WPS2文字学习教程剖析.doc

ð WPS 文字操作指引书

WPS文字学习教程

北京金山办公软件有限公司

1. 文档基本设置 1
1.1. WPS文字基本界面 1
1.2. 常用文档储存格式 1
1.3. 即点即输 2
2. 内容创建与格式处理 3
2.1. 商务文档规范 3
2.2. 查找替换批量处理 3
2.2.1. 内容替换 3
2.2.2. 格式替换 4
2.3. 图片应用效果及美化 4
2.3.1. 图片剪裁 4
2.3.2. 环绕方式 5
2.4. 利用段落布局版面排版 6
2.5. 数字转中文大写 7
2.6. 制表位对齐方式 7
2.7. 文字工具快速处理及统一格式 9
2.8. 表格创建及编辑技巧 10
2.8.1. 插入表格 10
2.8.2. 绘制斜线表头 11
2.8.3. 增加行和列 11
2.8.4. 表格属性 12
2.9. 表格高级应用 13
2.9.1. 表格与文本转换 13
2.9.2. 表格跨页自动重复表头 13
2.9.3. 表格快速计算 13
2.9.4. 表格合并&拆分 14
2.10. 利用表格实现图文混排 14
3. 专业文档构成与编排 16
3.1. 特殊排版分栏 16
3.2. 标题样式应用调整 16
3.2.1. 日常编号与项目符号应用 16
3.2.2. 应用多级标题样式 17
3.2.3. 统一修改编号样式 18
3.3. 页眉页脚页码设置 20
3.3.1. 快速插入页眉页脚、页码 20
3.3.2. 如何设置首页不同 20
3.3.3. 自由控制页码起始页 21
3.4. 目录创建与更新 22
3.4.1. 快速创建目录 22
3.4.2. 更新目录 22
4. 文档协作与批量处理 24
4.1. 文档协助修订 24
4.1.1. 修订应用 24
4.1.2. 接受或拒绝修订 24
4.1.3. 显示修订状态 25
4.2. 文档保护 25
4.3. 邮件合并批量制作格式相同文件 26
4.3.1. 建立邮件合并主文档 26
4.3.2. 指定邮件合并数据源 27
4.3.3. 插入对应合并域 27
4.3.4. 合并到新文档 28
5. 页面布局及其他功能介绍 30
5.1. 文档结构图 30
5.2. 利用章节导航为文档分节 30
5.3. 不同页面方向自由切换 31
5.4. 添加文档水印 32
5.5. 安全的保障：备份管理 33

1. 文档基本设置
1.1. WPS文字基本界面
功能描述：WPS Office支持“在线皮肤”、“2016风格”、“2013风格”和“经典风格”自由切换，对于习惯在“经典风格”界面使用的用户，可以通过“切换界面”功能自由选择。
操作步骤：
单击工具栏右上角“更改界面”按钮è单击“我的皮肤”è选择所需界面风格è单击“更改”è将在下次启动WPS Office时启用经典风格。

说明：
推荐皮肤：含2016皮肤以及大量精美在线皮肤，在线皮肤可在联网状态下直接套用。
我的皮肤：包含2013皮肤、经典皮肤以及最近使用的在线皮肤。
1.2. 常用文档储存格式
功能描述：WPS支持微软doc格式、金山wps格式和其他常用文档储存格式。因为微软不支持.wps格式的打开，所以默认的格式设置是doc。用户也可以在另存为中根据需求选在不同的文件保存格式。
操作步骤：WPS文字菜单è另存为è选择格式

1.3. 即点即输
功能描述：在日常编辑文档过程中，有时候需要在其他任意位置输入内容，很多用户都是采用打空格或者打回车的方式进行切换，此功能有效帮助大家解决了问题。
操作步骤：任意位置双击即可
2. 内容创建与格式处理
2.1. 商务文档规范
功能描述：一份正规的文档，正文排版需要特定的规范，通过这些规范标准，能够使整个版面更加专业。
操作步骤：选定文字è“开始”选项卡è“段落”è设置：首行缩进2个字符/段前0.5行/段后0.5行/行距1.5倍数è“确定”

2.2. 查找替换批量处理
2.2.1. 内容替换
功能描述：如果一篇文章想要把同一个词语换掉，一个一个的改很麻烦，可以用到文字的替换功能快速解决。
操作步骤：开始选项卡è查找替换è替换è输入查找内容è输入替换内容è选择“全部替换”即可。

