论提高工作效率的重要性及方法.doc

9论提高工作效率的重要性及方法摘要：企业生存靠的是利润，如果没有了利润，一个企业是无法存活下来的。提高企业利润的方法多种多样，总结为一句话即为“提高工作效率”，只有工作效率上去了，企业才能以最小的投入获得最大的产出，既实现利润最大化。关键词：工作效率 团队精神 执行力 1.工作效率什么是工作效率，工作效率一般指工作投入与产出之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。产出大于投入，就是正效率；产出小于投入，就是负效率。工作效率是评定工作能力的重要指标。提高工作效率就是要求正效率值不断增大。一个人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。如果一个人的工作效率低下不但影响自己的工作进程，会更大范围的影响他人。前段时间有件很火的新闻，或许大家都有所耳闻，讲的是一个北漂的小伙子小周回家办因私护照来回六次才把证件办下来的事件。小周从北京到老家大约是300公里的路程，往返六次既3600余公里的路程，折腾这么多次需要耽误多少时间，影响多少正常的工作及又会搭上多少路费，这是一个工作效率严重低下的表现，我们回顾一下小周办因私护照的整个过程，思考下为什么工作效率会这么低，又造成了哪些影响，怎样提高工作效率。案例：小周家在外地，目前在北京工作。去年10月份公司要派他出国，需要办因私护照，由于在北京缴纳社保不足一年，按规定他必须回户口所在地办理。按说现在办因私护照也不是什么难事，可小周说为了办护照他回距北京三百多公里外的老家多次，跑了大半年一直没有办下来，每次去都还要看办事人员的脸色，想想都打怵。不久前，央视记者和小周一起来到了他们县公安局出入境科。出入境科的办公室面对面坐着两位办事人员，两人都没有穿警服，其中一位一直看着报纸，头始终没有抬一下。这位看报纸的女士就是前几次接待小周的办事人员，她报纸看得很专注，直到对面的同事叫她，她才如梦方醒般抬起了头。她似乎对小周的来访打扰了她读报有些不满意，不过显然她还记得小周。小周这已经是第五次来办护照了，前几次他都是无功而返，原因是材料不齐。而这次他自认为让准备的材料都备齐了，应该没有问题了，结果这位办事人员又发现了新问题。原来小周的身份证是在内蒙古读大学时办的，不是本地的，他要在这里办护照，必须提供本地的身份证才可以。看来为了身份证小周又要折腾一次了，而像这样的折腾已经不是第一次了。那么来回折腾好几趟，都折腾一些什么呢?据小周说他第一次去办理时，办事人员只告诉他，要到户口所在地派出所开具一个无犯罪证明。等小周办好了证明再次来到县公安局，办事人员才又提出了新的要求，需要公司在职证明。小周老家到北京有三百多公里，坐火车得三个多小时。为了早点办好护照，小周马不停蹄匆匆赶回北京，到公司开具了在职证明。因为他们县公安局出入境科双休日不上班，只有工作日才办公，一周后他只好请假再次回到老家，他想这次应该没问题了吧?没想到当他来到公安局办理时，办事人员又让他提供新的材料，还得要他们公司的营业执照。为了把护照办下来方便工作，小周回到北京的公司硬着头皮和老板申请复印了公司的营业执照。几天后他又一次请假坐着火车回到老家。不料想当他第四次走进县公安局出入境科时，办事人员又提出了新的要求，要公司具有外派人员资格的证明。这次已经是小周跑的第四次了，请假搭着路费不说，结果还是没办下来，小周未免有些恼火。恼火归恼火，护照还是要办。没办法，好在第五次来让换身份证不用去北京，小周打起精神回家换了新的身份证，第六次来到县公安局出入境科。看看小周一共补办了多少证明：1、无犯罪证明；2、公司在职证明；3、公司营业执照；4、公司外派人员资格证明；5、本地身份证。就是这五张证明，让他多跑三千公里。而记者在公安部网站了解到，像小周这样的普通公民办理因私护照，其实只需要提供身份证和户口本及复印件，然后就是照了照片填了表就行了。说白了，上述那些办事人员让他补办的证明，除本地身份证，其它的其实依法都不需要。从中我们可以看出，工作效率低下不是小周的问题，而是办事人员的问题。如果按照正常程序，办事人员让小周补办的证件只有身份证件是需要的，其他都是多余的。我们假设其他证件也是必要的小周需要跑这么多趟么，显然是不需要的，办事人员在小周第一次证件不全的情况下应该告知小周都需要哪些证件，证件齐全了再过来就可以了，而不是每次只说证件不全回去补办。