; 6. 提前打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表; 7. 会务组24小时有专职服务,随时接待安排参会代表。十、会议期间 1

6、. 要求酒店落实叫早/叫醒服务; 2. 准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行; 3. 落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序; 4. 落实返程机、车票的登记; 5. 及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈; 6. 与酒店 公司财务人员协调好票据的开取; 7. 准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程; 8. 会议财务人员核准账单(根据收据填写收费明细、制作会议账单)(根据账单核准返住等信息)待准确无误后安排落实到位。十一:会议考察 1:代表的安全问题 1)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的

7、人身安全。 2)、我方承诺确保代表返程机、车票,并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行,取保顺利返程十二:会议结束工作 1:会议结算 1):我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列会议结算清单,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误。 2):我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益。 2:会议返程 1):我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向,分批送站,使代表顺利返程。 2):我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。 3):我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向主办方反馈。此文档部分内容来源于网络,如有侵权请告知删除!

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