会务部工作流程包括以下五个方面样本.doc

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会务部工作流程包括以下五个方面: 接会; 会前的策划工作;会前的准备工作;会中服务;会后服务。下面是我对会务部工作流程及注意事项的总结。
一、 接会
1、 经过相关渠道获取会议信息能够经过医学会, 熟人介绍,     媒体网络等
2、 拜访达成合作意向
3、 汇总各方面信息估算会议的盈余情况
预算中包含交通费, 餐费, 住宿费, 参会费, 专家车费和讲课费, 会场租赁费, 印刷费, 邮寄费, 通讯费等
4、 签订承办合同和委托协议明确双方权责及利益分成, 以及会议的亏损承担等
二、 会前的策划工作:
一个吸引人的会议要做到以下几点
1、 标题大气且主题明确如”国际脑瘫康复与矫形技术论坛”
2、 有国家继续教育学分, 最多的10分, 如学分五分以下则不写具体分数
3、 有知名的国内外专家助阵, 即使最后某个专家没来, 也可写进通知进行宣传
4、 举办城市有特色旅游景点
5、 在相关门户网上挂上会议通知
5、 有欧亚这样的专业会务公司对会议进行策划和包装
三、 会前准备工作:
1、 会前赞助: 赞助商多是看重和医院的现有合作关系, 或是将来可能的合作, 主办方在拉赞助方面起很重要作用。医院提供赞助商名单我方谈具体合作和确定赞助金额, 经过其它途径得到的厂家, 也要让医院参与提高成单率。
2、 酒店的选定
1) 要选一个在当地知名的星级宾馆
   如果是异地办会,酒店的位置一定要在交通方便的市区,方便采购和制作会议临时用品。如果当地参会人员较多, 还要考虑酒店的停车位。
2) 最重要的是宾馆内要有功能齐全的会议室
   会议室最好是没有柱子的, 旁边要有休息室供专家使用, 如异地开会, 要谈好让酒店免费或是以较低价格提供: 鲜花、 绿植、 条幅、 投影、 茶水等
3) 根据会议回执情况, 提前预定房间, 谈一个协议价位
   跟主办方沟通以往的参会人数, 在此基础上预定房间, 合同尽量我方做, 要把退房时间谈到晚上六点, 我方不承担空床费, 不承担住不够数量的费用。
4) 查看酒店标间是否有窗户
5) 会议室需要有足够的照明设施和通风口
   使用投影的时候, 视光线决定是否拉上窗帘。
6) 周围无施工等干扰
    定酒店前, 要了解清楚酒店在会议期间是否有装修, 周围有无大规模的施工, 如果选择的是国宾馆还要了解酒店被征用的几率。
7) 与会者能否在较短时间内疏散
8) 会场周围是否有洗手间可用, 如洗手间标志不明显可要求做指示牌
9) 费用控制在预算之内
   会议档次和收入决定酒店档次。
2、 会前专家邀请及行程:
1) 外籍专家邀请可让总部崔素娟和院方协助, 其它专家会务部专人定期与其保持联系, 提前一个半月要回专家的100字简介和讲义, 为了好印刷, word格式比ppt好。
2) 提醒专家按课表提前到达并掌握其具体行程, 以便安排接送站、 房间安排和返程票预定。
3、 会前通知的发放:
1) 大型会议为三轮通知, 信函通知为两轮, 中间穿插一轮电话通知
2) 第一轮信函通知范围大、 广撒网;
   随着传真和邮箱的普及, 有的会议只发电子版通知了。专家的邀请函要用快递保证都能收到。
3) 第二轮电话通知是在第一轮电话通知基础上筛选并确定科室主任姓名
4) 第三轮通知在前两轮通知基础上向参会者传达更多会议信息, 确定会议日程。
4、 会前讲义及通知的印刷:
