公司来访接待管理办法(1).doc

001中京复电(上海）电子科技有限公司文件中字【2017】08号关于公司来访接待管理办法的通知各部门：为进一步规范公司来访接待管理，加强接待工作的计划性和规范性,现将有关办法公布如下，请认真遵照执行。附件一：简明流程图附件二：来访接待通知单 中京复电（上海）电子科技有限公司 二一七年四月一十七日公司办公室2017年4月117日印发 共印（5）份 公司来访接待管理办法一、目的与原则为树立公司良好形象，扩大公司对外联络和交流,来访接待工作应遵从 “热情周到、首问负责、善始善终的原则.二、适用范围本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。三、职责分工 （一）办公室为公司接待工作的归口管理部门，统一协调相关部门接待工作的安排和管理。（二）各部门配合落实相应业务接待，及时反馈沟通。（三）作为来访单位或个人首个联系人，再在接待过程要自始至终在位,与办工作做好协调配合.四、流程（一)报批各部门在接到重要来访预约后,首先填写来访接待通知单（附件二）报总经理审批后，送办公室备案，并协助办公室拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前2天告知公司领导和办公室。(二）拟制计划办公室拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务,提供全程后勤保障，落实具体接待陪同人员。（三)相应准备工作1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应提前了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员，落实会晤时间及场所。3、办公室根据来宾情况，提前做好相关接待准备工作。主要包括：按接待标准预定住宿酒店，接送站车辆，好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、和用餐标准，会议室相关设备（桌签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等）准备,会议材料准备等.；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店；提前调度安排车辆。 五、相应要求（一）会议室1、办公室负责准备安排会场领导桌签、横幅、摄影、花卉、水果、烟茶、工作餐等、事项。2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、音响设备、投影设备等。（二）宴请1、办公室负责预订餐厅、预点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。2、对口接待部门负责引导来宾等事项.（三）住宿1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项.2、对口接待部门负责联络来宾等事项。（四）礼品和咨询费1、办公室负责购买礼品、准备咨询费等事项。2、对口接待部门负责联络来宾等事项。（五四）其他1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目，请提前告知办公室，便于安排和协调。2、根据接待要求，办公室安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从办公室和接待人员协调安排，统一调度。3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票。4、接待中涉及机要事务、重要会议，要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 （六五）陪同人员公司对外接待采取对等原则，办公室会同业务部门按照公司领导要求，合理安排相对应职务、相关业务的人员进行接待；陪同人员应按照公司要求，注重礼仪,尽职尽责，全程参与，并注意保守公司的商业机密。 六、附则1、本制度由办公室制定,报总经理批准后执行，修改时亦同。2、本制度未尽事宜由办公室负责解释并修订。3、本制度自下发之日起实施。附件一来宾接待简明流程总经理审批、办公室备案需求人员填写来访接待通知单与客户谈判前的准备被访者（首问人）了解来宾信息及来访需求-办公室会同相关业务部门协调沟通确定接待计划。明确食宿安排、车辆安排及其他安排其他安排迎候来宾来宾接机/车（或自行前来）来宾送机/车（或自行返回）安排食宿等其它活动会议/参观/学习/开展业务工作附件二:中京复电(上海)电子科技有限公司接待申请单申请人所属部门接待地点接待时间接待事由来访人信息（请填写姓名、职务、联系方式等)接待要求（如需要办公室配合,请勾选并填写）1、会议室(台签、欢迎词内容）:2、现场参观:3、餐饮安排:4、礼品准备：5、茶水、水果等：6、摄影、话筒、PPT等： 办公室安排反馈1、接待人员：2、具体安排：(会议室布置、现场布置、食宿安排等）所属部门经理审批办公室审核备案总经理批准备注