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档案实体分类方案

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2020年4月19日
文档仅供参考
中国矿业大学档案实体分类方案
一、 编制目的及指导思想
　　为了贯彻执行上级主管部门关于文书立卷改革的有关精神，进一步简化档案整理，使我校档案实体的分类、编号、排架、检索等工作更好地适应现代化管理的需要，促进学校档案工作的标准化和规范化建设，充分发挥学校档案的作用，为学校各项工作和社会主义建设服务，特制定本方案。
　　本方案以辩证唯物主义思想为指导，从学校各项工作的实际出发，并结合档案工作现实与长远发展的需要，使之符合学校档案的科学管理。
二、总体说明
　　我校档案实体分类以学校全部档案为对象，采用门类划分的方法，实现学校全部档案的综合分类和统一管理。
　　经过门类划分，将学校全部档案分为文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、荣誉档案等若干门类，并从综合管理的需要出发，赋予每种门类档案相应的代字：
　　文书档案（Ｗ）
　　主要包括学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的文件材料。
　　科技档案（Ｋ）
　　主要包括教学（硕士、博士入学试题及学位材料、本（专）科生学籍册、本科生优秀毕业论文等）、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等文件材料。
　　会计档案（Ｃ）
　　主要包括会计核算活动中形成的文件材料。
　　照片档案（Ｚ）
　　主要包括本校各项活动中形成的，以及校外单位形成的与本校有关的，并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的照片。
　　荣誉档案（Ｒ）
　　主要包括本校在各项工作和活动中获得的奖状（证书）、奖章及锦旗、奖杯等。
三、类目设置于标识
　　在各门类档案中，根据其档案的各自特点，再采用不同的分类方法：文书档案按年度—组织机构—保管期限分类；科技档案、会计档案、照片档案按年度—类别分类；荣誉档案按年度—来源领域分类。
　　各门类档案中类目的设置力求符合逻辑，各类目之间及相同类目下同位类之间划分标准一致，下位类外延之和等于上位类外延，同位类界线清楚，不互相交叉或互相包容，并保持分类的连续性。同级类目按照综合类在前、专题类在后的顺序进行排列。
　　（一）文书档案（Ｗ）类目设置于标识

　　按照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》的要求，根据我校文件形成和处理的实际情况，文书档案以件为单位进行整理，并按照年度—组织机构—保管期限进行分类，即先将归档文件按年度分类，每一个年度内的文件再按组织机构分类，最好在每一个组织机构下按保管期限分类。
　　1、一级类目设置与标识
　　文书档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示，如“ ”表示 。
　　2、二级类目设置与标识
　　二级类目按组织机构细分，并以三位大写的汉语拼音字母作为每一组织机构的标识代码。
　　3、三级类目设置与标识
　　在二级类目的基础上按保管期限进一步细分为永久、长期、短期，期标识分别为Y、C、D。
　　（二）科技档案（Ｋ）类目设置于标识
　　1、一级类目设置于标识
　　科技档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示。
　　2、二级类目设置与标识
　　在一级类目之下设教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等二级类目，并分别用两位大写的汉语拼音字母表示：

　　ＪＸ—教学　　　ＫＹ—科学研究　　ＪＪ—基本建设　　ＳＢ—仪器设备
　　ＣＢ—出版物　　ＣＰ—产品生产与科技开发　　ＫＷ—科技外事
　　ＢＨ—博士后材料　　ＺＬ—专利
　　3、三级类目设置与标识
　　三级类目根据二级类目的形成规律和特点，并结合档案所反映的内容性质进行设置，是对二级类目的进一步细分。
　　三级类目的标识采用“双位制”，即两位阿拉伯数字表示，如12、13、14、15……99，“11”和带“0”的数字不用。
　　4、四级类目设置与标识
　　我校科技档案一般设置到三级类目，但为了使分类体系更加严谨、完善，部分类目延伸到四级。四级类目是对三级类目的进一步细分，期标识采用“双位制”。
　　（三）会计档案（Ｃ）类目设置与标识
　　1、一级类目设置于标识
　　财会档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示。
　　2、二级类目设置与标识
　　根据财会活动中形成的文件种类，会计档案二级类目划分为会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等，其标识采用“双位制”。

　　3、三级类目设置与标识
　　三级类目是对二级类目的进一步细分，根据我校财务四条线管理体制，按会计档案的来源划分为管理保障线、教学科研线、后勤服务线、校办企业线、资金管理中心等类目。三级类目的标识采用“双位制”。
　　4、四级类目设置与标识
　　我校会计档案一般设置到三级类目，但为了使分类体系更加严谨、完善，三级类目校办企业线延伸到四级。四级类目是对三级类目的进一步细分，其标识采用“双位制”。
　　（四）照片档案（Ｚ）类目设置与标识
　　1、一级类目设置于标识
　　照片档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示。
　　2、二级类目设置与标识
　　照片档案按内容的不同，将二级类目划分为重要活动、重要人物、教学与实践、科研活动、重点实验室及重点学科建设、参观视察、外事往来、校园建设、文体活动、毕业生照、其它等类目，其标识采用“双位制”。
　　（五）荣誉档案（Ｒ）类目设置与标识
　　1、一级类目设置于标识
　　荣誉档案一级类目为年度，采用四位阿拉伯数字表示。
　　2、二级类目设置与标识
　　根据荣誉档案产生的领域，二级类目划分为科研成果类、出版类、教学成果类及其它类，其标识采用“双位制”。
　　四、档号
　　（一）档号及其编制原则
　　档号是标记档案实体的代号，也是管理档案实体的语言工具之一。档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即所有档案不得重号；方便插卷，并有充分的扩展余地，能适应计算机管理的需要，具有排架、检索的双向功能；不能随意变动，保持相对稳定。
　　（二）档号的结构、模式和标识
　　1、档号的结构及模式
　　档号采用层累制代码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码，这种代码能明确地表明分类对象的类别和隶属关系；代码结构清晰、容量较大，每一层代码的长度较短，便于填写和记忆。
　　中国矿业大学档案的档号包括全宗号、门类号、分类号、案卷号或件号四个部分，其结构模式为：全宗号—门类号—分类号—案卷（件）号。
　　2、档号的标识
　　（1）全宗号，一般采用流水顺序号法，按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号。当馆藏档案全宗超过2个时，必须标识全宗号。
　　（2）门类号，按照档案所属门类，用一位大写的汉语拼音字母表示。
　　（3）分类号，由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的代码标识。
　　（4）案卷号或件号，科技档案、会计档案以案卷为单位整理，其档号的最低层位为“案卷号”；文书档案、照片档案、荣誉档案以件为单位整理，其档号的最低层位为“件号”。案卷号或件号均采用流水顺序编号法，以阿拉伯数字标识，中间不应有空号。
　　档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相组合的编号方法，全宗号、门类号、分类号、案卷号或件号之间，用连结符号“—”连结。分类号根据档案的内容及数量设置，如不同级位的类别均为阿拉伯数字表示，则中间可用间隔符“.”或“—”表示分开。例如：财会档案 校办企业线出版社会计凭证第10卷，可标识为：C- -14.15.14-10；文书档案 党委办公室的永久第10件，可标识为： W- DWB-Y-10。