2.2.2. 格式替换
操作步骤：开始选项卡è查找替换è替换è输入查找内容è输入替换内容è选择“全部替换”即可。

2.3. 图片应用效果及美化
2.3.1. 图片剪裁
功能描述：在WPS文档中，有时候图片大小会影响整个排版，那我们可以根据实际版面需求剪裁图片，使文档更美观。
操作步骤：选中插入的图片è“图片工具”选项卡è剪裁

按需选择剪裁方式：

2.3.2. 环绕方式
功能描述：WPS 2016中的三大组件，均为用户提供大量在线图片，在联网状态下，用户可直接搜索图片并使用。
操作步骤：单击“插入”选项卡è“在线图片”è选择需要的环绕方式。

2.4. 利用段落布局版面排版
功能描述：WPS文字的特色功能“调整段落布局”，可以帮助用户更加快速地调整各个间距。
操作步骤：通过拖动段落调整框上的上下左右小箭头，即可轻松调整段前间距、段后间距、左缩进以及右缩进；还可通过移动段落前两行行首的小竖线来调整首行缩进、悬挂缩进。

2.5. 数字转中文大写
功能描述：WPS文字提供了数字转换功能，更加方便于用户使用，例如：将文档中的金额转换为大写模式。
操作步骤：选定数字è“插入”选项卡è“插入数字”è选定所需数字类型è确定。

2.6. 制表位对齐方式
功能描述：在文档中设置制表位是一种快速对齐文本的手段，它能够快速创建简单列表，允许在同一行内的文字采用不同的对齐方式。例如，创建一个带有三列的清单，两边的内容分别左对齐和右对齐，中间的内容居中对齐，则可使用制表位来完成。
根据对齐的方式，制表位有以下四类，其类型图标以及功能如以下列表所速：
制表位对齐方式
按钮
说明

左对齐：在左对齐制表位上输入的文字将以该位置为左边界进行对齐。

居中对齐：在居中制表位上输入的字符将以该位置为中心而排列

右对齐：在右对齐制表位上输入的字符将以该位置为右边界进行对齐

小数点对齐：小数点对齐制表位能够把数字在小数点的位置上对齐
示例：利用制表符制作虚线对齐排版效果
操作步骤：
Ø 点击标尺左侧制表符è选择所需对齐方式è在对齐的标尺位置点击鼠标è插入一个制表位符号；

Ø 在文档中输入内容è按“Tab”键进行光标切换，注意：不是打空格；

Ø 选定已经输入文本è双击标尺上的制表符è“前导符”中选择一种符号è“确定”.

2.7. 文字工具快速处理及统一格式
功能描述：文字工具是WPS Office的特色功能，可以为用户将版面杂乱的文档快速地排版整齐，真正做到“一键排版”。
示例：利用文字工具快速排版文档（面对有很多空格、空行的文档，如何快速处理？）
操作步骤：“开始”选项卡è“文字工具”è选择“删除空格”以及“删除空段”即可。

2.8. 表格创建及编辑技巧
2.8.1. 插入表格
功能描述：表格不仅能够直观鲜明的表达主题思想，而且它还是对文本等对象进行对齐等格式操作中一个便捷的手段。
操作步骤：把输入点光标置于制表格的位置è选择“插入”选项卡è“表格”è可直接选择行数列数插入或使用“插入表格”按钮。

2.8.2. 绘制斜线表头
功能描述：在WPS文字中的“绘制斜线表头”功能，可以帮助你很轻松的绘制出一个标准的斜线表头。
操作步骤：插入表格后è“表格样式”è“绘制斜线表头”è选择所需表头样式è“确定”。

2.8.3. 增加行和列
功能描述：WPS文字在表格的功能有很大的改进，增添了很多使用户的操作、应用更为方便的功能，使用户对表格的使用更为得心应手。
操作步骤：将光标放在表格上回出现加号，可以通过单击或拖动添加行列

2.8.4. 表格属性
功能描述：在表格属性中，可以对文档中表格中文字进行相关设置，如行高、列宽，表格对齐方式等进行设置。
操作步骤：选定单元格è点击鼠标右键è选择“表格属性”è根据需求进行选择è“确定”

2.9. 表格高级应用
2.9.1. 表格与文本转换
功能描述：在文档中使用表格，如需要将其转换为文本格式，只需要通过简单按钮便可实现。
操作步骤：选定表格è“表格工具”è“转换成文本”è根据需求选定è“确定”。

2.9.2. 表格跨页自动重复表头
功能描述：在文档中使用表格，如果表格数据较多，经常会造成表格过页，这样第二页就无法看到标题行，对数据展现、查看数据造成一定的影响，以下可通过“重复标题行”功能解决。
操作步骤：选定表格标题行è“表格工具”è“标题行重复”。