1) 确定合作后即开始通知设计和制作。
2) 讲义由与专家联系的会务部人员专程跟踪, 早提醒专家准备讲义, 以免行程冲突无法提供
3) 讲义确保于会议前7天印刷完毕;
5、 会前印刷品准备:
1) 代表证, 专家证, 参展证, 会务组证
2) 会议须知细化工作人员的分工, 让参会代表知道有事可找谁
3) 参展商须知细节同上
4) 条幅
5) 拱门氦气球投影仪租赁
6) 幕墙印刷
以上物品需要会前提前到位或是确定租赁商, 涉及具体尺寸的要亲自陪供应商去丈量, 并讲好要求
5、 准备会议材料及按会议要求准备所需物品:
1) 学员文具主要是笔和本子( 如讲义上留空白, 可不买本子)
2) 墨盒, 粉红和白色打印纸
3) 至少三台电脑会场一台, 一台固定打印, 一台输入资料
4) 会议通知有的参会者可能缺少某一轮用于审批的通知
5) 礼品包括给学员的和给专家的
6) 财务用品报销表, 收据, 开票机等
7) 投影仪提前跟酒店协商看是否有备用
8) 资料袋如不印刷可用透明文件袋代替
6、 工作人员服装的购买
根据我方与院方在会议上服务的人数购买
7、 会议交流: 包括与同事的交流和与主办方, 酒店等的交流, 随时了解会议需求、 变化及时掌控会议动态, 合力解决突发事件。
四、 会中管理服务:
1、 报到安排
1)人员工作安排:
专人负责登记, 收费和资料发放
做到微笑服务, 耐心细致
2)酒店及房间协调:
1协调酒店提前做好大堂告示, 摆好宣传品
2及时通报我方负责人房间的使用总量和单出的房间数量以便随时排房; 根据参会代表的住宿天数安排房间, 如只住一晚, 可让其单独住。
3提醒参会者检查房间物品是否与酒店提供明细有出入
4提前协调好每天预留的房间数量和房型;
5提前协调好参会代表提前入住和延迟撤离的房费标准
6协调好退房时间和午休房的收费
⑦要提醒
3)接送站安排:
1要具体列出行程表, 具体到每一个时刻专家的活动安排;
2班次和时间要在火车出发前两小时和车站确认, 飞机起飞我方人员才能够出发, 避免车辆调不回来耽误后面接送。
3提前做好接站牌
4确保租用车辆经过安检, 一定要叮嘱接站人, 看好车辆油量, 避免司机在加油上做手脚。
5安排好备用车, 做好车辆的计调工作
4)会议注册:
1登记准确的参会代表资料, 如涉及到办学分证, 表格的信息要同时包含办学分证的信息;
2通讯录上要同时印上专家名单、 主办方工作人员联系方式, 我方所有工作人员联系方式。
3负责登记的同事要在报道的当天晚上把用于办学分的表格和用来印刷通讯录的表格加班录入完毕, 并传给主办方和印刷厂
5)收费安排: 了解收费标准和明细, 安排财务提前调试好开票机、 准备收据和零用现金, 并保证资金安全。
6)资料分发:
1清点好会议资料, 根据不同代表及时分发不同材料;
2在参会者面前再次确认每个资料袋中都有相应证件。
7)旅游预订:
1提前确定好旅行社, 并让旅行社准备好详细的宣传资料跟通知一起发出
2在统计回执信息时问是否参加旅游;
8)返程票预订:
1根据专家行程, 提前确定是否需我方订票;
2因资金大都是我方提前垫付, 因此尽量跟专家沟通如果方便坐动车的就不要坐飞机。
3因订票会占用我方资金而且有退票的风险, 原则上参会代表我方只负责提供订票电话, 不负责具体预定。
2、 会场布置:
1) 在报到当天晚上20:00之前,要安排相关供应商把会场布置好,包括鲜花, 幕墙, 条幅, 课程易拉宝, 音响设备, 投影仪等并通知主办方检查。
