3数据输入.pptx

第二章 数据输入（2）复习回顾1、了解、了解Excel的数据类型的数据类型（数值型、文本型、时间型、逻辑型）2、掌握不同类型数据的输入方法、掌握不同类型数据的输入方法正数（11位、12位）、负数、分数、货币纯数字组成的字符串、某单元格显示多行文本、输入数学公式年月日、时间的输入3、掌握有规律数据的输入方法、掌握有规律数据的输入方法相同数据（Ctr+Enter、填充柄）有规律的数据（先输入两个，用填充柄）等差、等比、工作日序列（编辑-填充）复杂特殊序号（格式-单元格-自定义、&连接符）4、掌握自定义序列的设置方法、掌握自定义序列的设置方法工具-选项-自定义序列数据-有效性本节课内容介绍1、掌握数据有效性审核设置的方法2、掌握下拉式列表选择输入的设计3、掌握选择性粘贴的主要应用场所4、了解其他的一些输入技巧，掌握斜线表头的制作方法 2.10设置有效性对输入数据审核在Excel中进行数据输入时，有些输入内容是需要进行审核的，不能什么都可以输入。为此，Excel提供了“数据有效性”工具，利用这个工具，操作者可以针对性地输入数据，在输入错误的数据后，系统会出现错误信息框，提醒用户修改。有效性输入的主要用途“数据有效性”的用处很多，下面进行详细介绍。1 限制数值的输入范围2 限制输入数据的格式3 限制文本的录入长度4 防止重复输入数据5 确保必须输入特定内容6 设置汉字字段自动切换汉字输入法7 设置只能接受不超过总数的数值案例：梅林电器公司技术人员信息表，该数据要满足以下输入条件（1）“编号”下面的内容输入都必须是以“JS”开头（2）“姓名”下面都应该是汉字，所以最好能实现中文输入法自动切换。（3）“性别”应该可以从“男”、“女”下拉列表中选择输入。（4）“身份证号”要求必须为18位。（5）“加盟日期”输入时不能在公司成立日期“2001年1月1日”之前。（6）“基本工资”按照目前的薪酬政策，应该在2000元至8000元之间。（7）“人生箴言”不允许出现两个人完全相同的情况。针对问题6，“基本工资”按照目前的薪酬政策，应该在2000元至8000元之间。首先需要选定 输入基本工资数据的区域。注意：一定要先选定单元格区域，另外数据有效性应在输入之前设置，否则不会自动起作用。运行“数据”“有效性”命令，将会弹出“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉菜单表中选择“小数”，在“数据”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”和“最大值”中分别输入“2000”和“8000”。说明：在“允许”下拉列表框中，还有“整数”、“序列”、“时间”、“日期”、“文本长度”、“自定义”等类型可以选，选择的类型不同，其有效检验的数据类型就不同，特别是在选择“自定义”后，用户可以自己输入有效性公式。选择“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“请输入工资”，在“输入信息”下的文本框中，输入“请输入该人员的基本工资数据（20008000之间）”，“选定单元格是显示输入信息”复选框保持默认的选中状态。选择“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表框中选择“停止”，在“标题”文本框中输入“数据错误”，在“错误信息”文本框中输入“工资数据超过可能范围，请核对！”说明：“样式”下共有3个选项：停止、警告、信息，分别对应不同标志，具有不同的含义，可以根据不同情况设置，一般选取审核条件最严格的“停止”。选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表两种选择“打开；关闭（英文模式）”，这个设置是在输入内容时自动打开或关闭中文输入方法。思考考虑加盟日期”一列不能在公司成立日期“2001年1月1日”之前，如何通过数据-有效性设置？身份证号要求必须为18位，如何设置？利用有效性，如何设置汉字字段自动切换汉字输入法？如在英文状态下输入了编号，如何自动切换到中文输入法输入姓名？性别如何用下拉菜单选择了解人生箴言与编号的有效性设置。