2.9.3. 表格快速计算
功能描述：在文字中体现数据，可使用表格工具完成简单计算。
操作步骤：选定表格标题行è“表格工具”è“快速计算”下拉框è选择所需计算方式。

2.9.4. 表格合并&拆分
功能描述：在表格中，我们可以快速的将现有表格进行合并和拆分。
操作步骤：选定要合并或者拆分的表格è“表格工具”选项卡è选择要进行合并或者拆分即可。

2.10. 利用表格实现图文混排
功能描述：在文字与图片搭配排版的时候，经常不能很好去控制图片的摆放位置，不能按照自己的意愿来编排，表格协助排版，让图片不再“乱跑”！
操作步骤：
Ø 插入相应行数列数表格è可根据实际使用合并单元格è将文字复制至单元格内è“表格样式”è取消表格所有边框；

Ø 点击“表格样式”è选择相应框线格式è为表格突出模块绘制边框。

Ø 排版效果：

3. 专业文档构成与编排
3.1. 特殊排版分栏
功能描述：使用分栏可以将页面纵向划分为若干区域，为文档进行特殊的排版。
操作步骤：选定文字è“页面布局”选项卡è“分栏”è可直接选择需要的栏数，也可以选择“更多分栏”进行选定设置。

3.2. 标题样式应用调整
3.2.1. 日常编号与项目符号应用
功能描述：文档中经常需要应用项目符号以及编号，在使用过程中，可以通过快捷键在进行快速升级降级。
操作步骤：点击“开始”选项卡è“项目符号”或“编号”è按“Tab”键可降级/按“Shift+Tab”键可升级。

3.2.2. 应用多级标题样式
功能描述：用计算机编辑文档的一个好处就是能够很方便地进行格式设定，你可以按照自己的需要，对字符和段落设置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同级别文档的格式，而文档很又长，则将会是一件非常麻烦的事情。WPS文字提供了一种称作样式的方法，来解决相同级别文档的自动格式化特性。
操作步骤：
Ø 单击“开始选项卡”è“编号”下拉框è“其他编号”è“多级编号”è选择带“标题”字样的多级编号样式è“确定”；

Ø 选定了多级编号后，可通过直接单击“样式”框中的“标题1”、“标题2”……设定文档标题级别。

3.2.3. 统一修改编号样式
功能描述：使用样式编号的标题，可以直接统一修改格式，对用户格式设置上提高了效率。
示例：统一将级别“标题1”的大标题格式修改为红色字体，并加粗
操作步骤：
Ø 光标定位于任意“标题1”位置è“开始”选项卡è在样式框中右键点击“标题1”字样è选择“修改标题”；

Ø 弹出对话框è“格式”下拉框è“字体”è进行修改后è“确定”è“确定”。

3.3. 页眉页脚页码设置
3.3.1. 快速插入页眉页脚、页码
功能描述：长文档编排必定离不开页码，页码可以让用户快速地找得到内容所在的页码，在WPS中，优化了页码的插入方式，让用户有更好的体验。
操作步骤：“插入”选项卡è“页眉页脚”è进入页眉页脚编辑状态è可在页眉页脚处看到快速插入页码按钮；

3.3.2. 如何设置首页不同
功能描述：正规长文档编排，是需要有封面的展现，但是，封面是不需要有页码，且封面是可以有自己独有的页眉页脚格式，因此，我们可以将首页的排版独立出来，就不影响后期的排版工作了。
操作步骤：进入页眉页脚编辑状态è“页眉和页脚”è“页眉页脚选项”è勾选“首页不同”è“确定”。

3.3.3. 自由控制页码起始页
功能描述：当文档使用了封面，就不能将封面的页码设置为“1”，而是从第二页开始才显示为“1”，可通过插入页码自由更改。
操作步骤：进入页眉页脚状态è“修改页码”下拉框è勾选“重新开始编号”è起始值“0”è“确定”。

3.4. 目录创建与更新
3.4.1. 快速创建目录
功能描述：应用样式的一个好处就是便于管理长文档，其中，使用自动生成目录，将是大家在实际应用中很有用的一个工具。下面我们就来介绍如何使用WPS文字自动生成目录功能。
操作步骤：单击“视图”选显卡è勾选“导航窗口”è选择“目录”è如后图所示，在“格式”内可以选择插入目录的类型è单击“确定”，即可在插入点生成文档目录。

3.4.2. 更新目录
功能描述：当自动生成目录以后，如果你在文档中做了修改，例如标题的增减，页面的更换等等操作后，目录信息会不会随着你的操作而更改呢？答案是会，但不是“全自动的”。下面我们就来讲解如何更改目录信息。
操作步骤：右键单击已经插入的目录è选择“更新域”è选定“更新整个目录”。

