材料设备采购管理工作指引.doc

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文件名称
材料设备采购管理工作指引
主控单位
房地产
编制/调整时间
2013-08
1. 目标
使项目工程材料设备采购过程满足项目建设需要，保证质量的前提下，节约成本支出。
2. 范围
本指引适用于公司各工程项目材料设备的采购管理。
3. 名词解释
4. 关键职责
4.1 总经理:
4.1.1 负责审批《材料/设备招标计划》和《材料/设备招标调整计划》；
4.1.2 负责审批材料采购方式，审批议标及直接委托项目的定标（委托）方案；
4.1.3 参加材料技术评审并提出参考意见；负责审批金额大于10万元（含10万元）的《材料选型定板单》。
4.2 总工
4.2.1 负责审批《材料调研报告》；
4.2.2 负责签发公司内部材料技术评审意见；
4.2.3 负责审核项目材料采购方式；
4.2.4 负责审批金额小于10万元的《材料选型定板单》，审核金额大于10万元（含10万元）的《材料选型定板单》。
4.3 招标小组：
4.3.1 负责决定项目的分判方式：招标、议标、直接委托或竞争性谈判。
4.3.2 负责10万元以上的项目招标的决策工作。
4.3.3 招标小组组长负责签发定标会议纪要。
4.4 物资部：
4.4.1 负责编制《项目材料/设备招标计划》和《项目材料/设备招标调整计划》；
4.4.2 负责供应商选择形式的分判工作，负责组织确定项目材料采购方式的讨论会；
4.4.3 负责组织相关部门的专业技术人员进行材料设备的考察调研并编写考察报告；
4.4.4 负责填写招标项目的《甲供材料（设备）供货通知单》并下发给供应商；
4.4.5 负责下发非招标项目的《甲定乙购材料（设备）采购通知单》给总包方；

4.4.6 负责过程资料的整理、保密、存档和入库工作；
4.4.7 每月负责对项目甲供和甲定乙购材料设备的供货及使用情况进行检查；
4.4.8 负责供应商年度评价，提供合格供应商名录。
4.5 成本部：
4.5.1 负责编制提供招标、议标项目的商务标书；
4.5.2 负责材料设备款支付审批及结算；
4.5.3 提供材料设备成本控制指导书；
4.5.4 参与招标答疑。
4.6 工程部：
4.6.1 参与项目材料采购方式的讨论会，提出参考意见；
4.6.2 负责编制《项目材料采购计划》；
4.6.3 在材料采购合同签订或《材料甲定乙购通知单》签发后，负责材料采购过程的总体监控，保证材料供货质量、供货数量、供货进度目标的实现；
4.6.4 负责组织相关部门专业人员对备选单位进行考察，编写考察报告、项目的技术要点及对备选单位的初步询价工作；
4.6.5 负责合同的交底工作，并组织合同的交流及合同执行过程中的跟踪检查；
4.6.6 负责供货过程的实时监控；
4.6.7 货到工地后组织验收和移交，负责项目材料的移交及入库及遗留材料的处理。
4.7 研发部
4.7.1 每月参加材料的现场使用情况的检查；
4.7.2 负责材料选型定板工作（如有）；
4.7.3 参加新材料和新设备的调研工作；
4.7.4 负责组织召开材料设备技术评审会并汇总评审意见报公司决策层审批；
4.7.5 参与甲购、甲定乙购材料的工地到货验收，参加项目材料设备首次到货的验收，提出验收意见；定期对现场甲购、甲定乙购材料的检查，提出检查意见。
5. 操作指引
5.1 制定材料设备采购计划
5.2 材料选型定板

