手册-费用内控与网上报销系统手册.doc

费用内控与网上报销系统功能手册
第一章：系统功能简介 3
第二章：系统功能介绍 4
一、系统登录 4
二、基础设置 5
1、部门设置 5
2、角色设置 8
3、人员设置 8
4、数据字典 10
二、流程设置 11
三、系统设置 13
1、管理权限设置 13
2、操作权限设置 14
3、角色权限设置 14
4、采购审批查询权限 15
5、修改密码 15
6、系统初始化 15
7、友情提示信息发布 16
8、系统运行参数设置 16
四、科目设置 17
1、财务科目 17
2、预算科目 18
3、部门预算科目 20
4、预算科目对照表 20
四、预算管理 21
1、预算过程 21
2、财务填报 22
3、预算填报 24
4、预算追加 27
5、预算调整 28
6、预算审核 28
7、预算追加审核 28
8、预算调整审核 28
9、项目预算填报 29
10、项目预算审核 29
五、费用申请 29
1、报告申请单 29
2、采购审批单 30
3、临时采购审核 31
4、采购审批单审核 32
六、报销管理 32
1、一般报销 32
2、一般报销审核 33
3、其他报销 34
4、其他报销审核 34
七、财务管理 34
1、一般报销给付 34
2、一般报销给付撤销 35
3、其他报销给付 36
4、其他报销给付撤销 36
八、查询统计 36
1、预算查询 36
2、预算追加查询 37
3、临时采购查询 37
4、采购审批单查询 38
5、一般报销查询 38
6、预算调整查询 39
7、费用情况查询 39

第一章：系统功能简介
中国重汽（香港）有限公司橡塑件制造部的费用内控与网上报销系统已正式上线，且能将预算、预算调整、预算追加、费用报销、费用给付等业务一站式解决，大大节省了预算管理及报销的难度，且查询简单，统计精确，获得该单位的好评。

该系统包含且不限于以下功能：
1）、基础设置：业务主管设置、分管领导设置、参数设置
2）、科目设置：财务科目、预算科目、部门预算科目、预算科目对照
3）、预算管理：预算过程、财务填报、预算填报、预算追加、预算审核、追加审核
4）、报销管理：一般报销、一般报销审核
5）、财务管理：一般报销给付
6）、流程设置：流程设置
7）、费用申请：报告申请单、采购审批单、报告申请审核、采购审批单审核
8）、查询统计：预算查询、预算追加查询、报告申请查询、采购审批单查询、
一般报销查询、费用情况查询

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第二章：系统功能介绍
一、系统登录

输入系统分配的登陆账号以及对应的密码和页面上显示的随机验证码，验证通过后，可登录成功，并打开系统主界面，如下图：

界面最上方是单位logo标志，左侧为权限菜单导航，右下方为主操作区域。登陆后默认显示桌面，包含了系统帮助、日历、待办事项、友情提示信息和技术支持信息等相关内容。
左侧导航菜单根据当前登录人员的权限不同，现实的内容页不同，下面将所有功能做具体介绍。
二、基础设置
1、部门设置
点击左侧导航中的”基础设置->部门设置”菜单，可打开部门设置功能。如图：

中间部分为部门信息树，以树状结构展现了当前单位的部门结构信息。右侧是部门信息列表，将部门数据以列表形式展示出来，同时具备了增加、删除、修改以及设置相关业务主管和分管领导的功能。
【增加】：添加新的部门信息。

填写部门编号、部门名称并选择上级部门以及部门状态后，点击“保存”可完成部门信息的添加。点击“取消”退出添加功能。
【修改】：在列表中，通过复选框选择一个待修改的部门信息后，点击“修改”按钮，弹出当前选择部门的详细信息页，在页面中修改相应项目后，点击“保存”可完成部门信息修改。点击“取消”退出修改功能。

【删除】：删除选中的部门信息。
在列表中，通过复选框选择一个或多个待删除的部门信息后，点击“删除”按钮，系统弹出下图提示框，确认删除，点击“确定”，否则点击“取消”，可退出删除功能。

【查询】：根据名称，查询名称相近的部门信息。
在文本框中，输入待查询的部门名称，点击“查询”按钮，则系统将名称与输入相似的所有部门信息，以列表形式展示出来。

【业务主管】：设置对应行部门的业务主管。业务主管是单据审核流转过程中的一个重要角色和重要流转步骤。
在列表中，点击对应部门所在行“业务主管”列的“设置”按钮，弹出如下选择页面：

