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行政管理日常使用手册

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行政管理日常使用手册
工具、 办公、 生产、 电器用品管理
作业流程
工作职责
工具用品

工具用品全部属管理品;
管理品属个人管理, 责任在于个人
办公用品

办公用品分为消耗品、 管理消耗品及管理品三类:
1、 消耗品: 铅笔、 刀片、 胶水、 胶带、 浆糊、 大头针、 曲别针、 橡皮筋、 笔记本、 复写纸、 卷宗、 标签、 便条纸、 信纸、 夹子、 打印油、 原子笔心、 订书针等。
2、 管理消耗品: 白板笔、 唛头笔、 涂改液、 打印油、 电池等;
3、 管理品: 剪刀、 美工刀、 钉书机、 打孔机、 计算机、 钢笔、 打码机、 姓名章、 日期章、 印泥、 打印机等。
零件易耗品

零件易耗品全部属于消耗品, 由仓库逐一公布
属单位领用, 按领用手续办理
生产用品

生产用品属于单位用品分为管理品和易耗品, 具体由仓库逐一公布, 按单位领用手续办理。
电器用品

电器用品分为个人用品和单位用品, 并分为管理品和易耗品, 具体由仓库逐一公布。
申购程序

1、 工具用品由个人请购, 由各部门根据要求情况填写申购单, 交行政部统一安排采购。
2、 办公管理品同个人主购, 由各部门根据需求情况填制申购单, 交行政部统一按排采购。
3、 办公消耗品和管理消耗品, 由行政部根据各部门每个月提交( 办公用品使用计划单) 。制定每月全公司的( 办公用品计划表) 提交总经理审批, 然后安排采购。
4、 如急需用品, 可提前报到行政部申购, 报总经理审批马上安排采购。
5、 生产用品和电器用品属管理用品, 应由单位填制申购单, 经总经理审批交行政部统一安排采购。
6、 生产用品和电器用品属消耗品, 由各部门每月请购计划提交行政部, 由行政部根据各部门的请购单制定( 生产、 是器易耗品计划表) 提交总经理审批, 然后安排采购。
采购程序

1、 1、 采购部尽可能向厂商定购或批发商采购, 争取价格表向财务部报备。
2、 采购应注意品种对路, 量足质优, 库存合理, 开支适当。
3、 验收入库时, 由行政部管理人员配合仓管员验收入库。并填制入库单, 做好仓库账。
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领用程序

1、 领用分为个人管理品和部门管理品领用。”个人领用”系个人使用保管用品; ”部门领用”系本单位共同使用用品, 必须由部门使用保管用品。
2、 每个人及部门设立( 工具、 办公、 生产、 电器用品领用卡) 一张, 由仓库统一保管。于领用时分别登录并控制领用状况, 由领用人签字认可。
3、 新进人员到职时, 由各部门提出”领用申请”经总经理审批后向仓库领用, 列入领用卡, 人员离职时应及时将领用品一起缴交回仓库, 仓管员在行政部管理人员的配合一起验收入库, 并造入仓库账单, 离职人员带着办理完毕的领用卡和入库单到人事部办理离职手续;
4、 消耗品应限定人员使用, 自第二次领用起, 必须以旧换新。得纯消耗品不在此限;
5、 管理用品如有故障或损坏, 应及时以旧换新, 若有遗失应由个人或部门赔偿或自购;
6、 印刷品( 如便用纸、 信纸、 信封、 表格、 、 、 、 、 ) 除各部门特殊表格外, 由行政部统一请购、 定样, 采购部采购, 仓库保管好, 按规定手续领用。
行政管理手册
工具、 办公、 生产、 电器用品管理
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库存管理

1、 财务部应于每月未实地盘存制, 并对好库存账, 确实无误。若产生误差, 由仓管员负责陪偿。
2、 仓管员要在财务部的批导下, 每月统计各部门的领用状况表, 送交生误差, 由仓管员负责陪偿。
3、 行政、 仓管员应做到文明、 清洁、 注意安全、 防火、 防盗, 严格按照规章制度办事, 不允许非工作人员随意进入。

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奖励制度
作业流程
责任单位
作业重点说明
满勤奖规定

满勤奖

行政部
1、 管理人员: 每月工作28天( 小月) 或29天( 大月) , 除4个星期六晚外, 按规定作息, 无违反考勤制度, 可享受30元满勤奖。
2、 普通员工: 全月出勤, 迟到或早退三次以内, 无请假, 无违反考勤制度者, 可享受30元满勤奖。
满勤奖审批