5.2.1 研发部根据《项目材料采购计划》及项目设计需要，完成《材料选型定板单》（如有），材料选型金额小于10万元的报分管副总审批，材料选型金额大于10万元的报总工审核，总经理审批。(材料样板由成本部、工程部、物资部、研发部均可提供)
5.3 材料招标工作程序
5.3.1 工程部负责按计划进行招标的技术准备工作，具体包括：
Ø 组织对备选的供应商进行考察和询价，且备选单位不少于3家。询价工作必须：
Ø 1、市场询价，工程部组织人员到市场上询价；
Ø 2、集体询价，在考察询价时研发部、成本部、项目部、财务部等专业需要派代表参加。
Ø 根据考察情况和初步询价情况编写考察报告，将考察报告（包括初步询价情况）、招标文件（包括设计图纸、选型定板单等）以传签单的形式报招标委员会或招标小组审批。
Ø 工程部编制技术标书并提交给分管副总审核，结合商务标书整合成招标文件。
5.3.2 成本部负责按计划进行招标的商务准备工作，具体包括：
Ø 提供招标项目的商务条件。
Ø 参与对备选单位进行标前询价。
5.3.3 标前准备会
Ø 工程部负责组织招标委员会或招标小组召开招标项目的标前准备会。 招标委员会主任（或招标小组组长）、研发部经理、成本部经理必须参加，如招标委员会主任（或招标小组组长）有事不能参加，可委托其他委员会或小组成员行使其职能。
Ø 招标委员会或招标小组在标前准备会上讨论确定入围单位、评审招标文件并确定评标原则。入围单位应不少于3家，评标原则优先采用“经评审的合理低价中标法”。
Ø 工程部负责整理标前准备会议纪要，并发送给招标委员会或招标小组成员。
Ø 工程部负责根据标前准备会议纪要修改招标文件，再填写《招标文件评审及盖章审批表》经招标委员会或招标小组审批盖章后，招标文件正式生效。
5.3.4 发标、答疑
Ø 工程部负责安排发标、截标、答疑会，并通知招标委员会或招标小组成员和入围单位。
Ø 工程部负责整理答疑会的会议纪要，并发送给招标委员会或招标小组成员。
5.3.5   商务谈判
Ø 工程部负责组织有成本部参加的招标项目的商务谈判工作，并由成本部根据谈判结果确定招标项目的招标成本控制目标。
5.3.6 开标、评标和定标

Ø   工程部负责组织开标会，并通知招标委员会或招标小组及入围单位。
Ø   招标委员会或招标小组进行评标及定标，确定中标单位。由工程部负责整理开、评标、定标会议纪要，经招标委员会主任或招标小组长签发后生效。
Ø 工程部将签发的开标、评标、定标会议纪要发送给招标委员会或招标小组成员，并向中标单位下发《中标通知书》。
Ø 工程部负责在向中标单位发送中标通知书后的三个工作日内将招标文件、发标会议纪要、答疑会议纪要、评标、定标会议纪要及中标通知书给发送给项目部和研发部。
Ø 属于甲购材料/设备的，由工程部根据开标结果和招标文件与中标单位签订采购合同，项目部在接到中标通知书、采购合同及相关资料后负责即刻组织采购。
Ø 属于甲定乙购材料/设备的，由工程部根据开标结果，填写《甲定乙购材料（设备）采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起传至承包商。
Ø 工程部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织研发部和相关工程师一起对合同情况进行交流。
5.4 材料议标项目工作程序
5.4.1   工程部负责按计划进行议标的准备工作，具体包括：
Ø 组织对备选的供应商进行考察，确定入围议标的单位（入围单位不得少于三家）并报分管副总审批。确定入围供应商之前必须进行市场询价，采取工程部、成本部、财务部、项目部集体询价形式；
Ø 根据研发部提供的设计图纸、选型定板单等编写议标项目的技术标书。
Ø 工程部根据商务条件整合议标文件并报分管副总审批。
5.4.2 成本部负责按计划提供议标的商务条件。具体包括：
Ø 根据初步询价情况和技术要点，编写议标项目的报价要求及其他商务条款。
5.4.3 商务谈判：
Ø 工程部负责组织有成本部参加的根据标前会议纪要与入围单位进行商务谈判，并由成本部确定议标项目的成本控制目标。
5.4.4 评标和定标：
Ø 工程部负责组织有成本部参加要求入围单位进行最终报价，并提出初步定标方案，以传签单的形式提交分管副总审核并报总经理审批。
Ø 定标方案经总经理审批后，向中标单位下发中标通知书并与中标单位签订合同。
Ø 工程部负责在向中标单位发送中标通知书后三个工作日内将议标资料和中标通知书发送给研发部和工程部。