2) 会议召开前1个小时再次进行复查, 确保麦克、 电脑、 投影、 音频线、 同声传译设备正常工作。
3) 会前半小时确保酒店工作人员到位。检查主席台是否摆上席签、 讲台是否是在主席台右上角并摆上低矮绿植、 横幅、 会场指示牌等布置情况。
3、 照相, 摄像
 一般开幕式后都会安排合影, 会议期间安排摄像
1) 提前与摄影公司谈好照片尺寸和价钱
2) 实地考察酒店集体合影时是否需要搭架子, 如需要要提前确保搭架子的场地不被占用。
3) 与主办方协商好需要摄像的时长, 用来确定需要光盘的容量。
4、 开幕式安排
1) 会前三天与主办方确定出席开幕式的领导名单和次序并打好席签
2) 开幕式上的投影图像提前设计并于会前调试确保正常使用
3) 与主办方沟通好出席开幕式的领导是否有感谢费并提前准备好
5、 餐饮安排
1) 第一次用餐前, 让主持人宣布就餐地点, 就餐过程中安排专人全程跟踪, 以便发现饭菜问题, 并及时与酒店协商解决。
1) 根据会议主办方的要求与会前定好用餐标准并和酒店协商用餐菜品, 注意菜品口味和质量, 以及特殊客人和会议主要领导的用餐安排, 提前让会议主办方签字确认下一餐的用餐菜单。
2) 做好每次用餐的统计工作, 包括工作人员的工作餐统计和预定
3) 提前与主办方确定参展商和赞助商的用餐标准。
6、 晚宴
1) 提前与酒店协商好晚宴地点并与晚宴前挂上条幅
2) 酒水提前采购好, 一般为有当地特色的白酒和红酒, 并让供应商当天下午送到酒店
3) 主持人, 主持词, 节目单, 抽奖礼品, 抽奖箱, 抽奖券会前确认
4) 音响设备晚宴前一小时调试确认正常运行, 如果有
5) 如果有领导唱歌, 要考虑到她是否能记住歌词, 是否需要屏幕显示。
6) 一定要有专人引导入座, 保证一桌坐满了再开另外一桌
7) 晚宴的用餐人数参考之前用餐的最大人数
8)晚宴如果有抽奖一定要让一等奖在最后一个节目后抽, 以保证人数, 而且工作人员的奖券不要多发。
7、 会场服务:
1) 专人负责看守会议室入口, 凭证入内
2) 引导与会人员就座
3) 茶歇时提醒与会者带好个人物品以防错拿, 专人提醒代表不要把食品带到会议室吃, 以免污染桌子。
4) 我方主要负责人要经常巡视, 发现问题及时解决
5) 专人负责协调上一个讲课专家和下一个讲课专家的衔接,
1包括安排下一个讲课专家在固定位置就座, 给主持人准备好专家简介, 简介用塑料皮封一下; 要控制好卫星会厂家的时间, 以免耽误会议的进程。
2拷贝课件看课件与电脑是否兼容, 如想扩音需接上音频线;
3换席签;
4调试麦克, 音响, 投影等设备
6) 茶歇的摆放。
1承包给厂家, 越丰富越好
2若我方负责, 只用裸装食品, 以防被带出会场
7) 闭幕式的安排
1提前做出闭幕式投影画面
2提醒主办方提前准备好闭幕词
8、 旅游安排
1) 找有信誉的旅行社, 提前签订合同, 我们收取差价( 要考虑我方代开发票的成本)
2) 根据旅游出发时间适时安排参会者的叫早服务, 和早餐安排
3) 确保旅游车辆经过了相关的安全检查
2) 出发前一小时确认导游和车辆到位
五、 会后服务工作:
1) 发放学分证及通讯录。
2) 会务服务的总结、 评估、 会议代表的意见反馈及处理工作
3) 提前列出清单与酒店核对详细消费明细后, 列知所有消费明细与会议主办方核对, 做好费用的结算工作。
4) 欢送代表, 安排返程
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