选择相应的业务主管后，点击弹窗最上面的“保存设置”，即可完成业务主管的设置。
【分管领导】：设置对应行部门的分管领导。分管领导是单据审核流转过程中的一个重要角色和重要流转步骤。
在列表中，点击对应部门所在行“分管领导”列的“设置”按钮，弹出如下选择页面:

选择相应的业务主管后，点击弹窗最上面的“保存设置”，即可完成业务主管的设置。

2、角色设置
点击左侧导航中的”基础设置->角色设置”菜单，可打开角色设置功能。如图：

角色设置，体统系统中人员角色维护的功能。包含增加、修改和删除等。角色添加和修改页面如下图：

点击“保存”，可完成角色的添加或修改工作。点击“取消”放弃角色信息维护。

3、人员设置
点击左侧导航中的”基础设置->人员设置”菜单，可打开部门设置功能。如图：

中间部分为部门信息树，以树状结构展现了当前单位的部门结构信息。右侧是人员信息列表，将人员数据以列表形式展示出来，同时具备了增加、删除、修改以及查询的功能。
【增加】：添加新的人员信息。

填写人员编号、人员姓名并选择角色、所在部门、人员状态和是否管理员后，点击“保存”可完成人员信息的添加。点击“取消”退出添加功能。
【修改】：在列表中，通过复选框选择一个待修改的人员信息后，点击“修改”按钮，弹出当前选择人员的详细信息页，在页面中修改相应项目后，点击“保存”可完成人员信息修改。点击“取消”退出修改功能。

【删除】：删除选中的人员信息。
在列表中，通过复选框选择一个或多个待删除的人员信息后，点击“删除”按钮，系统弹出下图提示框，确认删除，点击“确定”，否则点击“取消”，可退出删除功能。

【查询】：根据姓名，查询相近的人员信息。
在文本框中，输入待查询的人员姓名，点击“查询”按钮，则系统将姓名与输入相似的所有人员信息，以列表形式展示出来。

4、数据字典
点击左侧导航中的”基础设置->数据字典”菜单，可打开数据字典设置功能。如图：

中间部分为数据字典分类信息树，以树状结构展现了当前单位的数据字典结构信息。右侧是字典内容信息列表，将数据字典内容数据以列表形式展示出来，同时具备了增加、删除、修改以及查询的功能。
【增加】：添加新的数据字典项目信息。

填写字典编号、字典名称并选择是否冲减预算、是否预算控制后，点击“保存”可完成数据字典的添加。点击“取消”退出添加功能。
【修改】：在列表中，通过复选框选择一个待修改的字典信息后，点击“修改”按钮，弹出当前选择字典项的详细信息页，在页面中修改相应项目后，点击“保存”可完成数据字典信息修改。点击“取消”退出修改功能。

【删除】：删除选中的数据字典信息项。
在列表中，通过复选框选择一个或多个待删除的数据字典信息后，点击“删除”按钮，系统弹出下图提示框，确认删除，点击“确定”，否则点击“取消”，可退出删除功能。
【查询】：根据名称，查询相近的数据字典项信息。
在文本框中，输入待查询的字典选项，点击“查询”按钮，则系统将名称与输入相似的所有字典项信息，以列表形式展示出来。

二、流程设置
流程设置，可完成系统内所有单据流转过程的动态设置，为每类单据增加流程步骤，并制定步骤的权限人员等。

中间部分是待设置流程的单据分类，右侧是某一类单据对应的流程设置情况。椭圆形符号是流程的起止点，中间步骤为带阴影的矩形框。每个符号上标明了流程步骤的名称。
【流程基本信息】：查看或维护流程数据的基本信息，如流程名称、起止步骤、颜色风格等。如下图：

【增加节点】：为流程增加新的步骤节点。

【编辑节点】：编辑节点的主要功能是对节点数据进行维护，维护部分除基础信息外，还包含流程步骤的权限设置。如图：

工作流属性设置中，请遵循红色字体部分的“重要提示”进行设置。
三、系统设置
1、管理权限设置
为人员指定权限内的单位信息，即人员有权管理的单位。

中间部分是部门人员树，右侧是权限单位树。在中间的部门人员树上指定待分配权限的人员，则右侧权限单位树上将该人员具有管理权思的单位勾选。需要重新设置，则手动勾选或取消勾选，然后保存即可完成对人员的管理权限设置。
2、操作权限设置
为指定的人员，分配具有操作权限的菜单项。