这里的办事人员就是站着说话不腰疼，人浮于事，导致小周耽误工作、浪费时间、浪费金钱，更重要的事情是导致小周无法正常出国工作学习。我们假设一下如果我们公司也存在这种情况会是什么样子的。如果有一天销售部与一家企业签订了一笔合同，在正常情况下这笔合同是可以如期交付的，但是，由于各部门配合不够紧密，或者有工作人员人浮于事，故意刁难其他部门，譬如在排产上工作量安排过多或者不足，抑或生产部有人员流失人事部未能做好人事调动，抑或生产职工怠工，工作马虎导致产品质量不合格，这些工作效率低下的表现都可能造成合同不能按时交付抑或交付的产品不合格需要进厂返修，进一步影响公司于客户的关系，导致公司声誉受损等等。所以，如果在我们公司也有这样的办事人员我们的工作效率是不会上去的，我们公司是也不会让这样的人员在我们公司存在的。既然工作效率这么重要，我们该怎样提高工作效率呢？ 纵观那些成功人士，都是高效率工作的杰出代表。那么，如何才能提高我们的工作效率呢？ 端正自己的工作态度。工作本身没有贵贱之分，但是对于工作的态度却有高低之别。你不一定从事喜欢的工作，但你一定要喜欢现在所从事的工作。对现在的工作，要有勤奋、主动、敬业的精神。态度决定速度。一个人有端正的工作态度，才能投入到工作中去，才能提高工作效率。 提高时间的利用率。时间是我们最为宝贵的资源。没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。珍惜时间，合理利用时间，发挥时间的最大功效，是提高工作效率的有效途径。提高时间的利用率，就是在提高工作效率。加强工作的执行力度。对于工作，我们要有目标，有计划，但只有目标和计划是远远不够的，最重要的是要去执行，也就是说要有执行力。加强工作的执行力度，立即行动起来，是提高工作效率的最有效的途径。 分清工作的轻重緩急。我们要对工作进行合理的分类，分清工作的轻重緩急。轻，指的是相对重要但不紧急的工作；重，是指最重要也是最紧急的工作；緩，指的是不重要也不紧急的工作；急，则是指不是最重要但却最为紧急的工作。坚持要事第一，先做重要的紧急的事，才能提高工作效率。 解决工作中的困难。在工作中，我们会遇到一些问题，如果不解决这些问题，我们的工作效率就会受阻，甚至会停滞。从某种意义上来说，工作就是不断克服困难、不断解决问题的过程。我们只有克服了工作上的困难，顺利地解决了问题，才会让工作顺畅地进行下去，也才能提高工作效率。 理顺工作中的人际关系。在工作中，我们需要和上司、同事、下属、客户等打交道。其实，人际关系也是一种生产力。理顺了工作中的人际关系，就能减少工作中的阻力，就能进一步提高工作效率。 达成有效的沟通。在工作中，沟通无处不在。有时工作效率低下，甚至是做了很多无用功，往往是因为没有做好沟通工作的缘故。达成有效的沟通，才能确保指令上通下达，才能让工作和谐运转，工作效率自然就能提高。 提升自己的工作能力。可以说，工作能力的大小直接导致了工作效率的高低。要想提高自己的工作效率，就必须提升自己的工作能力。提升了工作能力，工作效率自然就提高了。 增加工作中的乐趣。任何工作都是有乐趣可寻的。我们要做到带着快乐工作，带着快乐回家。增加工作中的乐趣，带着乐趣工作，一定能够提高工作效率，一定可以把工作做好。本书从以上九个方面，全方位地为职场人士怎样提高工作效率提供了一个立体式的可行方案。无论你是行政人员还是普通职员，无论你是经营者还是管理者，无论你是推销员还是技术员，无论你是办公室人员还是自由职业者都要把工作当作自己的事业来做。 2. 团队效率对工作的重要性总结 俗话说，“一个和尚挑水喝，两个和尚抬水喝，三个和尚没水喝”。“三个和尚”是一个团体，可是他们没水喝是因为互相推诿、不讲协作。有首歌唱得好“团结就是力量”，而且团队合作的力量是无穷尽的，一旦被开发这个团队将创造出不可思议的奇迹。当今社会，随着知识经济时代的到来，各种知识、技术不断推陈出新，竞争日趋紧张激烈，社会需求越来越多样化，使人们在工作学习中所面临的情况和环境极其复杂。在很多情况下，单靠个人能力已很难完全处理各种错综复杂的问题并采取切实高效的行动。所有这些都需要人们组成团体，并要求组织成员之间进一步相互依赖、相互关联、共同合作，建立合作团队来解决错综复杂的问题，并进行必要的行动协调，开发团队应变能力和持续的创新能力，依靠团队合作的力量创造奇迹。团队合作可以调动团队成员的所有资源和才智，并且会自动地驱除所有不和谐和不公正现象，同时会给予那些诚心、大公无私的奉献者适当的回报。 