行政部
1、 人事考勤月未将考勤统计表送工资会计复核。
2、 工资会计复核后, 报送行政最高主管审批, 然后由工资会计造入工资表, 满勤奖一栏内与工资一起结算当月总工资。
满勤奖发放

财务部
1、 工资会地将含有满勤奖的工资表和考勤统计表送给财务经理审核。
2、 财务按月规定的工资发放日发放工资( 包括满勤奖) 。
先进个人奖

行政部
1、 每月各部门按先进个人的务件, 由各部门的员工评选; 鞋厂: 冲裁车间1人, 帮面车间6人, 手工组1人, 成型车间3人, ( 注: 帮面车间每增加一组增加1名) , 袋厂: 针车5人, 包装组1人。
2、 奖金金额: 先进个人30元, 先进单位100元
先进个人条件

行政部
1、 无违反考勤制度;
2、 每月产量工资是本单位最高者, 本单位综合素质最好;
3、 服从管理, 认真执行上级的任务;
4、 质量意识较强, 翻工率最少;
5、 个人工作范围整洁干净, 个人卫生较好;
6、 安全生产、 合理用电、 不浪费材料者。

单位评选

生产部
1、 每月未进行评选一资。由单位主管开会把先进个人务件进行宣导, 让员工重视公正评选。然后以行政部领取评选表发给单位员工按无记名报票方式进行评选;
2、 评选结果由单位主管统计选票, 最高者视为先进个人, 送生产部最高主管审核。
3、 各部门最高主管将每月所评选的先进个人送交行政部登记, 列榜公布。
先进个人奖金发放

生产部
1、 行政部把每月生产部门评选的先进个人表送交财务, 由财务通知生产部门最高主管来领取。
2、 生产部门最高主管在次月第一个星期一早会上公布先进个人并表扬事迹, 然后发给奖金。
先进单位
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行政部

1、 先行进单位每月未评选一次, 全公司内评选, 只限一个单位;
2、 先进单位用流动红旗挂于本单位;
3、 先进单位奖金金额100元。

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奖励制度
作业流程
责任单位
作业重点说明
先进单位条件

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行政部
1、 先进单位, 当月完成的产量最高;
2、 先进单位, 服从本部门的领导, 按计划生管, 无拖延货期记录;
3、 本单位出勤率最
4、 本单位成品率最高, 质量最好, 翻工率最少;
5、 本单位管理氛围最好, 5S做最好。
先进单位评选

行政部
1、 行政部负责组织评选小组, 小组成员9名;
2、 评选小组一星期走动视察, 统计一次, 并在每星期开一次会议, 把相关统计数字公布;
3、 月未由评选小组一星期的统计报分析评选, 用会议形式表决;
公布、 发放奖金

行政部
1、 行政部每月将先进单位公布于光荣榜;
2、 由总经理到先进单位祝贺并由总经理为先进单位挂流动红旗。
3、 行政部将先进单位表送到财务领取奖金, 次月第一个星期一早会颁发奖金。
引进人才奖

行政部
1、 凡公司员工介绍引进一个技术熟练工, 资劢100元;
2、 外部人员介绍引进1个技术熟练工, 奖励100元。
引进人才条件

行政部
1、 按公司聘用管理规定进行录用程序;
2、 经进人才必须在本公司服务满一个月。

发放奖金

行政部
1、 每月未统计引进人才报表, 送到接受部门最高主管核准, 送总经理审批;
2、 行政部把审批好的报表由引进员工签字到财务部领取奖金;
3、 行政部在次月第一个星期一早会公布表扬并发给奖金
工龄奖

行政部
1、 凡公司员工均能享受工龄奖;
2、 新进员工第一年每月奖20元, 第二年30元, 每每递增10元;
3、 复职的员工视同新进员实行。
工龄奖审批

财务部
1、 行政部将员工进厂统计表发给各部门填报, 然后交财务部;
2、 财务根据报表查出工资表逐一核对审批。
工龄奖发放

财务部
1、 财务部根据每个月的工龄统计表, 由生产部门最高主管签认, 行政复核;
2、 财务部根据复核的工龄统计表, 填制工龄奖券, 姓名, 兑现时间填制清楚, 然后当月发放给每位员工;
3、 本公司在职员凭工龄奖券在兑现的时间到财务部领取现金。
建立员工档案

行政部
1、 行政部根据考勤记录, 每月建立全公司员工在职档案, 按部门分类建立。
2、 行政部要做好文件版本和文件编号以便查阅;