2.6下拉式列表选择输入的设计下拉式列表选择输入的设计所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选取，其目的主要是为了便地从列表中进行选取，其目的主要是为了提高数据输入的速度和准确度。提高数据输入的速度和准确度。1 1利用数据有效性创建下拉式选择列表利用数据有效性创建下拉式选择列表2 2利用右键菜单命令从下拉式列表中选择输入利用右键菜单命令从下拉式列表中选择输入在其它的列，在不相邻的单元格，则无法实现在其它的列，在不相邻的单元格，则无法实现补充及补充及2.9 选择性粘贴选择性粘贴 所谓“选择性粘贴”就是把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，他是“粘贴”命令的高级应用。善于利用“选择性粘贴”能否解决实际工作中的很多问题，起到事半功倍的效果。1、复制公式计算的结果而不是公式本身、复制公式计算的结果而不是公式本身2、利用选择性粘贴进行数据运算（见、利用选择性粘贴进行数据运算（见3“选择性粘贴选择性粘贴-商品涨商品涨价价.xls”）3、转置功能的实现、转置功能的实现(见见3“选择性粘贴选择性粘贴-比赛日程安排比赛日程安排.xls”）4、粘贴链接的操作、粘贴链接的操作5、选中、选中“跳过空单元跳过空单元”表示原区域中空白单元格不被粘贴，表示原区域中空白单元格不被粘贴，避免原区域的空白单元格取代目标区域的数值避免原区域的空白单元格取代目标区域的数值 补充补充 其他输入技巧其他输入技巧1、利用自动更正工具快速输入数据、利用自动更正工具快速输入数据运行运行“工具工具”-“自动更正选项自动更正选项”命令，将会弹出命令，将会弹出“自动更正自动更正”对话框。对话框。在在“自动更正自动更正”对话框的对话框的“自动更正自动更正”选项卡中，选项卡中，在在“替换替换”文本框中输入短语简码文本框中输入短语简码“jgdyj”；在在“替换为替换为”文本框中输入具体的名称文本框中输入具体的名称“激光打激光打印机印机”，然后单击确定，将该项目添加到项目列，然后单击确定，将该项目添加到项目列表中。表中。用上面的方法添加其它项目，若添加了错误项目，用上面的方法添加其它项目，若添加了错误项目，还可以先选定项目，然后单击还可以先选定项目，然后单击“删除删除”按钮删除按钮删除项目。项目。2、记忆式输入方法、记忆式输入方法运行“工具”-“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“编辑”选项卡，然后选中“记忆式键入”复选框。3、斜线表头的输入方法、斜线表头的输入方法多斜线表头多斜线表头单线表头单线表头如果表头只需要一条斜线，可以利用Excel的边框设置来画斜线，然后填入文字内容，在单元格内画斜线的方法如下：选定单元格，点击菜单“格式-单元格-边框”，单击“斜线”按钮。画好斜线后在单元格内填充表头内容的方法有三种。方法一：使用文本框方法一：使用文本框1、单击菜单“插入-文本框-横排”，视情况也可选择“竖排”。在单元格内连续的插入两个文本框。2、分别编辑两个文本框中的相关文字，并调整文本框大小和文字字号以相互适应。3、选定文本框，单击“格式-文本框”，在打开的“设置文本框格式”对话框的“颜色与线条”选项卡中，分别设置“填充”组合框中的“颜色”为“无填充颜色”，“线条”组合框中的“颜色”为“无填充颜色”。4、用鼠标把两个文本框分别移动到画有斜线的单元格中的合适位置。方法方法2：使用上下标：使用上下标1、在画有斜线的单元格中输入文字2、把不同的部分分别设置为上标或下标格式。在格式-单元格格式-特殊效果3、根据需要，还可以在不同部分之间插入适量的空格进行美化方法三：使用空格进行中分方法三：使用空格进行中分如果表头的项目文字都非常少，也可以直接输入文字，然后在不同部分之间插入足够的空格或者使用人工换行。多斜线表头多斜线表头如果表头中需要画一条以上的斜线，就只能借助自选图形的帮助了。1、选定单元格，设置足够的长度和高度2、单击工具栏中的“绘图”按钮，工作窗口中会出现“绘图”工具栏。然后在“绘图”工具栏中选择“直线”工具绘制两条或多条直线到单元格中。3、使用插入文本框的方式逐个添加表头项目。3、也可用Alt+enter键强制换行调整。