Ø 属于甲购材料/设备的，由工程部根据定标方案及报价要求与中标单位签订采购合同，合同正式完成后由项目部负责即刻组织采购。
Ø 属于甲定乙购材料/设备的，由工程部填写《甲定乙购材料（设备）采购通知单》后，与中标通知书和报价书一起传至项目部，由项目部传递至承包商。
5.4.5 项目部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织成本部、研发部和工程部一起对合同情况进行交流。
5.5 直接委托项目工作程序
5.5.1  一次采购材料/设备价格在3万元以下的项目，按以下程序处理：
Ø 由工程部从合格材料/设备供应商库中选取其产品符合设计要求的供应商（若供应商库中其产品不能满足设计要求则由工程部、项目部、研发部共同考察市场并确定一家供应商）并提出直接委托建议，且材料/设备价格不高于一年内公司以任何方式确定的材料/设备价格。选定的供应商及相应材料/设备价格以传签单的形式报分管副总审批后执行。
Ø 属于甲购材料/设备的，由工程部根据主管领导审批的传签单和相关资料签订采购合同，并即刻组织采购。
Ø 属于甲定乙购材料/设备的，由工程部填写《甲定乙购材料（设备）采购通知单》，交总承包方或者施工方执行。
Ø 项目部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织研发部及成本部一起对合同情况进行交流。
5.6 材料采购实施
5.6.1 甲购材料的采购实施
Ø 对于材料供应商不包安装的甲购材料，根据施工总承包单位（即材料安装单位）提出的材料下料单，项目部负责填写《工程材料采购通知单》，报分管副总审批后，由项目部下发材料供应商；对于材料供应商包安装的甲购材料，项目部根据合同要求通知材料供应商开始供货及进场施工。
Ø 项目部负责对材料供应商的供货数量、供货进度、供货质量进行监控，过程检查的结果填写《材料供货过程检查记录单》。
Ø 货到工地后，由项目部组织研发部、工程部、供货商、施工总包单位、监理进行验收，验收合格后在《开箱验货单》上会签。
Ø 项目部填写材料进度付款建议书及结算通知书，成本部负责材料款的支付审批及结算工作。
5.6.2 甲定乙购材料的采购
Ø 根据接收到的《甲定乙购材料采购通知单》，项目部通知施工总承包单位进行甲定乙购材料的采购。经联系后，如项目部认为甲方选定的材料供货单位无法满足《甲定乙购材料采购通知单》
规定的供货期、供货质量的要求，项目部应在接到《甲定乙购材料采购通知单》后两天之内向工程部提出书面反馈意见，工程部核实后重新确定材料供货单位。
Ø 项目部负责对甲定乙购材料供应商的供货数量、供货进度及供货质量进行跟踪，在接到《甲定乙购材料采购通知单》后三天内，按材料招标书及《甲定乙购材料采购通知单》规定内容督促总包单位与甲定乙购材料的指定供货商签订供货合同，供货合同交工程部留底。
Ø 货到工地后，由项目部负责组织施工总承包单位、工程部、供货商、监理、研发部进行验收，验收合格后在《开箱验货单》上会签。
Ø 项目部负责督促施工总承包单位按供货合同要求支付供货商材料款，在填写施工总承包单位工程进度付款单时，应书面注明甲定乙购材料供应商已收款情况。
5.6.3 材料供货及安装期间，项目部每月对现场甲购材料及甲定乙购材料进行检查，对于材料质量、材料施工工艺方面的意见，填写《材料现场检查记录单》，报项目经理审核；工程部每月对《材料现场检查记录单》所提意见书面反馈，报工程主管副总审核。
5.7 材料移交及出入库
5.7.1 对于甲购材料中由施工总承包单位负责安装的材料，当项目部、工程部、研发部、施工总承包单位在《开箱验货单》上签字确认后即为移交给施工总承包单位。
5.7.2 对于由材料供应商自行安装的甲购材料，按照《项目竣工入伙阶段工程管理程序》的要求，由项目部负责直接向物业公司移交。
5.7.3 当由甲方责任引起的材料过剩，由工程部负责与材料供应商协调退货；若无法协调则办理入库。工程部填写《材料出（入）库单》，经工程部经理审批后移交企管部，企管部在《出（入）库单》上签字确认，报主管副总审批，并按《资产管理程序》进移交材料的资产管理。
5.8 维护材料设备供应商数据库
5.8.1 工程部负责组织每年对备选的材料/设备供应商进行评定。评定内容包括：备选单位投入的人力、物力、经济实力、工期、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满足要求，并记入《年度材料/设备供应商评定一览表》。
5.8.2 评定合格的单位在取得招标小组同意后，于每年3月1日前将合格的供应商清单进入《供应商资料库》。

榭香里项目框架（暂定）

职务
人员
职责
项目总经理
姜瑞涌（兼任，调整前）
负责榭香里项目全面工作
项目副经理
徐建耘（兼任、调整前）
张理升（兼任、调整前）
协助项目总经理，分管土建、水暖电、资料管理、材料招采等方面工作，联系成本管理工作
土建管理
张成亮、魏和强、于云照
负责土建管理，协助成本工作
给排水暖通管理
张金贵
负责水暖管理，协助成本工作
电气管理
张理升、郭建斌、周显志
负责电气管理，协助成本工作
弱电管理
张理升、郭建斌、周显志
负责弱电管理，协助成本工作
景观绿化管理
张成亮、魏和强、于云照
负责配套管理，协助成本工作
资料管理
冯美超
负责资料管理，协助成本工作
材料管理
李财堂、刘波
负责材料设备工作，协助成本工作
成本管理
徐世芝、高珊、刘娜、李红彬
负责成本工作，协助各部门工作