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作业流程
责任单位
作业重点说明
外宿补贴

行政部
1、 在职员工可早请外宿, 但必须是自愿, 公司不承担任何责任。
2、 外宿站贴每人30元。
外宿申请

生产部
1、 员工自愿外宿报生产部单位主管, 由部门最高主管每月上报行政部审批;
2、 生产部在报批时必须考虑, 上班, 生产货期等相应管理问题。
外宿公告

行政部
1、 行政部按生产部门上报外宿人员, 到宿管处查核元误方可批准;
2、 经审批的外宿人员, 行政部必须当月公告在公司的公告栏, 并通知宿管处及保安队;
外宿补贴发放

行政部
1、 行政部将审批外宿人员表送交工资会计;
2、 工资会计在次月工资表在外宿补贴一栏填制工资表; 并送财务经理审核;
3、 财务按每月工资发放日发放。
节日费

行政部
1、 ”元旦”、 ”妇女节”、 ”劳动节”、 ”国庆节”每人发节日费10元或发”节日礼品”;
2、 ”春节”在正月初六------正月十五上班员工, 享受双倍计件工资, 并补贴节日费20元/天。
节日费报批

生产部
1、 各部门按在职人员造表上缴行政部审批;
2、 行政部即日上报总经理审批。
节日费发放

财务部
1、 财务部根据审批的节日在职人员表, 到各部门发放;
2、 如需发礼品由财务部通知采购部采购, 然后 由各部门到财务部领取分发。
生活补贴

行政部
1、 新进员工第一个月补贴生活费150元;
2、 组长以上干部补贴生活费每月100元;
3、 课长级以上干部补贴生活费每月100元;
4、 厂长经理级以上干部补贴生活费每月180元。
报 批

生产部
1、 新进员工在上满一星期, 由各部门主管按每5天50元造表上报行政部, 造新进人员生活补贴表;
2、 行政部审核后送交工资会计核对后送总经理审批;
3、 干部的生活补贴, 由行政部造表送交工资会计核对后送总经理审批;
生活补贴发放

财务部
1、 新进员工的生活补贴, 工资会计根据总经理审批的新进员工生活补贴表到财务部领取现金或饭票到生产部门发放给员工;
2、 干部生活补贴:
A、 根据总经理审批的干部生活补贴表发放现金;
B、 如公司可供管理餐, 按干部级别管理餐标准, 除补贴外, 不足部份由干部上交总务部生活费。
福利制度

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福利制度
作业流程
责任单位
作业重点说明
回工工资补贴

生产部
针车、 成型停工待料时, 以每个班及时审报, 一个累计超过12个班, 即4天以上, 每一个班补贴5元, 一天三个班补贴15元/天;
A、 由于公司的定单或材料客户确认问题引起停工待料;
B、 由于生产部的生产计划安排或进度问题, 而产生停工待料;
C、 由于采购或外涉配套而产生停工待料;
回工申请

生产部
1、 属公司的责任( 定单问题或材料客户确认问题) 各单位可直接向生产部提出回工申请, 生产部经理审批后送行政部核准;
2、 属生产部的生产计划安排或进度追踪问题而产生停工待料, 各单位向生产部提出回工申请, 回工费生产部承担50%责任, 公司承担50%责任。
3、 属采购或外涉配套问题而产生停工待料, 应由采购、 供应商、 外涉厂商承担责任, 按补料单形式追查其责任。
审 批

行政部
1、 生产部审批的回式单应立即送行政部, 行政部必须马上派员进行核实, 追查责任人并在回工单位签批意见、 核准;
2、 行政部核准的回工单送工资会计处, 工资会计到现场将回工的员工逐一登记造表送董事长审批。
回工公告

行政部

工资会计把董事长审批的回工表送行政部, 行政部根据回工补贴的条款, 每月统计及时公布。
回工补贴发放

财务部

1、 行政部将每月统计公布的回工补贴统计表送工资会计处。工资会计处, 工资会计按回工补贴统计表计算补贴费。
2、 财务按每月工资发放日单例发放。

行政管理手册
作业流程
责任单位
作业重点说明
使用表单
人员需求申请

需求单位
主管
1、 需求部门依据[人事编制表]及人员调动、 离职状况确定本部门缺额人员数。
2、 需求部门填写人员需求申请单。
3、 送交部门最高主管审批、 人事管理员复审。

人员需求申请单
审批

部门最高主管
1、 部门最高主管对需求岗位的资格条件、 岗位工作内容、 人员增补合理性进行审核。
2、 人事管理员确定人员招聘时间并于人员需求申请单上签认回复需求部门。

