公司接待策划方案.doc

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接待考察人员方案
中江国际将于 年 月 日，一行6人来我公司进行为期2天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进中江国际和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。
一．接待准备★
（一）接待信息：
1.接待对象：中江国际一行6人
2.接待时间：
3.接待地点：接机地点—
送机地点—
下榻酒店—昆明索菲特大酒店
参观地点：
4.接待规格：对等接待
5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度
6.接待小组：
（二）接待前期准备：
1．信息收集。
a中江国际的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；
b 中江国际来访人员基本情况
c过去来访情况；
d 抵达时间和交通工具；
e来访期间天气状况；
2．询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定；
3．住宿安排。提前预定房间；
4．迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；
5．公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；
6．拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员。
7. 资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；
1、接待工作任务分配
部门
人员
事项

提前预订酒店，协助来宾办理酒店入住手续

宴席（迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付）

来宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数

公司迎宾

联系工地协调参观事宜

制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置，会议物品准备，会间服务

摄影摄像

车辆协调安排

接送机、大厅集合

物品采购办理

2、来访人员详细信息及安排
姓名
职务
年龄
性别
房号
喜好禁忌

二． 相关事项
1. 整体流程
第一天：
确认参观人员需求 → 办理票务 → 预定宾馆 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 → 布置接待环境 → 机场（车站）接参观人员 → 安排住宿休息 → 午餐→项目部介绍 →致欢迎词→现场情况介绍→ 视察工地 → 听取工作汇报 → 项目部全体就餐 →回酒店住宿休息
第二天：
项目部送党课- → 慰问各个办公室员工 → 与业主的见面会 → 在傣族人家聚餐
第三天：
11：50飞成都 → 下午2点半到天府机场 → 安排住宿
第四天：
成都交通轨道二标项目部视察工作 → 12点的飞机回杭州
2. 整体流程
第一天
(1) 接机后
(2) 先去酒店放置行李后
(3) 就餐（午餐）
(4) 休息两个小时候
(5) 下午三点去项目部视察工地现场
(6) 下午四点半听取工作汇报
(7) 晚上7点半与项目部全体就餐

第二天
（1） 早餐
（2） 早上（8：30--10：00）给项目部送党课
（3） 10：30--12：00）慰问各个办公室员工
（4） 下午3：30 与业主的见面会
（5） 晚上7：30 在傣族人家聚餐
第三天
(1) 9:50集合去机场
(2) 11：50的飞机去成都（办理登记牌+登机）
(3) 下午2点半到天府机场
(4) 安排住宿
(5) 吃晚饭。------川上人家
第四天
（1） 集合
（2） 10点去成都交通轨道二标项目部视察工作
（3） 午餐
（4） 晚餐
（5） 到达机场→办理登机→送别
（6） 晚上12点的飞机回杭州

三、各接待环节说明与要求
1. 确认参观人员级别及需求
接待专干在接到《参观人员考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括参观人员单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据参观人员重要程度按公司接待标准安排相应的接待。
责任人员：
2.办理票务
接待专干根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。
责任人员：
3. 预定宾馆
接待专干根据参观人员的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2）
v 对于特殊要求的参观人员应事先了解，妥善合理安排。
责任人员：
4. 安排接待人员及车辆
(1) 接待专干开具《车辆使用申请单》，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。
(2) 接待专干同时协调好参观人员考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。
(3) 根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2
责任人员：
5. 飞往成都事先再次确认
(1) 参观前，与参观人员再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、参观人员姓名，联系方式和人数等信息。
(2) 与车队确认接参观人员的司机安排是否落实。
(3) 与预定的宾馆再次确认客人入住房间。
责任人员：
6. 党课环境
党课教室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅边上打上欢迎词。
责任人员：接待专干
7. 机场（车站）接参观人员
(1) 根据接待专干事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接参观人员，接参观人员司机与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，可准备鲜花等。
(2) 按照身份对等的原则安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。
(3) 接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到参观人员应主动上前握手表示欢迎主动帮助提取行李。
(4) 在接参观人员车辆回程途中，接待人员应主动和参观人员寒暄交流，并大概介绍一下这次参观人员来访的行程安排，切忌冷落参观人员。
责任人员：
8. 安排住宿休息
参观人员抵达后，应先安置其休息。如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息，并提供茶水等；若是远道而来的参观人员，应先把参观人员引进事先安排的客房休息。并与参观人员约定时间，再行安排下一步事宜。
责任人员：
9. 工地参观
参观人员从宾馆抵达参观地点后，接待人员先大概介绍一下公司情况及项目情况
责任人员：接待专干、营销经理或分管经理
10. 党课
接待专干将参观人员引导至党课教室，为参观人员倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等影音资料。接待人员进行简短的欢迎词，然后接待专干开始播放上课内容。（整个介绍时间控制在30分钟之内）。
责任人员：接待专干、营销经理或分管经理、产品推介员
11. 慰问工作人员
提前布置现场
介绍被慰问人员
责任人员：
12. 参观人员参观礼品
(1) 礼品由公司监管。
(2) 申请人提出申请→营销部核准→总经理审批
(3) 市场部凭“礼品领用申请表”核发
责任人员：
13. 合影留念
来公司考察的所有参观人员都要举行合影留念这一事宜，根据参观人员级别安排不同等级的领导进行合影。
责任人员：
14. 商务洽谈
(1) 对当场有合作签约意向的参观人员，安排商务洽谈环节，建议由营销经理或分管经理主谈，商务洽谈以在小型商务洽谈室进行为宜，接待专干做好商务洽谈前水果点心等相应的准备工作。
(2) 招待客人所需的水果、点心之物品行政办公室负责安排采购并监督，接待专干按审批标准领取并摆放到位。
责任人员：
15. 预定返程票务
根据实际的情况来预定参观人员往返的交通工具，预定返程机票，并安排好送行车辆与相关送行人员。
责任人员：接待专干
16. 宾馆结账
参观人员返程前，接待人员至宾馆为参观人员结账或月结。
17. 送参观人员至机场
为参观人员宾馆结账完毕后，接待人员和司机主动为参观人员提行李，并送参观人员至机场（车站），在进口处和参观人员握手道别

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