采购内控流程.docx

第2章 企业内部控制—采购
2．1 采购授权审批制度
制度名称
采购授权审批制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条 目
为明确审批人对采购与付款业务授权同意方式、权限、程序、责任和有关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务职权范围和工作规定，特制定本制度。
第2条 进行授权审批
采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
第3条 严禁未经授权机构或人员办理采购与付款业务
1．采购员应当在职权范围内，按照审批人同意办理采购与付款业务。
2．对于审批人超越授权范围审批采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人上级授权部门汇报。
第4条 专家论证合用情形
对于重要和技术性较强采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而导致严重损失。
第5条 请购
使用部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。
第6条 审批
采购经理、总经理、董事长根据规定职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。
1．采购预算内采购额在1万元以内，采购经理审批；采购额在1—20万元，由总经理审批；采购额在20万元以上，由法务、财务审核，董事长审批。
2．采购预算及计划外采购项目均由财务部审核，董事长审批。
3．对不符合规定采购申请，审批人应当规定请购人员调整采购内容或拒绝同意。
第7条 采购
1．采购经理根据通过审批采购申请组织采购员进行采购。
2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，确定供应商名单，经采购经理审核并提出参照意见，交总经理最终确定合格供应商名单。
3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员确定采购协议后，交采购经理审阅，报有关负责人审批后签订购货协议。
第8条 验收
质量管理部门根据企业有关验收规定对采购商品进行验收，对于在验收中发现问题应及时汇报采购部门，采购员根据验收状况进行办理。
1．验收过程中出现采购商品或劳务数量不符合企业规定状况，采购员需提出处理方案，报采购经理审批。
2．采购商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论处理，处理方案报董事长审批后，采购部负责处理。
第9条 付款
1．财务部应付账款会计对采购业务多种原始凭证进行审核，详细审核采购多种单据和凭证与否齐备，内容与否真实，手续与否齐全，计算与否对。
2．审核无误后交出纳办理货款支付，并告知采购员联络供应商。
第10条 账务处理
1．财务部在采购单据齐全状况下，按照《会计核算规定》及时、精确地编制记账凭证。
2．将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资报关单等支持性凭证附在记账凭证背面，如凭证资料较多，也可此外装订成册，注明索引号后存档。
3．每月应根据记账凭证精确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。
第11条 对账
1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算查对。
2．获得供应商对账单，审核其他额与企业“应付账款”余额与否一致，在考虑买卖双方在收发货品上也许存在时间差等原因之后，企业与供应商月末余额应保持一致。
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2．2 采购申请审批制度
制度名称
采购申请审批制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章 总则
第1条 企业为明确商品或劳务采购申请与审批规范，特制定本制度。
第2条 本企业内所有部门请购，除另有规定外，均依本制度规定办理。
第3条 责权单位。
1．采购部负责企业所需物资采购工作。
2．财务部负责采购物资货款支付工作。
3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4．财务总监、董事长根据权限审批采购项目。
第2章 请购审批规定
第4条 原材料或零配件请购。
1．需求部门请购。
（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）采购部接到请购单后，核库确定与否采购。
①采购员审查请购单，检查该项请购与否在执行后又反复提出，以及与否存在不合理请购品种和数量。假如采购员认为请购申请合理，则根据所掌握市场价格，编制采购预算。
②经采购员签订同意请购单交财务部进行审核，假如该项请购在经营目和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
③采购部应将处理过请购单归档立案。
第5条 临时性商品请购。
1．临时性商品采购申请由使用部门直接提出。
2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目和用途。
3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经总经理签字后，采购部方可办理采购手续。
第6条 常常性服务项目请购。
1．常常性服务项目指是由同一服务机构或企业所提供某些常常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。
2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由总经理进行审核、审批。
第7条 特殊服务项目请购。
1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。
2．董事长、董事会或股东大会进行审议同意。
3．审议人员参照过去服务质量和收费原则，分析申请人提供需要内容，包括选定广告商、事务所及费用水平与否合理等，经董事长同意后，这些特殊服务项目才能进行采购。
第8条 资本支出和租赁协议。
1．对于资本支出和租赁协议，应当由经办部门提出请购，董事长、董事会或股东大会进行决策。
2．对重要、技术性较强请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而导致严重损失。
第3章 请购单规定
第9条 请购单开列和递送。
1．请购单开列。
（1）请购经办人员应根据用料预算以及库存状况开立请购单。
（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字同意，并根据内部管理规定编号，送采购部门。
2．需用日期相似且属同一供应商提供统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。
