质量文件编制、标识和印章管理流程.doc

1. 目的
规定质量管理体系文件编写及格式通用要求，为质量管理体系文件的识别和有效控制提供准则。
2. 适用范围
适用于对公司质量管理体系文件的编制和修改以及公司质量体系文件印章的管理。
3. 相关文件
文件管理程序 TF/COP-01
4. 文件标识
文件的标识一般有以下5部分组成：
1. 公司标识，只在文件左上贴公司Logo --- 。
2. 文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“质量文件编制、标识导则 TF/QA-C-0003”。
3. 版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/3”。
4. 生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。
5. 页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
5. 文件体系
文件体系一般分为四层面：
Ø 公司质量手册（包含公司质量方针和质量目标）；
Ø 公共程序文件；
Ø 部门管理工作手册（包含技术类文件）；
Ø 记录表单
6. 文件编号规则
Ø 质量手册 TF/QM
Ø 公共程序文件 TF/COP-XX
Ø 其他文件TF/XXX-X-XXXX
文件序号（四位）
文件类别 （一位）
部门代号 （二或三位）
其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等；
7. 部门代号规定

总经办 ---GMO
电脑中心 ---IT
报关部 ---CUS
管理中心 ---MCC
采购部 ---PUR
计划部 ---PMC
成品课 ---FPW
信息部 ---INF
宣传 ---AD
成本核算 --COS
生产部 ---PRO
工程部 ---PIE
仓储部 ---MW
SMT部 ---SMT
品管部 ---QA
开发中心 ---R&D
营销中心 ---S&M
财务部 ---F&A
行政人事部 -A&H
物业管理部 –RES
技术服务部 -TS
国贸处 --- FT
OEM部 --- OEM

8. 文件类别

管理职责类-- C 表单类 – B 技术/标准类—T/S/L/P/I/E
特注： T –通用； S –指规格/标准；L -特指BOM； P –特指测试工艺指导PE类；
I –特指加工装配工艺指导IE类 ；E –指设备工具类

9. 文件版本升级规则
由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……（即每改过4次后，英文字母有更改）
10. 管理职责类文件样式

Ø 流程性内容描述建议用如下图表进行:
流 程
职 责
工作要求
相关文件
/记录

11. 其他类型文件格式见相关质量记录管理规定
12. 文件的编、审、批识别
每份文件的编制、审核、批准统一放在该文件的最后一页。
13. 其他事项
文件管理事项详见《文件管理程序》，
其他部门文件细则规定见各部门相关文件。

14. 文件印章控制流程及控制方式
流 程
职 责
工 作 要 求
相关文件/记录
结束
文件后处理
回外/作废
确定受控
确定发放
文件发放
开始

?发放审批人

?文件发放审批人

?文件管理人员

?文件管理人员

?原版文件判定：
--需受控，登录《质量体系文件管理清单》
--不需受控
1、 不盖章；
2、 登录《质量体系文件清单》
?受控原文件复制件
---需受控
1、 加盖“受控”章；
2、 作文件发放记录。
---不需受控
1、 不盖章；
2、 可不作发放记录；

?见《文件管理程序》。

?只有“受控”复制文件及原版文件在更改或失效后要进行控制；
--“受控”复制文件失效的一般及时销毁或回收的，不作保留；特殊时需保留需盖“作废”章；
--原版文件失效后盖“作废”章以标记。

《质量体系文件管理清单》

《文件发放通知单》

15. 印章配置和重新申请
1) 印章的配置为开发中心、工程部、品管部三个部门。
2) 开发中心和工程部各配“受控”、“作废”一枚，作技术/标准类文件的标识控制。
3) 品管部配“受控—QS”、“作废”各一枚。公司全部的C类文件（管理职责类）由品管部批准后放可发放，受控发放时由品管部盖“受控-QS”章。
4) 印章的重新申请由各合使用部门提出申请，经行政人事部同意后，由品管部决定印章格式。

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