媒体物资采购管理制度.doc

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成都市新都化工股份有限公司内部管理文件
媒体类物资采购流程及操作标准
文件编号： XH-0- 机密等级： C
版 本： 2 生效日期： 2016-01-15
提 案 人： 鄢艳华 审 核 人： 刘晓霞
批准人： 牟嘉云 归口部门： 供应系统

目的：规范业务流程与操作，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本与风险，实现高效高价值采购。
范围：股份公司各部门、各事业部各部门及下属各分子公司
内容：
第一章 市场物资的定义及分类
第一节 媒体物资概述
凡是用于市场宣传及推广的实物和广告资源都属于媒体物资，从具体用途上分为：线上广告资源、线下广告资源、宣传品和促销品。
第一条 线上广告资源的定义：通过线上媒体传播公司品牌的媒体资源，包括央视、各大卫视、互联网、报刊杂志、设计策划方案等广告媒介资源。
第二条 线下广告资源：贴近终端的线下广告资源，包括墙体广告、车体广告、站台广告、户外大牌广告、县级电视台广告等媒介资源。
第三条 宣传品的定义：用于公司品牌、产品宣传的物资，包括宣传单、宣传册、海报、喷绘、KT板、气模、广告帐篷、广告伞、广告扇等纸质或者喷绘写真材质的物品。
第四条 促销品的定义：用于市场推广及促销活动的实物物品，主要用于赠送客户或者经销商。
第二节 宣传品的分类
第一条 纸质宣传品（宣传单、宣传册、海报等）；
第二条 喷绘写真类宣传品（店招、墙贴、KT板等）；
第三条 纺织类宣传品（横幅、气模、太阳伞、广告帐篷等）。
第三节 促销品的分类：
第一条 纺织类，如毛巾、文化衫等；
第二条 贵金属类，如金箔画、银砖、银饰品等；
第三条 日用品类，如洗涤剂、洗衣粉、保温杯、不锈钢盆等；
第四条 电器类，如音响、手机、电磁炉等；
第五条 厨具类，如套刀、锅具餐具等；
第六条 食品酒类，如酒、盐、调味品等；

第二章 媒体物资采购原则
第一节 媒体物资采购方式分类原则：其一为公司采购战略四部统一采购，其二在采购战略四部确定价格的前提下授权当地销售人员或当地合同执行部采购。
第二节 统一采购的原则：按照”计划、采购、执行“分开的采购原则，采购计划由市场部发起，采购战略四部组织采购（选择供应商，签订采购合同），各分公司合同执行部执行（追踪落实收发货、付款，结算）。
第三节 当地采购原则
第一条 销售人员当地采购，销售人员按照OA流程发起当地采购申请，经相关领导审批，采购战略四部核实确认价格，销售人在当地执行采购及后续费用核销。
第二条 合同执行部当地采购，经核价和供应商评鉴，采购物资的物流费用低于在当地采购的差价时，由采购战略四部授权当地合同执行部在当地开展采购。

第三章 采购模式
第一节 招标采购
第一条 招标采购条件：包括同一批次采购计划中单一类别金额超过50万元的物资（含已签定点采购合同的物资）及采购战略四部认为需要招标的物资，由采购战略四部通过线上和线下邀约参与投标单位，然后由采购战略三部通过公司电子采购平台组织招标采购，签订采购合同后交由各合同执行部跟踪落实执行；同一批次采购计划中单一类别物资金额超过50万元，但由于涉及专利独占或者其它供应商不能满足使用要求的，由采购战略四部填写《不招标情况说明表》，经采购经理和分管副总裁审核，并经物资使用部门负责人（指股份公司、各事业部销售负责人）同意后进行比价采购。（招标流程参照股份公司《采购管理制度》）
第二条 合同签订和执行
由招标主管拟定合同，经采购经理审核批准；若标的金额超过100万的，需报经股份公司分管采购的副总裁同意方可签订合同。各合同执行部根据线上审批结果执行合同签订等后续事宜，采购战略四部将招标全过程资料整理标号归档保存。
第二节 定点采购
第一条 定点采购条件: 定点采购物资应满足每次采购单量不大，但是采购频次较高，物资价格稳定的条件。包括由采购战略四部或公司各合同执行部提出的需签订定点合同的物资，经部门经理和副总裁审核通过后，由采购战略四部执行签订定点采购协议后交由各合同执行部跟踪落实执行。
第二条 定点采购流程
（一）采购战略四部每年初通过招标或比价形式确定定点供应商，如采用招标方式按照前述招标流程进行。
（二）参与定点采购供应商竞标和比价的候选供应商必须达到5家以上。
第三节 比价采购
第一条 比价采购条件: 同一批次采购计划中单一类别金额在50万以下的物资（定点采购物资、零星采购物资除外）或金额超过50万但不满足招标条件的物资。
第二条 比价采购流程
采购战略四部采购主管通过线下和线上（阿里巴巴和京东）完成比价，提供比价单和相关资料作为附件，走OA合同审批流程，经部门经理和副总裁审批通过后确定供应商。最后采购战略四部执行签订采购合同后交由各合同执行部跟踪落实执行。
第四节 零星采购
包括单一批次总价在2000元以内的非经常性采购低价值物资（定点采购类别除外），由采购战略四部授权各合同执行部签订采购合同或者价格确认单后自行采购,采购战略四部每月进行集中审核。
第五节 紧急采购
包括提报紧急计划的物资、各销售大区通知紧急采购物资，由各合同执行部通报采购战略部后根据效率优先原则自行采购，采购战略部应对采购进度和价格进行督导。