3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。
4．材料检查必须通过特定方式进行，请购部门应于请购单上注明规定。
5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存状况填制请购单，提出请购申请。
第10条 免开请购单部分。
1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。
（1）礼仪用品，如花篮和礼品等。
（2）招待用品，如饮料和香烟等。
（3）书报、名片、文具等。
（4）打字、刻印、账票等。
2．零星采购及小额零星采购材料项目。
第11条 请购事项撤销。
1．撤销请购事项时应由原请购部门立即告知采购部门停止采购，同步在请购单第1、2联加盖红色“撤销”标识并注明撤销原因。
2．采购部门撤销请购时，注意办理如下事项。
（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门告知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应告知原请购部门。
第4章 附则
第12条 本制度自颁布7月1日起执行。
第13条 本制度由采购部负责解释。
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2．3 采购预算管理制度
制度名称
采购预算管理制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条 目
为了防止盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金使用效率，保证采购资金合理需要，特制定本制度。
第2条 采购预算管理含义
1．采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求原料、物料、零件、劳务等数量及成本编制用货币形式进行详细、系统反应数量计划，以利于企业整体目实现及其资源合理配置。
2．预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业经济活动，反应企业管理成绩，保证管理政策贯彻和目实现，促使企业不停提高效率和效益。
3．采购预算管理是企业预算管理一种分支，应与预算系统其他系统互相协调。
第3条 编制采购预算
1．编制采购预算是指根据企业经营目确定采购预算项目，建立预算原则，采用一定编制措施和程序，将企业在未来一定期期内应到达详细采购目以数量和货币形式体现出来。
（1）根据企业年度销售计划，由有关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门采购预算申请单，上交采购部。
（2）采购员汇总、整顿各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交董事长审批。
第4条 执行采购预算
1．将审批各项采购预算指标及时地下达给有关责任部门及人员。
2．对预算执行过程进行监控。
第5条 分析和调整采购预算差异
1．在预算执行过程中，采购部要根据业务记录和财务部门核算实际数据，即预算实际执行成果与预算数进行比较，编制预决算分析汇报。
2．假如有差异，要分析差异产生原因和责任归属，制定控制差异或调整预算详细措施。
第6条 采购预算资金控制
1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。
2．部门负责人只能在自己权限内进行审批，限额以上采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算资金支出。
3．对于预算内采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。
4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出申请进行审核，最终由董事长审批后才能予以办理。
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2．4 采购控制制度
制度名称
采购控制制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章 总则
第1条 目
明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，保证采购过程透明化。
第2条 责权单位
1．采购部负责本制度制定、修改、废除等工作。
2．董事长负责本制度制定、修改、废除等审批。
第2章 采购方式控制
第3条 采购方式分类
1．订单采购方式
（1）采购部根据同意请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务详细项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购置意愿。
（2）供应商按照订单上面规定生产和供应商品或劳务。
（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单合理性。
2．协议订货方式
（1）采购部与供应商通过谈判就采购货品质量、数量、价格水平、运送条件、结算方式等项内容到达一致，并且以购销协议形式确定下来。
（2）供应商按协议提供货品并获得货款，企业按协议验收货品并支付款项。
3．直接采购方式
采购人员根据同意请购单，就其所列货品直接向供应商购置一种采购方式。
4．比质比价采购方式
选择三家以上供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量原则前提下，选择价格最低供应商。
5．紧急采购方式
因紧急状况，需要以最快速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。
第4条 采购方式选择
1．根据商品或劳务性质及其供应状况确定采购方式。
2．一般商品或劳务采购应采用采购订单或协议订货等方式。
3．小额零星商品或劳务等采购可以采用直接购置等方式。
4．重要商品或劳务以及政策性采购等应当通过决策论证和特殊审批程序后，采用订单或协议方式或者比质比价方式。
5．大宗原料、然料和辅料采购、基建或技改项目重要物资采购以及其他金额较大大宗物资采购采用比质比价采购方式。
第3章 采购数量控制
第5条 采购数量应当严格按照采购计划进行确定。
第6条 采购员应审查每一份请购单请购数量与否在控制限额范围内。
第7条 检查使用商品和获得劳务部门负责人与否在请购单上签字同意。
第8条 对于需大量采购原材料、零配件等，必须做多种采购数量对成本影响分析，将多种请购进行有效归类，然后运用经济批量法来测算成本。
第9条 对于请购数量不大，或者零星采购商品，采购批量成本分析控制可对照资金预算来执行。
第4章 采购时间控制
第10条 采购时间包括请购单报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