人员需求申请单
确定招聘方案

行政部
1、 人事依据需求人员资格条件确定招聘方案, 报行政最高主管批准。
2、 普通职员的招聘选择职业介绍所、 工厂门口张贴招聘公告, 到各招工点或外地劳务公司。
3、 管理干、 技术人员的招聘先择报纸、 专业网站、 人才市场。

人员需求申请表
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招聘

行政部
1、 职业介绍所
1．1人事必须选择当地合法\有信誉的职业介绍所进行职员的招聘.
1.2发布招聘信息:人事管理员将[人员需求申请单]的资格条件、 需体制求时间要求传真、 电话通知职业介绍所。
2、 人才市场
2．1准备资料: 公司营业执照复印件、 交流费用事先向财务申请。
2．2提前1天经过电话向人才市场申请招聘摊位;
2．3制作招聘广告: 公司简介、 需求职位、 资格要求、 制作必须精美、 体现公司企业文化。
3、 报纸
3．1选择当地发行量大的报纸, 如泉州晚报、 福建人才报发布招聘信息。
3．2准备资料: 部门介绍信、 公司营业执照复 印件、 招聘费用, 招聘广告要求, 公司简介, 需求职位、 资格要求、 联系方式。
4、 专业网站
4．1选择当地或全国访问率高的专业招聘网站发布, 如厦门人才网、 海峡人才网。
4．2以公司身份事先申请会员资格;
4．3确定招聘广告 要求; 公司简介、 需求职位、 资格要联系方式等上网公司招聘信息。

人员需求申请单

公司营业执照复印件

招聘广告样式

请款单

人员聘用管理( 1)

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人员聘用管理( 2)
作业流程
责任单位
作业重点说明
使用表单
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面试安排

需求部门主管
1、 人事确定面试时间、 面试地点后, 通知需求部门主管做好面试准备工作。
2、 人事与需求部门主管共同确定面试方案, 以确定求职者的面试内容及面试方式。

人员需求申请单
书面测试

行政部
1、 测试前由人事审查求职者的学历或其它资格证书的正本有效性。
2、 依据招聘需求岗位的工作性质确定书面或其它资格证书的正本有效性。
3、 书面测试必须由人事监考, 确保求职者考试的公正性。

智力测试题
面试

行政部

需求部门主管
1、 人事首先进行公司简要介绍、 面试程序介绍。
2、 求职者进行自我介绍、 工作经历介绍、 对求职岗位的工作感想和工作展开方案, 必要时要求求职者提供事实或可行性报告。
3、 需求部门主管就本部门工作相关课题要求求职回答;
4、 对求职者提出薪资福利要求进行确认。

面试记录表
试用通知

行政部
1依据确定试用人选, 由人事用电话通知应聘人员到公司报到时间, 报到应带资料( 学历证书、 相关资格证书、 身份证、 相片4张、 就业证、 医院体检合格证明)

员工档案
办理报到手续

行政部
1、 经录取的员工应于指定的时间到公司办理报到手续, 逾期以弃权论处;
2、 报到时应携带以下之正本证件, 经人事核对误后复印存档后发还: 身份证、 最高学历证明、 务工证、 一寸相片4张( 相片不归还)
3、 报到后应由人事填写( 员工花名册)
4、 特殊岗位人员( 如开发设计) 需签订保密协议

员工花名册

员工档案
保密协议
办理报到手续

需求部门主管
1、 由人事对新进人员进行厂规厂纪的培训;
2、 由各部门离管对新进人员进行上岗培训, 经培训考核合格者, 方可上岗试用, 实飞单位填写( 实习记录表) ;
3、 部门主管对试用人员的职务说明书、 办事流程、 相关ISO9000程序工作文件进行培训, 以确保试用人员对工作岗位全面了解。
教育训练记录表

实习记录表
人员报到手续
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相关部六主管总经理

因工作需要人员调整工作岗位, 由调动需求部门主管或自愿调动人员提出人员调动申请, 送总经理审批后, 交由人事管理员办理调动的手续, 公布[人事调动公告]。

人事公告

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人员聘用管理( 3)

作业流程
责任单位
作业重点说明
使用表单
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离职申请

相关人员
1、 员工离职填写《员工辞职申请书》提出申请;
2、 离职提前申请天数;
2．1离职前30天
2．2重要岗们需提前1-3个月;
3、 被公司解雇的员工不需事前申请;
4、 提前申请天数的算法;
4．1申请日期: 指主管收到申请单当天为提前申请天数的第一天;
4．2离职日期: 指最后一天的工作日 ;
5、 若未依规定提前天数填写[员工辞职申请书]而辞职者, 应依《劳动合同》相关规定赔偿公司损失, 其按辞职者工资的40%作为赔偿公司的相关损失。

