海外事业部费用报销管理细则(修订).docx

Q/TFGLM0326-2015A

海外事业部费用报销管理细则

2015年10月23日发布 2015年10月23日实施
泰富重装集团有限公司 发布
此文件只限在泰富重装集团有限公司内部使用，未经公司许可不得擅自出版、复印。

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Q/TFGLM0326-2015A
泰富重装集团有限公司
编 制
邓迎曦
会 签
见审批单
审 核
张沁雯
版本号
A
海外事业部费用报销管理细则
批 准
张国艳
更改号
0
生效日期
2015.10.23
共11页
1、目的
为了有效规范管理海外事业部各项费用使用程序，提升费用使用效率，加强对费用的控制与监督，以适应公司持续发展，并确保员工更好开展工作，特制定本管理细则。
2、适用范围
本制度适用于海外事业部全体员工。本制度里所提及的费用包含招待费、差旅费、通讯费、中标服务费、投标技术支持费、咨询费、代理费、居间费用等与销售有关的费用。
3、职责
3.1营销管理部负责制定并适时修订本办法，对各项费用审批手续的合规性进行审核，并做好数据统计与分析工作，及时处理报账工作。
3.2 各费用归口管理部门负责对费用预算的控制与实际费用的监管，各责任人均应按本制度所赋予权限、流程进行财务收支审批活动。
3.3 经办人取得各项财务收支单据，对其合法性、完整性、合理性、真实性、及时性负责，并按规定报相关领导审批。报销人应如实填报各项费用数据，严格按规定提供各类凭证单据，如有缺交票据者应补齐后才可报销。报销中如有弄虚作假者，一经核实，当次费用一律不予报销且按作假金额的三倍处罚，情节严重者给予记过处分并处十倍罚款。
4、费用控制及借支申请原则
4.1 预算控制原则：“真实、充分、高效、预算、节约”的原则。海外事业部各部门和业务区域需在当月28日前编制下一月的费用预算，预算必须控制在所在项目费用额度范围内。
4.2 授权控制原则：海外事业部各部门和业务区域人员的差旅费、个人通讯费、交通费、业务招待费遵循有关管理制度，除非特殊情况，招待费、差旅费必须在项目额度范围内发生，超出额度费用不予报销。
4.3 申请与借支：借支指因公务而发生的相关费用的借款，办理借支按行程及项目详细填报“借支单”。
4.3.1 需要借支的情况
员工因公出差且需要借支的情况，通过提交出差申请与借支单，按实际审批借支金额办理借款事宜。
4.3.2 不予事先办理借支的情况
（1）境内出差的差旅费和招待费原则上不予事先借支，鼓励信用卡或银行卡消费。
（2）预算金额小于5000元的事宜原则上不予借支。
4.4 费用借支采取区域经理（部长）审核，副总经理复核，总经理审批流程。
4.5 遵循前账不清、后账不借的原则，原有欠款未清者原则上不允许再次借款；
5、管理费用
5.1 管理费用控制原则
管理费用的使用遵循先申请、后审批的方式，在预算总额范围内进行控制，经批准后方可使用。对已在制度中明确规定的可开支管理费用，则无需申请，按照预算进行控制。
5.2 个人通讯费
个人通讯费为管理费用类别，按照以下标准报销。
岗位
管理团队
区域经理/部长
主任/营销经理
商务接待/销售管理
其他人员
费用标准（元/月）
实报
300
150
100
5.2.1 所有人员的个人通讯费实际报销额度为运营商发票票面金额的80%，其上限为其岗位所对应的报销标准，对实际报销额低于其岗位通讯费标准时不补差。
5.2.2使用公司发放手机的人员，除公司手机外，参照5.2.1条款，个人手机通讯费报销上限为个人标准核减掉公司手机缴纳额度后的余额。如区域经理使用公司手机缴纳200元/月，则个人手机报销100元/月。
5.2.3 个人通讯费半年度报销一次，每年7月15日之前与次年元月15日之前将通讯费发票贴好交到营销管理部费用管理员处。
6、销售费用
6.1 销售费用控制原则
销售费用包括差旅费（含临时用车费用、包车费用）、招待费（含公司领用礼品、招待物资、食堂客餐费用、公司接送客户使用车辆费用）。所有费用均列入考核项目。
6.2 销售费用报销原则
先立项，再报销。每笔招待费按一事一申请的方式，必须填报招待费申请流程经领导审批同意后方可报销。未经立项的项目不予报销差旅费、招待费。项目费用由项目责任人归集，区域经理授权使用。对于除超标乘坐交通工具以外的其他超标费用报销的特殊情况，需事先单独呈报并经分管领导及总经理审批，对未单独获报的超标部分，一律不予报销。海外市场开拓及推广费用单列。
6.3 差旅费
6.3.1 差旅费分类及相关定义
境内出差：员工因工作需要在中国境内进行的公务性出差行为。
境外出差：员工因工作需要在中国境外进行的公务性出差行为。
境外出差按出差性质分为“境外驻点出差”和“境外非驻点出差”。
（1）境外驻点出差：员工前往公司在中国境外设有常驻机构的国家或地区，或是前往未设常驻机构的国家和地区，但由客户提供住宿不产生住宿费用的情况，皆视为“境外驻点出差”。
（2）境外非驻点出差：员工前往公司在中国境外未设有常驻机构的国家或地区出差的行为视为境外非驻点出差。
（3）境外驻点：指公司在中国境外设立的常驻机构，包括分子公司、办事处、代表处、常驻联络点等能为员工提供日常办公与住宿的机构，均视为境外驻点。
6.3.2 差旅费报销标准
A 境内差旅费的报销
6.3.2.1 交通费
（1）交通工具的选择标准
交通工具
职级
飞机
火车
轮船
汽车
管理团队
经济舱
高铁二等座
