电商财务流程制度.doc

电商财务流程制度 数字营销财务制度 一、总则： 为促进企业规模化大发展，发挥财务在数字营销经营管理和提高经济效益中的作用，使财务活动做到有章可循，参照有关规定，制定本办法，本办法未涉及的，按公司财务制度规定执行。数字营销中心的相关工作人员须依照本办法开展工作。 二、适用范围： 本办法适用于数字营销中心所有工作人员，以及与数字营销业务相关的所有其他部门人员。三、资金管理原则： 1、收支两条线：货款收回与支付费用分账户管理，不得坐支货款，； 2、支付一支笔：严格执行公司借款、报销等费用支付的审批流程，未经公司总经理审批同意的，严禁出纳办理支付业务。 3、所有货物销售必须走公司流程，所有销售收入必须进入公司指定账户，严禁其他途径销售产品或将货款打入其他账户； 4、出纳应每日核查支付宝货款账户余额，按业务类型分别提现到所绑定的银行账户。由于退货和退款的业务频繁发生，支付宝货款账户必须保留相关余额，避免出现当日余额不足的现象。 四、财务职责： 负责建立、健全、完善、修订相关财务制度及流程，监督各项制 度的实施与执行；负责数字营销中心的财务预算、公司银行账户、支付宝等资金的结算业务；负责数字营销部门的记账、对账、相关报表、财务分析及财务档案的管理。 五、平台店铺、支付宝等第三方资金账户管理： 1、公司网上销售产品原则上使用企业店铺，原已存在的个人店铺需及时清理，未经公司审批、授权的个人店铺，不得使用； 2、企业店铺的相关信息，包含店铺名称、登录网址、登录密码、绑定手机号、绑定邮箱及邮箱登录密码等，须到财务做纸质资料备案，且由数字营销中心负责人的签字； 3、企业店铺由公司指定人员进行管理，对运营、客服、财务等使用人员，按实际需求进行授权，登录授权信息按期进行清理； 4、公司所有店铺、支付宝等第三方资金账号所绑定的手机号，一律使用公司指定的专用手机号，公司所有店铺、支付宝等第三方资金账号所绑定的邮箱，一律使用公司指定的专用邮箱；专用手机号及邮箱均需报公司行政人事部门做存档登记，员工转岗、离职等工作岗位变化，办理工作交接时，需将原手机卡和邮箱的账号、密码交回公司，由新的接收人管理； 5、公司支付宝等第三方资金账户由出纳进行专人管理，并在接收后，重置支付密码，严禁向他人泄露账户信息； 6、公司支付宝等第三方资金账户所绑定的银行账户，均必须是公司指定的企业银行账户，严禁使用任何个人和其他公司银行账户； 7、所有借款、报销等付款支出（包括但不限于店铺装修、维 护、缴纳各种业务保证金），均需由数字营销中心业务人员书面申请，按公司审批流程审批后，方可付款； 8、公司支付宝费用账户应保留一定限额，在出现大额支出时，由出纳人员与数字营销业务人员的借款手续同步办理转款审批手续，公司审批后，进行充值操作。 六、费用报销 1、费用报销规定 1.1、数字营销中心所发生的所有费用（包括但不限于办公费、招待费、差旅费、交通费、培训费、广告费、活动费、快递费、租金、运费），均需取得正规合法的票据方可报销，费用发票因为个人原因未及时索取或丢失的，财务不予报销，由责任人个人承担； 1.2、数字营销中心人员报销招待费时，需提前向公司总经理申请或报备，且除正规发票外，还需将消费详单同时粘贴在报销单上，单据不齐全的，财务不予报销； 1.3、财务人员以相关法律、法规及公司制度对每张发票的金额、内容及真实、合法、有效进行审查； 1.4、出纳付款时需检查各项单据是否完成公司制度规定的所以审批手续，审批手续齐全的，两个工作日内支付，并在原始单据上加盖“现金付讫章” ； 1.5、经办人需在费用发生后30天内（年底需在12月31日前）办理报销手续，超过时间财务不予报销；如取得的发票不符合相关规定需重新取得发票的，必须在 10 天内在财务及数字营销中心总经理 处备案，且取得发票时间最长不得超过 30 天， 否则不予报销； 1.6、电话费、差旅费、招待费的标准需严格按照公司的相关制度执行； 2、报销流程 经办人取得正规发票经办人将发票及相关附件一并粘贴至报销单后会计审核部门负责人审批数字营销中心总经理审批财务负责人审批分管副总审批总经理审批出纳付款或财务冲销欠款。 七、借款管理 1.店铺活动返现款和刷单款以及数字营销中心日常业务支出，由经办人员办理借款手续，活动完成后到财务履行报销手续并归还剩余款项。 2.借款人因公需要借支的临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款单中注明归还或报销日期。 3.对于单笔借款金额超过 5000 元的款项，需提前一天通知财务进行备款。 4.借款人应自借款事项结束后，按照相关规定，凭相关手续、发票、报销单等有效单证尽快到财务部门办理报销手续并冲销、归还借款。报销所提供发票内容必须与原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，否则不予报销。 5.借款人的借款时间最长不超过 30 天（从借款之日开始），特殊事项不能在 30 天内办理完毕的，经公司总经理批准同意后办理未 清借款延期说明，方可延长借款期,但最长不超过三个月,每月财务对个人借款进行清理，未及时清理欠款的人员，工资缓发。 6.数字营销中心所有员工调岗、离职时，必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人欠款。如有借款未清偿的，公司人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放的所有工资，通知本人限期清理借款，借款清理完毕后方可发放剩余工资； 7.借款流程 借款人填写借支单部门负责人审批数字营销中心总经理审批财务负责人审批主管副总（总监）审批总经理审批到出纳处办理领款。 八、核算方法 数字营销中心独立核算，视同于公司的经销商客户，按规定的结算价进行核算成本，执行公司的财务制度，财务对数字营销中心单独核算收入、成本及利润，定期按公司要求编制财务报表，上报公司并提供数字营销中心负责人； 数字营销中心所支出的所有费用，均纳入数字营销中心核算，同时按相关比例承担总部的财务费用、房租、管理人员工资。 九、对账与结算 1.物流对账与结算 库房物流人员应于每月3日至每月7日前对上月所发生的运输及快递费用和物流公司对账，对账依据为运输公司提报的明细单以及平台或系统上的发货明细，对账完毕后提交至财务，财务在 3 个工作 日内审核完毕，物流公司开具税票后，由数字营销中心人员按公司报销付款流程进行审批，审批完成后，支付费用； 2.销售对账 财务人员应于每周核对当期销售数据，将支付宝收款情况与销售成功的订单一一核对，并将核算结果提报数字营销中心负责人及负债业务人员； 3.每月工资发放前，财务人员对数字营销中心人员的欠款进行清查，并和借款人进行对账，未按期清偿欠款的人员工资缓发。 4.代理商对账 代理商应于每月3日至每月7日前对上月所发生的基础运营费用、佣金等代理费用提供相关明细，依据为代理合同条款以及平台或系统上的销售明细，财务在 3 个工作日内审核完毕，代理公司开具税票后，由数字营销中心人员按公司报销付款流程进行审批，审批完成后，支付费用； 十、其他说明事项 1.所有线上产品的定价经公司总经理批准后，数字营销中心均需将报价单到财务及行政人事部门做备案登记，未备案的产品一律不准上线销售； 2. 本管理办法自下发之日起施行。 十一、附件： 流程及相关报表。 在实际运行中，根据情况进行修订。