中间部分是部门人员树，右侧是系统菜单表。在中间的部门人员树上选择待分配权限的人员后，在右侧的菜单信息页中选择具备权限的菜单，点击“保存”即可完成对该人员的操作权限设置。
3、角色权限设置
为系统中的角色指定默认的操作权限，操作与人员操作权限设置相同。

与人员操作权限设置不同的是，该菜单是最角色设置权限，而不是对具体的人员设置权限。
4、采购审批查询权限
为人员分配采购审批查询时管理单位的权限。

选定人员后，在右侧设置权限单位，点击“保存”即可完成权限的设置。被设定权限的人员，在采购审批查询时，只能查看此处设置的单位内的单据。
5、修改密码
修改当前登录人员的登录密码。

6、系统初始化
清除系统内的所有基础数据和业务数据，回到原原始的状态。

7、友情提示信息发布
发布系统首页，桌面上显示的“友情提示”信息项。

8、系统运行参数设置
设置系统运行中使用到的参数信息。

四、科目设置
1、财务科目
设置单位使用的具体的财务科目明细。

中间部分是财务科目信息树，按照级次关系，展示现有财务科目。右侧是财务科目信息列表，以数据列表的方式展示了现有财务科目的信息。
【增加】：增加新的财务科目。

系统根据财务科目信息树上选定的节点，自动计算新节点的科目编号。
【修改】：在列表中，选择一个财务科目，点击“修改”按钮，弹出现有科目的详细信息，如图：

修改相应的项目后，点击“保存”完成编辑，点击“取消”放弃编辑操作。
【删除】：删除选择的财务科目，如果财务科目未被使用，则可以直接删除。否则系统会提示正在使用，且无法删除数据。
【查询】：根据文本框中输入的文字，自己检索名称等与输入文字类似的项，以列表形式展示出来。
2、预算科目
设置单位使用的具体的和预算科目明细。

中间部分是预算科目信息树，按照级次关系，展示现有财务科目。右侧是财务科目信息列表，以数据列表的方式展示了现有财务科目的信息。
【增加】：增加新的预算科目。

系统根据预算科目信息树上选定的节点，自动计算新节点的科目编号。
【修改】：在列表中，选择一个预算科目，点击“修改”按钮，弹出现有科目的详细信息，如图：

修改相应的项目后，点击“保存”完成编辑，点击“取消”放弃编辑操作。
【删除】：删除选择的预算科目，如果预算科目未被使用，则可以直接删除。否则系统会提示正在使用，且无法删除数据。
【查询】：根据文本框中输入的文字，自己检索名称等与输入文字类似的项，以列表形式展示出来。
【禁用】：将预算科目设置为禁用，则在预算及报销过程中，不会再计算该类型的预算科目。
【启用】：禁用的反过程，将预算科目状态设置为正常，
3、部门预算科目
设置某一二级单位启用的预算科目。预算科目从统一的预算科目库中获取。该功能旨在针对某一单位，指定其启用的预算科目，防止在运行过程中，因为过多无用数据干扰使用。

4、预算科目对照表
设置财务科目和预算科目的对应关系。针对每个部门，预算科目可以对应到不同的财务科目。

选择某一单位后，右侧会显示该单位启用的预算科目，点击某一科目对应行的“选”按钮，弹出如下选择财务科目的界面：

选择某一科目后，点击“确定选择”即可。
四、预算管理
1、预算过程
对单位的预算填报过程进行维护。预算过程，包含年度预算、季度预算和月预算三类。

【生成预算过程】：根据预算年度文本框中输入的年度信息，结合系统参数设置中设置的预算起止时间信息，自动生成预算过程。已经存在的预算过程不会重复生成。
【增加】：单个增加新的预算过程。

【修改】：修改已存在但未开始进行预算填报的预算过程基本信息。
【删除】：删除已存在但未开始进行预算填报的预算过程基本信息。
【开始预算过程】：将已存在但未开始的预算过程状态，更新为正在进行状态。各单位可在预算规定的起止时间内，填写自己部门的预算数据。
【结束预算过程】：结束正在进行的预算过程，各单位不能再填写预算数据。
2、财务填报
针对每个部门的每个预算过程，财务人员填写预算科目中的财务填报部分。

中间部分为二级部门信息树，选择相应的部门后，右侧出现该部门所有的预算过程数据。
【增加】：为对应单位增加新的预算数据。
点击增加后，出现选择预算过程页面，列表中列出了选择的部门未填报的预算过程。