团队合作往往能激发出团体不可思议的潜力就是团队效率，集体协作干出的成果往往能超过成员个人业绩的总和。一个团体，如果组织涣散，人心浮动，人人自行其是，甚至搞“窝里斗”，何来生机与活力？又何谈干事创业？在一个缺乏凝聚力的环境里，个人再有雄心壮志，再有聪明才智，也不可能得到充分发挥！团队精神的重要性，在于个人、团体力量的体现，小溪只能泛起破碎的浪花，百川纳海才能激发惊涛骇浪。每个人都要将自已融入集体，才能充分发挥个人的作用。团队精神的核心就是协同合作。没有它，团队就如同一盘散沙。一根筷子容易弯，十根筷子折不断这就是团队笑了效率重要性直观表现。 要提高团队效率首先就要提高执行力， 所谓执行力，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度。执行力：对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力；对企业而言执行力就是经营能力。而衡量执行力的标准，对个人而言是按时按质按量完成自己的工作任务；对企业而言就是在预定的时间内完成企业的战略目标。 3.提高执行力五原则： 3.1要有明确的目标。我们在做每项工作时，都先要有明确的工作目标，领导及员工都要做到“沟通要充分，决定要服从”。一线员工在接到任务时，要做到服从目标、服从领导、服从变化，这是做好每项工作的前提条件。比如，我们要做好卷烟的品牌培育工作，首先就要问：我们的目标是什么？同时通过数据或是表单化体现明确的、具体分解的目标，如各片区该品牌的具体上柜率、下柜量、市场占有率等。3.2要有细致的计划。 仅仅依靠目标是无法使员工有效的执行公司的策略，目标只是一个方向，而如何采取恰当的方式来达成目标，才是推动工作的重要手段。因为，每个人的理解能力不一样，这样在做事的过程中就会产生偏差，所以，必须要有规范的计划方案，才能使员工按照计划开展工作，同时，管理人员也要注意的是口头沟通的方式是无法完全使目标落实到位，也不便于跟踪管理，每个目标都要有明确的书面方案，才能规范员工执行过程的行为。3.3要有合理的流程。 目前，在我们企业中通常也存在这样的现象：一项工作如果没有领导过问，就不会有自觉落实的行为，通常领导布置工作一段时间后，还要跟踪下达的任务自否都完成了。内部运作效率低下，员工有依赖的思想。面对这种情况，要改善企业就必须从“靠领导推动工作”转向“靠流程管理工作”，首先要提炼目标工作的关键业务内容，明确每个流程的具体业务工作，其次要规定流程运作的时间，也就是每项布置工作要在什么时间内完成，最后还要保证每项目标任务执行过程中的信息畅通，以便于对结果的评估或是传递。同时，作为一线员工要注意的是，在接受任务时不要进行目标创新，前线将士不用怀疑领导的决策，要按照流程保质保量的完成交办的任务。3.4要有科学的考评。 考评的出发点在于营造一个公平的工作环境，让每个员工都得到公正的回报，所以在制定考核的过程，必须要充分考虑各类员工的工作性质和环境的差异。同时，提高执行力也不能过分强调个人英雄主义而突略团队的力量，要做到因团队的成长带动个人的成长，也要体现个人的成就促进团队的发展。例如：部门的成绩得到了肯定，部门所有人都应该享受到奖励政策，而对于其中个人贡献突出的，应相应给予另外奖励，这样才能树立标杆作用，从而带动集体的执行力提升。 3.5要有到位的监督。 海尔的管理精髓之一就是：日事日清，日清日高。在管理过程中，监察工作的重要性是毋庸置疑的。缺乏对执行过程的跟踪与监控，任何人都可能偷懒，列宁也曾说过“信任固然好，监控更重要”。及时对执行结果进行反馈总结，是提高管理执行力的有效手段。如对一线员工进行日常监督和随机抽查，有出勤率、拜访客户计划完成率、终端生动化管理检查、公司政策传达到位检查等，这都能进一步促进执行力的提升。 同样一件工作，为什么你要一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成呢？为什么有时候你感觉自己在天天忙碌，而似乎没有任何成果，工作总是裹足不前呢？在工作中，这些问题也许总是困扰着你，而且久而久之如果总是效率低下还会影响到自己的工作业绩。所以，提高工作效率是一个刻不容缓的问题。这个很大程度上还是要靠个人体会、思考和交流，发现自己在工作中存在的降低工作效率的行为，然后去改进它。这里我主要从如何拟定详尽的工作计划来提高工作效率谈一些自己的看法：4.