员工辞职申请书
审批

部门主管
副总经理
审批权限
1、 一般员工:
1．1由部门最高主管审批。
1．2流程: 组长 课长 经理
2、 特殊岗位
2．1由总经理或管理代表审批: 如设计开发、 内审员等;
2．2组长以上由总经理审批;
3、 经批准后《员工辞职申请书》, 送交人事备案。

员工辞职申请书
办理离职手续

行政部
1、 职工不论因何原因离职时, 均应办妥移交。
2、 填制移交册一式三份, 由移交人、 接管人、 监管人分别签名盖章, 一份送人事, 另二份分别由移交人与接管人留存;
3、 移交人为普通职员, 监交人应为该部门主管, 移交人为部门主管, 监交人应为总经理或管理代表。
4、 缴所领用或保管的用品;
5、 交代清楚应办未办及已办未结事宜;
6、 如因移交清, 致本公司发生损害者, 均应追究其赔偿责任。

移交清册

行政管理手册
人员聘用管理( 1)

作业流程
责任单位
作业重点说明
使用表单
员工报到

行政部
1、 经录取的员工应于指定的时间到公司办理报到手续, 逾期以弃权论处。
2、 报到时应携带以下证件, 以下均为正本, 经人事核对无误后复印存档后发还;
2．1身份证;
2．2最高学历证明( 保留公司, 离职时归还)
2．3暂住证
2．4就业证
2．5一寸照片4张
2．6医院体检合格证明
3、 报到时应填写《员工档案》

上班时间

行政部
4． 4、 每日工作时数:
4．1生产日班: AM8:00—11:30 PM13:30—17:30
4.2生产加班:PM18:30—22:00
4.3办公后勤:AM8:00—11:30 PM18:30—21:30
5、 周一至周日均得上班,超出正常上班时间部分给予加班给付(间接人员因工作原因加班费,特殊情况提报送总经理审批给予加班补贴).
6、 确实遵守上班时间, 不可任意迟到或早退。

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考勤办法

7、 考勤办法
7．1上下班均应按规定时间刷卡。
7．2刷卡应亲自办理, 不得有替代她人刷卡或请她人代刷卡行为;
7．3外出办事或出差无法刷卡者, 生产人员应由部门主管在当日办理签认送行政部签认后送工资会计签认, 课长级以上干部、 办公人员经总经理办理签证;
7．4刷卡时, 应查看刷卡机是否正常。如果发现意常, 应马上到行政部办理签认表;
7．5刷卡时均应整齐排列, 不能把卡丢失, 丢失时马上补办, 补办一张20元;
7．6每次迟到、 早退30分钟以内, 按每分钟扣款5角。超过30分钟以上以旷工计算, 旷工按厂规处理;
7．7员工若无违反上述规定者均可得满勤奖30元/月。

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作业流程
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作业重点说明
使用表单
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请假审批权限

8、 请假审批权限

核准
作业员
班长
组长
课长
经理
组长
≤1天
≤1天

课长
1≤3天
1≤3天
≤1天

经理
3≤7天
3≤7天
1≤3天
≤1天

副总
7≤15天
7≤15天
3≤7天
1≤3天
≤1天
总经理
＞15天
＞15天
＞7天
＞3天
＞1天
请假程序

行政部
9、 请假程序:
9．1事假: 因私事必须亲自处理者, 必须事先提出申请, 经核准后确实办理完成请假手续后, 方可休假。
9．2病假: 因生病无法上班时, 应在上班时间起前后半小时内亲自打电话向单位主管请假( 如日班早上7: 30—8: 30) , 单位主管必须于接到电话后向行政部报备, 并于隔日带医院证明前来补办请假手续。
9．3临时紧急的事情: 有必要临时请假时, 依病假的规定手续办理, 但所谓临时紧急的事情, 须有事实依据经过认可者, 否则一律不准假。
9．4婚假、 丧假、 产假、 流产假、 工伤假一律事先办理请假手续, 方可休假。
9．5请假事由应据实填写, 如: 事假不能够使用”有事”、 ”急事”等模糊语意。
9．6凡未依请假规定申请而未上班者, 一律以旷工论处, 旷工时, 除工资不计算外, 不论时数当月奖金全扣。
9．7当月的补请假手续, 最慢得于次月1日早上9: 00前完成补请假手续, 否则一律以旷工论处, 于时间限制外绝不办理补假手续。

请假条
考勤制度( 2)