传真机使用管理制度.doc

传真机使用管理制度42020年5月29日文档仅供参考制度名传真机使用管理办法电子文件编码GLWA213页码1-1公司传真机使用管理办法第一条 传真机的使用申请、登记、维修、罚则等作业悉依本办法的规 定办理。第二条 传真机设置于各营业处管理组内,由总务助理人员负责其收发、登 记、统计、报告等作业。第三条 传真机的使用,仅限定业务上的连接,非业务(私用)一律禁止文件 的收发(传真)事宜,倘有非业务使用者,初犯记小过,累犯记大过处分。第四条 凡各营业处业务员、科长、业务经理(含以上主管人员)因公须使用 传真机 时,应填写”文件传出申请单”并附有关传真文件及说明理由,经业务经理批示 后,送总务助理员办理。第五条 总务助理员凭”文件传出申请单”之核定后,才得办得对外传送 作业,作业完毕应登记于”文件传真传出登记簿”内,原稿发还原申请人。第六条 文件对外传送后,在”文件传真传出登记簿”内须记明发 文编号、申请人 姓名、传真日期、日期、时间、事由、收文人姓名、收文(电传)号码等,于每月底影印一份 后,翌月一日(下班前)送总管理处核阅,逾期未报时,主办人员应记警告处分。 第七条 凡外来公务文件(含内部)传入时,由总务助理员登记于”文件传真 传入登 记簿”内并记明来文编号、来文者姓名、传真日期、时间、事由、经办(收文)人 姓名等,于每月底影印一份后翌月一日(下班前)呈总管理处核阅,逾期未报时,主办人员应 记警告处分。第八条 总务助理员因公外出或下班时,由其它总务人员暂代行其职务,并 确实作好开关机(例假日、休假日一律关机)作业。第九条 总务助理员应随时注意纸张及机器之维护,倘需申请纸张或维修时,应通 知采购办理。第十条 本办法经呈准后公布实施,修正时亦同。签发人责任人签名