第11条 根据请购性质和采购方式确定详细采购时间。
1．现用现购商品或劳务
从实际使用或需要日期算起，倒算出合理采购时间。
2．以最佳成本为原则确定最经济订货方式
采购时间一般是按照库存量控制措施确定采购时间。
3．保险储备量和定量
当某一商品到达订货点时就是采购时间。
第12条 对采购时间控制是防止正常业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大存量资产。
第13条 采购时间控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理成果及时告知仓库管理部门。
第5章 供应商选择
第14条 供应商初步评价
1．采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合供应商，同步搜集多方面资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选根据，并规定有合作意向供应商填写“供应商基本资料表”。
2．采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得深入评审供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。
3．选择供应商原则
（1）供应商应有合法经营许可证，应有必要资金能力。
（2）供应商按国家（国际）原则建立质量体系并已通过认证。
（3）有良好售前、售后服务措施和服务意识。
（4）具有足够生产能力，能满足本企业经营需要。
（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。
4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购物资与否符合国家法律法规规定和安全规定，对于有毒品、危险品，需规定供应商提供有关证明文献。
第15条 供应商现场评审
1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商现场评审，并提出对应意见和提议。
2．供应商评价内容
（1）采购部重要负责评价供应商资质、经营状况、信用等级及服务等方面。
（2）财务部重要负责评价供应商规定付款条件等。
（3）使用部门、质量管理部门重要负责评价供应商提供商品质量。
（4）上述所有部门共同对采购价格、交货时间进行评价。
3．合用范围
（1）根据所采购物资对企业经营重要程度，将采购商品分为关键、重要、一般三个级别，不一样级别实行不一样等级控制。
（2）必须对提供关键与重要材料供应商进行现场评审。
（3）对于一般物资供应商，无需进行现场评审。
（4）紧急、小额零星采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。
第16条 “供应商质量保证协议”签定
1．采购部负责与现场评审合格关键、重要材料供应商和一般物资供应商签定“供应商质量保证协议”。
2．“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资一种契约。
第17条 样品需求与供应商送样
1．如有样品需求，由采购员告知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等有关人员需对样品提出详细质量规定，如品名、规格、包装方式等。
2．样品应为供应商正常经营状况下具有代表性商品，数量应多于两件。
第18条 样品确认
1．样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完毕样品质量、性能、尺寸、外观等方面检查，并填写“样品签样试用回单”。
2．经确认合格样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识检查状态。
3．合格样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为此后检查根据。
第19条 确定合格供应商名单
1．采购员根据现场评审成果和样品检查成果选择合格供应商，无需进行现场评审，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。
2．采购经理审核无误后，交董事长审核。
3．原则上一种商品需两家或两家以上合格供应商，以供采购时选择。
4．唯一供应商或独占市场供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
第6章 订单控制
第20条 选定合格供应商后，采购员在合格供应商名单内找出合适供应商进行采购。
第21条 采购价格审核
1．财务部、使用部门等有关部门负责审核采购价格，并报总经理、董事长审批。
2．对所有超过规定价格订单必须通过董事长特殊审批。
第22条 条款审核
财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。
第23条 协议审批
根据《采购授权审批制度》有关规定，报有关人员按权限进行审批。
第24条 登记采购订单，ERP自动生成。
第7章 附则
第25条 本制度经董事长审批后，自7月1日起执行。
第26条 本制度由采购部负责解释。
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2．5 验收管理制度
制度名称
验收管理制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条 质量管理部门和有关使用部门对所购货品或劳务等品种、规格、数量、质量和其他有关内容进行验收，并出具验收证明。
第2条 验收人员对验收过程中发现异常状况，应当立即向采购部或有关部门汇报，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。
第3条 货品验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货品数量和质量进行检查。
第4条 收货准备。
1．货品验收人员在采购部门转来已核准“订购单”时，按供应商、货品交货日期分别依序排列，并于交货前安排寄存库位以以便收货作业。
2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。
第5条 待验货品处理。
已经到货、等待验收货品，必须在商品外包装上贴上货品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收货品分开储存，并规划出“待验区”以示辨别。
第6条 实行验收。
1．货品到货后，货品验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“协议”等采购文献查对货品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”。同步，验收人员填写验收汇报单并在上面签字。
2．质量管理部门应当使用按次序编号验收汇报，对那些没有对应采购申请商品或劳务，一律不得签收。