二等舱
不限
区域经理、部长
经济舱票价六折以下
高铁二等座
三等舱
不限
营销经理、主任、主管、员级
经济舱票价四折以下
高铁二等座/普通列车卧铺席
三等舱
不限
（2）建有高速铁路的地区优先选择高铁出行；
（3）当两地之间没有高速铁路，且距离在800公里（以两地市政府之间的距离为准）以上，允许选择飞机出行。
（3）特殊情况需乘坐飞机，应通过OA填写《出差机票申请流程》说明原由报领导审批。
（4）长途客车按票面金额实报实销。
6.3.2.2 住宿费及出差补助
（1）各地区住宿费及出差补助标准
职级
一般地区
地级区
交通费
各省会城市、温州、宁波、大连、青岛、无锡、苏州、厦门
地级市、县
住宿费
餐费补助
住宿费
餐费补助
区域经理、部长
220
60
160
60
30
主任、主管、员级
180
50
140
50
30
（2）管理团队人员出差期间住宿费、餐费、交通费实行实报实销。
（3）出差到北京、上海、广州、深圳、天津、海南时，住宿可入住锦江之星、七天、如家、莫泰等国内大型连锁酒店，采取实报实销，但须提供消费清单。
（4）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返程时间为准。12:00以后出发（或12:00以前到达）以半天记，12:00以前出发（或12:00以后到达）以一天计。
B 境外差旅费的报销
6.3.2.3 境外出差实时登记
境外出差人员需自出/返差当日即通过OA向部门考勤专员进行报备。出差出境当日登记为“出境”，返差入境之日起登记为“入境”。
返差报销时需经部门考勤专员确认后，与其他报销单据一并提交办理报销。
6.3.2.4 境外出差住宿、生活、交通、通讯费标准（参见集团《海外财务报销制度》相关标准）
“境外驻点出差”适用《境外驻点出差生活补助及通讯费标准》，“境外非驻点出差”适用《境外非驻点出差费用标准》。
6.3.2.5 境外出差相关规定
（1）交通工具及交通费
①出国人员要选择经济合理的路线，且不得随意更改路线，增加停留地点或绕道旅行。出国联程机票的国内段可以乘坐飞机。
②境外出差的出国机票原则上统一由营销管理部指定人员负责订购并办理支付，机票订购应选择经济合理的航线。机票改签或退票需有真实合理的理由，报经分管领导批准后，由营销管理部指定人员负责确认。
③报销机票时应同时提供机票或电子行程单与发票（或收据）。网上订购的机票需提供网上下载凭据、登机牌。
④车船费指出差发生的城市间公共交通费用，包括飞机、大巴、火车、轮船费等可凭票据实报销。
⑤出差行程中首次从机场至酒店/驻点及返差从酒店/驻点至机场的往返公共交通费，可纳入车船费凭票报销。
（2）住宿及标准
①出差到境外设有常驻机构的国家或地区，原则上应入住集团常驻机构的员工宿舍，不再报销住宿费用，只按标准核报补助。对于常驻机构已满员无法安排入住的情况，由海外公司营销管理部和区域负责人出具书面说明后，经分管领导审批，可按出差标准报销住宿费用。
②出国住宿费用应按实际住宿间数凭有效住宿发票报销，原则上要求同性员工两人同住一间，住宿标准按两人中职位较高者标准的1.5倍报销，超过标准部分由个人承担。有两人同住一间房间时，其住宿费用由一人统一报销，并列出同住人员姓名、同住日期，不允许分开开票单独报销。
③公司鼓励员工通过网络联系工作和业务，对其境外出差期间在酒店上网按每间8美元/天的标准在额度内凭票据实报销。
（3）交通、通讯及生活补助
①员工出国期间补助根据护照出入境记录、登机牌和经考勤专员确认的考勤记录核定境外出差天数，按标准核发，员工出国补助以12点前离境日为起点，12点抵境日为止点计算天数核准出国补助。
②员工通讯补助按出差性质适用对应的补助标准，在标准限额内凭票报销。海外出差期间，公司对国内手机发生的国际漫游费用不再进行补助，只按照条款5.2个人通讯费中规定标准进行报销。
③员工交通费用按出差性质适用对应的补助标准，在标准限额内凭票报销。如有特殊情况，需提前报请分管领导审批。
④出差行程中机场转机时可在机场消费便餐，餐费在提供消费清单后经分管领导批示可实报实销，但超出常理、过度消费的情况不予报销，同时该餐费相应的按每天的生活补助标准早、中、晚三餐2:4:4的比例进行核减。
⑤出差行程中，每天的生活补助标准早、中、晚三餐按照2:4:4的比例进行分配。如在出差行程中公司发生了招待费用，则相应的从生活补助中按比例进行核减。
（4）杂费
①因出国而发生的签证费、护照费、机场建设费、通关费、卫生检疫费等零星费用，凭票报销。
②出国人员出差期间发生的其他费用，包括小费、食品费、夜餐费、行李超重费（因工作需要除外）等不予报销。
③员工境外出差因公使用外币造成的汇兑损益原则上由公司承担。按换汇时有效凭据所列汇率予以报销。如不能提供兑换依据，将按照出差期间平均汇率予以报销。出差时间≤30天，汇率按（出差日汇率+返差日汇率）/2计算，出差时间＞30天，按出差期间月平均汇率（人民银行公布的每月1日的汇率进行加权平均）计算。归还公司借款时，一律使用人民币，不接受外币。
（5）其他规定
①公司员工到未列出的国家和地区出差，参照相近地区标准执行；参照当地实际消费水平通过申请核定当地标准。
②公司负责对境外出差员工办理境外商旅保险，负责联系保险公司、投保、理赔，公司不再承担出国人员出差期间发生的医疗费和医药费，但应保留医院诊断证明及相关医疗和医药费用票据。如果超出保险公司理赔范围，则由公司承担超出部分费用。前期医疗费用的垫付，可以由公司先行垫付。
