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办公室档案物品管理的职务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考

办公室档案物品管理职务说明书
岗位名称
档案物品管理
岗位编号
LY-01-05
所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
职系
行政职系
直接下级

所辖人员

基本职责:
按照国家政策法规、公司制度,全面履行办公室职责,全面负责公司行政、办公、后勤服务、人事等综合事务。按照公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋、助手作用。
基本权限:
对各部门档案的搜集权;档案管理的监督权;对违反公司制度者有批评、罚款权;
职责与工作任务
工作要求及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述:负责档案工作
工作
任务
负责公司所有文件、合同、资料的立卷与归档工作
当天保证质量完成此项工作
归档登记簿等归档纪录
各部门
进行档案的加工整理、确定秘级
及时准确的完成档案加工、整理过程

执行档案借阅管理制度,履行借阅手续
严格执行有关档案借阅管理规定
查(借)阅文件资料申请单
各部门
职
责
二
职责表述:负责公司档案的编集、利用工作
工作
任务
负责公司所有档案的编研、统计工作
定期(一季度)对公司档案进行统计工作
工作日志
办公室主任
对录入后的文稿做到及时存档、上交、送还或销毁
当时完成此项工作
工作日志
各部门
负责计算机内档案文件的安全和保密工作
定期(一个月)对计算机文件的安全性做检查,保证所有计算机文件的安全与完整性
工作日志
网络管理员
负责保护档案的安全与完整,并科学利用
定期(一个月)检查档案,保证所有档案的安全与完整性
工作日志
各部门
职
责
三
职责表述:负责公司的物品管理
工作
任务
负责编写办公物品、劳保用品、福利物品的采购计划
定期(一个月)编写物品的采购计划
物品采购计划草案
主管领导、办公室主任
负责办公物品、劳保用品、福利物品的及时采购、登记入库
及时完成物品的采购、登记入库,每年出现物品短缺次数不得超过( )次
物品登记簿
财务部
负责办公物品、劳保用品、福利物品领用登记
及时完成物品的领用登记
物品领用登记簿
各部门
负责办理对离职人员的办公物品及其它公司物品的收缴手续
在有关人员离职申请被批复后,一星期内必须办完离职人员的办公物品及其它公司物品的收缴手续
物品领用登记簿
各部门
职责四
职责表述:负责公司秘级以上文件的对外发送
及时将有关文件进行分发和整理,确保公司文件的安全

领导、办公室主任、各部门
职
责
五
职责表述:其它相关事件
工作
任务
负责公司印鉴保管
确保印鉴的合理正确使用,出错次数不得超过一次
印章申请单
各部门
负责对部门文秘人员的业务培训及工作检查
定期(一星期)对部门文秘人员进行业务培训及工作检查
相关培训纪录
各部门
完成直接上级交办的其它任务
按照实际情况临时规定的标准

任职资格
教育水平
高中以上学历
专业
档案管理及相关专业
培训经历
档案管理
经验
2年以上相关工作经验
知识
具备相应的行政管理知识,具备基本的网络知识
技能技巧
熟练使用office及办公自动化等办公软件。具有一定的组织能力、沟通能力、执行能力