4. 文档协作与批量处理
4.1. 文档协助修订
4.1.1. 修订应用
功能描述：将做好的文档发给其他同事，如果其他同事在上面做了修改，想知道人家改了什么地方？可以直接使用该功能。
操作步骤：“审阅”选项卡è选择“修订”

4.1.2. 接受或拒绝修订
功能描述：当同事针对文档内容进行修改，通过修订功能可以显示修改了哪些内容，同意或不同修改，均可以“接受”或“拒绝”。
操作步骤：“审阅”选项卡è选择“接受”/“拒绝”è也可以通过下拉框“接受”/“拒绝”所有的修订。

4.1.3. 显示修订状态
功能描述：由于使用修订功能，界面上会有修改后所遗留的突出标志，用户客户通过“显示修订状态”下的各种情况进行自由切换。
操作步骤：“审阅”选项卡è“显示标记的最终状态”下拉框。

4.2. 文档保护
功能描述：修订的目的是为了保留用户的修改痕迹，但是，如果其他用户在使用的过程中，将“修订”功能取消，那么，就算对方做了修改，也不能体现效果。因此，为了防止其他人取消修订，可使用保护修订的方法，设置密码，让文档只能处于修订状态，想要取消修订，除非知道密码。
操作步骤：“审阅”选项卡è“限制编辑”è在右方弹出“限制编辑”任务窗格è勾选“设置文档的保护方式”è选定“修订”è“启动保护”è设定密码è“确定”。

4.3. 邮件合并批量制作格式相同文件
4.3.1. 建立邮件合并主文档
功能描述：我们在工作中经常会遇到这样的一种情况，就是需要创建大量相同或相似的信函。利用邮件合并功能，可以直接从数据库中拿出一批数据，合并到信函内容中，这样就不需要人工组合，节省大量的时间。主文档就是信函的主体部分，包括套用信函的正文和格式等。
操作步骤：在文档中将统一的文字信息输入并完成排版，在表格中将数据内容整理完毕。

4.3.2. 指定邮件合并数据源
功能描述：邮件合并的第二步是指定在合并中使用的数据源。数据源所包含的是合并文档中所需的信息。
操作步骤：“引用”选项卡è“邮件”è“邮件合并”选项卡è“打开数据源”è选定数据源表格è打开。

4.3.3. 插入对应合并域
功能描述：创建了主文档，打开了数据源之后，需要将数据源以合并的形式插入到主文档中。
操作步骤：将光标定位在需要插入的位置，例如：姓名è“邮件合并”选项卡è“插入合并域”è选择“姓名”è“插入”。
注：其他项目依次按照此方法插入即可。

4.3.4. 合并到新文档
功能描述：创建了主文档、数据源文件，并且在主文档中插入了合并域之后，就可以合并数据和文档，会产生一分全新的、合并完成后的结果文档。
操作步骤：“邮件合并”选项卡è“合并到新文档”è“全部”è“确定”。

5. 页面布局及其他功能介绍
5.1. 文档结构图
功能描述：通过文档结果图视图，可以更加直观查看整个文档结构框架，并且可以自由跳转查看内容。
操作步骤：“视图”选项卡è“文档结构图”。

5.2. 利用章节导航为文档分节
功能描述：在排版过程中，为了更好控制长文档内容，满足不同需求，经常需要将文档划分为几个部分，在此，可以通过分节的功能来实现。
操作步骤：“视图”选项卡è勾选“导航窗格”è在左侧“章节导航”中，可以通过点击页面之间空白区域进行分节è点击按钮修改节名字。

5.3. 不同页面方向自由切换
功能描述：通过对文档内容进行分节后，可针对不同的节进行页面方向的自由切换。
操作步骤：为文档设定好分节è单击需要设定的节è“页面布局”选项卡è“纸张方向”下拉框è“横向”。

5.4. 添加文档水印
功能描述：关于商务文档或公文的使用，有时候需要根据情况为文档内容增加水印，以体现文档的专业性，WPS文字可以便捷地为用户增加水印。
操作步骤：“插入”选项卡è“水印”下拉框è可选择预设水印或“插入水印”设置更多选项è“确定”。

5.5. 安全的保障：备份管理
功能描述：在日常进行文件编辑时，如遇到断电、忘记保存等情况，WPS提供智能的备份管理，帮助用户找回丢失的文件。
操作步骤：单击左上角“WPS文字”按钮è“备份与恢复”è“备份管理”è文档右侧将出现“备份”任务窗格è单击“查看其他备份”è打开备份文件夹找到所需文件即可。

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