罗列日工作计划和周工作计划，并随时调整、添加或删除计划。1.1工作计划必不可少！日计划和周计划不是为了向某人汇报，也不是为了给自己增加压力，而是为了让你记住有哪些事情需要去做，而不是被无形而又说不清楚的工作压力弄的晕头脑涨，烦躁不已。首先，在每周的开始列出本周的计划。计划的内容包括公司前期的工作安排和自己本周准备做的事情。你只需要通过身边的台历或记录本做提示性标记即可。然后，每天早上用一张便签纸罗列出从周计划中选择出当天想做的事和临时性工作任务。这张日工作计划任务表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一个忠实的帮手，随时告诉你下一步工作的内容。最后，必须进行工作计划的总结。总结不是让你写长篇大论，而是在工作中间随时添加新任务，下班前或周结束时及时删除已完成的工作，同时将未完成的任务转到下一日或下一周的工作计划中去。4.2每天定时处理一些日常事务，不要影响主要工作每天都会有一些常规性的工作，这些工作杂乱而琐碎，为了不至于在你做主要工作时冒出来骚扰你，你必须每天定时去处理这些事情，时间可以安排在上班后半小时或下班前半小时。4.3依照工作计划开展工作时还要权衡每项任务的轻重缓急，并掌握先易后难的原则，每日或每周的工作计划中肯定有很多项工作，要先干哪一件呢？在开展工作前我们要权衡每项任务的轻重缓急，重要的紧急的先去干，不太重要的不太紧急的后去干。任务成堆时先干容易的后干困难的。当看到工作计划表中成堆的任务一项项完成时，象征着这些敌人被征服和消灭，带给自己的是畅快淋漓的快感。这也正是工作的乐趣所在！每天向着目标前进，工作会更有充实感。作为公司大家庭的一员，我们每个人都肩负着神圣而艰巨的使命。正如一句格言所讲：“成功者找方法，失败者找借口”。希望我们每位都能成为成功者，努力干好自己的本职工作，享受工作的乐趣，实现自己的人生价值！5.如何能提高工作效率呢？5.1创建一个和谐积极向上的团队文化 任何一项工作都是由人为主体去完成它的，也就是说工作任务的完成进度只要是看去操作它的个体效率，而人只有在开心的时候就会有很高的积极性5.2完善培训系统 企发部门更好的完善ERP系统，更好的服务整个生产系统。5.3合理运用手中的资源，骨干员工的培养 在一个企业的价值创造过程中，在折“20/80”的规律，即20%的骨干人员创造企业80%的价值，而且在每一位员工身上“二八原理”同样适用，即80%的工作任务是由20%的关键行为完成的。因此，必须抓住20%的关键行为，努力做得完美，这样就能抓住业绩的重心。5.4建立有效地激励机制，做好部门绩效考评 绩效考核时绩效管理循环中的一个环节，绩效考核主要实现两个母的：一是绩效改进，二是价值评论。主管在工作过程中必须与下属不断沟通，不断辅导与帮助下属，不断记录员工的工作数据或事实依据，以指导下属做出绩效改进。要想使绩效考核表发挥作用，管理者必须与员工做良好的绩效沟通，只有在绩效沟通的过程中，这些表格才会真正发货作用，否则，是不能帮助员工改善绩效的。绩效管理是一个员工和直接主管就绩效问题进行持续交流和沟通的过程，而表格知识他们进行绩效沟通的工具而已，假如把绩效管认识在填写表格的层次，就使绩效管理失去了灵魂和意义。5.5充分发挥办公设备的作用5.6工作成果共享且使员工了解工作的全部 让员工了解工作的全部有助于员工对工作的整体把握。员工可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。如果再工作中出现意外情况，员工还可以根据全局情况，做一些处理，从而提高工作的效率。5.7鼓励工作成果而不是工作过程 管理者在对员工进行鼓励时，应该鼓励其工作结果，而不是工作过程。有些员工工作很辛苦，管理可以表演他的这种精神，但并不能作为其他员工学习的榜样。否则，其他员工就可能会将原本简单的工作复杂化，甚至做一些表面文章，来显示自己的辛苦，获取表扬。从公司角度而言，公司更需要哪些在工作中肯动脑子的员工。所以，公司应该鼓励员工用最简单的方法来达到自己的工作目标。总之，工作结果对公司才是真正有用的。5.8给员工思考的时间 公司在做一件事情之前，如果决策层没有认真地进行思考，这种事情就不会干得非常出色。员工工作也是如此，如果管理者不给员工一些思考的时间，也很难让他们做好自己的工作。管理者要鼓励员工在工作时多动脑子，勤于思考。用大脑工作的员工肯定比用四肢工作的员工更有工作成绩。