选择某一预算过程后，点击“确认填报”，转到填报数据的详细信息页：

为对应的填报科目输入预算金额、填报说明等信息后，点击“保存”可完成对预算金额的录入。同时，可为每个预算科目上传附件加以说明。
【修改】：对已经录入且未提交或审核退回的预算数据进行修改。
【删除】：删除已经录入且未提交或审核退回的预算数据。
【完整信息】：可查看预算的完整信息，包含单位填报和财务填报两部分数据。
【提交】：将预算数据提交，进入审核流程。审核流程在系统设置中进行自定义设置。且页面最下方显示了当前设置的审核流程。如图：

【撤销提交】：将已提交但未经审核的预算数据撤销提交状态，重新修改后再次提交。
【审核过程】：查看对应部门选择的预算过程的审核记录。
3、预算填报
对自己所在二级部门的预算数据，进行部门填报部分的数据填写。

上图中显示当前登录人员所在单位的预算填报情况。
【增加】：增加新的预算数据。点击“增加”按钮后，系统切换到预算过程选择界面，如图：

选定待填报预算的过程后，点击“确认填报”，切换到预算数据详细信息界面：

在为填写实际数据时，预算金额默认为上年同期预算的数据。如需修改，则直接在对应的输入框内输入预算金额即可。同时可以填写说明信息，并为预算数据添加附件。
【修改】：修改已填写但未提交或审核退回的预算数据信息。
【删除】：删除已填写但未提交或审核退回的预算数据信息。
【完整信息】：查看预算过程的完整预算数据，包含单位填报和财务填报两部分数据。

【提交】：提交预算数据，进入审核流程。审核流程在系统设置中进行自定义设置。且页面最下方显示了当前设置的审核流程。如图：

【撤销提交】：将已提交但未经审核的预算数据撤销提交状态，重新修改后再次提交。
【审核过程】：查看对应部门选择的预算过程的审核记录。
4、预算追加
为已提交审核且审核通过的预算数据进行追加。下图为预算追加单据列表：

【追加】：增加新的预算追加单。点击“追加”按钮后，切换到预算过程选择页面，如图：

在列表中，选择待追加预算的预算过程，点击“追加预算”按钮，系统显示预算追加数据录入界面，如图：

在对应的预算科目行中，填写追加的金额后，点击“保存”完成预算追加的录入。
【修改】：修改已完成录入且未提交审核或审核退回的预算追加单的预算数据。
【详细信息】：显示预算追加单的详细信息。如图：

【删除】：删除选择的预算追加单。
【提交】：提交选择的预算追加单，进入审核流程。审核流程自定义，且界面最下方显示了预算追加单设定的审核过程。

【撤销提交】：撤销选定的预算追加单的提交状态。进行修改后重新提交。
【审核过程】：查看选定的预算追加单的审核过程。
5、预算调整
将已过月份的预算数据，调整到未执行的月份。
6、预算审核
对已提交的部门预算数据进行审核的过程。
7、预算追加审核
对已提交的预算追加数据进行审核的过程。
8、预算调整审核
对已提交的预算调整数据进行审核的过程。
9、项目预算填报
针对某个具体的项目，进行预算数据的填报。
10、项目预算审核
对已提交的项目预算数据进行审核的过程。
五、费用申请
1、报告申请单
登录人员为所在部门申请物资的单据。

【增加】：增加新的申请单。如图：

【删除】：删除选定的报告申请单。
【修改】：对未提交或审核退回的报告申请单进行修改，修改后可在此提交。如图：

【审核过程】：查看选定单据的审核过程。如图：

【提交】：将选定的报告申请单提交，进入审核流程。
【撤销提交】：将已提交但未经过审核的单据进行撤销操作，可修改后重新提交。
【查询】：查询符合条件的报告申请单。
【打印预览】：预览待打印的报告申请单，确认无误后可直接打印。
2、采购审批单
将审核通过的报告申请单（临时采购单）汇总，形成采购审批单，并提交审核。

【增加】：增加新的采购审批单。

填写相应的采购信息、询价信息，并添加关联的临时采购单（报告申请单），形成新的采购审批单。点击“保存”完成单据的添加，点击“取消”，退出添加操作。
3、临时采购审核
对报告申请单进行审核，根据当前登录人员的角色、权限以及审核流程设置等，可看到不同的单据。如图：