3．质量管理部门验收完毕后，对验收合格商品或劳务应当编制一式多联、预先编号验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务根据，并及时汇报采购部门和财务部门。
4．验收过程中如发现所载货品与“装箱单”、“订购单”或协议所载内容不符，应告知办理采购人员及有关部门进行处理。
5．验收过程发现货品有倾覆、破损、变质、受潮等异常状况并且到达一定程度时，验收人员应及时告知采购人员联络公证处前来公证或告知供应商前来处理，并尽量维持其状态以利于公证作业。
6．公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核算后，送财务部门及采购部门办理。
第7条 超交处理。
1．交货数量超过订购量部分应退回供货商。
2．属于自然溢余，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并告知采购人员。
第8条 短交处理。
交货数量末到达订购数量，以规定补足为原则，由验收人员告知采购部门联络供应商进行处理。
第9条 急用品验收。
紧急货品到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部查对，确认无误后，按收货作业办理。
第10条 货品验收规范。
质量管理部门应当根据货品重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货品制定“货品验收规范”作为采购及验收根据。
第11条 货品检查成果处理。
根据不一样检查成果可做如下两个方面处理。
1．检查合格货品，检查人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。
2．验收不合原则货品，检查人员应贴上不合格标签，并于“材料检查汇报单”上注明不合格原因，经负责人核算后告知采购部门送回货品，办理退货。
第12条 退换货作业。
1．检查不合格货品退货时，采购员应开立“货品交运单”并附有关“货品检查汇报单”呈采购经理签字确认后办理退货。
2．货品需要更换要与供方协商处理，需要增减货款要在付款前或有效承付期内告知财务部门。
3．对于已付款但货品在保修期或保质期出现质量问题要负责联络维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因阐明等所有上缴财务部门。
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2．6 付款控制制度
制度名称
付款控制制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章 总则
第1条 为规范企业商品采购付款业务内部控制管理，特制定本制度。
第2条 本制度由采购部制定、修改，报董事长审批后执行。
第3条 企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算措施》和《内部会计控制规范资金（试行）》等规定办理采购付款业务。
第2章 付账控制中单据审核
第4条 财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等有关凭证真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
第5条 真实性审核。
1．应付账款会计应确定原始凭证与否虚假，与否存在伪造或者涂改等状况。
2．核算原始凭证所反应经济业务与否发生过，与否反应了经济业务事项本质等。
第6条 合法性审核。
审核原始凭证所反应经济业务事项与否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度规定等。
第7条 合规性审核。
审核原始凭证与否符合有关规定，如与否符合预算，与否符合有关协议，与否符合有关审批权限和手续，以及与否符合单位有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。
第8条 完整性审核。
根据原始凭证所反应基本内容规定，审核原始凭证内容与否完整，手续与否齐备，应填写项目与否齐全，填写方式、填写形式与否对，有关签章与否具有等。
第9条 除对上述5、6、7、8条审核外，还应对原始凭证对性进行审核，即审核原始凭证摘要和数字与否填写清晰、对，数量、单价、金额计算有无错误，大小写金额与否相符等。
第3章 付账控制中现金使用
第10条 现金使用范围。
1．向个人收购农副产品和其他物资价款。
2．结算起点如下零星采购支出价款。
第11条 现金使用措施。
1．采购付款中零星采购需要支付现金，采购员向财务部提出申请。
2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。
3．财务人员不得从企业现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金需报经开户银行同意。
4．因采购地点不确定、交通不便等特殊状况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。
第4章 付账控制
第12条 采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人对应确认或同意。
第13条 一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、董事长等）签单同意。订单副本应及时提交财务部门。
第14条 收到货品并验收后，验收员应编制验收汇报，验收汇报必须按次序编号，验收汇报副本应及时送交采购部和财务部。
第15条 收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收汇报进行比较，确认货品种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等与否相符，查对无误后交财务部。
第16条 财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货协议等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和对性。
第17条 采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和董事长按权限审批。
第18条 已确认负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商良好关系，并维持企业信用。
第19条 财务部应当按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相查对，出现差异时应编制调整表进行调整。
第20条 财务部按月从供应商处获得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相查对，并查明发生差异原因。
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审核日期

