房产公司项目管理部工程资料管理流程.pdf

文件/资料管理流程与规定项目管理部二O一三年九月 业主配置在施工现场的专职资料管理员项目部资料员项目部资料员 业主配置在集团公司的隶属项目管理部的专职资料管理员公司资料员公司资料员 业主配置在施工现场的专业工程管理人员经办工程师经办工程师 业主配置在施工现场的项目管理负责人项目经理项目经理 集团公司项目管理部负责人项目管理部经理项目管理部经理 业主配置在施工现场的项目管理团队项目部项目部 集团公司负责实施项目工程建设管理的职能部门项目管理部项目管理部 与项目管理工作有关联的集团公司职能部门集团公司相关职能部门集团公司相关职能部门 业主项目部对外行文用章项目部印章项目部印章 业主项目公司对外行文用章项目公司印章项目公司印章 对文件内容进行核查，无文件签发权审核审核 对文件内容进行核查，签发文件审批审批名词定义工程文件、技术资料流转路径及作业指引经办工程师经办工程师 1.根据现场工程管理实际需要拟写工作联系函件；2.将函件转交给项目经理审批。项目经理项目经理 1.审批同意发出；2.重大事项应口头知会项目管理部经理。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已完成审批的业主对外发文；2.加盖项目部印章并发出文件，抄送给监理单位、总包单位、相关单位；3.将发出文件扫描成PDF格式的电子文件；4.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；5.将电子文件转发给经办工程师，并抄送给项目管理部经理、副总经理。1.由业主方发出的文件、资料1.1业主向各合作单位发出的一般性工作函件，所述事件不会导致业主增加项目工程成本经办工经办工程师程师 1.根据现场工程管理实际需要拟写工作联系函件；2.将函件转交给项目经理审核。项目项目经理经理 审核。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已完成审核的对外发文；2.转交给公司资料员，同时办理文件签收手续。公司资公司资料员料员 1.将发文提交项目管理部经理审核；2.将发文提交副总经理审批；3.完成加盖项目公司印章手续；4.将纸质文件存档并登记录入文件管理台账；5.转交给项目部资料员，同时办理文件签收手续。项目部项目部资料员资料员 1.发出文件，抄送给监理单位、总包单位、相关单位；2.将发出的文件扫描成PDF格式的电子文件；3.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；4.将电子文件转发给经办工程师。1.由业主方发出的文件、资料1.2业主向各合作单位发出的涉及工期、造价、索赔类工作联系函件，所述事件可能导致业主增加项目工程成本文件、资料种类工程指令单索赔意向通知书扣款通知书开工令。项目部项目部资料员资料员 1.签收函件并加盖收件日期章；2.登记录入文件管理台账；3.将函件转交给项目经理。项目项目经理经理 1.批阅处理文件；2.判断项目部是否可自行处理或需提交集团公司相关职能部门协助处理；3.如属前者，则批转给经办工程师跟进、协调处理及回复。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已批阅的文件；2.登记录入文件管理台账之跟办追踪记录；3.将项目经理已批阅的文件转交给经办工程师。经办工经办工程师程师 1.跟进、协调处理；2.对处理意见或处理结果拟文进行回复；3.将拟写好的文件转交给项目经理审批。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已完成审批的经办工程师的回复文件；2.加盖项目部印章并发出文件，如有需要则抄送给监理单位、总包单位或相关单位；3.将来函、回函等所有文件扫描成PDF格式的电子文件；4.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；5.将回函的电子文件转发给经办工程师。2.由合作单位发来，需业主予以回复的工作联系函件2.1项目部可自行回复处理的函件项目部项目部资料员资料员 1.签收函件并加盖收件日期章；2.登记录入文件管理台账；3.将函件转交给项目经理。项目项目经理经理 1.批阅处理文件；2.判断项目部是否可自行处理或需提交集团公司相关职能部门协助处理；3.如属后者，则批转给经办工程师时要求其填写合作单位来函处置卡并提出处理意见。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已批阅的文件；2.登记录入文件管理台账之跟办追踪记录；3.将项目经理已批阅的文件转交给经办工程师。经办工经办工程师程师 1.提出项目部对来函问题的处理意见并将意见填写进合作单位来函处置卡；2.将合作单位来函处置卡附来函原件转交给项目经理审核。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已完成审核的合作单位来函处置卡；2.将合作单位来函处置卡转交给公司资料员并办理文件签收手续。公司资公司资料员料员 1.将合作单位来函处置卡提交项目管理部经理审批；2.登记录入文件跟办追踪记录；3.提交相关职能部门审批并督促文件流转；4.