【审核通过】：将选定的单据审核通过。审核通过后进入下一步审核流程，如无下一步审核，则审核结束。
【审核退回】：退回选定的报告申请单。退回后，相应权限的人员，可对单据进行修改，以便再次提交审核。
【审核过程】：查看选定单据的审核过程。
【详细信息】：查看选定单据的详细信息。
【查询】：根据申请单的日期，类别等进行查询。
【打印预览】：预览选定的待打印单据，确认无误后可直接打印。
【历史数据】：查看权限部门下历史上的报告申请单数据。
4、采购审批单审核
对已提交的采购审批单进行审核。

【审核通过】：将选定的采购审批单审核通过。
【审核退回】：退回选定的采购审批单，责令修改后可重新提交审核。
【审核过程】：查看选定单据的审核流转步骤。
【详细信息】：查看选定单据的详细信息。
【查询】：根据输入的是啊金和选择的单据类型，查询符合条件的采购审批单。
【打印预览】：预览待打印的单据，确认无误后可直接打印。
【历史数据】：本部门历史上的所有采购审批单数据。
六、报销管理
1、一般报销
填写一般报销单据，并提交进入审核流程。

【增加】：填写新的报销单据。如下图：

填写相应的信息后，点击“保存”完成单据的添加。点击“关闭”退出单据添加过程，注意：此处退出，一定要点击“关闭”按钮，而不要直接关闭浏览器窗口。
【修改】：修改已保存但未提交或审核退回的单据信息，保存后再次提交。如图：

修改相应的信息后，点击“保存”完成单据的添加。点击“关闭”退出单据添加过程，注意：此处退出，一定要点击“关闭”按钮，而不要直接关闭浏览器窗口。
【删除】：删除选择的报销单据信息。
【审核过程】：查看选定单据的审核过程。
【查询】：根据输入的条件，查询相应的符合条件的单据。
【提交审批】：提交单据进入审批流程。完成审批的单据方可支付。
【撤销提交】：撤销已提交但未审核的单据。
【打印预览】：预览待打印的单据，如无问题则可直接打印。如图：

2、一般报销审核
对已提交的一般报销单据进行审核。登录人员根据自己的管理权限、登录角色以及流程设置，可看到不同状态类型的单据。如图：

【审核通过】：将选定的单据审核通过。审核通过的单据进入下一审核流程或流程结束。
【审核退回】：退回选定的单据。被退回的单据，责任人可重新修改后提交。
【详细信息】：查看选定单据的完整详细信息。
【审核过程】：查看选定单据的审核过程。
【查询】：根据输入的条件，查询符合条件的单据。
【打印预览】：对选定的单据进行打印预览，确认无误可直接打印。
【历史单据】：查看部门的历史单据情况。同时可查看历史单据的详细信息、打印等。
3、其他报销
其他类型的报销单据管理功能。基本操作与一般报销雷同。

4、其他报销审核
对其他类型的报销单据进行审核操作。
七、财务管理
1、一般报销给付
对审核通过的报销单据，进行给付操作。如图：

【报销给付】：选定待给付的单据，并执行给付操作。给付之后的单据将不再此处显示。
【审核过程】：查看选定单据的审核过程。
【详细信息】：查看选定单据的详细信息。
【查询】：根据输入的条件，查询符合条件的单据信息。
2、一般报销给付撤销
对已给付的单据进行撤销给付操作，如图：

【撤销给付】：选定待撤销给付的单据后，点击“撤销给付”完成撤销操作。
【审核过程】：查看选定单据的审核过程。
【详细信息】：查看选定单据的详细信息。
【查询】：根据输入的条件，查询符合条件的单据信息。
3、其他报销给付
对其他类型的报销进行给付操作。操作与一般报销给付相同。
4、其他报销给付撤销
对其他类型的报销单据进行撤销给付的操作。操作与一般报销给付撤销相同。
八、查询统计
1、预算查询
查询权限内的部门的预算数据，包含所有状态的数据。

在列表中，选中某一条预算信息，点击“详细信息”按钮，可查看预算数据的详细信息。如图：

2、预算追加查询
查询权限单位内的预算追加信息。

在列表中选择某一预算追加单，点击“详细信息”可查看预算追加的详细信息。如图：

3、临时采购查询
查询权限单位内的临时采购单信息。

在列表中选择某一临时采购点，点击“详细信息”可查看临时采购单的详细内容，如图：

4、采购审批单查询
查询权限单位内的采购审批单。

5、一般报销查询
查询权限单位内的一般报销单。

在列表中选择某一报销单，点击“详细信息”可查看报销单的详细信息。如图：

6、预算调整查询
查询权限单位内的预算调整单数据信息。

7、费用情况查询
查询指定条件下单位的费用预算情况与实际报销情况的对照关系。

生成统计表结果如下图：