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修改处数

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2．7 退货管理制度
制度名称
退货管理制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条 目。
明确退货条件、退货手续、货品出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。
第2条 退货条件。
验收人员应当严格按照企业验收原则进行验收，不符合企业验收原则货品视为不合格货品。不合格货品应办理退货。
1．对于数量上短缺，采购员应当与供应商联络，规定供应商予以补足，或价款上予以扣减。
2．对于质量上问题，采购员应当首先告知使用部门不能使用该批货品，然后与使用部门、质量管理部门、有关管理部门联络，决定是退货还是规定供应商予以合适折扣。
3．经采购部经理审阅、财务总监审核、董事长审批后与供应商联络退货事宜。
第3条 退货手续。
检查人员应在检查不合格货品上贴“不合格”标签，并在“货品检收汇报”上注明不合格原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同步告知请购单位。
第4条 货品出库。
当决定退货时，采购员编制退货告知单，并授权运送部门将货品退回，同步，将退货告知单副本寄给供应商。运送部门应于货品退回后，告知采购部和财务部。
第5条 退货款项回收。
1．采购员在货品退回后，财务部应根据退货数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。办理退货货款回罢手续。
第6条 折扣事宜。
1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出折扣，需要同供应商谈判来最终确定。
2．折扣金额必须由财务部审核，后交董事长同意。
3．折扣金额审批后，财务部门调整应付账款。
编制日期

审核日期

同意日期

修改标识

修改处数

修改日期

2．8 应付账款管理制度
制度名称
应付账款管理制度
受控状态

文献编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条 应付账款是企业因购置原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商款项。
第2条 应付账款必须由财务部应付账款会计管理
1．应付账款管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外财务部应付账款会计专门负责。
2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制有效实行。
第3条 应付账款确实认和计量应真实和可靠
1．应付账款确实认和计量必须根据审核无误多种必要原始凭证。这些凭证重要是供应商开具发票、质量管理部门验收证明、银行转来结算凭证等。
3．应付账款会计须审核这些原始凭证真实性、合法性、完整性、合规性及对性。
第4条 应付账款必须及时登记到应付账款账簿
1．应付账款会计应当根据审核无误原始凭证及时登记应付账款明细账。
2．应付账款明细账应当分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以深入按购货协议进行明细核算。
第5条 及时抵冲预付账款
财务部收到供应商开具发票后来，应当及时抵冲预付账款。
第6条 对确认、计量和记录折扣
财务部将可享有折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付款项。
第7条 应付账款授权支付
财务部接到已到期应付账款应及时支付，经财务部审核、总经理及董事长按权限审批后才能办理结算与支付。
第8条 应付账款结转
财务部应当按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并互相查对，出现差异时，应编制调整表进行调整。
第9条 应付账款检查
1．财物部按月从供应方获得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相查对，若有差异应查明差异产生原因。
2．假如追查成果表明无会计记录错误，则应及时与债权人获得联络，以便调整差异。
3．财务部有关负责人应定期从供应商处获得对账单，并进行查对、调整工作。
第10条 同应付账款有关应付票据签发必须经财务部审核，由财务总监和董事长按权限同意。
第11条 财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据核算工作，票据登记人员不得兼管票据签发。
第12条 财务部门应付账款会计管理空白、作废、已付讫退回商业汇票。
第13条 财务部应当定期查对应付票据，并复核票据利息核算。
第14条 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行查对。
第15条 应付票据要按照号码次序及时进行保留。
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审核日期

同意日期

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