证章管理制度1.doc

证章管理制度
一、目的：
为加强公司的证章管理工作，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。
二、范围：
适用于公司的所有文件、证照和印章的管理。
三、 职责：
1、人事行政中心负责印章的刻制、保管，检查各部门证章的保管和使用情况。
2、各相关部门及指定人员负责使用保管证章，并及时填写《印章发放（备案）登记薄》。
四、文件、证照、印章的定义：
文件及证照
公司的营业执照、组织机构代码证、资质证书等证照；
公司合同、评估报告、章程、法人身份证明及文件；
与公司有关的政府部门专门文件；
公司其它重要文件；
公司印章
指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章、专用章等。
公 章
指对外唯一代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法人的象征。
法人章
公司法定代表人、总经理私人印章。
部门章
刻有公司部门名称的印章。
专用章
财务专用章、发票专用章、合同专用章等。
其他印章
质量章、收货专用章、业务章、出库专用章等。
印鉴
将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。
五、文件及证照管理
（一）文件及证照应统一存放于人事行政中心，实行专人管理，保证文件及证照的安全与完整。
（二）各部门负责办理的公司文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件交人事行政中心保存,并做好登记手续。
（三）对文件及证照，人事行政中心需进行全程监管，对公司的重要文件及证照进行收集、归档。各部门应配合，将留存在本部门的重要文件和证照定期移交人事行政中心，相关证照年审工作交由人事行政中心负责。
（四）借出文件和证照时，须在《文件、证照借出登记表》上注明用途，并经总经理或委托人签批后执行。
（五）各部门因公借用公司文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如该部门仍需该文件或证照办理其它事务，应先退还人事行政中心登记后续借，避免在部门积压，同时让人事行政中心的保管人员了解档案或证照去向。
（六）必须爱护所借用文件或证照，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面交接清楚，保管人员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。
（七）对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失，全部由借用人员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。
六、印章的管理
（一）、指导思想：
公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写《印章使用申请表》，报总经理或授权人批准后方可加盖印章；
（二）、印章使用范围
1、以公司名义发出的文件应加盖公司公章。
2、公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。
3、以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。
（三）、刻制、更换印章流程
凡需要刻制或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》，经分管领导审批后，向人事行政中心提出申请，最终经总经理审批后，方可刻制或更换。
(四)、公司印章的登记保管责任
印章类别
保管责任人
保管和发放登记程序