视需要若由项目管理部拟文回复，则将有最终审批意见的处置卡转交给项目部资料员。项目部项目部资料员资料员 1.将有最终审批意见的处置卡复印件转交给经办工程师，处置卡原件存档；经办工经办工程师程师 接流程1.22.2 需提交集团公司相关职能部门协助处理的函件 向业主报审的施工组织设计方案 报板、报价文件 增加工程预算造价报审文件 工期延长申请。文件/资料种类2.2 需提交集团公司相关职能部门协助处理的函件项目部资料员项目部资料员 1.签收文件或资料并加盖收件日期章；2.发项目经理阅；3.将文件或资料描成PDF格式的电子文件；4.将电子文件发各专业工程师阅；5.将电子文件发项目管理部经理、副总经理阅；6.转发一份纸质文件给公司资料员；7.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账；3.由合作单位发来，仅供业主项目管理人员内部传阅的文件、资料 监理单位发来：会议纪要、监理通知、监理月报；承包（供货）单位发来：工作周报、月度计划、总施工（供货）计划、施工方案、材料质量检验证书；监测、检测单位发来：地质钻探报告、监测/观测/探测/检测报告、试验报告文件资料种类项目部项目部资料员资料员 1.签收施工图纸、设计变更文件并加盖收件日期章；2.填写施工图纸/设计变更单分发统计表；3.将统计表转交给经办工程师。经办工程经办工程师师 1.填写统计表；2.将统计表转交给项目经理审批。项目经理项目经理 审批。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已完成审批的统计表；2.按统计表分发施工图纸或设计变更单；3.扫描统计表并存档统计表纸质文件和电子文件；4.保存未分发的施工图纸。4.施工图纸或设计变更单项目部项目部资料员资料员 1.审核工程签证单的附件是否齐全且符合要求，如否，则及时退回施工单位要求整改后重报；2.签收工程签证单并加盖收件日期章；3.登记录入工程签证单管理台账，并记录跟办追踪事项；4.将工程签证单转交给经办工程师。经办经办工程师工程师 1.审核签证工程量并签名确认；2.转交给项目部资料员。项目部项目部资料员资料员 1.将工程签证单提交给项目经理审核；2.收集项目经理已完成审核的工程签证单；3.将工程签证单转交给公司资料员，同时办理文件签收手续。公司公司资料员资料员 1.将工程签证单提交项目管理部经理审批；2.收集已完成审批的工程签证单并记录文件跟办追踪事项；3.转交成本管理部审核、审批并办理文件签收手续；4.公司正、副总经理完成审批，成本管理部完成加盖项目公司印章；5.将一份加盖项目公司印章的工程签证单存档，并登记录入工程签证单管理台账；6.将两份加盖项目公司印章的工程签证单转交给项目部资料员并办理文件签收手续。项目部项目部资料员资料员 1.将两份加盖项目公司印章的工程签证单原件发还报审单位；2.记录文件跟办追踪事项。5.工程签证单项目部项目部资料员资料员 1.审核工程进度款申请单的附件是否齐全且符合要求，如否，则及时退回施工单位要求整改后重报；2.签收工程进度款申请单并加盖收件日期章；3.登记录入工程进度款申请单管理台账，并记录跟办追踪事项；4.将工程进度款申请单转交给经办工程师。经办工程经办工程师师 1.审核工程形象进度并签名确认；2.转交给项目部资料员。项目部项目部资料员资料员 1.将工程进度款申请单提交给项目经理审核；2.收集项目经理已完成审核的工程进度款申请单；3.将工程进度款申请单转交给公司资料员，同时办理文件签收手续。公司资料公司资料员员 1.将工程进度款申请单提交项目管理部经理审批；2.收集已完成审批的工程进度款申请单；3.转交给成本管理部审核、审批，同时办理文件签收手续；4.公司正、副总经理完成审批；5.由账务部进行支付。6.合同款项支付申请项目部项目部资料员资料员 1.签收甲供材料送货交验单并加盖收件日期章；2.登记录入甲供材料送货交验单跟办追踪台账；3.将甲供材料送货交验单转交给经办工程师审核。经办经办工程师工程师 1.审核并签名确认；2.转交给项目经理审批。项目经理项目经理 审批。项目部项目部资料员资料员 1.收集项目经理已完成审批的甲供材料送货交验单；2.加盖项目部印章并发还供货单位；3.将甲供材料送货交验单扫描成PDF格式的电子文件；4.将纸质文件、电子文件存档并登记录入文件管理台账。7.甲供材料送货交验单工程文件、技术资料相关管理规定 台账模板（2013年9月）资料管理台账种类资料管理台账种类 对外发文模板（2013年9月）发文标准格式发文标准格式 模板汇总（2013年9月）工程管理用表格模板工程管理用表格模板 1.由项目部资料员、公司资料员统一编制、管理；2.对外发文编号规则：项目名称（4字中文）-年度-流水号，如：XX广场-2013-001 3.管理表格编号规则：项目名称（4字中文）-表格名（4字大写拼音首字母）-年度-流水号，如：XX广场-GCZL-2013-001文件编号的管理要求文件编号的管理要求 1.由项目部资料员统一保管，做好防盗措施；2.凡见有项目经理签名的待发文件方可加盖印章，项目经理签名与项目部印章同时出现方为有效文件项目部印章的管理要求项目部印章的管理要求 XX公司项目管理部工程文件、技术资料管理操作指引(2013年9月）文件文件/资料管理操作指引资料管理操作指引结束