③境外各种报销单据必须用中文注明报销凭证的日期、品名、数量、单价、用途、金额等。
6.4 招待费
招待费也称业务招待费，是为了联系业务或促销、处理社会关系等目的经常发生的业务。它通常包括：
（1）因业务需要而宴请或作餐的开支；
（2）因业务需要赠送纪念品的开支；
（3）因业务需要而发生的旅游景点参观费、娱乐休闲费、交通费及其他费用的开支。
6.4.1 客户接待的参考标准
类别
AAA级
AA级
A级
适用人群
客户单位高管人员
项目决策层人员
客户单位部门负责人
项目管理层人员
客户单位其他人员
项目执行层人员
住宿
五星级酒店
四星级酒店
三星级酒店
礼品
300元以上/人
150-300元/人
150元以下/人
休闲娱乐
来宾人均300元以内
来宾人均250元以内
来宾人均200元以内
白酒
52°浏阳河50年（525元）/
52°五粮液（650）
52°洋河天之蓝（365元）
一品坊（蓝色178元）/
一品坊（红色298元）
红酒
BIN8进口干红（268元）
BIN8进口干红（268元）
法拉利干红（170元）
香烟
蓝软芙蓉王（55元）
蓝硬盒芙蓉王（35元）
黄盒芙蓉王（22.5元）
旅游安排
省内旅游任选
长沙周边游
（韶山、浏阳）
长沙市内游
（省博物馆、橘子洲、岳麓山）
餐费
正式宴请：250/人
工作餐：100/人
正式宴请：200/人
工作餐：70/人
正式宴请：150/人
工作餐：50/人
接待人数原则上不允许超过来宾人数；当来宾人数为1-2人时，接待人数原则上不超过2人（不含司机）。
备注：公司高管参与接待时，费用标准不在以上标准之内。
6.4.2 从公司领用招待物资应通过OA办理领用流程，按流程领取，未使用完的招待物品按流程办理退还手续。领用物资的费用按招待费记入所属项目。
6.4.3 在公司食堂之外的其他地方进行餐饮接待时原则上应提供消费清单、刷卡回执单。报销时将各单据
与发票一并粘贴好，填上客户名称及联系方式、我司参与接待人员名称，经区域总经理审核后，交费用管理员办理报销手续。原则上要求消费人民币500元以上时需提供银行卡消费记录。
6.5 投标费
投标费由购买招标文件费、公证费、中标服务费、打印费组成。此费用实报实销，列入营销类人员项目考核费用。
6.6 中介咨询费
中介咨询费采取一事一议的原则，每笔中介咨询费均需通过海外事业部副总经理、总经理审批（必要时呈报董事长审批）后，方可发起具体的财务付款流程。中介咨询费需根据项目计入销售费用，并列入区域考核范围。（具体参见《海外事业部出口业务佣金管理办法》）
7、费用报销管理规范
7.1 报销票据的要求
7.1.1 住宿费用发票
（1）机打发票：需能体现酒店名称、入住起止时间、金额。
（2）手写发票：需能体现酒店名称、入住起止时间、金额，统一印制发票需加盖酒店印章，酒店专制发票需有付款印章，对未加盖印章的票据一律不予报销。
（3）对于住宿日期大于10天以上的票据，需提供详细费用账单，并背书提供酒店预订联系电话或预订网址；住宿票出票旅店的地址和出差地不一致的做无效票据处理。对于伪造或假冒票据一律不予报销，情节严重者公司将予以查处。
7.1.2 其他票据
（1）在境内取得的票据，其付款单位名称需填写公司全称“湖南泰富国际贸易有限公司”，所有取得的发票，需加盖对方单位发票专用章。
（2）用以报销的票据，原则上需为本年度的票据，过期或作废的票据皆不可用。光面油墨票必须同时提供复印件，因褪色而无法识别的票据，一律不予报销。
（3）对于取得的票据应认真检查发票的真伪、项目填写是否齐全、内容是否正确，对虚开品名、项目，金额不实，存在挖补涂改的发票一律不予受理。
（4）未标明日期的不同车程之间的车票不得连号。
7.2 费用报销表格的填写
7.2.1 各费用报销都有对应的费用报销表格，填写费用报销表时需清晰、明确、完整反映出费用发生的时间、内容等明细信息。各项费用报销单下方的签字栏必须有相关人员的签字。
7.2.2 《差旅费报销单》应按照费用大类，将车船费、出差补助费、住宿费及其他类，根据实际出差自然时段与地点分项明细填列，出差、交通补助栏的行程填写应与机票及住宿行程一致。差旅费报销单上只填写车船费、出差补助费、住宿费、订/退票费、报销费、的士费等；其他费用则和差旅费分开粘贴、填写。
7.2.3 《费用报销单》（业务招待费）应将境外招待时间、人员等信息详细填列，招待费报销时需提供《招待费申请流程》。
7.2.4 《费用报销单》（其他费用）应将具体费用项目、时间段、内容分项详细填列。
7.2.5 报销单只能用黑色钢笔或中性笔填写。
7.3 报销单据的粘贴与报销要求
7.3.1 每一张报销票据均需经办人背书，对取得的非中文发票需以中文标注关键事项，并在原始凭证粘贴单上注明小计金额与票据张数，经二级机构负责人在粘贴单上签字后方可予以审单。
7.3.2 票据的粘贴要求根据费用报销单填写顺序依次粘贴，做到整齐美观，便于翻阅。粘贴时应使用胶水，严禁使用订书针，票据粘贴优先对齐粘贴单上边和左边，不得超过“装订线”和左边、下边黑线），同时要保证凭证装订后各单据均能较完整的展开。
7.3.3 各项费用应及时报销，发生的费用需按月进行报销，原则上本年度的费用必须在当年报销完毕，不允许跨年度报销，对超出规定期限未办理报账手续的，财务总部不接受逾期补报。国内出差返回公司及商务接待工作完成后5个工作日内需办理完报销，出国人员须在回国后10个工作日内办理完报销，对逾期未办且无合理原因，公司将予以200元/次的处罚。