第四章 采购作业操作规程
第一节 媒体物资采购发起流程及采购周期时限
第一条 发起流程：媒体物资采购由销售部门和市场部发起申请，经OA流程完成领导审批，由市场部制定采购计划，采购战略四部接市场部SAP订单，和经副总裁签字生效的纸质审批单后方可执行采购。
第二条 采购周期时限，详见下表针

物资种类
询价周期（天）
制作周期（天）
运输周期（天）
合计天数
备注
纺织类
3
18
4
25

贵金属类
3
15
4
22

日用品类
3
12
4
19

电器类
3
15
4
22

厨具类
3
15
4
22

食品类
3
12
4
19

第三条 物资采购有一定的周期，采购部门将按照以上采购周期进行采购，采购需求部门在提出采购申请时必须遵循以下采购周期(如需加急，根据实际执行状况可做调整)：
注：如初次采购，需增加看样周期、付定金周期和制版周期约8-10天。
第二节 采购活动开展
第一条 供应商选定
按照使用部门的需求，通过比价/招标流程、使用部门确定样品流程，筛选出价格和质量最优的供应商为合作方（采购为实物商品的原则上选择生产型企业合作），核验相关资质后，所有供应商比选资料（包括但不限于价格、发票、供货周期、付款方式物流成本等），都在OA合同审批流程中体现，通过合同审批后方可签订采购合同。
第二条 采购合同签订
（一）订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
（二）采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时（原则上综合主要原材料成本、运输成本、人工成本之和，其波动超过5%时），经过部门经理和副总裁批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部和合同执行部门。
（三）所有合同内容都必须进行OA合同审批流程审批。 
第三条 采购执行
合同签订后，采购战略四部将合同交由相关合同执行部执行，合同执行部完成合同执行期间的收发货，付款、结算、配合库房做好验收入库（所有进库物质为库房所有）。执行过程中所遇相关问题，采购战略四部积极配合和协助解决。
第四条 入库管理
（一）物资回货，合同执行部协调供应商统筹安排物资回货进度，物质回货前，合同执行部提前3-5个工作日通知库房做好收货准备。
（二）物资验收入库，在收到货物24小时内，由合同执行部按照合同约定提供验收依据，配合库房对物资的数量和质量验收入库。验收要求明细如下：
物资大类
物品分类
验收标准
抽样标准
抽查部门
宣传品类
纸质宣传品
克重、尺寸、印刷质量以及其他合同约定标准
每批随机抽查不得低于5件，抽查数量不得低于10张
库房自查
喷绘写真类宣传品
厚度、外观质量、宽度
每批随机抽样2件
库房自查
纺织类宣传品
价格在20元以内抽查平方克重。
价格在20元以内每批随机抽样1件
库房自查
高于20元的按合同标准验收。
随机目测抽查2件
库房自查
促销品类
纺织
与宣传品纺织类一致
与宣传品纺织类一致
库房自查
贵金属
克重
每批随机抽查克重不低于5件，抽查数量不低于10个
审计部取样后，送质检部门检查。
材质、纯度
每批每品种抽查1个
审计部取样后，送质检部门检查。
日用品
按订单质量标准验收
每批次随机抽查不低于5件，抽查数量不低于10个
库房自查
电器
合格证、品牌、规格型号及其他约定标准
每批次每个品种随机抽查5个
库房自查
厨具
按订单质量标准验收
每批次每个品种随机抽查5个
库房自查
食品酒
品牌、度数、规格、
每批次每个品种随机抽查5个
库房自查
调味品
生产日期、保质期、外观
每批次随机抽查5个
库房自查

（三）问题反馈，库房在物资验收入库过程中发现问题，按照《库房管理制度》对问题进行反馈，由合同执行部对问题进行追踪处理，按物质《质量处理反馈单》，走审批处理流程，依规对涉及的计划、供应商和价格、储运及保管发放环节进行追踪处理。

第五章 供应商管理

（参照《采购管理制度》，基于四部情况做如下规定）
第一节 供应商分类
根据采购媒体物资不同，媒体采购供应商分为
第一条 媒体广告资源供应商（如各类媒介广告公司、媒体、经纪人公司、设计策划公司）；
第二条 媒体物资采购供应商（如各类宣传品促销品生产厂家，销售公司）
第二节 供应商资质管理
所有合作供应商都必须提供其企业资质，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证代码，开户许可证。
第一条 线上广告资源供应商，必须提供广告资源代理资质，自有资源提供相关证明。
第二条 促销品和宣传品供应商，提供国家认可的质量标准和产品的检验报告，电器类产品供应商必须提供3C认证材料。
第三条 贵金属供应商必须提供给国家相关部门的产品检验证书。
第三节 供应商更替
每年底参照采购三部《供应商管理办法》，对所有供应商进行评估，评估参与人员需多部门联合进行，原则上按照总数10%比例对供应商优胜劣汰。

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