所有
印章

指定专人

1、公司印章刻制好后，统一由人事行政中心制作印鉴；
2、印章领取人在《印章发放（备案）登记簿》签字领用，存档备查；
3、将印鉴归档保存。

（五）、公司印章使用审批规定：
印章类别
审批流程
公章
合同专用章
凡需使用公章、法人章、合同专用章，申请人必须填写《印章使用申请表》，随待批文件交总经理或委托人审批。
财务专用章 发票专用章法人章
凡需使用财务专用章、发票专用章，需财务经理审批，由财务部自行保管及使用。
部门章
质量管理部印章，由部门经理审批使用。
其他印章
由公司指定人员负责保管使用，部门经理监管。例如：收货专用章、业务章、出库专用章、退货专用章、银行收讫章、现金收讫章等。
1、所有需盖印章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用印章。
2、所有不属实文件均不得盖印章。
3、所有合同在盖章前，均必须交总经理或授权人审批，否则不得盖印章。
4、印章保管者外出或请假时，应将印章交部门经理或公司指定的代理人，以便他人使用。
5、特殊情况需带印章外出时，需填写《文件、证照借出登记表》提出申请，部门经理审核，总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。要明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。
6、不得私自动用印章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、资料错盖印章或多盖印章，应立即销毁。
7、公章应盖在文件正面，重要文件和所有合同应盖骑缝章。
（六）、公司印章保管的要求：
1、印章应专人保管专柜存放，使用后应及时放回原位，确保安全，保管人在《印章使用申请表》用印时签字，并妥善按月进行保管。
2、保管人员应对印章经常检查，经常清洁，以保证印章字体和图案清晰。
3、盖印位置应恰当。若有固定或指定盖印处时，应在规定处盖印。
4、盖印图案应清晰、字迹应端正。若文件需盖多个印章的，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，也不能盖出纸边。
5、印章保管人员离职或工作调整，应及时移交印章，并填写《印章、证照移交记录表》。（由部门领导和人事行政监督落实）
（七）、印章外借的规定：
1、除特许情况（如办理证件,社会保险、银行业务等）外，原则上公章、财务专用章、发票专业章不予外借。
2、如遇特殊情况需外借时，需填写《印章使用申请表》提出申请，部门经理审核，总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。要明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。
3、公司证件如营业执照、税务登记证、机构代码证等证件的管理同印章的使用管理制度相同。
（八）、除公章外的公司印章的停用和废止（公章则遵照有关法规规定）
1、公司印章获准停用后，印章保管人应及时报告上级领导。
2、按公司的规定和指示，做好公司印章的上缴、清退、存档或销毁工作。
3、换新章时应发出书面通知，并做好印鉴预留工作。
4、除特殊情况外，废止的公司印章统一交由人事行政部保存三年，然后在征得有关负责人的意见后再行处理。
5、公司印章停用后，应由人事行政做好登记工作，要登记清楚停用时间、原因等情况，并留档以备核查。
（九）、公司印章的遗失、损毁、被盗
1、公司印章遗失、损毁、被盗时，保管人应及时向上级领导报告，特殊情况需交说明原因的报告书。
2、对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失，全部由借用人员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。
3、印章损坏后，应将旧章交人事行政确认处理后，方可申请刻制新章。
4、印章遗失、被盗后，应及时发出旧章作废通知，并改刻新章。事后发现旧章时，应及时将其交上级确认并作废处理。
5、公章则遵照有关法规处理。
七、本文件解释权归公司人事行政中心。
八、本规定自发文之日起施行。

九、附件：
附件一： 《刻制印章申请表》
附件二： 《印章、证照移交记录表》
附件三： 《印章使用申请表》
附件四： 《印章发放（备案）登记簿》
附件五： 《文件、证照借出登记表》
附件一：
刻制印章申请表

10、生物学家列文虎克于1632年出生在荷兰，他制成了世界上最早的可放大300倍的金属结构的显微镜。他用自制的显微镜发现了微生物。申 请 人

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5、月球在圆缺变化过程中出现的各种形状叫作月相。月相变化是由于月球公转而发生的。它其实是人们从地球上看到的月球被太阳照亮的部分。时 间

9、月球地貌的最大特征，就是分布着许多大大小小的环形山，环形山大多是圆形的。关于环形山的形成，目前公认的观点是“撞击说”。申请部门

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答：①利用微生物的作用，我们可以生产酒、醋、酸奶、馒头和面包等食品。②土壤中的微生物可以分解动植物的尸体，使它们变成植物需要的营养素。③在工业生产和医药卫生中也都离不开微生物。材 质

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5、减少垃圾的数量是从源头上解决问题的办法，我们每个人都可以想出许多减少垃圾数量的方法。使用范围

印章管理人

部门意见：

签字：
年 月 日
人事行政部意见：

签字：
年 月 日
总经理（授权人）意见：

签字：
年 月 日

移交项目名称

移交原因
（使用/停用）

移交印模（内容）

移交人签字

接收人签字

保管人签字

监交人签字：
移交时间

接受时间

附件二： 印章、证照移交记录表

附件三：
公司印章使用申请表
年 月 日
申请部门

经 办 人

是否带出

□是 □否
部门领导审核

用印类别
□公章 □合同专用章
用印数量
式 份
申请事由

审核部门

领导审批

备注：1、凡使用公司印章须填写此表；
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。
公司印章使用申请表
年 月 日
申请部门

经 办 人

是否带出

□是 □否
部门领导审核

用印类别
□公章 □合同专用章
用印数量
式 份
申请事由

审核部门

领导审批

备注：1、凡使用公司印章须填写此表；
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。

附件四：
印章发放（备案）登记簿
序号
日期
印章字样
领取部门
领取人
备注

附件五：
文件、证照借出登记表
序号
日期
申请人
借出原因
借出时间
归还时间
部门经理
经办人
备注
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

存档日期：