8、费用报销流程
流程图
说明
责任人
提交申请

No
审核

Yes
记账汇款

发生费用

帐目报销

完成报销

业务经办人在境外公务出差前提出费用借支，境内出差及招待需要提前申请报备

区域经理/部长→分管领导→总经理

公司财务部门在审批完成后，汇款给借款人。境内出差及招待时原则上不予借款

业务经办人在费用管理办法规定的标准之内开展业务活动

业务经办人在完成业务活动后，在规定时间内按照要求粘贴好票据由部门领导签字后再由营销管理部费用管理员审核，确认无误后由分管领导及总经理签字最后转交财务报账

财务审核账目无误后按标准报销，汇款给业务经办人
业务经办人

相关审核人

财务

业务经办人

业务经办人
相关审核人
费用管理员

财务

文件制(修)订记录表

制定/日期
审核/日期
批准/日期
邓迎曦
2015年10月20日
张沁雯
2015年10月20日
张国艳
2015年10月21日
会签/日期
会签/日期
会签/日期
周辉
2015年10月21日
周洲
2015年10月21日
周爱兰
2015年10月21日
会签/日期
会签/日期
会签/日期

更改记录
版次
修改内容
修订/日期
审核日期
批准/日期

文件会签记录表

序号
部门
会签人职务
会签人姓名
会签意见
会签日期

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